Surat Peringatan (SP) merupakan instrumen penting dalam manajemen sumber daya manusia di Indonesia. Dokumen ini menjadi alat formal bagi perusahaan untuk mengkomunikasikan adanya pelanggaran disiplin atau kinerja yang tidak sesuai dengan standar yang ditetapkan.
Dalam konteks ketenagakerjaan Indonesia, surat peringatan tidak hanya berfungsi sebagai dokumentasi pelanggaran, tetapi juga memiliki implikasi hukum yang signifikan, terutama jika nantinya berujung pada pemutusan hubungan kerja (PHK).
Artikel ini akan membahas secara komprehensif tentang surat peringatan karyawan, meliputi dasar hukum, jenis-jenis, format standar, hingga contohnya.
Apa Itu Surat Peringatan?
SP atau surat peringatan adalah surat yang dibuat untuk mengingatkan karyawan yang melakukan kesalahan atau pelanggaran terhadap aturan perusahaan. Ini artinya perusahaan tidak bisa langsung melakukan pemutusan hubungan kerja pada karyawan tersebut, melainkan diperingatkan terlebih dahulu.
Hal tersebut sesuai dengan aturan dalam UU Cipta Kerja Pasal 151 Ayat 1 berikut:
“Pengusaha, pekerja/buruh, serikat pekerja/serikat buruh, dan pemerintah, dengan segala upaya harus mengusahakan agar jangan terjadi pemutusan hubungan kerja (PHK).”
Selain itu, SP adalah bentuk ketegasan perusahaan yang juga dibuat untuk memberi efek jera pada karyawan yang bersangkutan serta menjadi contoh bagi karyawan lain agar tidak melakukan pelanggaran yang sama.
Adapun masa berlaku surat peringatan, baik SP 1, SP 2, maupun SP 3 adalah enam bulan atau sesuai dengan perjanjian kerja.
Aturan Surat Peringatan Kerja Menurut Undang-Undang
Pemahaman tentang aturan surat peringatan sangat penting untuk memastikan keabsahan dokumen tersebut. Berikut adalah beberapa dasar hukum terkait surat peringatan karyawan di Indonesia:
1. Undang-Undang Ketenagakerjaan No. 13 Tahun 2003
Pasal 161 UU No. 13 Tahun 2003 secara spesifik mengatur tentang peringatan sebelum pemutusan hubungan kerja.
Ketentuan ini menyebutkan bahwa perusahaan dapat melakukan PHK terhadap pekerja yang melakukan pelanggaran ketentuan dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama setelah sebelumnya diberikan surat peringatan pertama, kedua, dan ketiga secara berturut-turut.
Pasal ini juga menetapkan bahwa setiap surat peringatan berlaku untuk jangka waktu paling lama 6 bulan, kecuali ditentukan lain dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama.
2. Peraturan Pemerintah No. 35 Tahun 2021
Sebagai turunan dari UU Cipta Kerja, PP No. 35 Tahun 2021 tentang Perjanjian Kerja Waktu Tertentu, Alih Daya, Waktu Kerja dan Waktu Istirahat, dan Pemutusan Hubungan Kerja memberikan penjelasan lebih detail tentang prosedur PHK, termasuk yang berkaitan dengan pemberian surat peringatan.
Dalam peraturan ini, dijelaskan prosedur PHK yang harus diawali dengan surat peringatan untuk pelanggaran tertentu, serta perhitungan kompensasi PHK berdasarkan alasan pemutusan hubungan kerja.
3. Peraturan Perusahaan (PP) atau Perjanjian Kerja Bersama (PKB)
Peraturan Perusahaan atau Perjanjian Kerja Bersama harus memuat ketentuan tentang jenis-jenis pelanggaran yang dapat dikenakan surat peringatan dan konsekuensinya. Dokumen internal ini menjadi dasar hukum yang spesifik dalam penerbitan surat peringatan di masing-masing perusahaan.
Jenis Surat Peringatan Karyawan
Dalam praktik ketenagakerjaan di Indonesia, surat peringatan umumnya dibagi menjadi beberapa jenis, dengan gradasi yang menunjukkan tingkat keseriusan pelanggaran dan konsekuensinya. Berikut adalah jenis-jenis surat peringatan yang umum digunakan:
1. Surat Peringatan Pertama (SP1)
SP1 merupakan peringatan resmi pertama yang diberikan kepada karyawan yang melakukan pelanggaran ringan atau pelanggaran pertama kali. Jenis peringatan ini bertujuan untuk memberikan kesempatan kepada karyawan untuk memperbaiki perilaku atau kinerjanya.
Contoh pelanggaran yang biasanya dikenai SP1:
- Keterlambatan berulang tanpa alasan yang jelas
- Absen tanpa keterangan (dengan frekuensi terbatas)
- Kelalaian ringan dalam menjalankan tugas
- Pelanggaran tata tertib kantor yang tidak berdampak serius
2. Surat Peringatan Kedua (SP2)
SP2 diberikan jika karyawan kembali melakukan pelanggaran setelah mendapatkan SP1, atau melakukan pelanggaran yang lebih serius. Peringatan ini menunjukkan tingkat keseriusan yang lebih tinggi dan mengindikasikan bahwa perusahaan memandang serius pelanggaran tersebut.
Peringatan kedua biasanya disertai dengan konsekuensi tambahan seperti:
- Penundaan kenaikan gaji
- Pengurangan atau penghapusan bonus
- Pembatasan akses ke fasilitas tertentu
- Penugasan ulang ke posisi atau lokasi yang berbeda
3. Surat Peringatan Ketiga (SP3)
SP3 adalah peringatan terakhir sebelum kemungkinan PHK. Diberikan jika karyawan masih melakukan pelanggaran setelah SP2 atau melakukan pelanggaran berat yang tidak sampai pada kategori pelanggaran yang dapat langsung dikenai PHK.
SP3 biasanya secara eksplisit menyebutkan bahwa pelanggaran berikutnya akan berakibat pada pemutusan hubungan kerja. Dalam beberapa kasus, SP3 dapat disertai dengan skorsing atau pembebasan tugas sementara.
4. Surat Peringatan Terakhir (SPT)
Beberapa perusahaan menggunakan istilah Surat Peringatan Terakhir sebagai alternatif dari SP3, atau sebagai peringatan tambahan setelah SP3 dalam kasus-kasus tertentu. Meskipun tidak secara spesifik diatur dalam UU Ketenagakerjaan, penggunaan SPT harus tetap mengacu pada ketentuan dalam peraturan perusahaan atau PKB.
Baca juga: Aturan Skorsing Karyawan, Hak, dan Contoh Suratnya
Contoh Surat Peringatan Karyawan
Berikut adalah 11 contoh surat peringatan (SP1, SP2, SP3) untuk berbagai jenis pelanggaran yang sering terjadi di perusahaan Indonesia. Contoh-contoh ini dapat diadaptasi sesuai kebutuhan perusahaan Anda, namun pastikan untuk menyesuaikan dengan ketentuan dalam peraturan perusahaan dan regulasi ketenagakerjaan yang berlaku.
1. Contoh Surat Peringatan Pertama (SP1) untuk Keterlambatan Berulang
Nomor: SP1/HRD/06/2023
Lampiran: –
Hal: Surat Peringatan Pertama
Kepada Yth.
Sdr. Ahmad Rizki
NIK: 2021056
Jabatan: Staff Administrasi
Departemen: Finance & Accounting
Dengan hormat,
Berdasarkan catatan kehadiran selama bulan Mei 2023, Anda tercatat telah terlambat masuk kerja sebanyak 8 (delapan) kali dengan rincian sebagai berikut:
– 2 Mei 2023: terlambat 45 menit
– 5 Mei 2023: terlambat 30 menit
– 9 Mei 2023: terlambat 35 menit
– 12 Mei 2023: terlambat 40 menit
– 16 Mei 2023: terlambat 35 menit
– 19 Mei 2023: terlambat 50 menit
– 23 Mei 2023: terlambat 35 menit
– 30 Mei 2023: terlambat 45 menit
Tindakan tersebut melanggar Peraturan Perusahaan Pasal 15 ayat (2) tentang Disiplin Waktu Kerja yang menyatakan bahwa “Karyawan yang terlambat masuk kerja lebih dari 5 (lima) kali dalam sebulan dapat dikenakan Surat Peringatan Pertama”.
Dengan ini, kami memberikan Surat Peringatan Pertama yang berlaku selama 6 (enam) bulan sejak tanggal surat ini. Selama masa berlakunya surat peringatan ini, Anda diharapkan untuk:
1. Mematuhi jam kerja yang telah ditetapkan perusahaan
2. Melaporkan kepada atasan dan HRD jika ada kendala yang mengakibatkan keterlambatan
3. Mengajukan izin tertulis jika ada keperluan yang mengharuskan Anda datang terlambat
Apabila selama masa berlakunya surat peringatan ini Anda kembali melakukan pelanggaran serupa atau pelanggaran lainnya, maka perusahaan akan memberikan Surat Peringatan Kedua (SP2) atau sanksi lain sesuai dengan ketentuan Peraturan Perusahaan.
Demikian surat peringatan ini kami sampaikan. Kami berharap Saudara dapat memperbaiki kedisiplinan dan tidak mengulangi pelanggaran serupa di masa mendatang.
Jakarta, 5 Juni 2023
PT Maju Bersama Indonesia
[tanda tangan]
Sarah Wijaya
HR & GA Manager
2. Contoh SP1 untuk Absensi Tanpa Keterangan
Nomor: SP1/HRD/07/2023
Lampiran: –
Hal: Surat Peringatan Pertama
Kepada Yth.
Sdri. Dina Permata
NIK: 2019044
Jabatan: Customer Service
Departemen: Sales & Marketing
Dengan hormat,
Berdasarkan catatan kehadiran, Anda tercatat tidak masuk kerja tanpa keterangan (alpa) pada tanggal:
– 15 Juni 2023
– 16 Juni 2023
Tindakan tersebut melanggar Peraturan Perusahaan Pasal 17 ayat (3) yang menyatakan bahwa “Karyawan yang tidak masuk kerja tanpa keterangan selama 2 (dua) hari dalam sebulan dapat dikenakan Surat Peringatan Pertama”.
Dengan ini, kami memberikan Surat Peringatan Pertama yang berlaku selama 6 (enam) bulan sejak tanggal surat ini. Selama masa berlakunya surat peringatan ini, Anda diharapkan untuk:
1. Masuk kerja sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan
2. Memberikan pemberitahuan dan dokumen pendukung jika berhalangan hadir
3. Mengajukan izin tidak masuk kerja sesuai dengan prosedur yang berlaku
Apabila selama masa berlakunya surat peringatan ini Anda kembali melakukan pelanggaran serupa atau pelanggaran lainnya, maka perusahaan akan memberikan Surat Peringatan Kedua (SP2) atau sanksi lain sesuai dengan ketentuan Peraturan Perusahaan.
Demikian surat peringatan ini kami sampaikan. Kami berharap Saudari dapat memperbaiki kedisiplinan dan tidak mengulangi pelanggaran serupa di masa mendatang.
Bandung, 22 Juni 2023
PT Sukses Jaya
[tanda tangan]
Budi Santoso
HR Manager
3. Contoh SP1 untuk Kinerja di Bawah Standar
Nomor: SP1/HRD/08/2023
Lampiran: Laporan Evaluasi Kinerja
Hal: Surat Peringatan Pertama
Kepada Yth.
Sdr. Rendi Wijaya
NIK: 2020078
Jabatan: Sales Executive
Departemen: Sales & Marketing
Dengan hormat,
Berdasarkan hasil evaluasi kinerja untuk periode April – Juni 2023, kinerja Anda berada jauh di bawah target yang telah ditetapkan dengan rincian sebagai berikut:
– Target pencapaian penjualan: 100%
– Realisasi pencapaian Anda: 45%
– Target akuisisi pelanggan baru: 10 pelanggan/bulan
– Realisasi akuisisi Anda: 3 pelanggan/bulan
Hal ini telah berlangsung selama 3 (tiga) bulan berturut-turut meskipun Anda telah mendapatkan coaching dan mentoring dari supervisor langsung.
Tindakan tersebut melanggar Kontrak Kerja Pasal 5 tentang Standar Kinerja dan Peraturan Perusahaan Pasal 22 tentang Kewajiban Karyawan yang menyatakan bahwa “Karyawan wajib mencapai target kinerja sesuai dengan yang telah ditetapkan”.
Dengan ini, kami memberikan Surat Peringatan Pertama yang berlaku selama 6 (enam) bulan sejak tanggal surat ini. Selama masa berlakunya surat peringatan ini, Anda diharapkan untuk:
1. Meningkatkan kinerja penjualan sesuai dengan target yang telah ditetapkan
2. Mengikuti program coaching tambahan yang akan dijadwalkan oleh supervisor
3. Menyampaikan laporan perkembangan kinerja mingguan kepada supervisor
Apabila selama masa berlakunya surat peringatan ini kinerja Anda tidak menunjukkan perbaikan atau Anda melakukan pelanggaran lainnya, maka perusahaan akan memberikan Surat Peringatan Kedua (SP2) atau sanksi lain sesuai dengan ketentuan Peraturan Perusahaan.
Demikian surat peringatan ini kami sampaikan. Kami berharap Saudara dapat meningkatkan kinerja dan menunjukkan perbaikan yang signifikan dalam waktu dekat.
Jakarta, 15 Juli 2023
PT Global Marketing Indonesia
[tanda tangan]
Hendra Gunawan
Sales Director
Tembusan:
– HR Department
– Sales Manager
4. Contoh Surat Peringatan Pertama (SP1) untuk Pelanggaran Prosedur Kerja
Nomor: SP1/HRD/09/2023
Lampiran: Laporan Kejadian
Hal: Surat Peringatan Pertama
Kepada Yth.
Sdri. Maya Anggraini
NIK: 2021033
Jabatan: Operator Produksi
Departemen: Produksi
Dengan hormat,
Pada tanggal 25 Agustus 2023, Anda tercatat telah melakukan pelanggaran prosedur kerja berupa tidak menggunakan Alat Pelindung Diri (APD) yang diwajibkan saat mengoperasikan mesin di area produksi. Pelanggaran ini terdeteksi saat dilakukan inspeksi rutin oleh tim K3 dan telah didokumentasikan dalam laporan kejadian terlampir.
Tindakan tersebut melanggar Prosedur Standar Operasional (SOP) Keselamatan Kerja No. K3-005 dan Peraturan Perusahaan Pasal 25 tentang Keselamatan dan Kesehatan Kerja yang mewajibkan setiap karyawan menggunakan APD lengkap saat bekerja di area produksi.
Dengan ini, kami memberikan Surat Peringatan Pertama yang berlaku selama 6 (enam) bulan sejak tanggal surat ini. Selama masa berlakunya surat peringatan ini, Anda diharapkan untuk:
1. Selalu menggunakan APD lengkap saat bekerja sesuai dengan SOP yang berlaku
2. Mengikuti pelatihan penyegaran K3 yang akan dijadwalkan
3. Mematuhi seluruh prosedur keselamatan kerja yang berlaku di perusahaan
Apabila selama masa berlakunya surat peringatan ini Anda kembali melakukan pelanggaran serupa atau pelanggaran lainnya, maka perusahaan akan memberikan Surat Peringatan Kedua (SP2) atau sanksi lain sesuai dengan ketentuan Peraturan Perusahaan.
Demikian surat peringatan ini kami sampaikan. Kami berharap Saudari dapat memperbaiki perilaku kerja dan selalu memprioritaskan aspek keselamatan kerja.
Surabaya, 28 Agustus 2023
PT Manufaktur Jaya
[tanda tangan]
Agus Wibowo
HR & GA Manager
Tembusan:
– K3 Department
– Production Manager
5. Contoh Surat Peringatan Kedua (SP2) untuk Keterlambatan Berulang Setelah SP1
Nomor: SP2/HRD/10/2023
Lampiran: –
Hal: Surat Peringatan Kedua
Kepada Yth.
Sdr. Ahmad Rizki
NIK: 2021056
Jabatan: Staff Administrasi
Departemen: Finance & Accounting
Dengan hormat,
Merujuk pada Surat Peringatan Pertama (SP1) No. SP1/HRD/06/2023 tanggal 5 Juni 2023 perihal keterlambatan berulang, dengan masa berlaku hingga 5 Desember 2023, kami kembali menemukan bahwa Anda masih melakukan pelanggaran serupa.
Berdasarkan catatan kehadiran selama bulan September 2023, Anda tercatat telah terlambat masuk kerja sebanyak 6 (enam) kali dengan rincian sebagai berikut:
– 4 September 2023: terlambat 40 menit
– 7 September 2023: terlambat 35 menit
– 11 September 2023: terlambat 50 menit
– 18 September 2023: terlambat 45 menit
– 21 September 2023: terlambat 40 menit
– 28 September 2023: terlambat 55 menit
Tindakan tersebut merupakan pengulangan pelanggaran terhadap Peraturan Perusahaan Pasal 15 ayat (2) tentang Disiplin Waktu Kerja dan menunjukkan bahwa Anda tidak mengindahkan Surat Peringatan Pertama yang telah diberikan.
Dengan ini, kami memberikan Surat Peringatan Kedua yang berlaku selama 6 (enam) bulan sejak tanggal surat ini. Selama masa berlakunya surat peringatan ini, Anda dikenakan sanksi berupa:
1. Penundaan kenaikan gaji berkala yang seharusnya efektif pada Januari 2024
2. Kewajiban mengikuti program pembinaan kedisiplinan yang akan dijadwalkan oleh HRD
Selain itu, Anda diharapkan untuk:
1. Mematuhi jam kerja yang telah ditetapkan perusahaan tanpa pengecualian
2. Melaporkan kepada atasan dan HRD jika ada kendala yang mengakibatkan keterlambatan
3. Mengajukan izin tertulis minimal 1 hari sebelumnya jika ada keperluan yang mengharuskan Anda datang terlambat
Apabila selama masa berlakunya surat peringatan ini Anda kembali melakukan pelanggaran serupa atau pelanggaran lainnya, maka perusahaan akan memberikan Surat Peringatan Ketiga (SP3) atau sanksi lain termasuk kemungkinan Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) sesuai dengan ketentuan Peraturan Perusahaan dan perundang-undangan yang berlaku.
Demikian surat peringatan ini kami sampaikan. Kami berharap Saudara dapat memperbaiki kedisiplinan dan tidak mengulangi pelanggaran serupa di masa mendatang.
Jakarta, 3 Oktober 2023
PT Maju Bersama Indonesia
[tanda tangan]
Sarah Wijaya
HR & GA Manager
Tembusan:
– Direktur HRD
– Finance & Accounting Manager
6. Contoh SP2 untuk Kinerja di Bawah Standar Setelah SP1
Nomor: SP2/HRD/11/2023
Lampiran: Laporan Evaluasi Kinerja
Hal: Surat Peringatan Kedua
Kepada Yth.
Sdr. Rendi Wijaya
NIK: 2020078
Jabatan: Sales Executive
Departemen: Sales & Marketing
Dengan hormat,
Merujuk pada Surat Peringatan Pertama (SP1) No. SP1/HRD/08/2023 tanggal 15 Juli 2023 perihal kinerja di bawah standar, dengan masa berlaku hingga 15 Januari 2024, kami menemukan bahwa kinerja Anda belum menunjukkan perbaikan yang signifikan.
Berdasarkan hasil evaluasi kinerja untuk periode Juli – September 2023, kinerja Anda masih berada di bawah target yang telah ditetapkan dengan rincian sebagai berikut:
– Target pencapaian penjualan: 100%
– Realisasi pencapaian Anda: 55% (sedikit meningkat dari 45% di periode sebelumnya)
– Target akuisisi pelanggan baru: 10 pelanggan/bulan
– Realisasi akuisisi Anda: 4 pelanggan/bulan (sedikit meningkat dari 3 pelanggan/bulan di periode sebelumnya)
Meskipun ada sedikit peningkatan, kinerja Anda masih jauh di bawah target yang ditetapkan dan tidak menunjukkan perbaikan yang signifikan setelah diberikan coaching dan mentoring tambahan selama 3 bulan terakhir.
Tindakan tersebut tetap melanggar Kontrak Kerja Pasal 5 tentang Standar Kinerja dan Peraturan Perusahaan Pasal 22 tentang Kewajiban Karyawan.
Dengan ini, kami memberikan Surat Peringatan Kedua yang berlaku selama 6 (enam) bulan sejak tanggal surat ini. Selama masa berlakunya surat peringatan ini, Anda dikenakan sanksi berupa:
1. Penundaan bonus performance tahunan
2. Pemindahan ke territory penjualan dengan target yang lebih rendah
Selain itu, Anda diharapkan untuk:
1. Mengikuti program pelatihan sales skill intensive yang akan dijadwalkan
2. Menyampaikan laporan perkembangan kinerja harian kepada supervisor
3. Menghadiri sesi coaching mingguan dengan Sales Manager
Apabila selama masa berlakunya surat peringatan ini kinerja Anda tetap tidak menunjukkan perbaikan signifikan atau Anda melakukan pelanggaran lainnya, maka perusahaan akan memberikan Surat Peringatan Ketiga (SP3) atau sanksi lain termasuk kemungkinan Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) sesuai dengan ketentuan Peraturan Perusahaan dan perundang-undangan yang berlaku.
Demikian surat peringatan ini kami sampaikan. Kami berharap Saudara dapat meningkatkan kinerja secara signifikan dalam waktu dekat.
Jakarta, 12 Oktober 2023
PT Global Marketing Indonesia
[tanda tangan]
Hendra Gunawan
Sales Director
Tembusan:
– HR Department
– Sales Manager
7. Contoh SP2 untuk Pelanggaran Berbeda Setelah SP1
Nomor: SP2/HRD/12/2023
Lampiran: Bukti Pelanggaran
Hal: Surat Peringatan Kedua
Kepada Yth.
Sdri. Dina Permata
NIK: 2019044
Jabatan: Customer Service
Departemen: Sales & Marketing
Dengan hormat,
Merujuk pada Surat Peringatan Pertama (SP1) No. SP1/HRD/07/2023 tanggal 22 Juni 2023 perihal absensi tanpa keterangan, dengan masa berlaku hingga 22 Desember 2023.
Pada tanggal 5 November 2023, Anda tercatat telah melakukan pelanggaran berupa kelalaian dalam penanganan keluhan pelanggan yang mengakibatkan eskalasi masalah dan penyampaian komplain ke manajemen tingkat atas. Berdasarkan investigasi yang dilakukan oleh tim Customer Experience, ditemukan bahwa:
1. Anda tidak merespon keluhan pelanggan a.n. Bpk. Joko Susanto (ID: 10045678) yang masuk melalui email resmi perusahaan pada tanggal 1 November 2023
2. Ketika pelanggan melakukan follow-up melalui telepon pada tanggal 3 November 2023, Anda tidak mencatat keluhan dengan benar pada sistem CRM
3. Anda tidak melakukan eskalasi keluhan sesuai dengan SOP Penanganan Keluhan Pelanggan No. CS-002
Tindakan tersebut melanggar Peraturan Perusahaan Pasal 20 tentang Tanggung Jawab Karyawan dan SOP Penanganan Keluhan Pelanggan No. CS-002 yang mengharuskan setiap Customer Service untuk merespon keluhan pelanggan dalam waktu 1×24 jam dan melakukan eskalasi sesuai prosedur yang berlaku.
Dengan ini, kami memberikan Surat Peringatan Kedua yang berlaku selama 6 (enam) bulan sejak tanggal surat ini. Selama masa berlakunya surat peringatan ini, Anda dikenakan sanksi berupa:
1. Penundaan kenaikan gaji tahunan yang seharusnya efektif Januari 2024
2. Pengurangan tunjangan kinerja sebesar 50% selama 3 bulan
Selain itu, Anda diharapkan untuk:
1. Mengikuti pelatihan ulang tentang SOP Penanganan Keluhan Pelanggan
2. Membuat laporan harian terkait penanganan keluhan yang Anda tangani
3. Bekerja di bawah supervisi langsung selama 1 bulan
Apabila selama masa berlakunya surat peringatan ini Anda kembali melakukan pelanggaran serupa atau pelanggaran lainnya, maka perusahaan akan memberikan Surat Peringatan Ketiga (SP3) atau sanksi lain termasuk kemungkinan Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) sesuai dengan ketentuan Peraturan Perusahaan dan perundang-undangan yang berlaku.
Demikian surat peringatan ini kami sampaikan. Kami berharap Saudari dapat memperbaiki kinerja dan profesionalisme dalam melayani pelanggan.
Bandung, 8 November 2023
PT Sukses Jaya
[tanda tangan]
Budi Santoso
HR Manager
Tembusan:
– Customer Experience Manager
– Sales & Marketing Director
8. Contoh Surat Peringatan Ketiga (SP3) untuk Keterlambatan Berulang Setelah SP2
Nomor: SP3/HRD/01/2024
Lampiran: Rekap Keterlambatan
Hal: Surat Peringatan Ketiga (Terakhir)
Kepada Yth.
Sdr. Ahmad Rizki
NIK: 2021056
Jabatan: Staff Administrasi
Departemen: Finance & Accounting
Dengan hormat,
Merujuk pada:
1. Surat Peringatan Pertama (SP1) No. SP1/HRD/06/2023 tanggal 5 Juni 2023
2. Surat Peringatan Kedua (SP2) No. SP2/HRD/10/2023 tanggal 3 Oktober 2023
Kedua surat peringatan tersebut diberikan karena pelanggaran berupa keterlambatan berulang. Surat Peringatan Kedua masih berlaku hingga 3 April 2024.
Namun, berdasarkan catatan kehadiran selama bulan Desember 2023, Anda kembali tercatat telah terlambat masuk kerja sebanyak 7 (tujuh) kali dengan rincian sebagaimana terlampir. Tindakan tersebut menunjukkan bahwa Anda tetap tidak mengindahkan peringatan-peringatan yang telah diberikan sebelumnya.
Berdasarkan Peraturan Perusahaan Pasal 15 ayat (5), pelanggaran berulang setelah Surat Peringatan Kedua dapat dikenakan Surat Peringatan Ketiga.
Dengan ini, kami memberikan Surat Peringatan Ketiga (Terakhir) yang berlaku selama 6 (enam) bulan sejak tanggal surat ini. Selama masa berlakunya surat peringatan ini, Anda dikenakan sanksi berupa:
1. Skorsing selama 3 (tiga) hari kerja tanpa dibayar pada tanggal 15-17 Januari 2024
2. Penghapusan hak atas bonus tahunan periode 2023
3. Pemindahan ke bagian lain dengan level jabatan yang setara
Dengan diterbitkannya Surat Peringatan Ketiga ini, kami ingin menekankan bahwa ini merupakan peringatan terakhir. Apabila selama masa berlakunya surat peringatan ini Anda kembali melakukan pelanggaran serupa atau pelanggaran lainnya, maka perusahaan akan mengambil tindakan Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) sesuai dengan ketentuan Peraturan Perusahaan dan perundang-undangan yang berlaku (UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan dan PP No. 35 Tahun 2021).
Demikian surat peringatan ini kami sampaikan dengan sangat serius. Kami berharap Saudara dapat mengambil peringatan terakhir ini dengan sungguh-sungguh dan melakukan perubahan perilaku yang signifikan.
Jakarta, 10 Januari 2024
PT Maju Bersama Indonesia
[tanda tangan]
Sarah Wijaya
HR & GA Manager
9. Contoh SP3 untuk Kinerja di Bawah Standar Setelah SP2
Nomor: SP3/HRD/02/2024
Lampiran: Laporan Evaluasi Kinerja
Hal: Surat Peringatan Ketiga (Terakhir)
Kepada Yth.
Sdr. Rendi Wijaya
NIK: 2020078
Jabatan: Sales Executive
Departemen: Sales & Marketing
Dengan hormat,
Merujuk pada:
1. Surat Peringatan Pertama (SP1) No. SP1/HRD/08/2023 tanggal 15 Juli 2023
2. Surat Peringatan Kedua (SP2) No. SP2/HRD/11/2023 tanggal 12 Oktober 2023
Kedua surat peringatan tersebut diberikan karena kinerja di bawah standar yang telah ditetapkan perusahaan. Surat Peringatan Kedua masih berlaku hingga 12 April 2024.
Berdasarkan hasil evaluasi kinerja untuk periode Oktober – Desember 2023, kinerja Anda tetap berada di bawah target yang telah ditetapkan dengan rincian sebagai berikut:
– Target pencapaian penjualan: 100%
– Realisasi pencapaian Anda: 60% (sedikit meningkat dari 55% di periode sebelumnya)
– Target akuisisi pelanggan baru: 8 pelanggan/bulan (target sudah diturunkan)
– Realisasi akuisisi Anda: 4 pelanggan/bulan (tidak ada peningkatan dari periode sebelumnya)
Meskipun perusahaan telah memberikan fasilitas pelatihan intensive, coaching khusus, dan bahkan menurunkan target penjualan, kinerja Anda tetap tidak menunjukkan perbaikan yang signifikan dan konsisten.
Tindakan tersebut tetap melanggar Kontrak Kerja Pasal 5 tentang Standar Kinerja dan Peraturan Perusahaan Pasal 22 tentang Kewajiban Karyawan.
Dengan ini, kami memberikan Surat Peringatan Ketiga (Terakhir) yang berlaku selama 6 (enam) bulan sejak tanggal surat ini. Selama masa berlakunya surat peringatan ini, Anda dikenakan sanksi berupa:
1. Pemindahan ke posisi Assistant Sales dengan penyesuaian gaji dan tunjangan
2. Pengurangan tunjangan transportasi dan komunikasi sebesar 50%
3. Skorsing selama 5 (lima) hari kerja tanpa dibayar pada tanggal 22-26 Januari 2024
Dengan diterbitkannya Surat Peringatan Ketiga ini, kami ingin menekankan bahwa ini merupakan peringatan terakhir. Perusahaan akan melakukan evaluasi final terhadap kinerja Anda dalam 3 bulan ke depan. Apabila tidak ada perbaikan yang signifikan, maka perusahaan akan mengambil tindakan Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) sesuai dengan ketentuan Peraturan Perusahaan dan perundang-undangan yang berlaku.
Demikian surat peringatan ini kami sampaikan dengan sangat serius. Kami berharap Saudara dapat mengambil peringatan terakhir ini dengan sungguh-sungguh dan melakukan perubahan kinerja yang signifikan.
Jakarta, 15 Januari 2024
PT Global Marketing Indonesia
[tanda tangan]
Hendra Gunawan
Sales Director
10. Contoh Surat Peringatan Ketiga (SP3) untuk Pelanggaran Etika Kerja
Nomor: SP3/HRD/03/2024
Lampiran: Laporan Investigasi
Hal: Surat Peringatan Ketiga (Terakhir)
Kepada Yth.
Sdri. Lisa Susanti
NIK: 2018022
Jabatan: Accounting Staff
Departemen: Finance & Accounting
Dengan hormat,
Merujuk pada:
1. Surat Peringatan Pertama (SP1) No. SP1/HRD/03/2023 tanggal 10 Maret 2023 perihal pelanggaran prosedur pencatatan keuangan
2. Surat Peringatan Kedua (SP2) No. SP2/HRD/09/2023 tanggal 15 September 2023 perihal ketidaktepatan pelaporan keuangan
Pada tanggal 5 Januari 2024, berdasarkan hasil audit internal dan investigasi yang dilakukan oleh tim Internal Audit, Anda terbukti telah melakukan pelanggaran etika kerja berupa:
1. Memanipulasi dokumen pengeluaran kas kecil dengan membuat kuitansi fiktif untuk pengeluaran pribadi senilai Rp 2.500.000,-
2. Menggunakan akses sistem keuangan untuk mengubah catatan pengeluaran tanpa otorisasi
3. Tidak jujur saat dimintai keterangan dalam proses investigasi awal
Tindakan tersebut melanggar:
– Kode Etik Perusahaan Pasal A.3 tentang Integritas dan Kejujuran
– Peraturan Perusahaan Pasal 30 tentang Larangan Penggunaan Aset Perusahaan untuk Kepentingan Pribadi
– SOP Pengelolaan Kas Kecil No. FIN-005
Perusahaan menganggap pelanggaran ini sebagai pelanggaran berat yang sebenarnya dapat langsung dikenakan PHK sesuai dengan UU No. 13 Tahun 2003 jo. PP No. 35 Tahun 2021. Namun, mempertimbangkan masa kerja dan rekam jejak Anda sebelumnya, perusahaan memutuskan untuk memberikan kesempatan terakhir melalui Surat Peringatan Ketiga (Terakhir) ini.
Dengan ini, kami memberikan Surat Peringatan Ketiga (Terakhir) yang berlaku selama 6 (enam) bulan sejak tanggal surat ini. Selama masa berlakunya surat peringatan ini, Anda dikenakan sanksi berupa:
1. Skorsing selama 10 (sepuluh) hari kerja tanpa dibayar pada tanggal 22-31 Januari 2024
2. Kewajiban mengembalikan dana sebesar Rp 2.500.000,- ke rekening perusahaan paling lambat 21 Januari 2024
3. Pemindahan ke posisi Administrative Staff dengan penurunan grade jabatan dan penyesuaian gaji
4. Pencabutan akses terhadap sistem keuangan perusahaan
Dengan diterbitkannya Surat Peringatan Ketiga ini, kami ingin menekankan bahwa ini merupakan peringatan terakhir dan kesempatan terakhir. Apabila selama masa berlakunya surat peringatan ini Anda kembali melakukan pelanggaran sekecil apapun terhadap peraturan perusahaan, maka perusahaan akan langsung mengambil tindakan Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) sesuai dengan ketentuan perundang-undangan yang berlaku.
Demikian surat peringatan ini kami sampaikan dengan sangat serius. Kami berharap Saudari dapat mengambil peringatan terakhir ini dengan sungguh-sungguh dan melakukan perubahan perilaku yang signifikan.
Jakarta, 18 Januari 2024
PT Finansia Prima
[tanda tangan]
Irawan Tanuwidjaja
HR Director
11. Contoh Surat Peringatan Langsung SP3 untuk Pelanggaran Berat
Nomor: SP3/HRD/04/2024
Lampiran: Laporan Kejadian dan Bukti
Hal: Surat Peringatan Ketiga (Terakhir)
Kepada Yth.
Sdr. Budi Pratama
NIK: 2022015
Jabatan: Supervisor Gudang
Departemen: Warehouse & Logistics
Dengan hormat,
Berdasarkan hasil investigasi yang dilakukan oleh tim Keamanan dan HR pada tanggal 25-30 Januari 2024, telah ditemukan bukti kuat bahwa pada tanggal 20 Januari 2024, Anda terbukti telah melakukan pelanggaran berat berupa:
1. Mengizinkan pihak tidak berwenang masuk ke area gudang terlarang tanpa prosedur keamanan yang sesuai
2. Tidak melaporkan hilangnya beberapa barang inventaris perusahaan senilai Rp 15.000.000,-
3. Menghapus rekaman CCTV untuk periode waktu tertentu menggunakan akses supervisor
Tindakan tersebut melanggar:
– Peraturan Perusahaan Pasal 40 tentang Keamanan Aset Perusahaan yang dikategorikan sebagai pelanggaran berat
– SOP Keamanan Gudang No. WH-001 tentang Akses Area Terlarang
– SOP Pengelolaan Aset No. GA-003 tentang Pelaporan Kehilangan Aset
Sesuai dengan Peraturan Perusahaan Pasal 45 ayat (3), pelanggaran berat dapat langsung dikenakan Surat Peringatan Ketiga tanpa harus melalui SP1 dan SP2 terlebih dahulu.
Dengan ini, kami memberikan Surat Peringatan Ketiga (Terakhir) yang berlaku selama 6 (enam) bulan sejak tanggal surat ini. Selama masa berlakunya surat peringatan ini, Anda dikenakan sanksi berupa:
1. Penurunan jabatan dari Supervisor Gudang menjadi Staff Gudang dengan penyesuaian gaji dan tunjangan
2. Skorsing selama 14 (empat belas) hari kerja tanpa dibayar pada tanggal 5-18 Februari 2024
3. Pencabutan seluruh tunjangan jabatan dan fasilitas supervisor
4. Pencabutan akses ke sistem keamanan dan pemantauan
Perusahaan sebenarnya dapat langsung menerapkan Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) untuk pelanggaran berat ini sesuai dengan UU No. 13 Tahun 2003 jo. PP No. 35 Tahun 2021. Namun, mempertimbangkan berbagai faktor, perusahaan memutuskan untuk memberikan kesempatan terakhir melalui Surat Peringatan Ketiga ini.
Dengan diterbitkannya Surat Peringatan Ketiga ini, kami ingin menekankan bahwa ini merupakan peringatan terakhir dan kesempatan terakhir. Apabila selama masa berlakunya surat peringatan ini Anda kembali melakukan pelanggaran sekecil apapun terhadap peraturan perusahaan, maka perusahaan akan langsung mengambil tindakan Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) tanpa kompromi sesuai dengan ketentuan perundang-undangan yang berlaku.
Demikian surat peringatan ini kami sampaikan dengan sangat serius. Kami berharap Saudara dapat mengambil peringatan terakhir ini dengan sungguh-sungguh dan melakukan perubahan perilaku yang signifikan.
Jakarta, 2 Februari 2024
PT Logistik Nusantara
[tanda tangan]
Darmawan Hakim
HR Director
Baca juga: Contoh Surat PHK Karyawan, Alasan, & Etika Mengeluarkannya
Fungsi Surat Peringatan Karyawan
SP diperlukan untuk memastikan karyawan tetap disiplin kerja dan mematuhi aturan yang berlaku di perusahaan. Lebih jelasnya tentang fungsi surat peringatan kerja adalah:
1. Sebagai Teguran Resmi
SP merupakan salah satu bentuk teguran resmi kepada karyawan yang melakukan pelanggaran. Di dalamnya dijelaskan bahwa seorang karyawan telah melakukan perilaku atau kinerja yang melenceng atau tidak sesuai dengan SOP perusahaan. Sehingga dengan adanya SP, diharapkan karyawan tersebut mau memperbaiki kesalahan dan tidak mengulanginya lagi.
2. Sebagai Bukti Pelanggaran
Pelanggaran yang dilakukan karyawan juga akan tercatat jelas di dalam surat peringatan. Apabila karyawan mengulangi kesalahan yang sama atau terjadi konflik di kemudian hari, maka surat ini dapat menjadi bukti penting.
Kemudian SP juga menunjukkan bahwa perusahaan telah menjalankan proses peringatan secara bertahap dan adil sebelum mengambil tindakan lanjutan.
3. Sebagai Acuan dalam Pengambilan Keputusan
Saat terjadi pelanggaran berulang, maka SP dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan untuk mengambil keputusan disiplin yang lebih tegas. Misalnya memberikan sanksi yang lebih berat, pengurangan bonus, penundaan kenaikan gaji, bahkan PHK.
4. Pencegahan Pelanggaran di Masa Depan
Perusahaan berharap dengan adanya surat peringatan, karyawan yang bersangkutan tidak mengulangi kesalahan yang sama kedua kalinya. Teguran ini sekaligus dapat menjadi pengingat bahwa perusahaan mengawasi setiap tindakan karyawan dan akan menindak tegas segala pelanggaran yang terjadi.
Dengan begini, karyawan akan lebih hati-hati dan mencegah tindakan pelanggaran di masa depan.
Format Surat Peringatan Kerja
Surat teguran kerja adalah surat yang resmi dikeluarkan perusahaan, jadi sifatnya formal. Itu artinya ada beberapa aturan penulisan yang perlu Anda perhatikan. Berikut contoh format surat teguran karyawan secara umum.
1. Kop Surat Perusahaan
Surat peringatan harus menggunakan kop surat resmi perusahaan yang memuat:
- Logo perusahaan
- Nama lengkap perusahaan
- Alamat dan kontak perusahaan
- Nomor registrasi perusahaan (jika diperlukan)
2. Nomor Surat dan Tanggal
Setiap surat peringatan harus memiliki nomor surat yang unik dan tanggal penerbitan. Format penomoran sebaiknya mengikuti sistem dokumentasi standar perusahaan dan mencantumkan jenis surat peringatan (SP1, SP2, atau SP3).
3. Identitas Karyawan
Bagian ini memuat informasi lengkap tentang karyawan yang diberikan peringatan, meliputi:
- Nama lengkap
- Nomor induk karyawan
- Jabatan/posisi
- Departemen/divisi
- Tanggal mulai kerja (jika relevan)
4. Subjek Surat
Menyebutkan dengan jelas bahwa dokumen tersebut adalah Surat Peringatan dan tingkatannya (Pertama, Kedua, atau Ketiga).
5. Deskripsi Pelanggaran
Ini adalah bagian inti dari surat peringatan yang harus memuat:
- Deskripsi detail tentang pelanggaran yang dilakukan
- Tanggal, waktu, dan lokasi kejadian
- Dampak dari pelanggaran tersebut
- Peraturan atau kebijakan yang dilanggar (dengan merujuk secara spesifik pada pasal dalam peraturan perusahaan, PKB, atau kontrak kerja)
6. Riwayat Peringatan Sebelumnya (jika ada)
Untuk SP2 atau SP3, surat harus mencantumkan referensi ke peringatan sebelumnya, termasuk:
- Nomor dan tanggal surat peringatan sebelumnya
- Pelanggaran yang tercantum dalam surat peringatan sebelumnya
- Periode berlakunya surat peringatan sebelumnya
7. Konsekuensi dan Sanksi
Menyebutkan dengan jelas konsekuensi dari peringatan tersebut, seperti:
- Jangka waktu berlakunya surat peringatan (maksimal 6 bulan sesuai UU)
- Sanksi tambahan jika ada (misalnya penundaan kenaikan gaji, penghapusan bonus)
- Konsekuensi jika terjadi pelanggaran lagi selama periode berlakunya SP
8. Harapan untuk Perbaikan
Bagian ini berisi:
- Ekspektasi perusahaan terhadap perubahan perilaku karyawan
- Langkah-langkah spesifik yang harus diambil karyawan untuk memperbaiki situasi
- Dukungan yang akan diberikan perusahaan untuk membantu perbaikan (jika ada)
9. Pengesahan
Surat peringatan harus ditandatangani oleh pihak yang berwenang, biasanya:
- Manajer atau supervisor langsung karyawan
- Perwakilan departemen SDM
- Direktur atau pejabat yang berwenang lainnya sesuai struktur organisasi
10. Tanda Terima
Bagian akhir surat harus menyediakan ruang untuk:
- Tanda tangan karyawan sebagai bukti penerimaan
- Tanggal penerimaan surat
- Pernyataan bahwa tanda tangan tidak berarti persetujuan atas isi surat, melainkan hanya konfirmasi penerimaan
Itulah beberapa contoh surat peringatan karyawan dan dasar hukumnya yang bisa Anda jadikan referensi.
Sebagai pemberi kerja, sudah seharusnya kita bisa membuat karyawan atau pekerja menjadi disiplin dan mentaati peraturan yang berlaku. Akan tetapi sebagai manusia biasa, kita tidak luput dari masalah dan kesalahan.
Apakah Anda ingin mencari kandidat terbaik untuk mengisi posisi kosong di perusahaan? Atau Anda sedang mencari kandidat yang disiplin dan bekerja keras? Tenang, Anda bisa menemukannya di KitaLulus.
KitaLulus adalah platform pencarian kerja yang telah digunakan oleh lebih dari 3 juta pengguna. Mereka berasal dari berbagai kalangan, mulai dari entry level, mid level, bahkan senior level.
Pasang iklan lowongan kerja dengan menggunakan Rekrutmen Premium di KitaLulus sekarang, dan dapatkan kandidat karyawan terbaik hanya dalam hitungan hari!
- Undang-Undang Ketenagakerjaan No. 13 Tahun 2003
- UU Cipta Kerja
- Peraturan Pemerintah No. 35 Tahun 2021
