General affair bertugas dan bertanggung jawab dalam pengadaan sarana dan prasarana yang dibutuhkan dalam pelaksanaan kegiatan kantor.
Ringkasan Pekerjaan
Kami sedang mencari seorang general affair profesional yang bertanggung jawab untuk mengelola dan menjalankan operasional harian di perusahaan. Merak haruslah memiliki pengalaman yang kuat dalam manajemen fasilitas, keamanan, logistik, dan administrasi kantor. Mereka akan berperan penting dalam menjaga efisiensi dan keteraturan di seluruh perusahaan.
Tugas dan Tanggung Jawab
- Mengelola operasional harian termasuk manajemen fasilitas, keamanan, logistik, dan administrasi kantor.
- Memastikan ketersediaan dan kelayakan fasilitas perusahaan.
- Bertanggung jawab untuk pengadaan dan pengelolaan inventaris kantor, peralatan, dan perlengkapan kerja.
- Melakukan analisis kebutuhan fasilitas kantor
- Mengelola jadwal pemeliharaan fasilitas dan perbaikan sesuai kebutuhan.
- Menganalisis biaya penyediaan dan perawatan seluruh fasilitas dan sarana di perusahaan.
- Mengajukan pembelian fasilitas kantor kepada tim finance
- Menjalin hubungan dan kerja sama dengan vendor penyedia fasilitas.
- Membuat prosedur kerja untuk inspeksi dan pemeliharaan fasilitas.
- Melakukan survei kepuasan karyawan terhadap fasilitas kantor
- Menyusun laporan aset dan beban biaya kantor yang akan disampaikan dalam rapat anggaran bulanan
Kualifikasi
- Pendidikan minimal S1 di bidang Manajemen Fasilitas, Administrasi Bisnis, atau jurusan yang relevan.
- Memiliki sertifikat HSE menjadi nilai tambah.
- Memiliki pengalaman kerja minimal 1 tahun di posisi general affair atau posisi terkait.
- Memiliki pemahaman yang baik mengenai manajemen fasilitas, keamanan, logistik, dan administrasi kantor.
- Mampu mengelola, merencanakan, dan mengorganisir aset perusahaan dengan baik.
- Kemampuan komunikasi lisan dan tulisan yang baik.
- Detail oriented.
- Memiliki keterampilan negosiasi yang baik dan kemampuan membangun kerjasama yang efektif dengan pihak ketiga.
- Pengetahuan yang baik tentang peraturan dan kebijakan terkait fasilitas, keamanan, dan administrasi kantor.
- Memiliki pengetahuan yang baik dalam hal-hal yang berkaitan dengan manajemen perkantoran dan pemeliharaan perusahaan.
- Kemampuan mengelola tugas dan waktu dengan baik
Skill yang Dibutuhkan
- Komunikasi lisan dan tulisan
- Interpersonal
- Manajemen tugas dan waktu
- Negosiasi
- Kerja tim
- Analitik
- Adaptif
- Manajemen proyek
- Multitasking
Hal yang Harus Diperhatikan saat Memilih Kandidat General Affair
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan HR saat memilih kandidat general affair, yaitu sebagai berikut:
- Pengalaman dan Kualifikasi: Perhatikan pengalaman kerja sebelumnya dan kualifikasi pendidikan kandidat. Pengalaman dalam manajemen fasilitas, keamanan, logistik, dan administrasi kantor akan menjadi nilai tambah. Pastikan kualifikasi pendidikan atau pelatihan yang relevan dengan tanggung jawab posisi General Affair.
- Kemampuan Komunikasi: Perhatikan kemampuan komunikasi kandidat, baik lisan maupun tulisan, serta kemampuan mendengarkan dan berkomunikasi dengan jelas.
- Kemampuan Manajerial: Pastikan kandidat memiliki kemampuan manajerial yang baik, termasuk kemampuan perencanaan, pengorganisasian, pengawasan, dan pengambilan keputusan.
- Keterampilan Analitis dan Problem Solving: Penting untuk memilih kandidat yang memiliki keterampilan analitis yang baik untuk menganalisis situasi, mengidentifikasi masalah, dan mengembangkan solusi yang efektif.
- Keterampilan Teknis: Perhatikan apakah kandidat memiliki keterampilan teknis yang relevan dengan posisi tersebut.
- Keterampilan Manajemen Kontrak dan Negosiasi: Pastikan kandidat memiliki keterampilan manajemen kontrak dan negosiasi yang baik untuk mendapatkan kontrak atau layanan yang menguntungkan perusahaan.
