Job Desk & Tugas HR Officer Beserta Template Gratis

HR officer bertanggung jawab untuk mengelola setiap aspek dari proses perekrutan, termasuk orientasi dan pelatihan karyawan baru. Mereka juga membantu dalam manajemen penggajian, sehingga para karyawan menerima gaji tepat waktu.

Ringkasan Pekerjaan

Kami mencari seorang staff HR officer dengan kemampuan komunikasi lisan dan tulisan yang sangat baik. HR officer diharapkan memiliki pengetahuan tentang Undang-undang ketenagakerjaan dan memiliki wawasan dan strategi komprehensif mengenai operasional ketenagakerjaan.

Tanggung Jawab

• Menyusun job deskripsi untuk posisi yang dibuka
• Memasang iklan lowongan pekerjaan
• Mengelola seluruh proses rekrutmen
• Melakukan proses onboarding karyawan baru dan pelatihan karyawan
• Monitoring kinerja karyawan
• Menerapkan prosedur pengembangan staf yang sistematis.
• Memastikan seluruh hal yang berkaitan dengan personalia dan staff berjalan sesuai dengan dokumen kepegawaian yang berlaku.
• Mengelola masalah kedisiplinan dan keluhan karyawan
• Menangani payroll karyawan
• Menghitung data absen karyawan
• Menyusun dan mempersiapkan performance appraisal untuk karyawan

Kualifikasi

• Memiliki latar belakang minimal Sarjana (S1) jurusan Manajemen SDM, Psikologi, Administrasi Bisnis, dan sejenisnya.
• Memiliki pengalaman kerja sebagai staff HR atau posisi sejenis
• Memahami tentang fungsi HR serta penerapan strateginya
• Memiliki sertifikasi HR menjadi nilai tambah
• Memahami Undang-undang Ketenagakerjaan
• Mahir dalam Ms. Office
• Memiliki pengetahuan tentang HRMS menjadi nilai tambah
• Memiliki kemampuan komunikasi secara lisan dan tulisan dengan baik
• Memiliki kemampuan organisasi dan manajemen waktu yang baik
• Mampu melakukan negosiasi dan pemecahan masalah
• Detail oriented
• Memahami segala administrasi karyawan

‍

Seputar Pekerjaan HR Officer

Apa saja yang dikerjakan HR Officer?

1. Rekrutmen dan Seleksi: HR officer bertanggung jawab untuk mengelola proses rekrutmen dan seleksi karyawan baru. Ini meliputi menyiapkan deskripsi pekerjaan, memposting lowongan pekerjaan, menyaring lamaran, melakukan wawancara, dan menentukan kandidat yang paling cocok untuk posisi yang tersedia.
2. Onboarding dan Penerimaan Karyawan: Setelah karyawan baru direkrut, HR officer akan mengurus proses onboarding dan penerimaan. Ini termasuk mengurus dokumen administrasi, seperti kontrak kerja, formulir pajak, dan asuransi karyawan. HR officer juga akan memberikan orientasi kepada karyawan baru, memperkenalkan mereka dengan kebijakan perusahaan, budaya kerja, dan sumber daya internal.
3. Manajemen Kinerja: HR officer mendukung manajer dalam proses manajemen kinerja. Mereka membantu dalam penetapan tujuan karyawan, menyusun program pengembangan, melakukan evaluasi kinerja, dan memberikan umpan balik kepada karyawan. HR officer juga dapat terlibat dalam proses manajemen kinerja yang melibatkan penghargaan dan pengakuan karyawan.
4. Pengembangan Karyawan: HR officer dapat membantu dalam pengembangan karyawan dengan menyediakan pelatihan dan pengembangan. Mereka dapat mengidentifikasi kebutuhan pelatihan, mengatur program pelatihan internal atau eksternal, dan memastikan karyawan memiliki kesempatan untuk mengembangkan keterampilan dan pengetahuan mereka.
5. Manajemen Hubungan Karyawan: HR officer memainkan peran penting dalam memelihara hubungan baik antara perusahaan dan karyawan. Mereka menjawab pertanyaan karyawan, menangani keluhan atau masalah karyawan, dan membantu dalam menyelesaikan konflik atau perselisihan. HR officer juga dapat berperan dalam memastikan kepuasan karyawan dan menciptakan lingkungan kerja yang positif.
6. Kepatuhan dan Kebijakan SDM: HR officer memastikan perusahaan mematuhi peraturan dan kebijakan yang terkait dengan ketenagakerjaan. Mereka mengurus pembuatan dan pembaruan kebijakan perusahaan, serta memastikan kebijakan tersebut diimplementasikan secara konsisten. HR officer juga bertanggung jawab untuk menjaga kerahasiaan data pribadi karyawan dan mengelola kebijakan keamanan informasi.
7. Manajemen Data Karyawan: HR officer mengelola data karyawan, termasuk informasi pribadi, kontrak kerja, absensi, dan catatan kinerja. Mereka memastikan integritas dan kerahasiaan data tersebut, serta mengelola sistem informasi SDM yang digunakan perusahaan.
8. Manajemen Kompensasi dan Benefit: HR officer membantu dalam pengelolaan kompensasi dan benefit karyawan. Mereka mengurus proses penggajian, memastikan konsistensi dalam sistem kompensasi, dan mengurus program benefit seperti asuransi kesehatan, asuransi pensiun, cuti, dan tunjangan lainnya.

Apa kemampuan yang harus dimiliki HR Officer?

1. Pengetahuan tentang Hukum Ketenagakerjaan: HR officer harus memahami hukum ketenagakerjaan dan peraturan yang berlaku dalam industri dan negara tempat mereka bekerja. Ini mencakup pemahaman tentang peraturan penggajian, kontrak kerja, kebijakan karyawan, hak dan perlindungan karyawan, serta masalah lain yang terkait dengan ketenagakerjaan.
2. Komunikasi Efektif: Kemampuan komunikasi yang baik sangat penting bagi seorang HR officer. Mereka harus dapat berkomunikasi dengan jelas dan efektif baik secara lisan maupun tulisan. Kemampuan mendengarkan yang baik juga diperlukan untuk memahami kebutuhan dan masalah karyawan serta berkomunikasi dengan manajemen dan pihak eksternal.
3. Keterampilan Manajemen Hubungan: HR officer harus memiliki keterampilan dalam membangun dan memelihara hubungan yang baik dengan karyawan, manajemen, dan pihak eksternal. Ini mencakup kemampuan dalam menangani konflik, menyelesaikan masalah, dan berinteraksi secara efektif dengan beragam individu dan kelompok.
4. Keterampilan Organisasi dan Manajemen Waktu: HR officer seringkali memiliki tugas dan tanggung jawab yang melibatkan banyak detail, jadwal yang ketat, dan berbagai proyek yang harus ditangani secara bersamaan. Oleh karena itu, kemampuan organisasi dan manajemen waktu yang baik sangat penting untuk mengelola pekerjaan dengan efisien dan memenuhi tenggat waktu yang ditetapkan.
5. Keterampilan Analitis: HR officer harus dapat mengumpulkan, menganalisis, dan menginterpretasikan data terkait sumber daya manusia. Ini termasuk data tentang kinerja karyawan, kehadiran, kepuasan karyawan, dan faktor lain yang berhubungan dengan manajemen sumber daya manusia. Kemampuan analitis yang baik akan membantu mereka dalam pengambilan keputusan yang informasional dan berbasis data.
6. Keahlian Komputer dan Teknologi: HR officer harus memiliki pengetahuan dan keterampilan dalam penggunaan perangkat lunak dan teknologi yang relevan untuk manajemen sumber daya manusia. Ini meliputi penggunaan sistem manajemen sumber daya manusia (HRMS), pengolahan data, pembuatan laporan, dan kemampuan menggunakan aplikasi komputer terkait.
7. Etika dan Kepercayaan: Sebagai pengelola informasi yang sensitif dan memiliki akses ke data pribadi karyawan, HR officer harus menjaga etika tinggi dan menjaga kepercayaan. Mereka harus mampu menjaga kerahasiaan informasi karyawan dan menjalankan tanggung jawab mereka dengan integritas.
8. Keterampilan Pemecahan Masalah: HR officer harus dapat mengidentifikasi masalah, menganalisis akar penyebabnya, dan mengembangkan solusi yang efektif. Kemampuan pemecahan masalah yang baik akan membantu mereka dalam menangani masalah karyawan, menyelesaikan konflik, dan mengimplementasikan perbaikan yang diperlukan.

Bagaimana cara menilai kandidat untuk posisi HR Officer?

Saat melakukan proses rekrutmen untuk posisi HR officer, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan agar dapat memilih kandidat yang tepat. Berikut adalah beberapa poin penting yang harus dipertimbangkan selama proses rekrutmen HR officer:

1. Menentukan kriteria yang jelas: Tentukan kriteria yang spesifik untuk HR officer yang Anda cari, seperti pengalaman kerja, pendidikan, pengetahuan tentang hukum ketenagakerjaan, keterampilan komunikasi, dan kemampuan interpersonal. Ini akan membantu mempersempit calon yang cocok dengan posisi tersebut.
2. Menyusun deskripsi pekerjaan yang akurat: Buat deskripsi pekerjaan yang jelas dan komprehensif untuk HR officer, termasuk tanggung jawab, tugas, dan kualifikasi yang dibutuhkan. Deskripsi pekerjaan yang baik akan membantu calon memahami apa yang diharapkan dari posisi tersebut.
3. Wawancara yang terstruktur: Lakukan wawancara dengan calon kandidat yang lolos tahap seleksi berkas. Siapkan pertanyaan yang relevan dengan tanggung jawab dan tugas HR Officer, termasuk pertanyaan tentang pengetahuan tentang HR, pengalaman kerja sebelumnya, dan keterampilan interpersonal. Gunakan pendekatan wawancara terstruktur untuk memastikan setiap calon diukur secara konsisten.
4. Melibatkan tim HR dan manajemen: Melibatkan anggota tim HR dan manajemen lainnya dalam proses rekrutmen. Pendapat mereka dapat membantu dalam mengevaluasi kandidat secara holistik dan memastikan keputusan yang tepat.
5. Uji kemampuan teknis: Berikan ujian atau tugas yang relevan untuk menguji kemampuan calon dalam bidang HR. Misalnya, mintalah calon untuk mengelola skenario kasus yang melibatkan masalah HR atau memeriksa pemahaman mereka tentang hukum ketenagakerjaan.

‍