Resepsionis adalah individu yang bertugas untuk menyambut tamu, pengunjung, atau pelanggan di suatu perusahaan atau organisasi. Mereka memiliki peran penting dalam memberikan pelayanan yang ramah dan membantu, menjawab telepon, mengelola jadwal janji, mengatur dan mengarahkan tamu ke tempat yang tepat, serta memberikan informasi dasar tentang perusahaan.
Ringkasan Pekerjaan
Resepsionis juga dapat bertanggung jawab untuk mengatur surat masuk dan keluar, mengelola data tamu, serta menangani permintaan atau pertanyaan dasar. Posisi resepsionis membutuhkan keterampilan komunikasi yang baik, keahlian multitasking, serta kesopanan dan keramahan dalam berinteraksi dengan orang lain.
Tanggung Jawab
1. Menyambut tamu dan pengunjung dengan ramah dan memberikan pelayanan pelanggan yang baik.
2. Mengarahkan tamu ke tempat yang tepat dan memberikan informasi yang diperlukan.
3. Menjawab telepon, meneruskan panggilan, atau mengambil pesan dengan efisien dan tepat.
4. Membuat dan menjadwalkan janji temu bagi tamu atau karyawan.
5. Menyediakan informasi dasar tentang perusahaan, seperti jam operasional, alamat, dan layanan yang disediakan.
6. Mengelola surat masuk dan keluar, termasuk menerima, menyortir, dan mendistribusikan surat atau paket.
Kualifikasi
1. Wanita
2. Usia maks 30 tahun
3. Pendidikan minimal SMK/SMA sederajat
4. Memiliki komunikasi dengan baik
5. Dapat berbahasa Inggris (Pasif)
6. Berpenampilan menarik
7. Jujur, sopan santun, loyalitas dan suka menolong
8. Inisiatif dan kreatif
9. Berpengalaman sebagai resepsionis
10. Fresh Graduate diperbolehkan melamar
Seputar Resepsionis
Apa kemampuan yang dibutuhkan untuk posisi Resepsionis?
1. Keterampilan Komunikasi: Kemampuan berkomunikasi dengan jelas dan efektif, baik secara lisan maupun tulisan. Resepsionis harus mampu berinteraksi dengan tamu dan anggota tim dengan sopan dan ramah.
2. Keterampilan Multitasking: Kemampuan untuk melakukan beberapa tugas sekaligus dengan baik. Sebagai seorang Resepsionis, Anda mungkin harus menjawab telepon, melayani tamu, mengirimkan pesan, dan melakukan tugas-tugas administratif lainnya secara bersamaan.
3. Keterampilan Pemecahan Masalah: Kemampuan menghadapi masalah dan menemukan solusi yang tepat dengan cepat. Resepsionis harus siap mengatasi situasi yang tidak terduga, seperti tamu yang tidak puas atau masalah teknis dengan peralatan kantor.
4. Keterampilan Teknologi: Kemampuan menggunakan perangkat lunak kantor, sistem telepon, dan peralatan kantor lainnya dengan mahir. Resepsionis juga harus akrab dengan perangkat lunak komunikasi seperti email, kalender online, dan aplikasi pesan instan.
5. Keterampilan Pelayanan Pelanggan: Kemampuan memberikan pelayanan pelanggan yang baik dan memastikan kepuasan tamu. Resepsionis harus dapat berinteraksi dengan tamu secara profesional, memahami kebutuhan mereka, dan memberikan bantuan yang diperlukan.
Bagaimana cara menilai kandidat untuk posisi Resepsionis?
1. Peninjauan Lamaran dan Resume: Evaluasi resume dan lamaran kandidat untuk melihat apakah mereka memenuhi kualifikasi dasar yang dibutuhkan untuk posisi Resepsionis, seperti pengalaman sebelumnya, pendidikan, keterampilan komunikasi, dan keterampilan administratif.
2. Wawancara: Lakukan wawancara untuk mendapatkan pemahaman lebih mendalam tentang kandidat. Pertanyaan yang relevan dapat mencakup pengalaman sebelumnya dalam melayani tamu, keterampilan komunikasi, penanganan konflik, dan bagaimana mereka mengatasi situasi yang menantang.
3. Tes Komunikasi dan Keterampilan Administratif: Berikan tes tertulis atau latihan simulasi yang menilai keterampilan komunikasi, organisasi, dan multitasking kandidat. Ini dapat melibatkan situasi-situasi seperti menerima panggilan telepon, mengoordinasikan jadwal, atau menangani tamu yang membutuhkan bantuan.
4. Referensi: Mintalah referensi dari kandidat sebelumnya, terutama dari posisi yang melibatkan pelayanan pelanggan atau peran administratif. Hubungi referensi untuk mendapatkan informasi tentang kinerja dan keahlian kandidat.
5. Evaluasi Soft Skills: Selain keterampilan teknis dan administratif, penting untuk mengevaluasi keterampilan lunak kandidat, seperti kemampuan komunikasi, kerja tim, pelayanan pelanggan, dan fleksibilitas. Pertanyaan atau latihan terkait dengan skenario interaksi sosial dapat membantu menilai aspek ini.
