Front office adalah seorang profesional yang menjadi titik kontak pertama yang menyambut tamu yang datang. Mereka memiliki tugas dan tanggung jawab mengurus administratif dalam menyambut tamu, menjawab panggilan telepon, mengarahkan tamu yang datang, dan banyak lainnya.
Ringkasan Pekerjaan
Kami mencari seseorang yang ramah dan memiliki interpersonal yang baik untuk bergabung mengisi posisi front office.
Sebagai front office, Anda akan bertugas menyambut tamu dan memberikan pelayanan yang ramah dan profesional di area resepsionis. Anda menjadi titik kontak pertama yang dilihat tamu dan peran Anda adalah menciptakan pengalaman positif bagi mereka.
Tugas dan Tanggung Jawab
- Menyambut tama dan memberikan layanan pelanggan yang luar biasa.
- Memastikan tamu mengisi data yang diperlukan sebelum masuk/check in.
- Memastikan keakuratan data reservasi atau janji temu dengan mengkonfirmasi reservasi kembali kepada tamu.
- Memastikan meja resepsionis tertata rapi dan dilengkapi dengan semua perlengkapan yang diperlukan seperti pena, formulir, dan kertas.
- Menjawab semua pertanyaan dan panggilan masuk dari klien atau tamu.
- Mengarahkan panggilan telepon ke departemen yang sesuai dan mencatat pesan.
- Menerima semua surat dan paket, dan mendistribusikannya ke departemen yang sesuai.
- Mencatat semua log book panggilan masuk dan keluar perusahaan.
- Melakukan pengecekan peralatan dan perlengkapan kantor.
- Membuat dan mengelola laporan harian, termasuk laporan kehadiran tamu dan penggunaan fasilitas.
- Memperbarui dan menjaga keakuratan data tamu dalam sistem komputer.
Kualifikasi yang Dibutuhkan
- Pendidikan minimal SMA atau sederajat
- Memiliki pengalaman 2 tahun sebagai front office atau peran serupa.
- Berpenampilan menarik dan rapi.
- Memiliki pemahaman yang baik tentang administrasi perkantoran dan pembukuan.
- Memiliki kemampuan komunikasi tertulis dan verbal yang baik.
- Keterampilan interpersonal yang baik
- Kemampuan organisasi dan multitasking.
- Mampu dan terampil menggunakan peralatan kantor, seperti mesin fotokopi, FAX, dan printer.
- Kemampuan dan pengetahuan yang kuat tentang Ms.Office.
- Memiliki keahlian berbahasa Inggris tulisan dan lisan bisa menjadi nilai tambah.
- Customer service orientation.
Skill yang Dibutuhkan
- Komunikasi lisan dan tulisan
- Problem solving
- Customer service
- Multitasking
- Interpersonal
- Empati
- Teliti dan detail
- Operasional komputer
Hal yang Perlu Diperhatikan HR saat Memilih Kandidat Front Office
Saat memilih kandidat untuk posisi front office, HR perlu memerhatikan beberapa hal penting. Berikut adalah beberapa faktor yang perlu diperhatikan:
- Keterampilan Komunikasi dan Interpersonal: Seorang kandidat yang baik untuk posisi front office harus memiliki keterampilan komunikasi yang kuat dan dapat berinteraksi dengan berbagai jenis orang. Mereka harus mampu berkomunikasi dengan jelas, ramah, dan sopan kepada tamu serta kolega. Kemampuan dalam berbahasa asing juga bisa menjadi nilai tambah, tergantung pada konteks kerja.
- Penampilan dan Etika Kerja: Kandidat yang dipilih harus memiliki penampilan yang rapi, profesional, dan cocok dengan standar perusahaan. Mereka juga harus memiliki etika kerja yang baik, termasuk disiplin, tanggung jawab, dan dapat bekerja dengan baik di bawah tekanan.
- Kemampuan Pemecahan Masalah: Mereka harus mampu menghadapi tantangan dan situasi tak terduga dengan tenang dan menemukan solusi yang memuaskan bagi tamu dan perusahaan. Keterampilan manajemen konflik juga penting untuk menangani keluhan tamu dengan baik.
- Keramahan dan Pelayanan Pelanggan: Front Office adalah titik kontak pertama bagi tamu, sehingga kandidat harus memiliki sifat ramah, keramahan, dan pelayanan pelanggan yang kuat. Mereka harus dapat menciptakan pengalaman yang positif bagi tamu, menjaga profesionalisme, dan berusaha untuk memenuhi atau melebihi harapan tamu.
