Unpaid Leave: Pengertian, Dasar Hukum, Cara Menghitung

Unpaid leave adalah istilah yang sudah tidak asing lagi dunia kerja. Ketika karyawan mengambil unpaid leave, perusahaan tidak wajib memberikan gaji pada mereka. Biasanya benefit ini digunakan ketika karyawan belum memiliki jatah cuti atau jatah cutinya sudah habis tapi ada hal yang mendesak.

Untuk memahami lebih dalam mengenai ketentuan unpaid leave atau cuti tidak berbayar dan cara menghitungnya, mari simak di artikel ini!

Apa Itu Unpaid Leave?

Cuti tidak dibayar (unpaid leave) adalah periode ketika karyawan diizinkan untuk tidak bekerja tanpa menerima gaji atau kompensasi selama masa tersebut, namun tetap mempertahankan status kepegawaiannya.

Berbeda dengan cuti berbayar seperti cuti tahunan atau cuti melahirkan yang merupakan hak karyawan dengan kompensasi penuh, cuti tidak dibayar umumnya bersifat diskresioner dan biasanya diambil ketika karyawan telah menghabiskan seluruh jatah cuti berbayarnya atau membutuhkan waktu tambahan karena alasan-alasan khusus.

Prinsip-prinsip dasar unpaid leave meliputi:

1. Sifat Sukarela: Pada umumnya, pengambilan cuti bersifat sukarela dari karyawan, bukan merupakan tindakan sepihak dari perusahaan (kecuali dalam kondisi tertentu seperti force majeure).
2. Perjanjian Bersama: Idealnya, pengambilan cuti merupakan hasil kesepakatan antara karyawan dan perusahaan.
3. Pelestarian Status Kepegawaian: Selama periode cuti, karyawan tetap tercatat sebagai pegawai perusahaan dengan hak-hak tertentu yang masih dipertahankan.
4. Tidak Ada Kompensasi: Selama periode cuti, karyawan tidak menerima gaji pokok dan umumnya tidak menerima tunjangan-tunjangan terkait kehadiran.
5. Bersifat Sementara: Cuti tidak dibayar selalu memiliki jangka waktu yang ditetapkan dan disepakati di awal, dengan ekspektasi bahwa karyawan akan kembali bekerja setelahnya.

Baca Juga: 6 Jenis Hak Cuti Karyawan Menurut UU & Penerapannya di Perusahaan

Dasar Hukum Unpaid Leave di Indonesia

Meskipun cuti tidak dibayar tidak diatur secara eksplisit dan mendetail dalam Undang-Undang Ketenagakerjaan di Indonesia, implementasinya tetap harus memperhatikan berbagai aspek hukum yang berlaku. Berikut adalah beberapa regulasi yang perlu diperhatikan:

1. UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan
   • Meski tidak secara spesifik mengatur cuti tidak dibayar, undang-undang ini memberikan kerangka umum hubungan kerja yang menjadi dasar kebijakan cuti
   • Pasal 93 ayat (1) menyatakan bahwa pengusaha wajib membayar upah apabila pekerja/buruh tidak masuk kerja karena alasan-alasan tertentu (sakit, pernikahan, keluarga meninggal, dll)
   • Interpretasi a contrario dari pasal ini adalah bahwa untuk alasan di luar ketentuan tersebut, pengusaha dapat tidak membayar upah ketika karyawan tidak bekerja (dengan kesepakatan kedua belah pihak)
2. Peraturan Perusahaan (PP) dan Perjanjian Kerja Bersama (PKB)
   • Ketentuan spesifik mengenai unpaid leave sebaiknya diatur secara jelas dalam PP atau PKB
   • Dokumen-dokumen ini harus mendefinisikan syarat, prosedur, durasi maksimum, dan implikasi dari pengambilan unpaid leave
   • PP dan PKB yang memuat ketentuan cuti tidak dibayar harus disahkan oleh Dinas Ketenagakerjaan setempat
3. Peraturan Menteri Ketenagakerjaan
   • Permenaker No. 6 Tahun 2016 tentang Tunjangan Hari Raya Keagamaan memberikan pedoman tentang perhitungan THR bagi karyawan yang mengambil cuti tidak dibayar
   • Dalam beberapa kasus, Surat Edaran Menteri Ketenagakerjaan juga dapat memberikan arahan terkait implementasi cuti tidak dibayar dalam situasi tertentu (seperti selama pandemi COVID-19)

Hak dan Kewajiban Selama Unpaid Leave

Untuk mengimplementasikan kebijakan cuti tidak dibayar dengan benar, penting bagi perusahaan dan karyawan di Indonesia untuk memahami hak dan kewajiban masing-masing pihak selama periode tersebut. Berikut adalah ringkasan utama:

Hak Karyawan:

1. Mempertahankan Status Kepegawaian
   • Karyawan tetap terdaftar sebagai pegawai perusahaan
   • Masa kerja tetap dihitung secara berkelanjutan (kecuali jika dinyatakan lain dalam perjanjian)
2. Jaminan Penempatan Kembali
   • Karyawan berhak kembali bekerja setelah periode cuti tidak dibayar berakhir
   • Idealnya, karyawan kembali ke posisi yang sama atau setara dengan posisi sebelumnya (kecuali disepakati lain)
3. Jaminan Sosial Tertentu
   • Dalam beberapa kasus, karyawan dapat tetap terdaftar dalam program BPJS Kesehatan meskipun iuran mungkin dibayarkan sendiri oleh karyawan
   • Status kepesertaan BPJS Ketenagakerjaan perlu diklarifikasi dalam perjanjian cuti tidak dibayar

Kewajiban Karyawan:

1. Mematuhi Jangka Waktu
   • Kembali bekerja sesuai dengan tanggal yang telah disepakati
   • Memberikan konfirmasi kembali bekerja sesuai dengan prosedur yang berlaku
2. Menjaga Kerahasiaan
   • Tetap menjaga informasi rahasia perusahaan meskipun sedang dalam masa cuti
   • Tidak bekerja untuk kompetitor (jika diatur dalam perjanjian)
3. Komunikasi
   • Menjaga komunikasi dengan perusahaan sesuai ketentuan yang disepakati
   • Merespons komunikasi penting dari perusahaan

Hak Perusahaan:

1. Tidak Membayar Gaji
   • Perusahaan tidak berkewajiban membayar gaji dan tunjangan terkait kehadiran
   • Penghematan biaya tenaga kerja selama periode tersebut
2. Mengisi Posisi Sementara
   • Menempatkan karyawan lain atau pekerja sementara untuk mengisi posisi yang ditinggalkan

Kewajiban Perusahaan:

1. Menjaga Status Kepegawaian
   • Mempertahankan data karyawan dalam sistem perusahaan
   • Tidak memutus hubungan kerja berdasarkan pengambilan cuti tidak dibayar yang telah disetujui
2. Dokumentasi yang Jelas
   • Menyediakan perjanjian tertulis tentang ketentuan cuti tidak dibayar
   • Mendokumentasikan semua komunikasi terkait cuti tidak dibayar
3. Perhitungan Benefit yang Adil
   • Menghitung secara proporsional benefit seperti THR sesuai peraturan yang berlaku
   • Mengatur status BPJS dan benefit lainnya dengan jelas

Baca Juga: Cuti Bersama Apakah Memotong Cuti Tahunan? Ini Penjelasannya

Cara Menghitung Unpaid Leave

Saat ini, tidak ada peraturan ketenagakerjaan yang menjelaskan cara menghitung potongan gaji unpaid leave, tapi perusahaan bisa menggunakan rumus gaji prorata, yaitu:

Hasil Gaji = Gaji Pokok – (Jumlah Gaji per Hari x Jumlah Unpaid Leave)

Implementasi Kebijakan Unpaid Leave

Membangun Kebijakan yang Jelas dan Adil

Mengembangkan kebijakan cuti tidak dibayar yang efektif, jelas, dan adil merupakan langkah penting bagi perusahaan di Indonesia. Kebijakan yang baik akan meminimalisir konflik dan memastikan implementasi yang konsisten. Berikut adalah komponen-komponen kunci yang perlu diintegrasikan dalam kebijakan cuti tidak dibayar perusahaan Anda:

1. Definisi dan Cakupan
   • Definisi jelas tentang apa yang dimaksud dengan cuti tidak dibayar
   • Kategori situasi di mana cuti tidak dibayar dapat dipertimbangkan
   • Batasan antara cuti tidak dibayar yang diminta karyawan dan cuti tidak dibayar yang diinisiasi perusahaan
2. Kelayakan dan Kriteria
   • Persyaratan masa kerja minimum (jika ada)
   • Kriteria kelayakan karyawan (misalnya: status karyawan, performa, dan lain-lain)
   • Ketentuan mengenai frekuensi pengajuan (misalnya: berapa kali dalam setahun cuti tidak dibayar dapat diajukan)
3. Durasi dan Batasan
   • Durasi minimum dan maksimum cuti tidak dibayar
   • Kemungkinan perpanjangan dan prosedurnya
   • Batasan periode antarwaktu untuk pengajuan berikutnya
4. Prosedur Pengajuan
   • Proses formal untuk mengajukan permohonan cuti tidak dibayar
   • Dokumentasi yang diperlukan (formulir, bukti pendukung, dll)
   • Timeline pengajuan (berapa lama sebelumnya harus diajukan)
   • Tingkat persetujuan yang diperlukan
5. Dampak pada Benefit dan Tunjangan
   • Pengaruh terhadap perhitungan cuti tahunan
   • Dampak pada tunjangan hari raya (THR)
   • Status kepesertaan BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan
   • Pengaruh terhadap bonus atau insentif tahunan
6. Ketentuan Kembali Bekerja
   • Prosedur konfirmasi kembali bekerja
   • Kemungkinan penempatan kembali (sama atau posisi setara)
   • Proses reintegrasi ke dalam tim kerja
7. Perlindungan dan Jaminan
   • Jaminan status kepegawaian
   • Perlindungan terhadap diskriminasi
   • Kerahasiaan alasan pengambilan cuti

Prosedur Pengajuan dan Persetujuan

Mengembangkan prosedur pengajuan dan persetujuan cuti tidak dibayar yang sistematis adalah kunci implementasi kebijakan yang sukses. Prosedur yang jelas memastikan transparansi dan konsistensi dalam penerapan. Berikut adalah langkah-langkah yang direkomendasikan:

1. Proses Pengajuan

• Inisiasi Permohonan
  • Karyawan mengisi formulir permohonan cuti tidak dibayar resmi
  • Formulir harus mencantumkan: periode yang diminta, alasan pengajuan, dan rencana transisi pekerjaan
  • Lampirkan dokumen pendukung yang relevan (jika diperlukan, seperti surat keterangan pendidikan, bukti medis, dan lain-lain)
• Waktu Pengajuan
  • Umumnya 30 hari sebelum tanggal mulai cuti untuk pengajuan reguler
  • Ketentuan khusus untuk situasi darurat atau mendesak
  • Pengajuan mendadak harus tetap melalui proses formal meskipun dengan timeline yang dipercepat
• Konsultasi dengan Atasan Langsung
  • Diskusi awal dengan supervisor untuk menilai dampak operasional
  • Penyusunan rencana penggantian tugas selama absen
  • Dokumentasi hasil diskusi sebagai bagian dari proses pengajuan

2. Proses Evaluasi dan Persetujuan

• Tinjauan oleh Atasan Langsung
  • Evaluasi dampak operasional dari ketidakhadiran karyawan
  • Penilaian kelayakan rencana transisi yang diusulkan
  • Rekomendasi persetujuan/penolakan dengan justifikasi yang jelas
• Peninjauan oleh Departemen SDM
  • Verifikasi kelayakan berdasarkan kebijakan perusahaan
  • Pemeriksaan riwayat cuti dan performa karyawan
  • Memastikan kepatuhan terhadap regulasi ketenagakerjaan
• Persetujuan Final
  • Untuk permohonan durasi pendek (< 1 bulan): biasanya cukup oleh manajer departemen
  • Untuk permohonan durasi menengah (1-3 bulan): persetujuan kepala divisi atau direktur departemen
  • Untuk permohonan durasi panjang (> 3 bulan): persetujuan dari level direktur atau manajemen senior

3. Dokumentasi dan Formalisasi

• Perjanjian Tertulis
  • Setelah disetujui, perjanjian cuti tidak dibayar resmi harus disiapkan
  • Perjanjian harus mencantumkan: durasi, tanggal mulai dan selesai, ketentuan benefit, prosedur kembali bekerja
  • Ditandatangani oleh karyawan, perwakilan perusahaan, dan saksi (jika diperlukan)
• Pembaruan Sistem
  • Memperbarui status karyawan dalam sistem HRIS perusahaan
  • Penyesuaian pada sistem penggajian dan benefit
  • Notifikasi kepada departemen terkait (TI, Keuangan, dll)
• Penyimpanan Dokumen
  • Salinan perjanjian disimpan dalam file personalia karyawan
  • Dokumentasi digital dalam sistem SDM
  • Arsip yang aman dan dapat diakses jika diperlukan untuk rujukan

4. Komunikasi dan Transisi

• Komunikasi Internal
  • Pemberitahuan kepada tim dan kolega terkait
  • Sosialisasi rencana transisi dan distribusi tugas
  • Penunjukan kontak selama periode ketidakhadiran
• Hand-over Pekerjaan
  • Periode transisi yang cukup sebelum cuti dimulai
  • Dokumentasi proses kerja dan proyek yang sedang berjalan
  • Pelatihan pengganti jika diperlukan

Studi Kasus: PT Mitra Solusi Digital

PT Mitra Solusi Digital, perusahaan teknologi dengan 180 karyawan, berhasil mengimplementasikan sistem pengajuan cuti tidak dibayar digital yang mengintegrasikan seluruh proses dari pengajuan hingga persetujuan dan dokumentasi. Sistem ini berhasil mengurangi waktu pemrosesan permohonan dari rata-rata 14 hari kerja menjadi hanya 5 hari kerja.

Fitur utama sistem mereka meliputi:

• Formulir pengajuan elektronik dengan validasi otomatis
• Notifikasi real-time kepada semua pihak yang terlibat dalam proses persetujuan
• Dashboard untuk melacak status permohonan
• Template perjanjian cuti yang otomatis disiapkan setelah persetujuan
• Integrasi dengan sistem penggajian dan HRIS

Hasil implementasi ini tidak hanya meningkatkan efisiensi, tetapi juga sangat meningkatkan transparansi dan kepuasan karyawan terhadap proses tersebut. Tingkat persetujuan cuti tidak dibayar meningkat dari 65% menjadi 82% karena keputusan dapat dibuat berdasarkan data yang lebih lengkap dan prosedur yang jelas.

Baca Juga: Cuti Menikah Berapa Hari? Ini Aturan dan Contoh Suratnya

Situasi Penerapan Cuti Tidak Dibayar

Skenario Umum Penggunaan Cuti Tidak Dibayar

Cuti tidak dibayar dapat diterapkan dalam berbagai situasi, baik atas permintaan karyawan maupun sebagai solusi yang ditawarkan perusahaan dalam menghadapi keadaan tertentu. Berikut adalah skenario umum penerapan cuti tidak dibayar dalam konteks perusahaan di Indonesia:

Inisiasi oleh Karyawan:

1. Pendidikan dan Pengembangan Profesional
   • Mengikuti program pendidikan lanjutan (S2, S3)
   • Menghadiri pelatihan atau sertifikasi jangka panjang
   • Magang atau residensi profesional di luar perusahaan
2. Alasan Keluarga dan Personal
   • Merawat anggota keluarga yang sakit
   • Mendampingi anak dalam masa transisi sekolah
   • Menemani pasangan yang ditugaskan ke luar kota/negeri
   • Menghadiri acara keluarga penting yang berkepanjangan
3. Keagamaan dan Spiritual
   • Menunaikan ibadah haji/umrah (di luar cuti haji yang diatur UU)
   • Mengikuti retret spiritual jangka panjang
   • Studi keagamaan intensif
4. Kesehatan dan Kesejahteraan
   • Pemulihan kesehatan setelah cuti sakit resmi habis
   • Break untuk mengatasi kelelahan mental (burnout)
   • Program rehabilitasi atau perawatan kesehatan non-darurat
5. Proyek Personal
   • Menulis buku atau penelitian
   • Mendirikan usaha sosial atau non-profit
   • Volunteering untuk program kemanusiaan

Inisiasi oleh Perusahaan:

1. Tantangan Ekonomi dan Bisnis
   • Sebagai alternatif PHK selama periode penurunan bisnis
   • Restrukturisasi organisasi atau proses transisi bisnis
   • Kondisi keuangan perusahaan yang tidak memungkinkan untuk membayar gaji penuh
2. Situasi di Luar Kendali (Force Majeure)
   • Bencana alam yang memengaruhi operasional perusahaan
   • Krisis kesehatan publik (seperti pandemi)
   • Kondisi keamanan yang memaksa penghentian operasional sementara
3. Pertimbangan Kinerja dan Disiplin
   • Program perbaikan kinerja yang memerlukan jeda dari pekerjaan reguler
   • Alternatif dari tindakan disipliner yang lebih berat
   • Periode evaluasi untuk karyawan dengan masalah kinerja berkelanjutan

Artikel dari CNBC Indonesia menyebutkan bahwa banyak industri menghadapi kesulitan akibat pandemi dan mengharuskan pekerja untuk mengambil cuti tidak dibayar sebagai langkah untuk mengatasi masalah keuangan.

Kesimpulan

Kebijakan cuti tidak dibayar, bila dirancang dan diimplementasikan dengan bijaksana, dapat menjadi instrumen yang sangat berharga bagi organisasi dan karyawan di Indonesia. 

Dalam konteks Indonesia, di mana nilai-nilai kekeluargaan, loyalitas, dan harmoni sangat dijunjung tinggi dalam hubungan kerja, kebijakan cuti tidak dibayar yang sensitif terhadap budaya lokal dapat menjadi alat yang efektif untuk mempertahankan talenta, meningkatkan keterlibatan karyawan, dan membangun citra perusahaan sebagai employer of choice.

Dengan mengadopsi praktik-praktik terbaik yang diuraikan dalam artikel ini dan menyesuaikannya dengan kebutuhan spesifik organisasi Anda, perusahaan di Indonesia dapat mengembangkan kebijakan cuti tidak dibayar yang tidak hanya memenuhi kebutuhan operasional dan hukum, tetapi juga mendukung kesejahteraan karyawan dan keberlanjutan bisnis jangka panjang.