Seorang personal assistant (PA), atau asisten pribadi, adalah individu yang memberikan dukungan administratif, manajerial, dan pribadi kepada seseorang, biasanya seorang eksekutif, manajer, atau individu yang memiliki jadwal dan tanggung jawab yang padat. Tugas seorang personal assistant dapat bervariasi tergantung pada kebutuhan dan preferensi individu yang mereka bantu.
Deskripsi pekerjaan
Kami sedang mencari Personal Assistant yang akan bertanggungjawab mengatur waktu, meningkatkan efisiensi, dan mengelola tugas-tugas administratif dan manajerial.
Tanggung Jawab
• Melakukan penjadwalan meeting yang akan dilakukan oleh Manajemen. Baik dari menentukan waktu hingga membuat undangan untuk seluruh peserta rapat.
• Menjadi notulen dalam setiap rapat yang dilaksanakan oleh manajemen
• Menyiapkan berkas dan dokumen yang diperlukan untuk rapat
• Menerima dan membalas email yang berkaitan langsung dengan pekerjaan manajemen
• Menyiapkan laporan yang dibutuhkan oleh manajemen
• Mengerjakan tugas-tugas lain yang didelegasikan dengan benar
Kualifikasi
– Pendidikan minimal SMA/SMK
– Terbuka untuk semua jurusan (freshgraduated atau berpengalaman diutamakan)
– Memiliki skill komunikasi dan pemecahan masalah yang baik
– Mampu bekerja di bawah deadline
Seputar Pekerjaan Personal Assistant
Apa yang dikerjakan oleh Personal Assistant?
- Pengelolaan Jadwal: Seorang personal assistant bertanggung jawab untuk mengatur dan mengelola jadwal harian, mingguan, atau bulanan individu yang mereka bantu. Ini meliputi penjadwalan pertemuan, konferensi, dan acara penting lainnya, serta mengingatkan dan memastikan bahwa semua jadwal terpenuhi dengan baik.
- Komunikasi dan Koordinasi: Seorang personal assistant sering bertindak sebagai penghubung antara individu yang mereka bantu dengan pihak lain, baik itu melalui komunikasi langsung, telepon, atau email. Mereka dapat mengatur pertemuan, menangani panggilan telepon, menyusun dan mengirimkan surat-surat, dan menjaga komunikasi yang efektif dengan berbagai pemangku kepentingan.
- Pengelolaan Dokumen dan Administrasi: Personal assistant membantu dalam pengelolaan dokumen dan administrasi penting. Ini termasuk menyusun laporan, mengelola catatan rapat, mengorganisir dan menyimpan dokumen, mengelola email dan surat-menyurat, serta membantu dalam pengaturan perjalanan dan akomodasi.
- Penyusunan Presentasi dan Laporan: Seorang personal assistant dapat diminta untuk membantu dalam menyusun presentasi, laporan, atau dokumen lain yang diperlukan. Mereka dapat membantu dalam penelitian, pengumpulan data, penyusunan materi presentasi, dan memastikan bahwa dokumen yang dihasilkan memiliki kualitas yang baik dan sesuai dengan kebutuhan.
- Tugas-tugas Pribadi: Personal assistant juga dapat ditugaskan untuk menjalankan tugas-tugas pribadi tertentu, seperti mengatur perjalanan pribadi, reservasi restoran, pembelian tiket, pengaturan acara pribadi, atau tugas-tugas rumah tangga lainnya.
Bagaimana cara menilai kandidat Personal Assistant?
- Perhatikan Kemampuan Organisasi dan Manajemen Waktu: Personal assistant perlu memiliki keterampilan organisasi dan manajemen waktu yang kuat. Tanyakan kepada kandidat tentang bagaimana mereka mengatur jadwal, mengelola prioritas, dan menghadapi tantangan dalam mengatur tugas-tugas yang beragam. Perhatikan apakah mereka dapat menunjukkan ketekunan, fleksibilitas, dan kemampuan untuk tetap terorganisir dalam situasi yang padat.
- Uji Kemampuan Administratif: Keterampilan administratif yang baik penting dalam peran personal assistant. Berikan tugas atau simulasi yang melibatkan pengelolaan dokumen, penyusunan laporan, pengorganisasian data, atau penggunaan perangkat lunak kantor. Tinjau kemampuan kandidat dalam menggunakan alat dan teknologi administratif yang relevan.
- Pertimbangkan Kerahasiaan dan Kepercayaan: Personal assistant sering memiliki akses ke informasi rahasia dan penting. Pastikan kandidat dapat menunjukkan integritas, kepercayaan, dan kemampuan untuk menjaga kerahasiaan. Tanyakan kepada mereka tentang pengalaman mereka dalam menangani informasi sensitif atau contoh konkret tentang situasi di mana mereka harus menjaga kerahasiaan.
- Uji Kemampuan Teknologi: Periksa kemampuan kandidat dalam menggunakan teknologi yang relevan untuk peran personal assistant, seperti pengelolaan email, perangkat lunak kantor, alat kolaborasi, atau perangkat mobile. Kemampuan mereka dalam beradaptasi dengan alat-alat baru dan kecakapan teknologi umumnya dapat menjadi indikator keterampilan yang kuat.
- Pertimbangkan Personalitas dan Kepribadian: Selain keterampilan teknis, penting juga untuk mempertimbangkan personalitas dan kepribadian kandidat. Seorang personal assistant harus memiliki sifat yang proaktif, dapat diandalkan, fleksibel, dan mampu beradaptasi dengan berbagai situasi dan orang. Perhatikan apakah kandidat cocok dengan budaya kerja dan nilai-nilai organisasi Anda.
