Contoh surat dinas— Apapun perusahaan yang kini menjadi tempatmu bekerja, pasti pernah mengeluarkan surat dinas. Bahkan, ketika kamu masih sekolah juga sudah pernah melihat surat dinas, seperti surat pemanggilan orang tua ke sekolah. Namun, mungkin saat itu kamu mungkin belum menyadari bahwa itu merupakan contoh surat dinas.
Jika saat sekolah kamu hanya menerima surat yang ditujukan untuk orang tua kamu, sekarang justru kamu yang harus menulis surat tersebut. Jangan sampai salah ya karena surat dinas memiliki berbagai jenis loh, disesuaikan dengan tujuan pengiriman surat tersebut.
Tidak perlu khawatir atau bingung, KitaLulus akan membantu kamu untuk memahami surat dinas lebih detail. Selain itu, kita juga akan membahas contoh surat dinas untuk berbagai keperluan disertai strukturnya!
BACA JUGA: Sah Jadi Usul Inisiatif DPR, Begini Aturan Penggajian RUU KIA Cuti Melahirkan 6 Bulan
Pengertian Surat Dinas
Surat dinas adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh suatu instansi, lembaga, atau perusahaan dengan tujuan tertentu. Beberapa tujuan itu di antaranya adalah pemberian izin melakukan sesuatu, pengumuman, hingga penugasan kepada karyawan.
Surat dinas tidak akan sah tanpa tanda tangan dari pimpinan. Tanda tangan ini biasanya berupa tanda tangan basah. Namun, jika dalam suatu kondisi tertentu, tanda tangan bisa berupa digital disertai cap resmi perusahaan.
Fungsi Surat Dinas
Surat dinas memiliki fungsi khusus bagi perusahaan dan karyawan. Fungsi tersebut adalah sebagai berikut.
1. Pedoman Sebuah Tugas
Fungsi surat dinas yang pertama adalah pedoman sebuah tugas. Tanpa surat dinas, biasanya sebuah tugas tidak akan berjalan sebab membutuhkan bukti nyata bahwa perusahaan benar-benar membutuhkan tugas tersebut untuk dilaksanakan. Maka dari itu, pimpinan mengizinkan pelaksanaan tugas melalui surat dinas.
2. Pengingat
Dengan menerima surat dinas, karyawan akan mengingat apa yang harus dilaksanakan. Misal, tanpa surat dinas, suatu pengumuman tidak akan tersampaikan dengan baik kepada seluruh karyawan karena dianggap tidak resmi.
3. Dokumen Arsip
Surat dinas biasanya akan diarsipkan jika sudah tidak digunakan. Arsip tersebut kemudian akan menjadi bukti perkembangan perusahaan akan suatu hal yang dilakukan di masa lalu.
BACA JUGA: Mengenal On the Job Training (OJT): Pengertian, Bentuk, dan Bedanya dengan Magang
Struktur Surat Dinas
Jika kamu melihat contoh surat dinas dari berbagai perusahaan, kamu akan mengetahui satu kesamaannya, yaitu template. Surat dinas memiliki format khusus yang biasanya akan digunakan di berbagai jenis surat dinas lainnya. Jadi, ciri khas tersebut akan membantu karyawan mengenali apakah surat dinas asli atau tidak.
Nah, untuk membantu kamu mengenali sebuah surat dinas, berikut struktur surat dinas yang bisa kamu pelajari.
1. Kop/Kepala Surat
Kop atau kepala surat menjadi ciri khas dari struktur surat dinas yang utama. Bagian ini akan berisi nama perusahaan, lembaga, atau instansi. Lalu di bawahnya akan berisi alamat dan nomor perusahaan. Tidak hanya itu, di kepala surat ini juga harus berisi logo perusahaan sebagai pengenal dan branding.
2. Tanggal Pembuatan Surat
Tanggal pembuatan surat biasanya akan diletakkan di bagian kanan atas persis di bawah kepala surat. Tidak perlu diberi tempat pembuatan surat karena dari alamat yang ada di kepala surat sudah diketahui di mana surat tersebut dibuat.
3. Nomor, Perihal, Lampiran
Nomor yang ada di surat dinas memiliki format tersendiri. Biasanya, berbeda tujuan surat, akan berbeda format nomor.
Perihal diisi tentang tujuan surat dinas tersebut dikeluarkan. Lampiran berisi berapa berkas yang dilampirkan bersamaan surat tersebut dikeluarkan. Biasanya, berkas tersebut untuk menunjang sebuah surat dinas.
4. Tujuan Surat Dinas Diberikan
Jika surat dinas dikeluarkan untuk diberikan kepada perseorangan, di bawah Nomor, Perihal, Lampiran harus berisi nama dan alamat tujuan penerima surat dinas. Dengan begini, surat memiliki spesifikasi khusus.
5. Salam Pembuka
Salam pembuka menggunakan salam formal dan general, seperti “Dengan hormat”. Namun, jika sebuah lembaga atau perusahaan memang berbasis dari agama tertentu, salam pembuka akan disesuaikan dengan agama tersebut, seperti “Assalamualaikum wr. wb.” atau “Salam sejahtera,”.
6. Paragraf Pembuka
Paragraf pembuka akan berisi sapaan dan pemberitahuan secara khusus tentang maksud surat dinas.
7. Paragraf Isi
Paragraf isi menjadi struktur surat dinas yang paling inti. Dengan berbagai format dinas sesuai jenisnya, setiap surat dinas selalu memiliki paragraf isi. Paragraf inilah yang berisi maksud dan tujuan resmi sebuah surat dinas tersebut dibuat.
8. Paragraf Penutup
Paragraf penutup isinya sederhana, berupa ucapan terima kasih dan permohonan maaf jika ada kesalahan penulisan.
9. Salam Penutup
Salam penutup juga berisi salam yang formal dan general, yaitu “Dengan hormat,”. Biasanya ini akan terletak persis di atas nama, tanda tangan, dan jabatan si pengirim surat.
10. Nama Jelas, Tanda Tangan, dan Jabatan Pengirim Surat
Pengirim surat adalah seorang pimpinan. Nama, tanda tangan, dan jabatan harus ditulis dengan jelas. Jika ada juga disertai dengan nomor kepegawaiannya.
11. Tembusan Surat
Jika surat dinas tersebut harus diberikan kepada berbagai lembaga yang berkaitan, tetapi sebenarnya tidak secara khusus, bisa ditulis di bagian tembusan. Tembusan akan ditulis dengan hanya mencantumkan jabatan dan perusahaan terkait.
BACA JUGA: Mengenal NDA (Non-Disclosure Agreement): Fungsi, Jenis, dan Aturan Hukumnya
Tips Menulis Surat Dinas
Surat dinas bukanlah surat sembarangan. Oleh karena itu, kamu harus berhati-hati saat menulisnya ya! Coba lakukan beberapa tips menulis surat dinas berikut ini:
- Ketahui tujuan surat dinas dengan baik, sebab berbeda tujuan, akan berbeda format dan struktur surat.
- Perhatikan nomor surat, jangan sampai salah menulisnya karena akan berdampak pada penomoran surat dinas selanjutnya.
- Tulis dengan rapi.
- Gunakan bahasa yang baku, singkat, dan formal.
- Perhatikan seluruh nama dan jabatan yang harus dicantumkan, jangan sampai salah dalam penulisan.
- Cek kembali isi surat dan perbaiki jika ada salah ketik.
- Mintakan tanda tangan ke pemimpin terkait untuk kemudian secara resmi surat dinas dikeluarkan.
Contoh Surat Dinas
Sudah tahu pengertian, struktur, bahkan tips menulisnya, kamu tentu saja membutuhkan contoh surat dinas untuk dijadikan referensi, bukan? Berikut adalah contoh surat dinas yang bisa kamu pelajari. Perhatikan setiap detailnya ya.
1. Surat Dinas Permohonan
2. Contoh Surat Dinas Undangan
3. Contoh Surat Dinas tentang Keputusan akan Sesuatu
4. Surat Dinas berupa Pengumuman Informasi Terbaru
5. Surat Dinas tentang Penugasan Karyawan
6. Surat Memo dan Nota Dinas
7. Contoh Surat Dinas Pengantar
8. Surat Dinas Pengantar Sidang
9. Surat Perjanjian Kerja Sama
BACA JUGA: Tutorial Cara Lamar Kerja Di Aplikasi KitaLulus | Mudah, Cepat, Aman!
Itulah beberapa contoh surat dinas dan tips menulisnya untuk kamu jadikan referensi dan pelajari lebih lanjut. Jadi, ketika nanti kamu harus membuat surat dinas untuk berbagai tujuan, kamu tidak perlu bingung lagi.
Tidak hanya melalui artikel ini, kamu juga bisa mempelajari berbagai hal melalui aplikasi KitaLulus, lho. Aplikasi KitaLulus memang tidak hanya aplikasi penyedia informasi lowongan pekerjaan, tetapi juga memiliki fitur penting lain seperti komunitas.
Ada banyak komunitas yang ada di aplikasi KitaLulus untuk kamu ikuti. Kamu hanya perlu memilihnya berdasarkan bidang keahlian atau latar belakang karir/pendidikan kamu. Nantinya, kamu dapat saling berbagi informasi dan ilmu baru dengan anggota lain. Jadi, selain mendapatkan pengetahuan baru, kamu juga bisa memperluas networking.
Nah, apalagi yang kamu pertimbangkan? Yuk, segera instal aplikasi KitaLulus dan dapatkan pengalaman melamar kerja dan mengembangkan diri #LebihMudah dan interaktif daripada sebelumnya!
