Admin proyek adalah seseorang yang bertanggung jawab untuk mengoordinasikan aktivitas proyek, mengelola jadwal, dan memastikan proyek selesai tepat waktu dan sesuai dengan anggaran. Mereka akan bertugas membagi proyek dalam beberapa tugas, membuat alur kerja, menganalisis risiko, dan membuat dokumentasi.Keterampilan organisasi dan komunikasi yang kuat sangat penting dalam peran ini.
Ringkasan Pekerjaan
Kami mencari admin proyek untuk bergabung dengan departemen admin kami. Sebagai admin proyek, Anda akan bertugas mengoordinasikan kegiatan proyek, mengatur jadwal, mengatur tugas, dan mengomunikasikan kemajuan kepada semua anggota tim.
Admin proyek juga bertanggung jawab menyiapkan rencana aksi, menganalisis risiko dan peluang, serta mengumpulkan sumber daya yang diperlukan. Untuk peran ini, Anda akan bekerja dengan tim Manajer Proyek dan Koordinator Proyek, sehingga keterampilan komunikasi dan kolaborasi yang baik sangat penting.
Tugas dan Tanggung Jawab
- Membantu Manajer Proyek dalam semua tugas administratif.
- Menjadwalkan pertemuan rutin dan mendokumentasikan hasil pertemuan.
- Memecah proyek menjadi tugas-tugas kecil yang dapat dikerjakan dengan mudah dan menetapkan timeframe dan goals.
- Membuat dan memperbarui workflow.
- Mendelegasikan tugas kepada Koordinator Proyek dan anggota tim lainnya.
- Melakukan analisis risiko.
- Memantau kemajuan proyek dan mengatasi masalah potensial.
- Mempersiapkan dan memberikan dokumentasi kemajuan kepada tim inter dan stakeholder.
- Melacak pengeluaran dan memprediksi biaya di masa mendatang.
- Mengoordinasikan kontrol kualitas untuk memastikan hasil kerja memenuhi standar.
- Mengukur dan melaporkan kinerja proyek.
- Bertindak sebagai titik kontak untuk semua peserta.
Kualifikasi
- Latar belakang pendidikan S1 Administrasi Bisnis atau bidang terkait.
- Memiliki sertifikasi PMP menjadi nilai plus.
- Memiliki pengalaman kerja minimal 3 tahun sebagai admin proyek, koordinator proyek, atau bidang serupa.
- Menguasai penggunaan software manajemen proyek seperti Trello, Jira, dan sejenisnya.
- Mahir dalam menggunakan Microsoft Office.
- Mampu untuk multitasking dan menangani banyak proyek secara bersamaan.
- Berpengalaman dalam membuat diagram alur, dokumentasi teknis, dan penjadwalan.
- Kemampuan komunikasi lisan dan tulisan yang baik.
- Kemampuan leadership
- Mampu berkolaborasi dan memotivasi tim dan mempertahankan lingkungan kerja yang positif.
- Individu yang sangat terorganisir dan berorientasi pada detail.
Skill yang Dibutuhkan
- Komunikasi lisan dan tulisan yang sangat baik.
- Manajemen tugas dan waktu yang baik.
- Leadership.
- Mampu bekerja di bawah tekanan.
- Teamwork.
- Interpersonal skill.
- Multitasking.
- Analisis dan problem solving.
- Administrasi skill.
Hal yang Perlu Diperhatikan saat Memilih Kandidat Admin Proyek
Saat Anda memilih kandidat untuk posisi admin proyek, pastikan Anda memerhatikan beberapa hal berikut ini untuk memastikan Anda memilih kandidat terbaik.
- Pengalaman: Tinjau pengalaman kandidat dalam bidang administrasi proyek. Perhatikan apakah mereka telah bekerja dalam lingkungan proyek sebelumnya dan memiliki pemahaman yang baik tentang tugas-tugas administratif yang terlibat.
- Keterampilan Administrasi: Pastikan kandidat memiliki keterampilan administrasi yang solid, termasuk kemampuan dalam mengatur jadwal, menjadwalkan pertemuan, dan mengelola dokumen proyek. Kandidat harus memiliki kemampuan organisasi yang baik dan dapat mengelola tugas-tugas administratif dengan efisien.
- Komunikasi: Komunikasi yang efektif sangat penting dalam peran admin proyek. Pastikan kandidat memiliki kemampuan komunikasi yang baik, baik secara lisan maupun tertulis. Mereka harus dapat berkomunikasi dengan jelas dengan anggota tim proyek, pemangku kepentingan, dan klien.
- Kemampuan Analitis: Admin proyek harus dapat menganalisis informasi proyek, mengidentifikasi masalah atau risiko potensial, dan mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk menyelesaikannya. Kemampuan analitis yang kuat akan membantu mereka dalam mengelola proyek dengan baik.
- Kerja Tim: Admin proyek harus dapat bekerja dalam tim dengan baik. Mereka akan berinteraksi dengan berbagai anggota tim dan pemangku kepentingan proyek, sehingga kemampuan kolaborasi dan kerja tim yang baik sangat diperlukan.
- Ketelitian dan Akurasi: Sebagai admin proyek, ketelitian dan akurasi sangat penting. Mereka harus dapat mengelola dokumen proyek dengan cermat, mengumpulkan data yang tepat, dan memberikan laporan yang akurat.
