Membuat notulensi rapat merupakan suatu pekerjaan wajib bagi kamu yang duduk di posisi sekretaris. Seorang sekretaris harus bisa membuat notulen yang berisikan kejadian apa saja yang terjadi saat rapat, mulai dari bahasan hingga hasil rapat, baik itu saat rapat internal atau juga dengan klien. Sudah tahukah kamu contoh notulen rapat yang baik dan benar? Jika belum, baca artikel berikut, yuk!
Apa Itu Notulen Rapat?
Menurut KBBI, notulen adalah catatan singkat mengenai jalannya suatu kegiatan serta hal yang dibicarakan dan diputuskan di dalamnya.
Lalu ada juga yang mengartikan notulen sebagai catatan resmi rapat atau sidang berisikan siapa, apa, bagaimana, dan hasil dari suatu hal yang dirapatkan atau disidangkan.
Sementara mengutip dari The Balance Careers, notulen rapat atau juga disebut minutes of meeting adalah catatan terperinci yang berfungsi sebagai catatan tertulis resmi dari sebuah rapat. Biasanya ini ditulis oleh seorang notulis yang memuat ringkasan dari pembukaan, isi, hingga penutup rapat.
Dari beberapa pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa notulen adalah catatan tertulis dari suatu jalannya rapat yang ditulis dengan terperinci dan rapi.
Fungsi Notulen Rapat
Fungsi notulen rapat sangatlah penting dan tidak bisa dianggap sepele. Berikut ini beberapa yang perlu kamu ketahui:
1. Sebagai Panduan
Fungsi yang pertama adalah sebagai panduan baik bagi pimpinan maupun anggota tim lainnya. Dengan catatan ini, pimpinan maupun anggota tim dapat melihat apa saja keputusan yang telah diambil untuk menjalankan suatu tugas.
Selain itu, dengan adanya notulensi yang rinci, pimpinan dan anggota tim dapat juga melihat siapa saja orang yang telah diputuskan bertanggung jawab mengerjakan tugas tersebut.
2. Sebagai Pengingat
Tidak cuma jadi panduan, notulen juga berfungsi sebagai pengingat untuk semua anggota rapat. Tidak jarang karena banyaknya rapat yang dilakukan, anggota jadi lupa dengan hasil-hasil penting yang telah diputuskan.
Anggota rapat juga jadi terbantu untuk mengerjakan tugas-tugas dengan tepat dan tidak ada yang terlewat.
3. Sebagai Referensi Bagi Anggota yang Tidak Hadir
Agar mereka yang tidak bisa hadir saat rapat tidak ketinggalan info mengenai apa yang dibicarakan dan telah diputuskan ketika rapat, isi notulensi dapat menjadi referensi mereka.
Baca juga: 11 Contoh Surat Undangan Rapat yang Benar dan Cara Membuatnya
Format Notulen Rapat
Membuat notulen rapat tidak boleh asal, isinya harus dibuat dengan struktur dan format yang baik agar dapat dipahami semua orang. Contoh notulen yang baik di setiap perusahaan mungkin berbeda-beda. Biasanya mereka memiliki template yang sudah sering digunakan.
Walau begitu, namun isi notulen rapat punya poin-poin sama yang tidak boleh sampai terlewatkan. Berikut ini beberapa di antaranya.
1. Judul Rapat
Judul rapat biasanya ditulis sesuai dengan tujuan diadakannya rapat. Misalnya rapat bulanan di tim marketing, nah untuk judul rapatnya bisa ditulis seperti “Notulen Rapat Bulanan Tim Marketing, Agustus 2021.”
2. Tempat dan Waktu Dilaksanakannya Rapat
Notulis juga harus menuliskan tempat dan waktu pelaksanaan rapat. Jika ada jeda untuk istirahat, notulis harus menuliskan durasi istirahat selama beberapa menit. Waktu pelaksanaan ini juga bisa jadi bahan evaluasi atau tolok ukur apakah rapat yang diadakan berjalan kondusif atau tidak.
3. Daftar Anggota yang Hadir
Anggota yang hadir perlu ditulis dalam sebuah notulen. Tujuannya adalah memudahkan untuk mengetahui siapa yang absen, siapa yang mengambil keputusan, atau siapa yang ditugaskan nantinya setelah keputusan diambil.
4. Tujuan Diadakannya Rapat
Isi notulensi yang satu ini tidak boleh sampai terlewat, yaitu menuliskan tujuan dari dilaksanakannya rapat. Misalnya untuk menentukan strategi sales promotion di tengah pandemi, dan lain sebagainya.
5. Pembahasan dan Hasil Keputusan Rapat
Inti dari notulensi adalah pembahasan dan hasil yang diputuskan dalam rapat. Di bagian ini kamu bisa menuliskannya dalam bentuk poin-poin agar memudahkan pembaca. Kemudian untuk hasil rapat, tuliskan sedikit lebih detail dengan menambahkan penugasan anggota atau langkah-langkah apa saja yang akan dilakukan dari rencana kegiatan yang dibuat.
Dengan begini anggota tim jadi lebih mudah mengetahui hal-hal penting yang dibahas dan apa yang harus mereka lakukan selanjutnya.
Jenis-jenis Notulen Rapat
Notulen terdiri dari beberapa jenis yang dibedakan berdasarkan cara penulisannya. Setidaknya ada dua jenis notulen rapat yang umum digunakan. Berikut penjelasannya.
1. Notulensi Harfiah
Notulensi harfiah adalah rangkuman dari pertemuan, rapat, atau diskusi yang ditulis secara rinci dan akurat, tanpa ada penambahan, pengurangan, atau interpretasi subjektif. Ini biasanya berbentuk dikte atau catatan stenografi, menulis kembali hasil rekaman, dan gabungan dari keduanya.
2. Notulensi Rangkuman
Sesuai namanya, jenis notulen ini diartikan sebagai laporan ringkas tentang pembicaraan dalam rapat. Artinya, notulis hanya menuliskan poin-poin yang sesuai dengan tema atau tujuan dari rapat. Untuk menulis jenis notulensi yang satu ini dibutuhkan keterampilan dalam menilai isi dari pembicaraan setiap peserta rapat.
Baca juga: Mengenal Town Hall Meeting, Pertemuan Penting yang Membentuk Budaya dan Loyalitas
Cara Membuat Notulen yang Baik dan Benar
Biasanya membuat notulen adalah tugas dari sekretaris perusahaan. Tapi tidak menutup kemungkinan siapa pun bisa diminta menjadi notulis saat rapat.
Agar kamu tidak kebingungan dan merasa belum menguasai bagaimana langkah-langkah membuat notulensi yang efektif, coba ikuti tips di bawah ini!
1. Lakukan Persiapan
Agar kamu dapat membuat notulensi dengan lebih efektif, pastikan sebelum rapat kamu sudah mengetahui agenda rapat yang akan dibahas. Siapkan catatan, alat tulis atau laptop. Bila takut ada yang terlewat, kamu juga bisa siapkan alat rekam.
Kamu dapat meninjau notulensi terdahulu dan menuliskan ringkasannya. Cara ini bisa memudahkan kamu mengetahui bagaimana perkembangan dan perbandingan dari rapat sebelumnya.
2. Manfaatkan Template yang Sudah Ada
Agar kamu tidak kerepotan sendiri memikirkan bagaimana notulen harus ditulis, gunakan saja template yang sudah ada dari perusahaan. Semisal belum ada, kamu bisa menggunakan tabel untuk mencatat notulensi.
3. Catat Siapa yang Hadir
Jangan sampai ketinggalan untuk mencatat siapa saja yang hadir. Kamu bisa menulis format penulisannya sebagai berikut ini:
- Ketua dan Wakil Ketua
- Sekretaris
- Notulis
- Peserta
4. Tuliskan Apa Saja Poin Pembahasan Selama Rapat
Kamu harus dapat mencatat poin-poin penting apa yang dibahas dalam rapat. Fokuslah kepada pembicaraan yang berlangsung selama rapat lalu tuliskan ide-ide pokok dari pembahasan tersebut.
Pastikan poin-poin berikut ini tercantum:
- Apa yang dibahas?
- Keputusan apa yang diambil dari pembahasan?
- Kesepakatan apa yang dicapai dari anggota rapat?
- Apa langkah/tindakan selanjutnya yang akan dilakukan?
Bila terjadi diskusi atau debat, tuliskan perspektif peserta secara ringkas, lalu tulis hasil keputusan yang dibuat.
5. Pastikan yang Kamu Tulis Adalah Fakta
Ketika menjadi notulis, ada baiknya kamu tahu mana pernyataan yang merupakan opini dan fakta. Tujuan dari adanya notulensi adalah mencatat fakta bukan opini. Dengan menuliskan fakta poin akhir dari rapat juga akan lebih jelas dan sederhana.
6. Catat Apa yang Dicapai dari Rapat
Tidak ketinggalan, kamu harus mencatat apa saja kesepakatan yang dicapai dari rapat dan langkah selanjutnya.
Hal yang termasuk di dalamnya antara lain:
- Siapa saja yang bertanggung jawab untuk setiap tindakan tersebut.
- Sumber daya apa yang dibutuhkan
- Kapan akan dimulai dan berakhir
- Bagaimana peninjauan terhadap perkembangan keputusan dilakukan
7. Cek Sekali Lagi
Sebelum mengirimkan notulen, untuk memastikan tidak ada yang terlewat, cobalah lakukan pengecekan sekali lagi. Apakah semua poin penting sudah kamu tulis? Apakah semua keputusan dan langkah selanjutnya yang perlu dilakukan tidak ada yang terlewat?
Jika sudah, jangan tunda lagi untuk langsung mengirimkan hasil notulensi.
Baca juga: 5 Cara Menjadi Moderator yang Baik, Tugas, dan Contoh Teksnya
Contoh Notulen Rapat
Setelah kamu tahu tentang isi notulensi rapat dan langkah penulisannya, sekarang coba lihat contoh notulen rapat berikut ini sebagai referensi.
1. Contoh Notulensi Rapat Bulanan
Notulen Rapat Tim Sales Marketing PT Sukses & Jaya Agustus 2021
Tanggal: 26 Agustus 2021
Waktu: 10.00 WIB sampai 12.00 WIB
Tempat: Ruang Rapat 2, Gedung PT Sukses & Jaya (Jl. Rakyat 5, Surabaya)
Tujuan Pembahasan: Perencanaan Strategi Sales Marketing yang Efektif Saat Pandemi Corona
Anggota yang Hadir:
- Kaka (Marketing Manager),
- Anes (Tim Marketing),
- Riska (Sales Promotion),
- Nugi (Sales Marketing), dan
- Jena (Sales Marketing).
Pembahasan:
Mengevaluasi strategi sales marketing yang sudah dijalankan.
Menentukan strategi yang lebih efektif untuk dijalankan selama masa pandemi corona.
Hasil Keputusan:
Memperkenalkan value baru dalam produk. Tim sales promotion akan mengangkat manfaat dan kegunaan lain dari produk dalam kegiatan pemasaran agar menarik minat konsumen baru. Dan akan menjalankan promo beli satu gratis produk hand sanitizer. Kegiatan ini harus segera diselesaikan sebelum 5 Oktober 2021.
Notulis: Lisa
2. Contoh Notulen Kegiatan Perusahaan
Hari/Tanggal : Senin, 20 Juni 2021
Waktu : 09.00 selesai 10.00
Tempat : Kantor pusat PT HayJude
Agenda Rapat : Pembahasan mengenai ulang tahun perusahaan
Pemimpin Rapat : Mira Cantika selaku CEO dari PT HayJude
Notulis : Mia Hartono
Kegiatan :
- Pembukaan pemimpin rapat
- Sambutan CEO
- Pembentukan panitia ulang tahun perusahaan
Keputusan Rapat :
Pada hari Senin tanggal 20 Juni 2021, telah dilangsungkan rapat mengenai pembentukan panitia ulang tahun PT HayJude yang akan diadakan pada pertengahan bulan Juli. Maka ditetapkan panitia sebagai berikut.
- Ketua pelaksana : Tommy Maulana
- Sekretaris : Sri Ketut Purwasari
- Bendahara : Najwa Nawawi
- Seksi Acara : Bilal Hotman
- Seksi Humas : Mira Lestari
- Seksi Perlengkapan : Muhammad Badrul
- Seksi Konsumsi : Puspita Indah Jaya
3. Contoh Notulen Rapat Organisasi
Notulen Hasil Rapat
Perencanaan Bakti Sosial Bumi Bersama
Hari, tanggal: Kamis, 27 Mei 2022
Waktu: 10.00 WIB
Tempat: Ruang rapat gedung Juang 45 Jakarta
Hadir: Ketua asosiasi, sekretaris asosiasi, bendahara asosiasi, ketua pelaksana bakti sosial, seksi penggalangan dana, seksi logistik dan perizinan, seksi acara, seksi konsumsi, seksi transportasi, seksi humas, dan liaison officer (LO).
Ketidakhadiran: seksi dokumentasi (sakit)
Pimpinan rapat: ketua asosiasi
Notulen: sekretaris asosiasi
Acara: perencanaan bakti sosial di Panti Jompo
Keputusan-Keputusan:
Bakti Sosial akan diadakan pada hari Kamis, 1 Juli 2022 di Panti Jompo Harapan Fajar.
Untuk mensukseskan acara maka diadakan penggalangan dana. Penggalangan dana akan dilakukan dengan menjual merchant, sosialisasi melalui influencer media sosial, dan juga penggalangan dana dari sponsorship.
Bakti sosial dilakukan selama dua hari. Hari pertama adalah pentas seni dan kelas sains menyenangkan, dan hari kedua adalah syukuran serta penyerahan dana hibah bagi Panti Jompo Harapan Fajar.
Penutup: Rapat ditutup pada hari Kamis, 27 Mei 2022 tepat pada jam 12.30 WIB. Rapat selanjutnya akan membahas dana yang telah terkumpul pada hari Senin, 20 Juni 2022 pukul 09.00 wib di ruang rapat gedung Juang 45 Jakarta.
Demikian notulen hasil kesimpulan rapat bakti sosial Bumi Bersama dilaporkan.
Jakarta, 27 Mei 2022
Ketua Bumi Bersama Sekretaris Bumi Bersama
4. Contoh Notulen Rapat Dinas
PEMERINTAH PROVINSI BANTEN
DINAS PENDIDIKAN
CABANG DINAS PENDIDIKAN WILAYAH KABUPATEN BANTEN
NOTULEN RAPAT
Nama Rapat: Rapat Dinas
Hari, tanggal: Rabu, 17 Maret 2022
Waktu: 09.30 – 12.00 WIB
Tempat: Dinas Pendidikan Wilayah Kabupaten Banten
Acara: Membahas kegiatan Hari Pendidikan Nasional 2022
Pemimpin Rapat: Kepala Cabang Dinas Pendidikan Wilayah Kabupaten Serang
Notulis: Sakinah, S.Pd
Hasil Rapat: SMA/ SMK Negeri/ Swasta ikut serta merayakan Hari Pendidikan Nasional 2021 dengan ikut serta dalam:
- Lomba pentas teater antar SMA/SMK di Kabupaten Serang
- Lomba menulis esai dengan tema pendidikan antar SMA/SMK di Kabupaten Serang
Kepala Cabang Dinas Pendidikan
Wilayah Kabupaten Serang
Karim Ikhsan , S.Pd, M.Pd
Penata Tk. I
NIP.3248134
5. Contoh Notulensi Rapat Desa
6. Notulensi Rapat Koordinasi
Notulen Rapat Program Kerja Kaderisasi Himpunan Mahasiswa Bahasa Inggris Universitas Tuwaga
Hari/tanggal : Rabu, 17 Maret 2022
Waktu : 09.30 WIB – 11.40 WIB
Tempat : Ruang 44 lantai 4 Fakultas Bahasa dan Sastra
Pemimpin Rapat : Irfan Suyana
Jumlah Peserta : 45 Orang
Materi Rapat : Penetapan Tanggal Program Kerja Kaderisasi Himpunan Mahasiswa Bahasa Inggris Universitas Tujuan
Universitas Tujuan
Hasil Keputusan Rapat :
Penetapan Penanggalan
Kaderisasi tahap pertama akan dimulai tanggal 11 Agustus 2022 bersamaan dengan masa orientasi kampus.
- Kaderisasi tahap kedua akan dimulai pada tanggal 18 Agustus 2022.
- Kaderisasi tahap ketiga dimulai tanggal 11 September 2022.
- Kaderisasi tahap keempat dimulai pada tanggal 16 Oktober 2022.
- Kaderisasi tahap terakhir dimulai pada tanggal 13 November 2021.
Notulis
Dini Rahma
7. Notulen Rapat Guru
8. Notulensi Rapat RT
9. Notulen Rapat Tim Sales
Notulen Rapat Sales Team PT YUMMY Juni 2022
Tanggal: 13 JunI 2022
Waktu: 13.00 WIB – 15.00 WIB
Tempat: Ruang Rapat 2, Gedung PT YUMMY di Jl. Rajasa 13, Jakarta
Tujuan Pembahasan: Melihat Seperti Apa Sales Performance di Bulan Januari-Mei
Anggota yang Hadir: Yuke(Head of Sales Team), Arini (Sales Associate Supervisor), Rindu (Sales Associate Supervisor), Ninda (Sales Associate Supervisor)
Pembahasan:
- Mengevaluasi performa penjualan di bulan Januari hingga Juni.
- Menentukan strategi sales yang akan digunakan untuk bulan Juli – Desember 2022.
Hasil Keputusan:
- Menyesuaikan strategi sales yang ada demi mendapatkan lebih banyak konsumen.
- Target sales ditetapkan naik sebesar 3% dari periode sebelumnya.
- Lebih banyak memanfaatkan momen hari libur untuk meningkatkan penjualan.
Notulis: Rina
10. Contoh Notulensi Seminar
11. Contoh Notulen Rapat Koperasi
12. Contoh Format Notulensi Rapat
13. Contoh Notulen Tim HRD
Notulen Rapat Tim HRD PT Dewangga, Juli 2022
Tanggal: 6 Desember 2022
Waktu: 10.00 WIB – 12.00 WIB
Tempat: Ruang Rapat 3, Gedung PT Dewangga , Jakarta
Tujuan Pembahasan: Penambahan Pekerja di Divisi Marketing PT Dewangga
Anggota yang Hadir: Roby (CEO), Karin (Head of Human Resource Department), Arura (Head of Accounting), Kanina (Head of Marketing)
Pembahasan:
- Penambahan pekerja di Divisi Marketing PT Dewangga.
- Kondisi sumber daya manusia di Divisi Marketing PT Dewangga
- Gaji yang akan didapatkan oleh pekerja baru.
Hasil Keputusan:
- Penambahan pekerja di Divisi Marketing PT Dewangga sebanyak 3 orang.
- Gaji yang akan ditawarkan memiliki range Rp4,7 juta sampai Rp5,2 juta.
- Pengumuman lowongan pekerjaan akan disebarkan melalui berbagai platform pencarian kerja online.
Notulis: Rini
14. Contoh Notulen di Puskesmas
15. Contoh Notulen Bahasa Inggris
16. Contoh Notulen Meeting Gathering Kantor
Notulen Gathering PT KitaLulus 2024
- Tanggal: 10 Juli 2024
- Waktu: 14:00 – 15:30
- Tempat: Ruang Rapat Utama
- Pimpinan Rapat: Budi Santoso
- Notulis: Rina Kartika
Daftar Hadir: Budi Santoso, Rina Kartika, Andi Wijaya, Siti Nurhaliza, Agus Salim, Diah Ayu
Ringkasan Pembahasan:
- Andi Wijaya menyampaikan evaluasi gathering tahun lalu: sukses secara keseluruhan, beberapa masukan tentang kegiatan lebih interaktif.
- Siti Nurhaliza mengusulkan lokasi pantai untuk gathering tahun ini.
- Agus Salim menyarankan kegiatan team building dan lomba-lomba.
Keputusan:
- Akan mempertahankan konsep gathering tahun lalu dengan penambahan kegiatan interaktif.
- Gathering akan diadakan di Pantai Indah pada 20 Agustus 2024.
- Kegiatan utama: team building, lomba-lomba, dan acara hiburan.
- Diah Ayu akan menjadi ketua panitia.
- Pembagian tugas sebagai berikut:
- Transportasi: Andi Wijaya
- Konsumsi: Siti Nurhaliza
- Acara: Agus Salim
- Dokumentasi: Rina Kartika
Tanggal Rapat Berikutnya: 17 Juli 2024
Template Notulen Rapat
Untuk memudahkanmu, berikut KitaLulus siapkan template notulen rapat gratis yang dapat kamu sesuaikan dengan kebutuhan.
NOTULEN RAPAT
1. Informasi Rapat:
- Tanggal: [Tanggal Rapat]
- Waktu: [Waktu Rapat]
- Tempat: [Lokasi Rapat]
- Pimpinan Rapat: [Nama Pimpinan Rapat]
- Notulis: [Nama Notulis]
2. Daftar Hadir:
- [Nama Peserta 1]
- [Nama Peserta 2]
- [Nama Peserta 3]
- [dst.]
3. Agenda Rapat:
- [Topik 1]
- [Topik 2]
- [Topik 3]
- [dst.]
4. Ringkasan Pembahasan:
Topik 1: [Judul Topik 1]
- Pembahasan:
- [Poin-poin penting dari diskusi]
- Keputusan:
- [Keputusan yang diambil terkait topik ini]
- Tindakan Lanjutan:
- [Tugas atau tindakan yang harus dilakukan dan siapa yang bertanggung jawab]
Topik 2: [Judul Topik 2]
- Pembahasan:
- [Poin-poin penting dari diskusi]
- Keputusan:
- [Keputusan yang diambil terkait topik ini]
- Tindakan Lanjutan:
- [Tugas atau tindakan yang harus dilakukan dan siapa yang bertanggung jawab]
Topik 3: [Judul Topik 3]
- Pembahasan:
- [Poin-poin penting dari diskusi]
- Keputusan:
- [Keputusan yang diambil terkait topik ini]
- Tindakan Lanjutan:
- [Tugas atau tindakan yang harus dilakukan dan siapa yang bertanggung jawab]
5. Lain-lain:
- [Poin-poin tambahan yang dibahas di luar agenda utama]
6. Waktu Penutupan:
- Waktu Selesai: [Waktu Penutupan Rapat]
7. Tindak Lanjut dan Tanggal Rapat Berikutnya:
- Tindak Lanjut:
- [Rincian tugas dan tindakan yang harus dilakukan sebelum rapat berikutnya]
- Tanggal Rapat Berikutnya: [Tanggal Rapat Selanjutnya]
Nah, itulah contoh notulen rapat dan cara membuatnya. Sekarang kamu sudah punya skill baru yang bisa kamu tawarkan untuk melamar pekerjaan. Yuk, segera cari kerja di aplikasi KitaLulus. Aplikasi KitaLulus punya banyak pilihan lowongan yang bisa kamu lamar sesuai dengan keahlian kamu atau domisili. Menarik bukan? Ayo download aplikasinya di Play Store atau App Store sekarang!
