Proses rekrutmen di dalam perusahaan adalah suatu proses penting untuk memastikan bahwa perusahaan mempekerjakan kandidat terbaik. Di dalam proses ini ada banyak sekali tahapan serta orang-orang yang terlibat.
Sudah menjadi kewajiban bagi HR recruiter untuk memastikan tidak ada proses yang terlewatkan dari proses pra rekrutmen hingga pasca rekrutmen. Lantas, apa saja prosesnya? Mari simak dalam artikel KitaLulus berikut ini!
Proses Rekrutmen di Perusahaan
Proses rekrutmen adalah serangkaian Langkah yang dilakukan HR untuk mencari dan mengikat calon karyawan untuk mengisi posisi yang kosong atau menambah manpower di suatu posisi.
Di dalam prosesnya, HR akan lebih dulu melakukan perencanaan sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan oleh perusahaan lalu berlanjut hingga akhirnya kandidat terpilih melakukan onboarding.
Berikut ini proses rekrutmen yang perlu dilakukan guna menemukan kandidat terbaik.
1. Identifikasi Kebutuhan Karyawan Baru
Proses rekrutmen yang pertama dilakukan dengan mengidentifikasi kebutuhan karyawan baru atau untuk keperluan pergantian karyawan di suatu unit kerja dalam perusahaan.
Hal ini masuk ke dalam manpower planning, di sini HR dan unit kerja terkait yang ada di perusahaan akan berdiskusi terkait dengan beban kerja dan jumlah karyawan yang ada. Dari di sini nantinya HR akan memprioritaskan manpower untuk direkrut sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
2. Membuat Perencanaan Perekrutan
Setelah mengetahui kebutuhan manpower, proses selanjutnya adalah merancang rencana perekrutan.
Proses perencanaan ini meliputi pembuatan job description, job specification, tahapan seleksi yang perlu dilakukan, perencanaan rentang Waktu, biaya rekrutmen, serta pihak mana saja yang akan terlibat selama proses rekrutmen berlangsung.
3. Pemasangan Iklan Lowongan
Proses rekrutmen berikutnya yang perlu dilakukan adalah memasang iklan lowongan pekerjaan. Pemasangan iklan lowongan ini bisa dilakukan dua metode yaitu metode tertutup dan metode terbuka.
Metode tertutup artinya iklan lowongan hanya berlaku untuk lingkup internal perusahaan, atau disebut juga dengan internal hiring.
Berikutnya adalah metode terbuka, di sini iklan lowongan akan dipasang secara luas ke luar lingkungan perusahaan. Pemilihan job portal yang tepat memainkan peranan penting untuk mendapatkan kandidat yang sesuai kebutuhan perusahaan.
Untuk membuat proses rekrutmen berjalan lebih cepat dan sederhana, menggunakan software rekrutmen seperti KitaLulus.
Dilengkapi dengan AI yang dapat membantu screening kandidat serta dashboard analitik canggih yang dapat membantu memantau proses rekrutmen, HR dapat menghemat banyak waktu, tenaga, dan biaya untuk menemukan kandidat terbaik.
4. Seleksi Administrasi
Setelah memasang info loker, HR akan menerima banyak sekali pelamar. Lamaran yang masuk terlebih dulu perlu melalui proses seleksi administrasi untuk menilai apakah kandidat mematuhi ketentuan yang ada dalam rekrutmen.
Penilaian administrasi ini akan terangkum dalam kelengkapan berkas yang dikirim oleh kandidat. Misalnya surat lamaran, daftar riwayat hidup, ijazah, sertifikat, dan lainnya.
5. Penyaringan Kandidat
Di tahap ini, HR perlu sangat selektif memilih tingkat kecocokan CV yang masuk dengan kebutuhan perusahaan. Umumnya, HR akan dibantu oleh ATS sehingga dapat dengan cepat menyaring kandidat yang paling sesuai.
Jika tidak menggunakan ATS, maka HR akan secara manual melakukan penyisiran CV kandidat mana yang paling sesuai.
Sedikit tips dalam tahap ini, terkadang ada kandidat yang tidak menggambarkan keahliannya dengan baik di CV, Anda bisa melihat dari pengalaman yang mereka miliki untuk melihat kecocokan mereka.
Baca Juga: Terbukti! Recruitment Technology Dapat Membuat Rekrutmen Lebih Efektif
6. Interview HR
CV yang telah terpilih berikutnya akan masuk dalam proses interview HR. Tahap ini bisa dilakukan dengan banyak cara, bisa melalui panggilan telepon, video conference, atau meminta kandidat untuk dating langsung ke perusahaan.
Di tahap ini HR dan kandidat akan berkomunikasi secara langsung guna mendapatkan informasi yang lebih detail dan akurat dari kandidat mengenai apa yang tertulis di CV.
Informasi ini akan menjadi data untuk diolah dan diberikan kepada user (manajer, direkrut, supervisor, dll) agar dapat disaring Kembali mana kandidat yang paling potensial untuk masuk kepada interview user.
7. Tes Teknikal
Di beberapa posisi, tes teknikal ini amat sangat dibutuhkan untuk menilai skill dan kompetensi kandidat. Proses rekrutmen ini juga bagian dari data yang akan diolah HR untuk diberikan kepada user sebagai bahan pertimbangan.
8. Interview User
Proses rekrutmen selanjutnya adalah interview user. Di sini kandidat akan melalui wawancara langsung dengan user terkait dan akan ditanya seputar teknikal pekerjaan nantinya.
Umumnya, user akan bertanya seputar skill yang dimiliki, bagaimana pekerjaan kandidat sebelumnya, tugas apa saja yang telah diselesaikan, serta studi kasus mengenai pekerjaan yang akan dilakukan kandidat.
Pada tahap ini, user akan menilai kelayakan kandidat dan kecocokannya dengan anggota tim.
9. Offering
Ketika user dan HR telah sepakat kandidat mana yang akan dipekerjakan, maka proses selanjutnya adalah memberikan job offering.
Tahap ini HR akan membuat offering letter yang berisikan job description, hak dan tanggung jawab karyawan, jumlah gaji yang ditawarkan perusahaan, dan syarat serta ketentuan yang berlaku.
10. Onboarding
Setelah kandidat menerima offering letter, maka kandidat akan melalui tahap onboarding. Ini juga proses rekrutmen akhir yang perlu diselesaikan HR. Di sini HR akan memperkenalkan karyawan dengan budaya dan peraturan perusahaan serta memberikan beberapa dukungan agar karyawan baru bisa merasa diterima.
Salah satu cara yang bisa HR lakukan untuk membuat karyawan baru bisa merasa diterima adalah menunjuk mentor atau pun buddy system untuk membantu karyawan baru beradaptasi.
Berapa Lama Waktu dalam Proses Rekrutmen?
Tidak ada jawaban pasti untuk menjelaskan berapa lama Waktu yang dibutuhkan dalam proses rekrutmen. Setiap posisi dapat berbeda-beda, tergantung dari tingkat ketersediaan talenta dan berapa panjang seleksi yang perlu dilalui.
Namun, dilansir dari Blackman Mansfield, jangka waktu ideal dari tahap job opening sampai offering letter berkisar 2 hingga 4 minggu.
Proses rekrutmen yang lama akan berdampak negatif baik untuk kandidat maupun perusahaan.
Dari hasil riset Yellow Interview Scheduling Survey, 60% recruiter kehilangan kesempatan untuk merekrut kandidat. Hal ini sering terjadi karena tahap scheduling interview yang kerap kali memakan banyak waktu.
Jadi, sangat penting bagi HR untuk dapat membuat proses rekrutmen berjalan efektif dan efisien untuk mengurangi waktu yang terlalu lama.
