10 Contoh Surat PHK Karyawan, Alasan, & Etika Mengeluarkannya

Dalam dunia kerja, pengunduran diri, pemecatan, atau pemutusan hubungan kerja bisa saja terjadi sewaktu-waktu. Guna menghadapi masa-masa itu, apakah Anda sudah menyiapkan contoh surat PHK atau pemecatan kerja?

Mengeluarkan surat pemutusan hubungan kerja memang bukan keputusan yang mudah. Ada banyak konflik batin dan protes yang mau tak mau harus Anda hadapi. Tapi, sebagai HR Anda tetap perlu mempersiapkan diri untuk ini, demi kepentingan bersama stakeholder perusahaan.

Ingin tahu bagaimana contoh surat PHK karyawan yang baik dan tidak melanggar etika? Berikut pembahasannya.

Dasar Hukum PHK

Dasar hukum PHK tertuang dalam beberapa aturan perundang-undangan.

Seperti UU No 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan, yang merupakan landasan utama dalam hal hubungan kerja, termasuk aturan terkait PHK. PHK harus memenuhi syarat-syarat yang diatur, seperti musyawarah untuk mufakat antara pekerja dan pengusaha, serta kompensasi yang harus dibayarkan.

Lalu ada UU No 2 Tahun 2022 tentang Cipta Kerja, yang  mengatur hak-hak pekerja yang terkena PHK dalam Pasal 156.

Serta Peraturan Pemerintah Nomor 35 Tahun 2021 tentang Perjanjian Kerja Waktu Tertentu, Alih Daya, Waktu Kerja dan Waktu Istirahat, dan Pemutusan Hubungan Kerja.

Alasan Pemecatan atau Pemutusan Hubungan Kerja

Tidak selamanya biaya menjadi alasan dibalik tindakan pemecatan karyawan. Ada beberapa faktor lain yang mengharuskan perusahaan melakukan pemutusan hubungan kerja karyawan.

Berikut beberapa alasan pemecatan atau pemutusan hubungan kerja karyawan.

1. Masalah Biaya

Masalah biaya menjadi alasan adanya pemutusan hubungan kerja yang paling umum. Alasan ini digunakan perusahaan untuk dapat mengurangi anggaran biaya operasional dan dilakukan jika tidak ada keuntungan untuk menutupi segala pengeluaran.

Tapi, hal yang harus Anda perhatikan adalah lakukan pemutusan hubungan kerja dengan benar agar tidak terseret hukum di kemudian hari. Salah satunya dengan mengeluarkan surat PHK karyawan.

2. Relokasi Perusahaan

Alasan selanjutnya adalah relokasi perusahaan. Perpindahan operasional perusahaan baik ke luar kota atau luar negeri, membuat pihak manajemen terpaksa memutuskan hubungan kerja dengan karyawannya.

Alasan ini juga menjadikan pihak manajemen untuk mencari karyawan baru di tempat yang baru, dibandingkan harus membawa karyawan lama yang kemungkinan akan mengeluarkan biaya lebih.

3. Teknologi

Kemajuan teknologi menjadi alasan umum untuk memecat karyawan. Biasanya hal ini terjadi pada buruh pabrik. Kemajuan teknologi membuat semua kegiatan produksi diselesaikan dan digantikan dengan mesin-mesin atau robot. Penggunaan teknologi ini juga bisa memangkas anggaran biaya yang dikeluarkan perusahaan.

4. Efisiensi Karyawan

Alasan lain yang membuat perusahaan merumahkan karyawannya adalah efisiensi karyawan. Artinya dalam hal ini perusahaan merasa perlu menghilangkan beberapa posisi yang dianggap berlebihan atau tidak begitu penting untuk kegiatan operasional perusahaan.

Tidak hanya itu, efisiensi karyawan ini juga bisa terjadi jika perusahaan mengalami perubahan manajemen atau perubahan arah sehingga perlu dilakukan perombakan posisi di perusahaan.

5. Bersikap Tidak Baik

Dalam bekerja, pasti ada saja karyawan yang bersikap tidak baik kepada atasan atau sesama rekan kerjanya. Tidak hanya bersikap tidak baik, tetapi juga karyawan tersebut menunjukkan perilaku yang tidak baik juga.

Seperti melakukan kecurangan dalam menyelesaikan pekerjaannya, membuat lingkungan kerja menjadi tidak nyaman, hingga hal-hal buruk lainnya yang bisa mengganggu produktivitas karyawan. Jika di perusahaan Anda terdapat karyawan seperti ini, maka jangan ragu untuk memecatnya, karena bisa membuat rugi.

6. Performa Kerja yang Menurun

Alasan selanjutnya adalah performa kerja karyawan yang menurun. Setiap perusahaan tentu mengharapkan yang terbaik dari karyawannya. Termasuk urusan performa kerja.

Jika setelah diberikan pelatihan dan teguran performa karyawan tersebut masih menurun, maka sebaiknya Anda melakukan pemutusan hubungan kerja. Tidak hanya membuat pekerjaan tertunda, tetapi juga bisa mengganggu kegiatan operasional perusahaan.

7. Tingkat Kehadiran yang Menurun

Satu lagi alasan yang membuat perusahaan bisa memecat karyawannya adalah tingkat kehadiran yang menurun. Jika ada karyawan yang memiliki banyak absen, berikan surat panggilan terlebih dulu untuk memperingati karyawan tersebut.

Namun, jika setelah diberikan surat peringatan tidak ada kemajuan atau peningkatan dari karyawan tersebut, maka Anda bisa memutuskan hubungan kerja secara sepihak.

Selain beberapa alasan di atas, alasan PHK juga sudah diatur dalam UU Cipta Kerja. Menurut UU Ciptaker setidaknya ada beberapa alasan perusahaan boleh melakukan PHK, yaitu:

1. Penggabungan, peleburan, pengambilalihan, atau pemisahan, dan pekerja tidak bersedia melanjutkan hubungan kerja atau pengusaha tidak bersedia menerima pekerja;
2. Efisiensi, baik diikuti dengan penutupan perusahaan atau tidak, karena mengalami kerugian;
3. Mengalami kerugian secara terus menerus selama 2 tahun;
4. Adanya force majeure; 
5. Dalam keadaan penundaan kewajiban pembayaran utang;
6. Perusahaan pailit;
7. Pekerja mengajukan permohonan PHK dengan alasan pengusaha melakukan perbuatan berikut:
   • menganiaya, menghina secara kasar, atau mengancam pekerja
   • membujuk atau menyuruh pekerja melakukan perbuatan yang bertentangan dengan peraturan perundang-undangan
   • tidak membayar upah tepat waktu 3 bulan berturut-turut atau lebih
   • memerintahkan pekerja melakukan pekerjaan di luar yang diperjanjikan
   • memberikan pekerjaan yang membahayakan jiwa, keselamatan, kesehatan,
   • dan kesusilaan pekerja yang tidak dicantumkan dalam perjanjian kerja;
8. Adanya putusan lembaga penyelesaian perselisihan hubungan industrial yang menyatakan pengusaha tidak melakukan perbuatan poin 7 dan pengusaha memutuskan untuk melakukan PHK;
9. Saat pekerja mengundurkan diri atas kemauan sendiri;
10. Pekerja mangkir 5 hari kerja atau lebih berturut-turut tanpa keterangan tertulis yang dilengkapi bukti sah, dan telah dipanggil pengusaha 2 kali secara patut dan tertulis;
11. Saat pekerja melakukan pelanggaran ketentuan yang diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama, dan sebelumnya telah diberikan surat peringatan pertama, kedua, dan ketiga secara berturut-turut;
12. Pekerja tidak melakukan pekerjaan selama 6 bulan akibat ditahan pihak yang berwajib karena diduga melakukan tindak pidana;
13. Saat pekerja mengalami sakit berkepanjangan atau cacat akibat kecelakaan kerja dan tidak dapat melakukan pekerjaannya melampaui 12 bulan;
14. Pekerja memasuki usia pensiun;
15. Saat pekerja meninggal dunia.

BACA JUGA: Contoh Surat Paklaring Kerja, Fungsi, dan Cara Membuatnya

Kondisi yang Membuat Perusahaan Dilarang Melakukan PHK

Walau merupakan hal yang sah, tapi ada beberapa kondisi di mana perusahaan tidak diperbolehkan untuk mem-PHK karyawan.

Hal ini sudah diatur dalam Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-undang (Perppu) Nomor 2 Tahun 2022 tentang Cipta Kerja.

1. Mengadukan Pengusaha ke Polisi Atas Tindak Pidana

Perusahaan tidak bisa memecat karyawan yang melaporkan pengusaha yang melakukan tindakan pidana.

Ini tertuang dalam Pasal 153 Perppu Ciptaker “Pengusaha dilarang melakukan Pemutusan Hubungan Kerja kepada buruh/pekerja dengan alasan mengadukan Pengusaha kepada pihak yang berwajib mengenai perbuatan Pengusaha yang melakukan tindak pidana kejahatan.”

2. Memiliki Hubungan Saudara

Di dalam pasal 153 Perppu Ciptaker juga diatur larangan perusahaan mem-PHK karyawan hanya karena memiliki ikatan saudara dengan pekerja lainnya. Ini juga berlaku untuk karyawan yang punya ikatan pernikahan.

3. Memenuhi Kewajiban terhadap Negara

Karyawan yang melakukan kewajiban terhadap negara sesuai yang diatur dalam Perpu Ciptaker juga dilarang untuk di PHK oleh perusahaan.

4. Menjadi Anggota Serikat Buruh

Kondisi lainnya yang melarang perusahaan mem-PHK karyawan adalah bila karyawan yang bersangkutan mengikuti kegiatan serikat pekerja di luar jam kerja.

Selain itu, perusahaan juga dilarang mem-PHK pekerja bila mereka melakukan kegiatan serikat di dalam jam kerja atas kesepakatan perusahaan.

5. Tidak Masuk Kerja karena Sakit

Karyawan sakit dan tidak bisa masuk kerja dilarang untuk di-PHK.

Tapi, izin tidak masuk ini harus dibarengi dengan surat sakit dari dokter.

Batas waktu izin sakit yang diizinkan oleh UU adalah tidak melebihi 12 bulan secara terus-menerus.

6. Menikah

Karyawan yang menikah juga dilarang untuk di-PHK oleh perusahaan. Ini tertuang dalam pasal 153 ayat 1d Perppu Ciptaker.

7. Menjalankan Ibadah

Di dalam pasal 153 ayat 1c tertulis bahwa perusahaan dilarang untuk mem-PHK karyawan yang melakukan ibadah sesuai dengan perintah agamanya.

8. Perbedaan Fisik atau Paham

Perbedaan paham, agama, pandangan politik, tidak bisa dijadikan alasan perusahaan untuk mem-PHK karyawan.

Selain perbedaan tersebut, kondisi lainnya yang tidak bisa dijadikan alasan untuk mem-PHK karyawan adalah perbedaan suku, warna kulit, golongan, jenis kelamin, kondisi fisik, atau status perkawinan.

9. Hamil

Kondisi karyawan yang sedang hamil tidak bisa dijadikan alasan oleh perusahaan untuk mem-PHK. Peraturan ini sudah jelas tertuang dalam pasal 153 ayat 1e.

Ayat tersebut mengatur bahwa perusahaan dilarang melakukan pemutusan hubungan kerja dengan alasan hamil, melahirkan, keguguran, atau menyusui.

10. Mengalami Cacat

Kondisi terakhir yang tidak boleh dijadikan alasan PHK adalah apabila karyawan mengalami cacat tetap.

Perusahaan dilarang PHK karyawan ketika sakit karena kecelakaan kerja atau sakit yang berkaitan dengan pekerjaan yang menurut surat dokter jangka waktu penyembuhannya belum dapat dipastikan.

Baca Juga: Cara Perhitungan Pesangon PHK, Pensiun, Resign Sesuai UU

Contoh Surat Pemutusan Hubungan Kerja (PHK)

Pada dasarnya, surat PHK adalah sebuah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan. Surat pemecatan ini berisikan informasi mengenai berakhirnya kontrak kerja dengan karyawan dan berbagai alasan yang melatarbelakanginya.

Seperti surat resmi lainnya, ada beberapa komponen yang wajib Anda penuhi saat menyusun surat pemutusan hubungan kerja, yaitu:

• Kop surat perusahaan
• Nomor surat
• Perihal
• Orang yang dituju
• Isi surat
• Ucapan terima kasih
• Tempat dan tanggal surat
• Tanda tangan dan nama terang

Di bawah ini ada beberapa contoh surat PHK yang bisa Anda jadikan referensi.

1. Contoh Surat PHK untuk Karyawan di Masa Percobaan

‍KOP SURAT

Sleman, 18 Mei 2024

Dengan hormat,

Berdasarkan hasil evaluasi kinerja saudara selama 1 (satu) bulan terakhir setelah diterbitkannya surat peringatan ke-2, kami menilai bahwa Saudara tidak ada peningkatan dan perbaikan kinerja baik itu dari sisi kedisiplinan serta tanggung jawab pekerjaan dari Saudara Aris Wanda.

Oleh sebab itu, dengan ini kami terpaksa untuk memberhentikan saudara Aris Wanda dari pekerjaan sebagai Kepala Gudang PT. Rocket Manajemen. Dengan demikian terhitung dari tanggal 20 Mei 2017 hubungan kerja antara PT. Rocket Manajemen dengan Sdr. Aris Wanda dinyatakan berkahir.

Demikian surat pemberhentian kerja ini kami sampaikan. Atas perhatian dan pengertian saudara kami ucapkan terima kasih.

Dengan hormat,

2. Contoh Surat Pemecatan Karyawan dengan Alasan Efisiensi

‍SURAT PEMUTUSAN HUBUNGAN KERJA

Nomor 212/PTRIM/VII/2017

Dengan hormat,

Sehubungan perusahaan akan mengadakan efisiensi dalam upaya penyeimbangan biaya operasional perusahaan yang akan disesuaikan dengan jumlah karyawan yang ada. Hal ini akan berakibat pada restrukturisasi kepengurusan serta pengurangan karyawan, maka dengan ini PT. Rocket Manajemen melakukan pemutusan hubungan kerja sebagian karyawan.

Sehubungan dengan kebijakan tersebut, maka PT. Rocket Manajemen memutuskan untuk:

Memberhentikan (pemutusan hubungan kerja) dengan saudara Nadia Ramandhani.

Dengan demikian, terhitung dari tanggal 12 Bulan Desember Tahun 2017 hubungan kerja dengan saudari Nadia Ramandhani kami nyatakan sudah berakhir.

Kami selaku pihak perusahaan sampaikan terima kasih untuk segala loyalitas saudari Nadia Ramandhani yang diberikan, apabila kelak perusahaan sudah semakin membaik, kami akan menawarkan kesempatan kembali bagi saudari Nadia Ramandhani untuk bergabung lagi di PT. Rocket Manajemen.

Sleman, 9 Desember 2017

3. Contoh Surat PHK Karena Karyawan Melakukan Pelanggaran

Surat Peringatan

No. 04/HRD/III/2018

‍Surat peringatan ini dibuat oleh perusahaan dan ditujukan kepada:

Surat peringatan ini diterbitkan berdasarkan kesalahan yang telah saudara Surya Suryana lakukan. Saudara terlambat masuk kerja lebih dari 8 kali berturut-turut tanpa ada pemberitahuan berupa izin tertulis kepada perusahaan.

Sebagai seorang staff IT, saudara Surya sudah seharusnya bersikap profesional dalam bekerja dengan mematuhi aturan serta tata tertib perusahaan. Hal ini sudah tertera dalam Surat Perjanjian Kerja dan telah saudara setujui.

Oleh karena itu, perusahaan akan memberikan surat peringatan pertama. Hal ini bertujuan untuk dapat memberikan arahan serta peringatan kepada saudara Surya agar mematuhi tata tertib perusahaan dan tidak melakukan kesalahan lagi yang dapat merugikan perusahaan.

Demikian surat peringatan ini dibuat agar dapat diperhatikan dan ditaati oleh yang bersangkutan.

Jakarta, 20 Maret 2018

4. Contoh Surat Pemecatan Karyawan Karena Tindakan Indisipliner

Anda berhak atas gaji Anda sampai dengan tanggal pemutusan hubungan kerja. Dan Anda juga berhak atas kompensasi yang diberikan oleh perusahaan. Keputusan ini tidak dapat diubah. Kami berharap Anda membaca surat pemutusan hubungan kerja ini dengan cermat.

5. Contoh Surat PHK  Karena Sakit Berkepanjangan

[NAMA PERUSAHAAN]
[Alamat Perusahaan]
[Nomor Telepon]
[Email Perusahaan]

Nomor: [Nomor Surat]
Lampiran: –
Perihal: Pemberitahuan Pemutusan Hubungan Kerja

Kepada Yth.,
[Sdr./Sdri. Nama Karyawan]
[Alamat Karyawan]

Dengan hormat,

Berdasarkan hasil evaluasi kondisi kesehatan Saudara/i serta merujuk pada laporan medis yang telah diberikan oleh dokter yang berwenang, kami dengan berat hati harus menyampaikan keputusan mengenai pemutusan hubungan kerja (PHK) terhadap Saudara/i.

Sebagaimana diatur dalam Undang-Undang Ketenagakerjaan, khususnya Pasal 172 UU No. 13 Tahun 2003, perusahaan berhak melakukan pemutusan hubungan kerja apabila seorang karyawan mengalami sakit berkepanjangan selama lebih dari 12 bulan secara terus-menerus. Berdasarkan catatan medis yang kami terima, Saudara/i telah mengalami kondisi tersebut, yang mengakibatkan ketidakmampuan dalam menjalankan tugas dan tanggung jawab di perusahaan.

Maka dengan ini, per tanggal [Tanggal PHK berlaku], hubungan kerja antara Saudara/i dan [Nama Perusahaan] secara resmi dinyatakan berakhir. Sebagai bentuk tanggung jawab perusahaan, kami akan memberikan hak-hak yang sesuai dengan ketentuan perundang-undangan yang berlaku, termasuk:

1. Pesangon sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku.
2. Uang penghargaan masa kerja (jika memenuhi syarat).
3. Uang penggantian hak sesuai dengan ketentuan perusahaan.

Kami sangat mengapresiasi dedikasi dan kontribusi Saudara/i selama bekerja di perusahaan ini. Kami juga berharap agar Saudara/i segera pulih dan mendapatkan kesempatan yang lebih baik di masa mendatang.

Jika terdapat hal yang ingin didiskusikan lebih lanjut terkait administrasi atau hak-hak yang perlu diproses, silakan menghubungi bagian HRD di [Kontak HRD].

Demikian surat ini kami sampaikan. Atas perhatian dan pengertiannya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
[Nama Pimpinan Perusahaan]
[Jabatan]
[Nama Perusahaan]

Baca juga: Aturan PHK (Pemutusan Hubungan Kerja), Jenis, dan Penyebabnya

6. Contoh Surat PHK Massal

PT. SHYANG YAO FUNG
Jl. Industri Raya Blok D No.2 Desa Pasir Jaya Kec. Jatiuwung, Tangerang – Banten – Indonesia
Telp. (62-21) 59300888, 59301951 Fax. (62-21) 59301777

Dengan Hormat,

Dengan sangat menyesal kami memberitahukan kepada seluruh karyawan PT. SHYANG YAO FUNG melalui serikat pekerja SPSI, SBN, SBM yang terdaftar sebagai serikat pekerja di lingkungan PT. SHYANG YAO FUNG, kami akan melaksanakan Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) massal karyawan PT. SHYANG YAO FUNG (untuk selanjutnya disebut SYF) yang berjumlah sekitar 2500 (dua ribu lima ratus) karyawan

Bahwa PHK akan dilaksanakan:

Di mana pada tahap 1 (pertama) tanggal 13 Mei 2020 akan dilaksanakan PHK terhadap sekitar 1,800 karyawan, dan pada tahap 2 (kedua) yaitu tanggal 20 Mei 2020 atas semua karyawan yang tersisa.

Bahwa langkah PHK massal diambil dikarenakan PT. SHYANG YAO FUNG akan memulai business dengan kapasitas yang lebih besar sehingga bisa membantu dan menyerap tenaga kerja yang lebih banyak.

Pasal 164 ayat 3 UU No. 13 Tahun 2003 berbunyi:

(3) Pengusaha dapat melakukan pemutusan hubungan kerja terhadap pekerja/buruh karena perusahaan tutup bukan karena mengalami kerugian 2 (dua) tahun berturut- turut atau bukan karena keadaan memaksa (force majeure) tetapi perusahaan melakukan efisiensi, dengan ketentuan pekerja/buruh berhak atas uang pesangon sebesar 2 (dua) kali ketentuan Pasal 156 ayat (2), uang penghargaan masa kerja sebesar 1 (satu) kali ketentuan Pasal 156 ayat (3) dan uang penggantian hak sesuai ketentuan Pasal 156 ayat (4).

Hormat kami,
[Nama Pimpinan Perusahaan]
[Jabatan]
PT. SHYANG YAO FUNG

7. Contoh Surat PHK Karena Mangkir

‍SURAT PEMUTUSAN HUBUNGAN KERJA

Nomor: 123/PHK/HRD/XI/2024

Dengan hormat,

Sehubungan dengan adanya pelanggaran terhadap peraturan perusahaan yang telah dilakukan oleh Sdr. Ahmad Fauzi, yaitu mangkir/melakukan ketidakhadiran tanpa pemberitahuan atau izin selama lebih dari 5 (lima) hari kerja berturut-turut, maka dengan ini kami terpaksa mengambil tindakan disiplin sesuai dengan ketentuan yang berlaku di perusahaan.

Berdasarkan Pasal 158 ayat (1) Undang-Undang No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan dan Peraturan Perusahaan PT. Sejahtera Bersama, kami menyampaikan keputusan untuk melakukan Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) terhadap Sdr. Ahmad Fauzi, terhitung mulai tanggal 30 November 2023.

Adapun rincian pelanggaran yang dilakukan adalah sebagai berikut:

• Tidak hadir kerja tanpa pemberitahuan sejak tanggal 20 November 2023 hingga 25 November 2023.
• Tidak memberikan konfirmasi atau alasan yang jelas terkait ketidakhadiran tersebut.

Dengan keputusan ini, Sdr. Ahmad Fauzi diharapkan untuk:

1. Menyelesaikan semua kewajiban yang terkait dengan pekerjaan, termasuk mengembalikan aset perusahaan yang masih berada di bawah tanggung jawab Sdr. Ahmad Fauzi.
2. Menghubungi bagian HRD untuk proses penyelesaian administrasi dan pembayaran hak-hak yang masih menjadi kewajiban perusahaan.

Kami mengucapkan terima kasih atas kontribusi yang telah diberikan selama masa kerja di PT. Sejahtera Bersama. Semoga Sdr. Ahmad Fauzi dapat menemukan kesempatan yang lebih baik di masa depan.

Demikian surat ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerja samanya, kami ucapkan terima kasih.

8. Surat PHK Karyawan Karena Kinerja

KOP SURAT

Sehubungan dengan hasil evaluasi kinerja saudara selama 12 (dua belas) bulan terakhir, kami menilai tidak ada peningkatan dan perbaikan kinerja dari sisi kedisiplinan dan tanggung jawab pekerjaan. Maka dari itu, kami memutuskan untuk tidak melanjutkan kontrak kerja (Pemutusan Hubungan Kerja) dengan Sdr Risa Indah Tri.

Dengan demikian, terhitung mulai tanggal 31 Juli Tahun 2023, hubungan kerja antara PT. Maju Jaya Abadi dengan Sdr. Risa Indah Tri dinyatakan berakhir. Dan atas nama lembaga, kami menyampaikan banyak terima kasih atas kinerja yang Saudara berikan selama ini,

Demikian surat pemutusan hubangan kerja ini kami sampaikan dan agar dapat dimaklumi, terima kasih.

Surabaya, 26 Juni 2023

9. Contoh Surat PHK Karena Kesalahan Berat

KOP SURAT

Dengan hormat,

Berdasarkan hasil investigasi dan bukti-bukti yang telah dikumpulkan, kami mencatat bahwa Sdr. Andi Pratama telah melakukan pelanggaran berat terhadap peraturan perusahaan dan kode etik kerja. Pelanggaran tersebut termasuk dalam kategori kesalahan berat yang tidak dapat ditoleransi sesuai dengan ketentuan yang berlaku di PT. Bintang Terang.

Mengacu pada Pasal 158 ayat (1) Undang-Undang No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan dan Peraturan Perusahaan PT. Bintang Terang, dengan ini kami menyampaikan keputusan untuk melakukan Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) terhadap Sdr. Andi Pratama, terhitung mulai tanggal 30 November 2023.

Adapun rincian pelanggaran berat yang dilakukan adalah sebagai berikut:

1. Melakukan penipuan dengan memanipulasi laporan keuangan proyek selama periode Oktober 2023.
2. Menyalahgunakan wewenang untuk kepentingan pribadi, yang merugikan perusahaan sebesar Rp50.000.000 (lima puluh juta rupiah).
3. Melanggar kode etik perusahaan dengan memberikan informasi rahasia perusahaan kepada pihak ketiga tanpa izin.

Dengan keputusan ini, Sdr. Andi Pratama diharapkan untuk:

• Menyelesaikan semua kewajiban yang terkait dengan pekerjaan, termasuk mengembalikan aset perusahaan yang masih berada di bawah tanggung jawab Sdr. Andi Pratama.
• Menghubungi bagian HRD untuk proses penyelesaian administrasi. Namun, mengingat sifat pelanggaran yang berat, hak-hak tertentu seperti uang pesangon dan uang penghargaan masa kerja tidak dapat diberikan sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku.

Kami sangat menyesalkan tindakan yang telah dilakukan oleh Sdr. Andi Pratama. Perusahaan memiliki komitmen untuk menjaga integritas dan kepercayaan, sehingga tindakan tegas ini diambil untuk menjaga kepentingan bersama.

Demikian surat ini kami sampaikan. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

10. Surat PHK Karena Restrukturisasi Perusahaan

Perihal: Pemberitahuan Pemutusan Hubungan Kerja (PHK)

Dengan hormat,

Berdasarkan keputusan manajemen PT. [Nama Perusahaan] yang diambil pada tanggal [Tanggal Keputusan], perusahaan akan melakukan restrukturisasi organisasi yang signifikan. Restrukturisasi ini dilakukan untuk menyesuaikan dengan kondisi pasar yang berubah dan memastikan keberlanjutan perusahaan di masa depan.

Sebagai akibat dari restrukturisasi ini, dengan berat hati kami memberitahukan bahwa posisi Bapak/Ibu [Nama Karyawan] sebagai [Jabatan Karyawan] di PT. [Nama Perusahaan] akan dihapuskan. Oleh karena itu, hubungan kerja antara Bapak/Ibu dan perusahaan akan berakhir pada tanggal [Tanggal Efektif PHK].

Kami sangat menghargai kontribusi dan dedikasi Bapak/Ibu selama bekerja di PT. [Nama Perusahaan]. Kami menyadari bahwa keputusan ini sulit bagi Bapak/Ibu, dan kami akan berusaha untuk memberikan dukungan yang diperlukan selama masa transisi ini.

Sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku, Bapak/Ibu berhak atas kompensasi sebagai berikut:

• Uang Pesangon: [Jumlah]
• Uang Penghargaan Masa Kerja: [Jumlah]
• Uang Penggantian Hak: [Jumlah]
• Hak-hak lain yang sesuai dengan Perjanjian Kerja/Peraturan Perusahaan

Pembayaran kompensasi akan dilakukan pada tanggal [Tanggal Pembayaran] melalui transfer bank ke rekening [Nomor Rekening Karyawan].

Kami juga akan memberikan Surat Keterangan Kerja yang dapat Bapak/Ibu gunakan untuk mencari pekerjaan baru.

Kami berharap Bapak/Ibu dapat memahami situasi ini. Kami mendoakan yang terbaik untuk masa depan Bapak/Ibu.

Hormat kami,

[Nama dan Jabatan Pejabat Perusahaan]

Baca juga: Aturan Skorsing Karyawan, Hak, dan Contoh Suratnya

Etika Mengeluarkan Surat Pemutusan Hubungan Kerja

Meskipun ada banyak alasan untuk memecat karyawan, sebaiknya Anda memperhatikan etika saat memecat karyawan. Salah satunya adalah dengan memberikan surat pemutusan hubungan kerja yang baik.

Disamping menyiapkan surat PHK, ada beberapa etika pemecatan karyawan yang ada baiknya Anda patuhi, yaitu:

1. Berikan Alasan yang Jelas

Etika pertama yang harus Anda perhatikan adalah dengan memberikan alasan yang jelas. Sebagai atasan atau HRD, Anda harus bisa memberikan alasan yang jelas saat memecat karyawan.

Tujuannya adalah untuk menjaga kehormatan Anda sebagai seorang atasan dan juga untuk menjaga perasaan karyawan yang Anda pecat. Jelaskan pada karyawan tersebut dimana letak kesalahannya sehingga ia bisa diberhentikan.

2. Sampaikan Secara Jelas dan Transparan

Sebagai seorang atasan atau HRD, Anda juga berkewajiban untuk menyampaikan pemutusan hubungan kerja dengan karyawan secara jelas dan transparan, tanpa berpura-pura dan menutupi alasannya.

‍Tindakan ini jauh lebih beretika dibandingkan Anda mendadak mengeluarkan surat pemecatan, padahal karyawan tidak tahu di mana letak kesalahannya.

3. Berikan Hak Karyawan

Saat Anda memecat seorang karyawan, jangan lupa memberikan apa yang menjadi haknya. Misalnya seperti uang pesangon, uang pengganti, dan jenis uang lainnya. Berikan secara langsung, jangan ditunda-tunda. Hal ini tentunya bisa berguna untuk karyawan tersebut setelah keluar dari perusahaan Anda.

4. Jaga Citra dan Kesan Baik Karyawan Tersebut

Etika selanjutnya adalah menjaga citra dan kesan yang baik terhadap karyawan yang Anda pecat. Meskipun karyawan tersebut sudah tidak ada, Anda tentu tidak boleh membicarakan hal yang buruk di depan orang lain.

Sebagai seorang atasan dan HRD, biarkanlah kesalahan atau hal buruk tersebut menjadi rahasia di antara Anda dengan karyawan yang dipecat. Jangan sampai Anda malah menyebarkan rumor dan merusak citra karyawan tersebut di perusahaan.

5. Bersikap Adil

Satu lagi etika yang harus Anda perhatikan ketika memecat karyawan adalah bersikap adil. Artinya, jika karyawan A dipecat dengan kesalahan yang sama dengan karyawan B, maka Anda harus memecat kedua karyawan tersebut.

Sangat tidak adil jika Anda hanya memecat salah satu karyawan yang membuat kesalahan sama. Hal ini juga akan memberikan dampak positif untuk perusahaan Anda, agar tidak ada perlakuan tidak adil dan semena-mena.

BACA JUGA: 10 Contoh Surat Peringatan Karyawan (SP 1, 2, 3) & Aturannya

‍

Itulah penjelasan contoh surat PHK alasan pemecatan karyawan, hingga etika yang harus Anda perhatikan. Sebagai atasan atau HR, Anda harus berusaha untuk bersikap adil kepada setiap karyawan yang ada di perusahaan apapun yang menjadi alasan Anda untuk memecatnya.

Apabila perusahaan Anda sedang membutuhkan karyawan, Anda bisa memanfaatkan Premium Rekrutmen KitaLulus untuk menemukan karyawan terbaik dalam waktu singkat.

Premium Rekrutmen KitaLulus sudah memanfaatkan AI untuk membantu proses screening kandidat lebih cepat dan tepat. Ada juga dashboard khusus yang bisa membantu Anda mengelola proses rekrutmen menjadi lebih cepat dan mudah.

Yuk, daftarkan perusahaan Anda sekarang untuk merasakan manfaat Premium Rekrutmen KitaLulus!

‍

‍