Recruitment technology merupakan pemutakhiran proses rekrutmen berbasis digital. Kehadiran teknologi di dunia rekrutmen tentu akan sangat mempermudah pekerjaan HR yang selama ini menuntut ketelitian tinggi.
Output-nya, proses rekrutmen akan berjalan lebih cepat, minim kesalahan, efektif, dan juga efisien. Oleh karena itu, transformasi digital agaknya telah menjadi kewajiban bagi setiap perusahaan jika mereka tidak mau kehilangan banyak kesempatan, salah satunya kesempatan mendapatkan kandidat-kandidat terbaik.
Saat ini ada banyak teknologi tersedia untuk membantu proses rekrutmen. Namun sayangnya, tak sedikit perusahaan yang tutup mata atau merasa belum membutuhkan teknologi tersebut.
Padahal keberadaan teknologi ini akan sangat berguna bagi perusahaan, bukan hanya membantu pekerjaan HR melainkan juga membuka peluang lebih besar untuk mendapat kandidat yang akan membawa nilai lebih bagi perusahaan itu sendiri.
Untuk mengetahui lebih jauh mengenai teknologi yang bisa membantu proses rekrutmen, berikut daftar 14 recruitment technology yang banyak digunakan.
1. Applicant Tracking System (ATS)
Menyortir dan memilah ratusan lamaran yang masuk tentu akan menghabiskan banyak waktu dan memperbesar peluang human error. Untuk mengatasi masalah ini, diciptakanlah teknologi Applicant Tracking System (ATS).
Menurut penelitian yang dilakukan oleh Jobscan, 98,8% dari perusahaan yang tergabung dalam Fortune 500 telah menggunakan ATS. Jumlah pengguna ATS yang besar dilatarbelakangi oleh fungsi ATS yang mampu mengelola hampir seluruh proses perekrutan dari hulu ke hilir.
ATS mampu mem-posting lowongan kerja secara online, memantau seluruh aktivitas perekrutan, memudahkan komunikasi, mempercepat proses screening, hingga meningkatkan engagement kandidat.
Jika melihat perkembangan teknologi saat ini yang mampu menciptakan AI untuk membantu proses rekrutmen dengan ATS, masih sangat mungkin bagi ATS untuk semakin dikembangkan ke depannya.
Contohnya mengintegrasikan ATS dengan sosial media profesional yang mampu mengidentifikasi behavior calon kandidat.
Agar tidak tertinggal dengan percepatan teknologi, serta untuk meningkatkan efisiensi proses rekrutmen, sudah semestinya perusahaan memulai menggunakan ATS.
2. Employer Background Check
Melakukan proses hiring karyawan baru merupakan salah satu investasi terbesar bagi perusahaan. Namun sayangnya seringkali perusahaan melakukan kesalahan dalam merekrut karyawan sehingga harus melakukan rekrutmen ulang.
Kemungkinan terburuknya, kesalahan perekrutan dapat berimbas pada ketidakmampuan karyawan melakukan pekerjaan dan menimbulkan masalah besar.
Menurut data yang dihimpun oleh Global Workforce, turnover rate di Indonesia mencapai 21-24% per tahun. Padahal, normalnya adalah 18% per tahun.
Kehilangan karyawan dan keharusan untuk melakukan rekrutmen ulang tentu menjadi kerugian bagi perusahaan. Untuk mengatasinya, perusahaan perlu menggunakan background check software saat proses rekrutmen.
Sebuah background check software biasanya membutuhkan beberapa identitas dasar untuk dapat mencari identitas calon kandidat secara lebih mendalam. Hal-hal yang bisa dicek melalui background check software di antaranya adalah verifikasi identitas, pendidikan, riwayat kriminal, hingga riwayat kerja.
Baca Juga: Turnover Adalah: Jenis, Faktor, Cara Menghitung dan Mengatasi
3. Candidate Sourcing Software
Selama ini saat Anda mem-posting iklan lowongan kerja, mungkin Anda hanya menunggu kandidat yang tepat akan melamar. Jika kita melihat kondisi saat ini di mana zaman semakin berkembang dan serba cepat, bertahan pada cara itu akan membuat Anda tertinggal dalam kompetisi dengan perekrut lainnya.
Dalam proses rekrutmen, banyak perusahaan yang sudah menggunakan recruitment technology yang mampu membantu mereka untuk secara proaktif mencari dan menganalisa kandidat. Teknologi ini bernama Candidate Sourcing Software.
Candidate Sourcing Software adalah sebuah alat berbasis digital yang dapat mencari ribuan database dan jutaan profil kandidat. Tujuannya adalah untuk mencari kandidat yang sesuai dan menghubunginya.
4. Candidate Relationship Marketing Platforms
Teknologi berikutnya yang bisa digunakan untuk rekrutmen adalah Candidate Relationship Marketing (CRM). CRM ini berfokus pada manajemen hubungan dengan cara membangun engagement dengan kandidat.
Pada CRM, Anda dapat membuat proses rekrutmen menjadi menarik bagi para kandidat dan menjaga kandidat yang punya minat tinggi tetap terhubung dengan Anda. Sehingga ketika suatu waktu Anda membuka lowongan, kemungkinan mendapatkan kandidat yang berkualitas menjadi lebih besar.
Untuk mempermudah proses membangun hubungan dengan kandidat, proses CRM bisa dilakukan dengan menggunakan software. Sebuah software CRM dapat mengatur keseluruhan proses rekrutmen sekaligus menjaga relasi dengan kandidat.
Dengan menggunakan software ini, Anda bisa memberi pengalaman rekrutmen yang positif bagi para kandidat sehingga bisa sekaligus meningkatkan citra perusahaan Anda.
5. Candidate Screening Software
Anda pasti pernah mengalami situasi di mana terdapat tumpukkan lamaran di meja atau kotak masuk email dan diharuskan untuk menyortir kandidat yang sesuai dengan kualifikasi. Kegiatan ini tentunya sangat menyita waktu, apalagi jika lamaran tersebut berjumlah puluhan hingga ratusan.
Guna mengatasi masalah screening manual yang menghabiskan banyak waktu Anda, kini telah tercipta candidate screening software yang bisa memudahkan penyeleksian lamaran. Software ini berfungsi untuk mempercepat proses screening sekaligus memilih kandidat terbaik dan paling memenuhi kriteria.
6. Interview Software
Proses interview atau wawancara seringnya dilakukan kepada kandidat secara satu persatu. Satu proses wawancara tersebut biasanya memakan waktu yang cukup lama. Hal ini tentu akan menjadi tantangan besar bagi Anda, apalagi jika peserta wawancara banyak dan tanggal bergabung yang diminta oleh user terbatas.
Dengan adanya digitalisasi, proses wawancara bisa dilakukan secara lebih mudah. Sebagai HR, Anda bahkan bisa mewawancarai beberapa orang dalam satu waktu. Hal ini memungkinkan untuk dilakukan karena kini sudah ada interview software yang menggunakan artificial intelligence yang mampu menjadwalkan wawancara, menyaring, mewawancarai, hingga mengevaluasi kandidat.
7. Reference Checking Software
Di dalam sebuah resume atau CV, biasanya kandidat akan mencantumkan kontak sebagai referensi. Adanya referensi ini bisa menjadi sumber untuk memvalidasi informasi yang diberikan oleh kandidat sekaligus mendapat keterangan tambahan.
Reference checking software dapat membantu perekrut untuk menghubungi referer. Kelebihan dari software tersebut adalah referer bisa memberikan keterangan mereka secara anonim. Untuk menjaga validitas pernyataan, tentunya software ini akan meminta keterangan kepada lebih dari satu referensi dan membandingkan secara keseluruhan.
8. Candidate Experience Analytics Platforms
Saat ini sangat mudah bagi setiap orang untuk komplain melalui media sosial, termasuk kandidat yang tidak puas dengan proses rekrutmen di suatu perusahaan. Hal ini tentu akan berdampak buruk bagi perusahaan, merusak citra, menyulitkan rekrutmen ke depannya, bahkan merusak penjualan.
Oleh karena itu, penting bagi Anda dan perusahaan Anda untuk menjaga experience kandidat. Untuk melakukannya, Anda bisa mengukur kepuasan kandidat dari mulai proses mereka menerima informasi lowongan hingga onboarding dan mulai bekerja. Perusahaan bisa menggunakan metode survei guna mendapatkan informasi tersebut.
Namun sayangnya, metode survei tidak memberi analisa yang komprehensif. Sebagai solusinya, kini telah tersedia platform yang dapat mengukur dan menganalisa secara detail mengenai kepuasan kandidat selama proses rekrutmen berlangsung. Selain dari segi kandidat, software ini juga bisa menganalisa kepuasan proses rekrutmen dari segi manajemen perekrutan.
9. Candidate Assessment Software
Untuk menguji kemampuan kandidat, biasanya seorang HR akan memberi serangkaian tes. Ada banyak hal yang harus Anda siapkan saat akan memulai proses assessment ini. Selain itu, Anda juga harus mengecek hasil tes kandidat yang tak jarang dapat memakan waktu lama.
Hal tersebut tidak akan terjadi apabila Anda menggunakan Candidate Assessment Software. Assessment software ini hadir dengan berbagai jenis. Ada yang cocok digunakan untuk perusahaan yang bekerja dengan aspek teknikal, ada yang dikemas dengan games, bahkan ada yang bisa digunakan untuk mengetes kandidat sebelum mereka melamar. Bermacam software yang tersedia tersebut bisa digunakan menyesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
Baca Juga: Contoh Soal Assessment Karyawan, dari Logika Hingga Wartegg
10. Chatbots
Penggunaan chatbots menjadi sangat populer, dari mulai bisnis hingga proses rekrutmen.
Pada proses rekrutmen, biasanya banyak kandidat yang bingung dengan prosedur maupun ketentuan sehingga harus menanyakannya kepada pihak perusahaan. Untuk memudahkan menjawab pertanyaan mereka, perusahaan dapat menggunakan fitur chatbots.
Selain tanya jawab dengan kandidat, chatbots bisa memberi insight kepada Anda terkait cara berkomunikasi kandidat yang bisa menjadi bahan penilaian.
11. Mobile Recruitment
Era digital telah mengantarkan kita kepada kemudahan mencari dan mengakses apapun melalui ponsel, termasuk mencari pekerjaan. Akses melalui ponsel lebih diminati karena dapat dilakukan kapan saja dan di mana saja.
Untuk itu, penting bagi Anda mulai mengoptimasi website perusahaan agar dapat diakses melalui ponsel, termasuk halaman karier, mengingat semakin banyak orang yang mencari info lowongan kerja dari smartphone mereka.
12. Applicant Access to Company Software
Recruitment technology selanjutnya yang juga sering digunakan adalah berkaitan dengan pemberian akses kepada kandidat agar mereka mendapat gambaran mengenai cara kerja software di perusahaan tersebut.
Tentunya, akses yang diberikan terbatas dan sementara. Jika penggunaan software perusahaan sangat membantu pekerjaan kandidat ke depannya, maka ini juga bisa menjadi daya tarik bagi mereka.
13. Virtual Reality (VR)
Selain untuk hiburan, ternyata virtual reality bisa digunakan untuk meningkatkan experience kandidat saat proses rekrutmen. Di samping itu, penggunaan teknologi virtual reality akan meningkatkan citra perusahaan sebagai perusahaan yang terbuka dengan teknologi.
Dengan menggunakan virtual reality, kandidat dapat mengakses video jarak jauh dengan menggunakan VR Tools. Video virtual reality yang dapat diakses kandidat tersebut biasanya akan menunjukkan atmosfer perusahaan dan memberi pengalaman kepada kandidat tentang bagaimana rasanya bekerja di perusahaan tersebut sebelum benar-benar bergabung.
14. Cloud Documents and Signing
Beberapa waktu ke belakang, atau bahkan hingga saat ini, masih ada beberapa perusahaan yang menyimpan dokumen secara cetak yang memenuhi ruang arsip. Selain itu, untuk menandatangani sebuah dokumen, diperlukan kehadiran tatap muka dari kedua belah pihak.
Hal ini tentunya sangat boros dan tidak efisien. Oleh karena itu digitalisasi telah memperkenalkan adanya cloud documents yang bisa menyimpan banyak dokumen perusahaan dalam jumlah besar.
Selain penyimpanan dokumen, digitalisasi juga telah membuat penandatanganan dokumen penting dapat dilakukan secara online sehingga lebih efektif. Penandatangan online ini bisa dipakai di proses rekrutmen saat kandidat diminta untuk menandatangani kontrak ataupun perjanjian lainnya tanpa harus datang ke kantor.
Itulah tadi beberapa teknologi dalam dunia rekrutmen yang sangat mungkin dimanfaatkan oleh Anda saat mencari karyawan baru. Kini Anda dapat menggunakan premium rekrutmen dari KitaLulus untuk membantu Anda memanfaatkan teknologi dengan lebih mudah. Jadi, mari mulai bertransformasi menuju digital untuk menciptakan proses rekrutmen yang lebih cepat, efektif, dan efisien!
