Admin purchasing adalah individu yang bertanggung jawab mengelola dan menjalankan proses pengadaan barang atau jasa dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Mereka berperan penting dalam memastikan pasokan barang dan jasa yang diperlukan tersedia dengan tepat waktu, dalam jumlah yang cukup, dan dengan harga yang kompetitif.
Tanggung Jawab
• Mencari supplier baru berdasarkan price, service dan lead time
• Mengontrol kedatangan bahan dari supplier
• Menyiapkan document untuk ketentuan impor
• Mengevaluasi supplier setiap bulan
• Berkolaborasi dengan tim keuangan untuk setiap pembayaran
• Membuat laporan ke manager purchasing untuk rekap pembelian
Kualifikasi
• Minimal Pendidikan D3-S1 Jurusan Industrial Engineering, Management, Administration and Statistika, Akuntansi, umum
• Memiliki kemampuan komunikasi yang baik
• Minimal Pengalaman 1 tahun dalam Purchasing
• Memiliki pengetahuan tentang Pembelian/Inventaris/management barang
• Usia minimal 21 tahun
• Memiliki kemampuan kepemimpinan yang baik
Seputar Pekerjaan Admin Purchasing
Apa yang dikerjakan Admin Purchasing?
- Pemantauan Stok: Admin purchasing bertanggung jawab untuk memantau stok barang yang ada di perusahaan. Mereka harus mengawasi tingkat persediaan barang, memeriksa kebutuhan yang ada, dan mengidentifikasi barang apa yang perlu dipesan kembali.
- Pemesanan Barang: Admin purchasing melakukan pemesanan barang atau jasa dari pemasok atau vendor yang dipilih. Mereka melakukan komunikasi dengan pemasok, menegosiasikan harga dan persyaratan, serta mengatur pengiriman barang ke lokasi yang ditentukan.
- Evaluasi Pemasok: Admin purchasing bertanggung jawab untuk mengevaluasi pemasok yang ada atau pemasok potensial. Ini melibatkan memeriksa kualitas produk atau jasa yang disediakan, mengevaluasi reputasi pemasok, dan membandingkan harga dan persyaratan antara beberapa pemasok.
- Penyusunan Kontrak: Admin purchasing dapat terlibat dalam menyusun kontrak pembelian dengan pemasok. Mereka memastikan semua persyaratan pembelian tercakup dalam kontrak, seperti harga, jumlah, jangka waktu pengiriman, syarat pembayaran, dan hak serta kewajiban kedua belah pihak.
- Negosiasi Harga: Admin purchasing berperan dalam negosiasi harga dengan pemasok. Mereka berusaha mendapatkan harga yang kompetitif dan menguntungkan bagi perusahaan. Ini melibatkan kemampuan dalam bernegosiasi, analisis harga pasar, dan pengetahuan tentang nilai barang atau jasa yang dipesan.
- Pelacakan Pengiriman: Setelah melakukan pemesanan, admin purchasing harus memantau pengiriman barang atau jasa yang dipesan. Mereka berkomunikasi dengan pemasok untuk memastikan pengiriman tepat waktu dan memonitor kemajuan pengiriman sampai barang tiba di tujuan.
- Penyelesaian Masalah: Jika terjadi masalah terkait pengadaan barang atau jasa, admin purchasing akan terlibat dalam mencari solusi. Ini melibatkan berkomunikasi dengan pemasok, mencari pemecahan masalah yang memadai, dan memastikan kebutuhan perusahaan terpenuhi.
- Pemeliharaan Catatan: Admin purchasing juga bertanggung jawab untuk memelihara catatan pembelian dan dokumentasi terkait. Mereka harus membuat dan menyimpan rekam jejak pembelian, kontrak, faktur, dan dokumen penting lainnya yang terkait dengan proses pengadaan.
Bagaimana cara menilai kandidat Admin Purchasing?
- Keterampilan Administrasi: Sebagai seorang admin, kemampuan administratif yang baik sangat diperlukan. Mereka harus mampu mengelola dokumen, mengatur catatan pembelian, dan menjaga informasi penting terorganisir dengan baik. Keterampilan dalam penggunaan perangkat lunak perkantoran dan kemampuan dasar dalam matematika juga diperlukan.
- Keandalan dan Keakuratan: Admin purchasing harus dapat diandalkan dalam menjalankan tugas-tugas mereka dengan akurasi yang tinggi. Kesalahan atau kelalaian dalam melakukan pemesanan atau dalam dokumen administratif dapat memiliki dampak serius pada proses pengadaan dan operasional perusahaan.
- Uji Kemampuan: Jika dianggap perlu, Anda dapat menyelenggarakan uji kemampuan tertulis atau uji praktis untuk mengevaluasi pengetahuan kandidat tentang proses pengadaan, negosiasi, analisis harga, atau penggunaan perangkat lunak pengadaan.
- Kemampuan Interpersonal: Pertimbangkan juga kemampuan interpersonal kandidat. Seorang admin purchasing akan bekerja dengan berbagai pihak, termasuk pemasok, tim internal, dan departemen terkait lainnya. Pastikan kandidat memiliki kemampuan untuk bekerja secara efektif dalam tim, berkomunikasi dengan jelas, dan membangun hubungan kerja yang baik.
