Jika perusahaan memasang iklan lowongan pekerjaan, pasti banyak kandidat yang melamar. Sayangnya, dari sekian banyak kandidat, perusahaan hanya membutuhkan setidaknya satu orang untuk posisi tersebut. Menolak pelamar kerja memang bukan hal yang mudah untuk dilakukan.
Meskipun begitu, menolak pelamar kerja adalah salah satu dari sekian proses yang dilalui pada tahap rekrutmen. Hal ini karena perusahaan hanya akan menyeleksi kandidat terbaik saja. Tapi bukan berarti pihak perusahaan diam begitu saja tanpa memberi kabar kepada kandidat yang tidak terpilih.
Kesan positif pelamar dapat mempengaruhi reputasi perusahaan, meskipun perusahaan menolak pelamar kerja tersebut. Nyatanya, masih banyak perusahaan yang tidak memberi kabar selanjutnya terkait proses rekrutmen dan bahkan ada yang hilang begitu saja.
Oleh karena itu, sangat penting bagi sebuah perusahaan untuk bisa menolak pelamar kerja dengan baik. Baik melalui email, telepon, atau pada saat tes rekrutmen berlangsung. Lalu bagaimana cara menolak pelamar kerja secara halus?
Cara Menolak Pelamar Kerja Secara Halus
Meskipun ada kandidat yang tidak lolos tahap seleksi, perusahaan tetap mempunyai kewajiban untuk memberi tahunya terkait proses rekrutmen. Jika Anda merasa sulit untuk menolak pelamar kerja saat bertatap muka, Anda bisa memberitahukan melalui email.
Menolak pelamar kerja secara halus merupakan salah satu sikap terbaik yang bisa diberikan perusahaan untuk meninggalkan kesan positif bagi pelamar. Jika Anda masih merasa bingung bagaimana cara menolak pelamar kerja secara halus, mungkin tips berikut ini bisa Anda coba.
1. Tolak Kandidat Segera Mungkin
Melamar pekerjaan dan melakukan proses rekrutmen membutuhkan waktu yang tidak sebentar. Oleh karena itu, jangan menunda waktu untuk memberitahu pada kandidat jika mereka tidak lanjut ke proses rekrutmen selanjutnya.
Tunjukkan pada kandidat tersebut bahwa Anda juga menghargai waktu mereka dengan berkomunikasi secara cepat dan efektif. Dan tentunya, kandidat juga ingin tahu kabar selanjutnya terkait proses rekrutmen yang diikuti. Sediakan waktu untuk menolak pelamar kerja dengan baik dan kondusif.
2. Sesuaikan Bentuk Komunikasi dan Kalimat yang Anda Pilih
Cara menolak pelamar kerja secara halus selanjutnya adalah dengan menyesuaikan bentuk komunikasi dan kalimat yang Anda pilih. Sebaiknya, tolak kandidat yang sudah mengikuti serangkaian proses rekrutmen melalui telepon.
Dengan cara ini Anda memiliki kesempatan untuk mengucapkan terima kasih dan memberikan feedback yang baik. Namun apabila pelamar sudah dinyatakan tidak lolos pada tahap awal rekrutmen, sebaiknya Anda menginformasikannya melalui email.
3. Feedback yang Membangun dan Jujur
Memberikan feedback yang berguna dan jujur kepada para kandidat tidak terpilih merupakan salah satu cara menolak pelamar kerja secara halus. Pastikan Anda memiliki catatan saat melakukan proses interview untuk memberikan penjelasan yang spesifik kepada kandidat.
Jangan lupa beri mereka masukan untuk mengembangkan diri atau keterampilan. Kandidat tentu lebih menghargai jika Anda memberikan feedback yang membangun dan jujur, dibandingkan yang tidak sama sekali.
4. Luangkan Waktu untuk Berkomunikasi dengan Kandidat
Selain Anda yang memberikan feedback kepada para kandidat tidak terpilih, luangkanlah waktu untuk update proses recruitment kepada mereka. Hal ini memberikan transparansi mengenai proses rekrutmen yang sedang berjalan.
Bila dirasa perlu, berikan kontak Anda jika kandidat ingin bertanya lebih jauh mengenai informasi seputar proses rekrutmen. Jadikan hal ini sebagai bentuk komunikasi dua arah yang membangun.
5. Minta Feedback dari Kandidat
Setelah melewati rangkaian proses rekrutmen yang panjang, Anda juga bisa meminta feedback dari para kandidat baik yang terpilih atau pun tidak. Hal ini untuk membangun rasa kepercayaan antara kandidat dan Anda sebagai perekrut kerja,
Selain itu dengan cara menolak pelamar kerja secara halus ini, reputasi perusahaan Anda pun akan meningkat. Hal ini dikarenakan Anda menunjukkan sikap menghargai pendapat mereka untuk memberikan masukkan.
6. Jalin Hubungan Baik
Menolak pelamar kerja tidak hanya sebatas melalui telepon atau email. Jika Anda ingin membangun relasi yang lebih luas lagi, jangan ragu untuk tetap berhubungan dengan kandidat tersebut.
Anda bisa mengundang mereka kembali untuk hadir di acara yang diselenggarakan oleh perusahaan, atau mungkin mengundang mereka untuk datang ke acara job fair, dan lain sebagainya. Mempertahankan hubungan baik adalah salah satu cara untuk menjaga reputasi perusahaan tetap positif.
Baca juga: Screening Sosial Media untuk Rekrutmen Calon Karyawan
Cara Menolak Pelamar Kerja Melalui Email
Anda masih berpikir apakah perlu untuk mengirimkan email penolakan lamaran kerja kepada kandidat yang tidak lolos? Perlu diingat bahwa membangun citra baik perusahaan bisa dimulai dengan membangun kepercayaan antara Anda dengan para kandidat.
Jika Anda memilih untuk mengabaikannya, hal ini bisa memberikan citra negatif bagi perusahaan dan juga bagi kandidat yang tidak lolos proses rekrutmen. Selain dari telepon, Anda juga bisa menolak pelamar kerja melalui email. Berikut contoh email penolakan lamaran kerja yang bisa Anda pilih dan gunakan.
Contoh email penolakan lamaran kerja jika kandidat tidak lolos pada tahap awal seleksi
Hi [nama pelamar],
Terima kasih sudah menyempatkan waktu untuk melamar kerja di [nama perusahaan]. Kami telah membaca resume dan cover letter yang Anda kirimkan, namun kami tidak bisa meneruskannya ke tahap selanjutnya.
Kami akan menyimpan resume dan cover letter yang Anda kirimkan untuk posisi lain di kemudian hari. Jika pada perusahaan kami ada posisi yang sesuai dan tepat dengan keahlian dan keterampilan Anda, kami akan menghubungi Anda kembali.
Kami berharap yang terbaik untuk karir Anda dan jika ada kesempatan kami akan mempertimbangkan posisi lainnya untuk Anda.
Salam
[nama HRD dan perusahaan]
Contoh email penolakan jika kandidat tidak lolos ke tahap selanjutnya setelah di-interview
Dear [nama kandidat]
Terima kasih karena sudah meluangkan waktu untuk melamar sebagai [posisi yang dilamar] di [nama perusahaan]. Kami sangat senang bisa berbincang dengan Anda terkait latar belakang dan pengalaman yang sudah dicapai.
Sayangnya, kami harus memberitahukan Anda bahwa tim kami memutuskan untuk tidak melanjutkan aplikasi Anda. Dikarenakan saat ini kami telah menemukan beberapa kandidat yang sesuai dan lebih tepat untuk mengisi posisi tersebut.
Kami berharap yang terbaik untuk karir Anda di masa depan.
Salam
[nama HRD dan perusahaan]
Email penolakan lamaran kerja jika kandidat tidak lolos setelah mengikuti serangkaian proses rekrutmen
Halo [nama pelamar]
Terima kasih sudah meluangkan waktu untuk berbincang dengan tim kami. Kami sangat terkesan dengan pengalaman Anda terkait posisi [pekerjaan sebelumnya] di [nama perusahaan sebelumnya]. Kami juga sangat menghargai pengalaman Anda dalam [jenis pekerjaan], dan sangat berterima kasih karena sudah bersedia mengikuti proses rekrutmen hingga tahap akhir.
Seperti yang kami sampaikan dalam interview, proses seleksi di perusahaan kami sangat ketat dan kami hanya mencari satu orang yang benar-benar bisa untuk mengisi posisi tersebut. Kami tahu ini keputusan yang sangat sulit untuk diterima, tapi kami harus memilih kandidat lain yang memiliki pengalaman dan keterampilan yang sesuai dengan yang kami butuhkan saat ini.
Kami berharap yang terbaik untuk karir Anda di masa depan.
Salam
[nama HRD dan perusahaan]
Menjelaskan kepada kandidat yang tidak lolos mengapa mereka gagal, berarti Anda sudah menghargai usaha dan waktu mereka untuk melamar pekerjaan di perusahaan Anda. Hal ini juga tidak akan membuat kandidat tersebut bertanya-tanya mengenai proses rekrutmen yang ia ikuti.
Selain itu, menjaga hubungan baik dengan kandidat yang tidak lolos juga akan memberikan citra baik bagi perusahaan. Misalnya, kandidat yang tidak lolos tidak sesuai dengan posisi yang dilamar, akan tetapi ia sesuai dengan posisi lainnya. Maka Anda bisa menghubunginya kembali untuk ikut proses rekrutmen dengan posisi yang berbeda.
Saat ini, banyak aplikasi yang menjadi salah satu alternatif para pencari kerja dan perekrut. Anda juga bisa berhubungan dengan mereka melalui aplikasi tersebut dan tetap update informasi seputar lowongan pekerjaan di perusahaan Anda.
Pasang Lowongan Pekerjaan Anda di Aplikasi KitaLulus
Salah satu aplikasi yang berguna untuk para pencari kerja dan perekrut adalah KitaLulus. Anda bisa memasang lowongan pekerjaan melalui aplikasi KitaLulus. Tidak hanya di Jabodetabek, KitaLulus juga beroperasi di kota-kota besar seperti Bandung, Makassar, dan Surabaya.
Daftarkan diri Anda untuk memasang lowongan di KitaLulus. Selain mudah digunakan, memasang lowongan di KitaLulus juga sangat aman. Dapatkan kandidat terbaik mulai dari sekarang!
