Di dalam proses rekrutmen, berapa lama waktu yang dihabiskan untuk merekrut karyawan amatlah penting untuk diperhatikan. Istilah ini dikenal dengan time to hire.
Time to hire sering digunakan HR profesional dalam memahami betapa pentingnya penerapan proses rekrutmen yang benar sehingga dapat menghemat banyak waktu dan anggaran perusahaan.
Mari pahami lebih dalam di artikel KitaLulus berikut!
Apa Itu Time To Hire?
Time to hire adalah salah satu metrik dalam KPI HR yang mengukur jumlah waktu saat seorang kandidat melamar pekerjaan hingga menerima offering.
Dari sinilah akan diketahui mana proses yang memakan waktu dan apa yang bisa HR lakukan untuk memangkasnya.
Time to hire juga menjadi cara untuk menganalisis seberapa cepat perusahaan dapat memilih dan mempekerjakan kandidat terbaik.
Dari perspektif operasional, ini dapat memberikan gambaran yang jelas kepada HR tentang berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengisi posisi pekerjaan yang terbuka.
Rata-rata Time To Hire
Menurut laporan SHRM, rata-rata waktu perekrutan atau time to hire adalah 24 hari.
Sementara menurut laporan dari The Josh Bersin Company, waktu rata-rata untuk merekrut telah meningkat menjadi 44 hari pada tahun 2023.
Namun hal ini dapat bervariasi menurut industri karena berbagai faktor, seperti kelangkaan tenaga kerja atau peran spesifik yang Anda rekrut.
Contohnya masih di laporan yang sama menunjukkan bahwa perusahaan energi dan pertahanan membutuhkan waktu lebih dari 67 hari untuk mengisi lowongan pekerjaan.
Meski tidak ada patokan berapa time to hire yang ideal, namun waktu perekrutan yang singkat dapat meningkatkan peluang Anda mendapatkan kandidat terbaik di pasar kerja yang kompetitif.
Apalagi menurut laporan, sebanyak 29% HR yang kehilangan kandidat terbaik mengaitkan ini dengan waktu yang terlalu lama untuk mengajukan penawaran.
Baca Juga: Cara Merekrut Karyawan yang Tepat dan Berkualitas
Time to Hire vs Time To Fill
Sering kali, HRD kebingungan dengan istilah time to hire dan time to fill. Tak sedikit yang mengira keduanya sama, padahal berbeda.
Time to hire mengukur total hari antara kandidat melamar sampai menerima tawaran pekerjaan. Sedangkan time to fill mengukur hari antara permintaan pekerjaan disetujui hingga posisi tersebut terisi.
Jadi, dapat kita simpulkan bahwa time to fill membutuhkan proses yang lebih panjang karena mencakup waktu untuk keseluruhan proses perekrutan.
Dilansir dari Klipfolio, sebagian besar perusahaan membutuhkan lebih dari 35 hari untuk mengisi suatu posisi.
Agar lebih jelas dalam membedakan time to hire vs time to fill, mari simak contoh berikut ini.
Contoh:
Sebuah permintaan pekerjaan disetujui pada 1 Februari. Yono melamar pekerjaan pada tanggal 20 Februari. Setelah wawancara pertama, HR memberikan offering kepada Yono dan dia menandatangani offering tersebut pada 28 Februari.
Dalam contoh ini, time to fill adalah 28 hari dan time to hire 8 hari.
Walau berbeda, tapi baik time to hire dan time to fill menjadi dua metrik penting untuk mengevaluasi kegiatan rekrutmen.
Baca Juga: Bagaimana Cara Kerja Rekrutmen Online?
Mengapa Time To Hire Penting?
Metrik time to hire dalam rekrutmen penting karena memberikan wawasan pada HR atau talent acquisition yaitu:
- Efisiensi Perekrutan: Metrik ini mengukur kecepatan seorang kandidat diproses, dinilai, diwawancarai, dan diterima kerja. Waktu yang lama menunjukkan proses rekrutmen yang lambat dan tidak efisien.
- Candidate Experience: Didasarkan pada metrik berapa lama kandidat akan memilih untuk bergabung di perusahaan Anda. Tentunya mereka lebih menyukai waktu perekrutan yang singkat daripada yang membuang-buang waktu.
Dari dua hal tersebut, Anda juga akan mendapatkan informasi mengenai indikasi biaya rekrutmen. Konsepnya adalah waktu perekrutan yang lebih lama akan meningkatkan biaya rekrutmen dan meningkatkan kemungkinan kehilangan kandidat terbaik.
Selain itu, persepsi kandidat terhadap perusahaan Anda juga akan berpengaruh. Mengutip dari thomas.co, penelitian menunjukkan bahwa sekitar 57% pencari kerja kehilangan minat jika proses rekrutmen memakan waktu terlalu lama dan ini dapat berdampak negatif bagi organisasi secara keseluruhan.
Baca Juga: Metode Rekrutmen Internal dan Eksternal, Mana Lebih Efektif?
Cara Menghitung Time To Hire
Rumus time to hire sangat sederhana, yaitu:
Time to hire = Hari saat kandidat menerima tawaran – Hari saat kandidat mengajukan lamaran
Sebagai contoh, jika kandidat menerima tawaran pekerjaan pada hari ke-30 dan melamar pekerjaan tersebut 15 hari setelah Anda memposting iklan lowongan, maka waktu perekrutan posisi tersebut dapat dihitung seperti berikut:
30 – 15 = 15 hari
Lalu, untuk menentukan matrik rata-rata time to hire, Anda bisa tambahkan beberapa waktu dari kandidat yang direkrut dan dibagi dengan jumlah posisi pekerjaan yang diisi.
Berikut ini contohnya:
- Abigail 15 hari
- Kenzo: 12 hari
- Budi: 16 hari
- Anita: 8 hari
- Oben: 17 hari
Langkah 1: jumlahkan semua hari kandidat
15 + 12 + 16 + 8 + 17 = 68 hari
Langkah 2: bagi total hari dan karyawan yang direkrut
68 hari / 5 karyawan baru= 13,6 hari
Data ini memberitahu Anda bahwa rata-rata kandidat menunggu 13,6 hari untuk diterima di perusahaan Anda.
Baca Juga: Cara Menghitung Anggaran Rekrutmen (Cost per Hire) & Tips Menghematnya
Cara Mempersingkat Waktu Perekrutan
Seperti yang sudah dijelaskan di atas, waktu perekrutan akan berpengaruh pada biaya dan pengalaman kandidat. Oleh karena itu, penting bagi tim HR mempraktikkan cara-cara demi mempersingkat waktu rekrutmen.
Berikut beberapa langkah yang bisa Anda lakukan.
1. Pantau Berbagai Tahapan Proses Rekrutmen
Tips pertama, pantau setiap tahap dalam proses perekrutan dengan cermat. Tujuannya untuk mengidentifikasi kemungkinan hambatan yang bisa memperlambat proses dan menemukan cara terbaik untuk mengatasinya.
Anda bisa mulai dari mengumpulkan data mengenai berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk setiap tahap, misalnya menyaring aplikasi, wawancara, dan sebagainya.
2. Gunakan Teknologi
Penggunaan teknologi akan membantu memangkas waktu rekrutmen karena banyak tugas repetitif yang bisa diotomatisasi dan pengelolaan lamaran bisa dilakukan lebih sederhana.
Contohnya seperti Applicant Tracking System (ATS) yang bisa mengotomatisasi screening CV, mengirim email otomatis ke kandidat, dan menjadwalkan wawancara.
Fitur tersebut bisa Anda dapatkan jika menggunakan KitaLulus. Dengan teknologi AI KitaLulus, Anda bisa mempersingkat waktu skrining kandidat hingga 92%. Rekruter juga tidak perlu lagi menunggu waktu yang lama untuk bisa mendapatkan kandidat terbaik.
3. Tentukan Kecepatan yang Diinginkan untuk Setiap Tahapan
Pada setiap tahapan dalam corong rekrutmen, cobalah untuk menetapkan target waktunya.
Hal ini bisa memudahkan Anda untuk memastikan bahwa setiap tahap tidak memakan waktu lebih lama dari yang diperlukan. Dengan begini, proses rekrutmen bisa berlangsung lebih cepat dan efisien.
4. Pastikan Tidak Mengabaikan Kualitas
Waktu perekrutan memang penting, tapi itu bukanlah segalanya. Agar bisa mendapatkan kandidat yang berkualitas, tetap berikan waktu yang cukup untuk mengumpulkan beberapa kandidat potensial.
Lebih baik menunggu beberapa hari lagi untuk perekrutan yang baik daripada terburu-buru tapi kualitas perekrutan buruk.
5. Lakukan Pra Seleksi dan Penilaian yang Efektif
Anda bisa menggunakan tools yang membantu dalam penilaian pra-seleksi untuk mengidentifikasi kandidat yang paling cocok lebih awal.
Hal ini akan menghemat waktu untuk wawancara, karena Anda hanya akan memproses kandidat yang memang benar-benar sesuai dengan kualifikasi perusahaan.
Dengan cara ini, HR pun dapat memangkas waktu untuk tugas-tugas administratif yang tidak perlu.
Persingkat Waktu Rekrutmen dengan KitaLulus
Waktu memang menjadi hal penting dalam proses perekrutan. Semakin cepat seorang kandidat direkrut, maka semakin cepat posisi kosong di perusahaan terisi dan semakin rendah biaya yang dikeluarkan.
Oleh karena itu, memilih job portal yang tepat adalah salah satu kunci dalam memangkas time to hire. Pilihlah platform yang terpercaya dan bisa diandalkan seperti KitaLulus.
KitaLulus memiliki layanan Premium Rekrutmen untuk membantu HRD dalam menemukan talenta terbaik dengan cepat dan tepat. Dibekali teknologi AI yang canggih, kami menyediakan dashboard khusus perusahaan yang bisa digunakan untuk banyak hal, seperti pasang info lowongan, melacak perkembangan lowongan, mengelola pelamar yang masuk, dan masih banyak lagi.
Semuanya akan jauh lebih mudah hanya dengan 1 akun dashboard saja. Tunggu apalagi? Sudah saatnya Anda beralih ke proses rekrutmen yang modern. Coba gratis sekarang juga!
