Tata tertib perusahaan adalah pedoman yang dirancang untuk menciptakan lingkungan kerja yang tertib, nyaman, dan produktif. Aturan-aturan ini tidak hanya mengatur perilaku karyawan, tetapi juga memastikan setiap individu memahami tanggung jawab dan haknya di tempat kerja.
Dengan adanya tata tertib, perusahaan dapat menjaga profesionalisme, mencegah konflik, dan meningkatkan efisiensi operasional.
Nah, apa saja contoh tata tertib yang perlu diterapkan perusahaan? Bagaimana cara penerapannya agar bisa mendukung kesuksesan bisnis secara keseluruhan? Simak penjelasan lengkapnya berikut.
Pentingnya Membuat Tata Tertib Perusahaan
Tata tertib perusahaan adalah kumpulan peraturan dan kebijakan tertulis yang dibuat manajemen perusahaan sebagai upaya mengatur perilaku dan tindakan karyawan selama berada di tempat kerja.
Di dalam tata tertib inilah berbagai aspek mulai dari kedisiplinan, etika kerja, sampai interaksi antar karyawan dan atasan diatur.
Adanya peraturan ini punya dampak positif terhadap budaya organisasi. Adapun alasan mengapa tata tertib perusahaan perlu dibuat adalah:
1. Menciptakan Kedisiplinan di Lingkungan Kerja
Dengan adanya tata tertib, perusahaan memiliki standar yang jelas, mulai dari jam kerja, tanggung jawab, serta penggunaan fasilitas.
Standar ini akan membentuk kebiasaan karyawan untuk disiplin dan menghindari perilaku yang dapat merugikan dirinya dan perusahaan.
Kedisiplinan juga diketahui membawa pengaruh besar pada kinerja karyawan. Hal ini sesuai dengan hasil penelitian yang dilakukan oleh Sri Rahayu (2015) bahwa kedisiplinan kerja memengaruhi kinerja karyawan sebesar 34,9%.
2. Produktivitas Karyawan Meningkat
Tata tertib dapat menjadi alat untuk meminimalisir segala hal yang berpotensi menurunkan kinerja karyawan karena masalah internal.
Lingkungan kerja pun menjadi lebih teratur dan karyawan bisa bekerja dengan efektif dan efisien yang pada akhirnya bisa meningkatkan produktivitas mereka.
3. Meningkatkan Keselamatan dan Kesehatan Kerja
Di dalam tata tertib terdapat pedoman penggunaan alat kerja, prosedur keselamatan, pencegahan kecelakaan dan tindakan darurat untuk melindungi karyawan dari risiko kecelakaan kerja.
Dengan begitu, keselamatan dan kesehatan karyawan selama bekerja bisa lebih terjamin.
4. Menjadi Dasar Penilaian Kinerja Karyawan
HR dapat menjadikan tata tertib sebagai dasar penilaian karyawan dengan melihat aspek perilaku mereka. Mulai dari kedisiplinan, etika, dan kualitas kerja. Apakah aspek-aspek ini sudah sejalan dengan yang tertuang dalam tata tertib atau belum.
Jika didapati karyawan berulang kali melanggar kedisiplinan tentu HR bisa memberikan punishment sesuai dengan yang telah ditetapkan. Begitupun sebaliknya, jika karyawan disiplin HR bisa memberikan mereka reward.
5. Menjaga Reputasi Perusahaan
Alasan lainnya pentingnya membuat tata tertib perusahaan adalah membantu perusahaan untuk memastikan semua karyawan bertindak secara profesional dan sesuai dengan nilai-nilai perusahaan. Dengan begitu, citra dan reputasi perusahaan dapat terjaga.
Baca Juga: Penilaian Kinerja Karyawan: Metode, Indikator, dan Contohnya
Dasar Ketentuan Tata Tertib Perusahaan
Peraturan pemerintah yang mengatur tata tertib tertuang dalam UU Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan, pasal 2 ayat 1. Di dalam pasal tersebut tertulis “Karyawan harus mematuhi peraturan perusahaan dan peraturan yang berlaku di tempat kerja.”
Ketentuan lainnya tertuang dalam Peraturan Menteri Tenaga Kerja Nomor 5 Tahun 2013 tentang Tata Tertib, pada pasal 1 ayat 1 disebutkan “Tata tertib kerja adalah seperangkat aturan dan pedoman yang ditetapkan dalam suatu organisasi, perusahaan, atau lingkungan kerja untuk mengatur perilaku dan aktivitas karyawan dalam menjalankan tugas dan tanggung jawab mereka.”
Dari aturan ini kita bisa mengetahui bahwa peraturan penting untuk menjaga keteraturan dan kedisiplinan di lingkungan kerja.
Contoh Tata Tertib Perusahaan
Contoh tata tertib perusahaan yang baik setidaknya memuat tiga indikator, yaitu kedisiplinan, tanggung jawab, dan peraturan perusahaan. Tidak lupa, di dalamnya juga dijelaskan sanksi yang akan didapatkan bila aturan tersebut dilanggar.
Untuk lebih jelasnya, berikut beberapa contoh tata tertib perusahaan yang dapat Anda terapkan di perusahaan.
1. Kehadiran dan Ketepatan Waktu
Peraturan ini menekankan pada kedisiplinan karyawan terkait dengan kehadiran mereka di perusahaan pada hari kerja serta toleransi yang bisa diberikan dalam keadaan mendesak.
- Karyawan diwajibkan untuk mengikuti waktu kerja yang telah ditetapkan, yaitu Senin hingga Jumat pukul 08.00 s/d 17.00 WIB dengan waktu istirahat antara jam kerja adalah pukul 12.00 s/d 13.00 WIB.
- Karyawan diharapkan hadir tepat waktu setiap harinya sesuai dengan jam kerja yang telah ditetapkan.
- Bila terdapat keperluan yang mendesak atau hal-hal yang mengakibatkan keterlambatan, karyawan wajib memberitahu atasan dan HR.
- Setiap karyawan wajib melakukan presensi. Bila karyawan tidak melakukan absen maka dianggap sebagai mangkir atau cuti, kecuali jika ada penjelasan seperti sakit, perjalanan dinas, dll.
- Batas keterlambatan masuk kerja adalah 30 menit, bila karyawan datang terlambat lebih dari tiga kali dalam satu bulan maka dianggap melanggar peraturan dan akan dikenakan sanksi administratif.
- Karyawan yang tidak masuk kerja lebih dari 1 hari karena sakit wajib membawa surat keterangan sakit dari dokter dan menyerahkannya kepada HR.
- Bila karyawan tidak hadir tanpa pemberitahuan maka akan dikenakan sanksi administrasi.
2. Etika Berpakaian
Tata tertib ini mengatur seperti apa pakaian yang perlu dikenakan karyawan selama bekerja dan/atau berhubungan dengan klien atau pelanggan.
- Karyawan wajib mengenakan pakaian bersih, rapi dan sesuai dengan kode perusahaan.
- Tidak diizinkan mengenakan pakaian yang tidak pantas atau berpotensi mengganggu pekerjaan dan lingkungan kerja.
Baca Juga: 3 Contoh SOP Perusahaan dan Cara Membuatnya
3. Penggunaan Fasilitas Kantor
Mengatur tentang fasilitas perusahaan yang hanya dipergunakan untuk kepentingan pekerjaan.
- Penggunaan fasilitas di lingkungan kantor seperti telepon, internet, dan lainnya harus relevan dengan tugas pekerjaan.
- Karyawan diwajibkan untuk menjaga dan merawat fasilitas dan peralatan kantor dengan baik.
- Bila ditemukan kerusakan, laporkan sesegera mungkin kepada bagian terkait.
4. Sikap dan Perilaku di Tempat Kerja
Aturan ini mengatur perilaku karyawan di lingkungan perusahaan, seperti etika komunikasi, prosedur pelayanan, hingga kerahasiaan.
Setiap karyawan diwajibkan menjaga hubungan baik sesama karyawan, menjunjung kesopanan dan menggunakan bahasa yang baik.
- Karyawan tidak dibenarkan untuk berkata kasar, mengumpat, mencaci atau berbicara kasar/keras dan tidak pantas dengan karyawan lainnya atau dengan pelanggan.
- Karyawan wajib memberikan pelayanan prima kepada pelanggan.
- Karyawan harus menjaga kerahasiaan informasi perusahaan dan pelanggan.
- Dilarang melakukan perbuatan tidak senonoh dan pelecehan seksual.
5. Kebijakan Keamanan
Tata tertib ini berkaitan dengan bagaimana cara menjaga keamanan fisik, data informasi perusahaan serta penggunaan teknologi perusahaan.
- Setiap karyawan wajib menggunakan ID card di lingkungan perusahaan.
- Karyawan tidak diperkenankan membawa barang yang mudah terbakar dan berbahaya ke area perusahaan.
- Karyawan dilarang untuk meng-install software yang tidak diizinkan dan di luar kebutuhan pekerjaan di komputer/laptop perusahaan.
- Semua pengiriman data perusahaan hanya melalui saluran komunikasi yang aman.
6. Kode Etik
Kode etik adalah tata tertib perusahaan yang dibuat untuk mengatur perilaku yang berhubungan dengan nilai-nilai perusahaan. Mulai dari integritas, akuntabilitas dan transparansi.
- Karyawan wajib menjunjung tinggi integritas, kejujuran, dan etika bisnis perusahaan.
- Setiap karyawan tidak dibenarkan meminta ataupun menerima hadiah dalam bentuk apapun baik tunai dan non tunai dari siapapun untuk kepentingan pribadi.
- Karyawan dilarang keras untuk membocorkan atau membuka informasi rahasia perusahaan.
Contoh Sanksi Bagi yang Melanggar Tata Tertib
Tentunya terdapat sanksi bagi yang melanggar tata tertib agar mereka jera dan tidak mengulanginya lagi. Pemberian sanksi ini juga perlu dicantumkan dalam tata tertib sehingga seluruh karyawan tahu apa konsekuensi yang mereka dapatkan jika melanggar peraturan. Adapun contoh sanksi yang dapat diberikan antara lain:
1. Peringatan Lisan
Peringatan secara lisan merupakan sanksi awal yang bisa diberikan kepada karyawan ketika mereka melanggar tata tertib ringan.
HR atau atasan dapat menjelaskan peraturan yang dilanggar dan menjelaskan konsekuensi dari tindakan tersebut, serta memberikan kesempatan untuk memperbaiki perilaku.
2. Peringatan Tertulis
Jika setelah diberikan teguran tertulis karyawan masih juga melakukan pelanggaran, maka sanksi selanjutnya adalah memberikan peringatan tertulis melalui surat teguran.
Surat teguran ini harus mencantumkan detail pelanggaran, tanggal kejadian, dan konsekuensi jika pelanggaran berlanjut.
3. Penundaan Promosi atau Kenaikan Gaji
Bila karyawan melakukan pelanggaran serius, seperti perilaku tidak etis, perusahaan bisa memberikan sanksi berupa penundaan kenaikan gaji atau promosi.
Sanksi ini menegaskan bahwa perusahaan tidak mentoleransi perilaku yang menyimpang dari nilai-nilai perusahaan.
4. Memberikan SP
Pemberian SP bisa menjadi sanksi untuk kasus pelanggaran tata tertib yang masih bisa diperbaiki, misalnya pelanggaran kedisiplinan waktu. HR bisa memberikan Surat Peringatan (SP) 1 hingga 3.
Di dalam SP ini karyawan harus dapat memperbaiki kinerja dalam kurun waktu yang ditetapkan.
Baca juga: 10 Contoh Surat Peringatan Karyawan (SP1, SP2, SP3)
5. Pemotongan Gaji
Jenis sanksi ini bisa diberikan jika karyawan sudah diberikan peringatan berkali-kali namun masih mengulangi kesalahan yang sama.
6. Penurunan Jabatan atau Pemindahan Tugas
Perusahaan juga bisa memberikan sanksi penurunan jabatan atau pemindahan tugas kepada karyawan yang melanggar tata tertib, apalagi bila pelanggaran tersebut telah dilakukan berulang kali dan berdampak pada operasional perusahaan.
7. PHK
Pemutusan hubungan kerja atau PHK menjadi sanksi terakhir yang diambil jika karyawan masih melanggar tata tertib atau melakukan pelanggaran serius yang merugikan perusahaan.
Namun, keputusan PHK ini harus diambil dengan pertimbangan matang dan dilakukan dengan mematuhi UU Ketenagakerjaan.
Baca Juga: 9 Jenis Pelanggaran Karyawan dan Sanksi yang Bisa Diberikan Oleh HR
Cara Membuat Tata Tertib Perusahaan yang Efektif
Anda pastinya ingin tata tertib yang dibuat bisa efektif diterapkan dan dijalankan oleh semua karyawan, bukan? Nah, untuk bisa demikian cobalah ikuti beberapa cara berikut ini.
1. Analisis Kebutuhan Perusahaan
Lakukan evaluasi jenis pekerjaan, budaya perusahaan serta regulasi industri yang berlaku. Pastikan juga tata tertib sesuai dengan visi, misi, dan nilai-nilai perusahaan.
2. Sesuiakan dengan Undang-Undang yang Berlaku
Saat menyusun tata tertib, gunakan UU Ketenagakerjaan atau regulasi pemerintah yang berlaku sebagai rujukan. Hal ini penting agar peraturan yang dibuat tidak melanggar hak-hak karyawan.
3. Libatkan Pemangku Kepentingan
Agar efektif, libatkan manajer dan karyawan dalam penyusunan tata tertib. Langkah ini dapat membantu untuk memastikan bahwa tata tertib yang dibuat relevan dan dapat diterima semua pihak.
4. Susun secara Sistematis
Kategorikan setiap peraturan yang telah dibuat, seperti jam kerja, perilaku, dan kerahasiaan. Di setiap kategori tersebut, tambahkan konsekuensi bila aturan tersebut dilanggar.
5. Lakukan Sosialisasi Tata Tertib
Setelah berhasil disusun, lakukanlah sosialisasi tata tertib kepada seluruh karyawan. Jika diperlukan, berikan karyawan salinan tata tertib tersebut.
6. Terapkan secara Konsisten
Pastikan semua pihak di perusahaan menerapkan tata tertib dengan konsisten tanpa adanya diskriminasi agar tercipta keadilan.
7. Pantau dan Evaluasi
Untuk memastikan tata tertib tetap relevan dengan keadaan perusahaan, coba lakukan peninjauan berkala. Jika ditemukan ada beberapa aturan yang tidak lagi sesuai, segera lakukan perubahan.
Itulah informasi mengenai contoh tata tertib di perusahaan. Sudah menjadi tugas HR untuk memastikan setiap peraturan dapat diikuti dan ditaati oleh seluruh karyawan.
Merekrut karyawan yang sesuai dengan nilai-nilai perusahaan menjadi salah satu langkah awal bagi HR untuk memastikan bahwa mereka merekrut kandidat yang tepat. Untuk itu, coba manfaatkan Premium Rekrutmen KitaLulus yang sudah dilengkapi teknologi AI untuk memudahkan proses screening kandidat.
Tunggu apalagi? Ayo, daftarkan perusahaan Anda sekarang!
