Staff Account Receivable seseorang yang bertanggung jawab untuk mengelola piutang dagang perusahaan. Mereka berperan dalam memproses faktur, menerima dan mencatat pembayaran, melakukan rekonsiliasi, dan mengelola komunikasi dengan pelanggan terkait pembayaran. Pekerjaan mereka melibatkan pemantauan dan penagihan piutang yang jatuh tempo, serta memastikan kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur perusahaan terkait piutang dagang.
Tanggung Jawab
- Mencatat semua data piutang pelanggan berdasarkan seluruh faktur yang tercetak
- Melakukan penagihan kepada pelanggan via telepon/e-mail
- Menyiapkan daftar tagihan serta kelengkapannya untuk ditagihkan sesuai dengan tanggal cetak
- Melakukan pantauan terhadap akun pelanggan baik yang melakukan pembayaran lancar dan maupun yang terhambat
- Membuat laporan piutang mingguan dan bulanan
- Melakukan pengarsipan dokumen penagihan dengan rapi
Kualifikasi
- Pendidikan minimal S-1 Akuntansi / Ekonomi / Perpajakan
- Berpengalaman minimal 1 tahun sebagai Account Receivable Staff / Collection Staff
- Mampu melakukan penagihan kepada customer dengan baik (berkomunikasi secara lisan dan tulisan)
- Berpengalaman dalam memeriksa laporan keuangan / pajak
- Memahami peraturan dan sistem perpajakan
- Mampu membuat dan memeriksa laporan piutang dengan rapi dan teliti
- Mampu bekerja dengan deadline
Seputar Pekerjaan Account Receivable
Apa saja yang dikerjakan oleh Account Receivable?
- Pemrosesan Faktur: Menyiapkan dan menghasilkan faktur untuk penjualan barang atau jasa kepada pelanggan, memastikan bahwa informasi yang tertera akurat dan lengkap.
- Penerimaan Pembayaran: Menerima dan memproses pembayaran dari pelanggan melalui berbagai metode seperti transfer elektronik, cek, atau pembayaran online. Memasukkan informasi pembayaran ke dalam sistem akuntansi perusahaan.
- Rekonsiliasi Piutang: Membandingkan informasi pembayaran yang diterima dengan catatan piutang yang tercatat dalam sistem. Memastikan kesesuaian dan mengidentifikasi perbedaan atau kesalahan yang perlu diperbaiki.
- Penanganan Perselisihan: Menangani pertanyaan, masalah, atau perselisihan pelanggan terkait dengan faktur atau pembayaran. Berkomunikasi dengan pelanggan dan berkoordinasi dengan tim internal untuk menyelesaikan masalah dengan cara yang memuaskan kedua belah pihak.
- Penagihan dan Tindakan Lanjutan: Memantau dan menindaklanjuti pembayaran yang jatuh tempo. Mengirimkan pemberitahuan pembayaran yang jatuh tempo kepada pelanggan dan mengikuti proses penagihan perusahaan yang ditetapkan.
- Pelaporan dan Analisis: Menghasilkan laporan piutang dagang yang relevan, melacak tren pembayaran, dan menyediakan informasi analitis kepada manajemen. Melakukan analisis terhadap data piutang dagang untuk membantu pengambilan keputusan yang lebih baik.
- Kerja Sama Tim Internal: Berinteraksi dengan tim internal seperti Sales, Customer Service, atau Tim Keuangan untuk memperoleh informasi terkait penjualan, persyaratan kredit, atau perubahan dalam status pelanggan yang dapat mempengaruhi piutang dagang.
Bagaimana cara menilai kandidat Account Receivable?
- Kemampuan Analitis: Uji kemampuan analitis kandidat dengan memberikan contoh kasus atau situasi terkait AR. Lihat bagaimana mereka menganalisis informasi, mengidentifikasi kesalahan atau perbedaan dalam rekonsiliasi, dan mengambil tindakan yang tepat untuk menyelesaikan masalah.
- Pengetahuan Sistem Akuntansi: Pertimbangkan pengetahuan kandidat tentang sistem akuntansi yang umum digunakan, seperti SAP, Oracle, atau QuickBooks. Tanyakan tentang pengalaman mereka dalam menggunakan sistem tersebut dan kemampuan mereka dalam memanipulasi data dan menghasilkan laporan terkait AR.
- Komunikasi dan Keterampilan Kerja Tim: Staff AR harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik dalam berinteraksi dengan pelanggan dan tim internal. Evaluasi keterampilan komunikasi kandidat dalam wawancara, termasuk kemampuan untuk menjelaskan informasi dengan jelas, menangani pertanyaan atau perselisihan pembayaran, dan bekerja sama dengan tim internal untuk memecahkan masalah.
- Keakuratan dan Ketelitian: Staff AR harus memiliki keakuratan dan ketelitian yang tinggi dalam memproses faktur, mencatat pembayaran, dan melakukan rekonsiliasi. Ajukan pertanyaan yang menguji kandidat tentang bagaimana mereka menjaga keakuratan data keuangan dan menghadapi situasi di mana kesalahan atau ketidaksesuaian ditemukan.
- Pengalaman dan Referensi: Tinjau pengalaman kerja sebelumnya yang relevan dengan AR yang tercantum dalam resume kandidat. Selain itu, lakukan verifikasi referensi untuk mendapatkan informasi tambahan tentang kinerja mereka di pekerjaan sebelumnya dan kemampuan mereka dalam mengelola AR.
- Uji Kemampuan Teknis: Jika diperlukan, Anda dapat memberikan tes atau tugas yang melibatkan pemrosesan faktur, rekonsiliasi piutang, atau penanganan perselisihan kepada kandidat untuk mengevaluasi kemampuan teknis mereka.
