Bagi karyawan atau pekerja, mengikuti peraturan dan tata tertib yang berlaku di perusahaan merupakan suatu kewajiban. Apabila mereka melakukan kesalahan atau melanggar aturan, maka HR perlu memberikan surat peringatan atau dikenal sebagai SP.
SP ini dibedakan berdasarkan kategori pelanggarannya. Untuk pelanggaran kategori ringan yang masih bisa ditoleransi akan diberikan SP 1 dan 2. Sedangkan jika pelanggarannya sudah melebihi batas, maka karyawan akan dikenai SP 3.
Apa Itu Surat Peringatan?
SP atau surat peringatan adalah surat yang dibuat untuk mengingatkan karyawan yang melakukan kesalahan atau pelanggaran terhadap aturan perusahaan. Ini artinya perusahaan tidak bisa langsung melakukan pemutusan hubungan kerja pada karyawan tersebut, melainkan diperingatkan terlebih dahulu.
Hal tersebut sesuai dengan aturan dalam UU Cipta Kerja Pasal 151 Ayat 1 berikut:
“Pengusaha, pekerja/buruh, serikat pekerja/serikat buruh, dan pemerintah, dengan segala upaya harus mengusahakan agar jangan terjadi pemutusan hubungan kerja (PHK).”
Selain itu, SP adalah bentuk ketegasan perusahaan yang juga dibuat untuk memberi efek jera pada karyawan yang bersangkutan serta menjadi contoh bagi karyawan lain agar tidak melakukan pelanggaran yang sama.
Adapun masa berlaku surat peringatan, baik SP 1, SP 2, maupun SP 3 adalah enam bulan atau sesuai dengan perjanjian kerja.
Aturan Surat Peringatan Kerja Menurut Undang-Undang
Aturan pemberian surat peringatan (SP) sudah tercantum dalam Undang-undang No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan. Hal tersebut diatur dalam Pasal 161 yang berbunyi:
“Dalam hal pekerja/buruh melakukan pelanggaran ketentuan yang diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama, pengusaha dapat melakukan pemutusan hubungan kerja, setelah kepada pekerja/buruh yang bersangkutan diberikan surat peringatan pertama, kedua, dan ketiga secara berturut-turut.”
Namun pada praktiknya, banyak perusahaan yang memberikan surat teguran karyawan secara tidak berurutan.
Sebagai contoh, perusahaan memberikan SP 1 kepada karyawan atau pekerja yang melanggar. Lalu ketika karyawan atau pekerja tersebut kembali melanggar dalam masa berlakunya SP 1, maka perusahaan langsung memberikan SP 3.
Praktik seperti ini tidak menyalahi aturan karena beberapa kondisi yang sudah diatur dalam perjanjian kerja. Hal tersebut dijelaskan dalam Undang-Undang Cipta Kerja Pasal 154A Ayat 1 huruf k.
Jika setelah diberikan SP 3 karyawan tetap tidak menunjukkan perubahan ke arah baik, maka perusahaan berhak melakukan PHK atau pemutusan hubungan kerja dan wajib memberikan pesangon sesuai aturan UU No.11 Tahun 2020 tentang Cipta Kerja Pasal 156 Ayat 1.
Contoh Surat Peringatan 1
Contoh surat peringatan pertama dikeluarkan jika karyawan melakukan kesalahan yang tergolong ringan. Karena sifatnya menegur, jadi biasanya belum ada sanksi yang diberikan.
1. Contoh Surat Peringatan Karyawan Tidak Disiplin
Surat teguran ini diberikan kepada karyawan atau pekerja yang tidak disiplin dan melakukan pelanggaran tata tertib saat bekerja.
2. Contoh Surat Peringatan Karyawan Absen Kerja
Surat teguran ini diperuntukkan bagi karyawan atau pekerja yang sering absen kerja tanpa adanya alasan jelas dan tanpa pemberitahuan.
Baca juga: Contoh Surat PHK Karyawan, Alasan, & Etika Mengeluarkannya
3. Contoh SP Karyawan Terlambat Masuk Kerja
Biasanya surat teguran karyawan ini diberikan jika karyawan atau pekerja sudah terlambat masuk lebih dari tiga kali.
4. Contoh SP Karyawan Bertindak Tidak Sopan
Saat ada karyawan atau pekerja yang bertindak tidak sopan seperti mengeluarkan kata-kata tidak pantas, melawan atasan, atau keluar ruangan tanpa permisi, maka mereka bisa dikenai SP 1.
5. Contoh SP 1 Karyawan Performa Menurun
Baca juga: Aturan Skorsing Karyawan, Hak, dan Contoh Suratnya
Contoh Surat Peringatan 2
SP 2 dikeluarkan perusahaan apabila seorang karyawan tidak menunjukkan respons positif setelah diberi SP 1. Biasanya kali ini perusahaan juga akan memberikan sanksi pada karyawan tersebut.
1. Contoh SP 2 dengan Sanksi Pemotongan Insentif
2. Contoh SP 2 Sanksi Pemotongan Gaji
Baca Juga: Contoh Surat Paklaring Kerja, Fungsi, dan Cara Membuatnya
Contoh Surat Peringatan 3
Perusahaan akan mengeluarkan SP 3 apabila karyawan masih melakukan kesalahan atau pelanggaran meski sudah diperingatkan melalui SP 1 dan SP 2.
1. Contoh SP 3 Karyawan dan Sekaligus Pemberitahuan PHK
Sanksi PHK diberikan sebagai pilihan terakhir jika karyawan atau pekerja yang bersangkutan tidak bisa dipertimbangkan lagi di perusahaan tersebut.
2. SP 3 Karyawan yang Melanggar Kebijakan Perusahaan
Baca juga: 6 Contoh Surat Panggilan Kerja Lengkap dengan Template
Fungsi Surat Peringatan Karyawan
SP diperlukan untuk memastikan karyawan tetap disiplin kerja dan mematuhi aturan yang berlaku di perusahaan. Lebih jelasnya tentang fungsi surat peringatan kerja adalah:
1. Sebagai Teguran Resmi
SP merupakan salah satu bentuk teguran resmi kepada karyawan yang melakukan pelanggaran. Di dalamnya dijelaskan bahwa seorang karyawan telah melakukan perilaku atau kinerja yang melenceng atau tidak sesuai dengan SOP perusahaan. Sehingga dengan adanya SP, diharapkan karyawan tersebut mau memperbaiki kesalahan dan tidak mengulanginya lagi.
2. Sebagai Bukti Pelanggaran
Pelanggaran yang dilakukan karyawan juga akan tercatat jelas di dalam surat peringatan. Apabila karyawan mengulangi kesalahan yang sama atau terjadi konflik di kemudian hari, maka surat ini dapat menjadi bukti penting.
Kemudian SP juga menunjukkan bahwa perusahaan telah menjalankan proses peringatan secara bertahap dan adil sebelum mengambil tindakan lanjutan.
3. Sebagai Acuan dalam Pengambilan Keputusan
Saat terjadi pelanggaran berulang, maka SP dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan untuk mengambil keputusan disiplin yang lebih tegas. Misalnya memberikan sanksi yang lebih berat, pengurangan bonus, penundaan kenaikan gaji, bahkan PHK.
4. Pencegahan Pelanggaran di Masa Depan
Perusahaan berharap dengan adanya surat peringatan, karyawan yang bersangkutan tidak mengulangi kesalahan yang sama kedua kalinya. Teguran ini sekaligus dapat menjadi pengingat bahwa perusahaan mengawasi setiap tindakan karyawan dan akan menindak tegas segala pelanggaran yang terjadi.
Dengan begini, karyawan akan lebih hati-hati dan mencegah tindakan pelanggaran di masa depan.
Penyebab Karyawan Mendapat Surat Peringatan Kerja
Dikarenakan termasuk teguran resmi, maka perusahaan tidak bisa mengeluarkan SP secara sembarangan. Ada beberapa hal yang membuat karyawan dapat diberikan SP, berikut di antaranya:
1. Tidak Disiplin
Tindakan karyawan yang tidak disiplin tentu saja dapat mengganggu operasional sehingga berdampak pada merugikan perusahaan. Ini termasuk sering telat datang ke kantor, absen tanpa pemberitahuan, atau menggunakan waktu kerja untuk keperluan pribadi.
2. Menyalahgunakan Fasilitas Perusahaan
Menyalahgunakan fasilitas perusahaan untuk kepentingan pribadi juga dapat memicu seorang karyawan dikenai SP. Sejatinya, fasilitas yang disediakan perusahaan seperti kendaraan, komputer, dan lainnya hanya boleh digunakan untuk keperluan pekerjaan.
3. Melanggar Kebijakan Perusahaan
Setiap peraturan perusahaan dibuat untuk dipatuhi oleh semua karyawan. Melanggar peraturan atau kebijakan ini dapat menyebabkan karyawan diberi surat peringatan. Contoh pelanggaran kebijakan perusahaan yang serius misalnya membocorkan informasi rahasia perusahaan ke kompetitor.
4. Menyepelekan Atasan
Beberapa perusahaan juga dapat memberikan SP apabila karyawan menyepelekan atau tidak mematuhi perintah atasan. Ini karena hal tersebut dianggap sebagai pelanggaran disiplin yang berpotensi merugikan tim serta proyek yang sedang berjalan.
5. Berperilaku Tidak Profesional
Perilaku tidak profesional atau kinerja yang buruk dapat membuat seorang karyawan berpotensi mendapatkan SP. Misalnya mengabaikan tugas, menggunakan bahasa yang tidak pantas, atau mencampuri urusan pribadi dengan urusan kantor. Tentu saja perilaku seperti ini akan mengganggu suasana kerja.
Format Surat Peringatan Kerja
Surat teguran kerja adalah surat yang resmi dikeluarkan perusahaan, jadi sifatnya formal. Itu artinya ada beberapa aturan penulisan yang perlu Anda perhatikan. Berikut contoh format surat teguran karyawan secara umum.
- Kop surat
- Tanggal pembuatan surat dan nomor surat
- Salam dan kata pembuka
- Identitas karyawan yang diberikan peringatan
- Penjelasan isi surat, yakni alasan pemberian surat teguran dan keterangan tujuan terkait SP tersebut
- Penutup surat
Itulah beberapa contoh surat peringatan karyawan dan dasar hukumnya yang bisa Anda jadikan referensi.
Sebagai pemberi kerja, sudah seharusnya kita bisa membuat karyawan atau pekerja menjadi disiplin dan mentaati peraturan yang berlaku. Akan tetapi sebagai manusia biasa, kita tidak luput dari masalah dan kesalahan.
Apakah Anda ingin mencari kandidat terbaik untuk mengisi posisi kosong di perusahaan? Atau Anda sedang mencari kandidat yang disiplin dan bekerja keras? Tenang, Anda bisa menemukannya di KitaLulus.
KitaLulus adalah platform pencarian kerja yang telah digunakan oleh lebih dari 3 juta pengguna. Mereka berasal dari berbagai kalangan, mulai dari entry level, mid level, bahkan senior level.
Pasang iklan lowongan kerja dengan menggunakan Rekrutmen Premium di KitaLulus sekarang, dan dapatkan kandidat karyawan terbaik hanya dalam hitungan hari!
