Mengadakan sebuah rapat formal yang harus dihadiri oleh orang-orang penting tentu saja membutuhkan media untuk mengundang mereka. Pada umumnya, kamu harus mengirimkan surat undangan rapat. Contoh surat undangan rapat juga sudah sering kita pelajari saat sekolah.
Akan tetapi, apakah surat undangan rapat yang biasanya dipelajari saat pelajaran Bahasa Indonesia sama dengan surat undangan rapat yang sebenarnya?
Jika kamu sekarang sedang membutuhkan contoh surat undangan rapat, artikel ini akan membantu kamu. Selain memberikan kamu contoh untuk dijadikan referensi, di sini KitaLulus juga akan menjelaskan struktur dan cara membuat surat undangan rapat sehingga kamu tidak perlu bingung lagi.
Yuk, langsung disimak artikel ini hingga akhir!
Struktur Surat Undangan Rapat
Sebagai surat resmi dan formal, surat undangan rapat memiliki struktur khas. Struktur ini harus selalu ada di berbagai jenis surat undangan rapat. Jika kamu ingin membuat surat undangan ini, tentu saja kamu harus memperhatikan strukturnya.
Berikut adalah struktur surat undangan rapat untuk kamu pelajari:
1. KOP/Kepala Surat
KOP atau kepala surat terdapat di bagian paling atas. Biasanya dibatasi dengan garis horizontal untuk memisahkan kepala dan badannya.
Di kepala surat akan terdapat beberapa hal yang menandakan bahwa surat tersebut resmi dikirimkan oleh suatu lembaga, instansi, atau perusahaan. Yang harus terdapat di kepala surat adalah:
- Nama perusahaan/instansi/lembaga
- Alamat perusahaan/instansi/lembaga itu berada
- Nomor telepon dan/atau alamat email
- Website (jika ada)
- Logo perusahaan/instansi/lembaga
2. Tempat dan Tanggal Pembuatan Surat
Tempat dan tanggal pembuatan surat biasanya ditulis di bagian kanan atas tepat di bawah kepala surat. Tempat yang ditulis adalah kota di mana surat tersebut dibuat.
3. Nomor, Lampiran, Perihal
Struktur surat undangan rapat berikutnya adalah nomor, lampiran, dan perihal. Ketiga hal ini sangat penting dan tidak boleh dilupakan untuk suatu surat formal.
Nomor memiliki format khas sesuai ketentuan perusahaan. Penomoran ini untuk mengetahui jenis surat apa yang dibuat, kapan surat dibuat, dan berapa surat yang dikirimkan.
Jika kamu melampirkan suatu berkas, kamu bisa menuliskan jumlah berkas yang dilampirkan di bagian “Lampiran” ini. Perihal bisa kamu isi dengan tujuan surat ini dibuat, jadi nantinya ditulis “Surat Undangan Rapat (nama rapat)”.
4. Alamat Tujuan Surat
Alamat tujuan surat adalah kepada siapa surat akan dikirimkan. Nantinya, yang ditulis adalah nama penerima surat, nama jabatan dan perusahaan, serta alamat penerima. Alamat tidak perlu ditulis lengkap, cukup kota saja.
5. Salam Pembuka
Salam pembuka biasanya ditulis dengan cara formal dan umum sehingga tidak menunjukkan suatu identitas keagamaan tertentu. Salam pembuka yang biasanya dipakai adalah “Dengan hormat,”.
Namun, jika lembaga/instansi/perusahaan kamu adalah khas dan menandakan keagamaan tertentu, bisa langsung ditulis dengan “Assalamualaikum wr. wb.” atau “Salam sejahtera,”.
6. Paragraf Pembuka
Paragraf pembuka biasanya berisi dengan alasan rapat diadakan. Dengan begitu, penerima surat akan langsung tahu apa maksud surat itu dia terima.
7. Paragraf Isi
Paragraf isi menjadi struktur surat undangan rapat selanjutnya. Bagian ini berisi kapan dan di mana rapat di adalah.
8. Paragraf Penutup
Paragraf penutup memiliki konteks sebagaimana paragraf penutup di berbagai surat formal. Berisi rasa terima kasih kepada penerima surat dan mengimbau penerima surat bisa datang tepat waktu saat rapat.
9. Salam Penutup
Salam penutup juga cukup ditulis dengan salam umum. Biasanya, salam penutup yang digunakan adalah, “Dengan hormat,” yang ditulis persis di atas nama pembuatan surat.
10. Nama dan Tanda Tangan Pengirim Surat
Nama, jabatan, dan tanda tangan pembuat surat pada umumnya terletak di bagian kanan bawah. Pengirim dan pembuat surat adalah orang yang berbeda. Biasanya, yang membuat adalah sekretaris atau posisi serupa. Sedangkan pengirim adalah kepala perusahaan/instansi/lembaga.
Baca juga: 9 Contoh Surat Dinas Resmi dan Strukturnya yang Benar
Cara Membuat Surat Undangan Rapat
Surat undangan rapat mudah dibuat. Namun, karena sifat surat ini begitu formal, kamu tentu saja harus memperhatikan beberapa hal. Berikut adalah cara membuat surat undangan rapat yang bisa kamu perhatikan:
- Mengetahui dengan jelas tujuan rapat diadakan.
- Memperhatikan dengan baik nama lengkap, alamat, dan jabatan penerima surat.
- Jangan sampai salah menulis jadwal rapat.
- Perhatikan nama dan jabatan pengirim surat.
- Periksa seluruh kalimat di surat undangan sebelum dicetak.
- Mintalah tanda tangan pengirim surat.
- Berikan cap perusahaan/instansi/lembaga di atas identitas pengirim surat.
Contoh Surat Undangan Rapat
1. Contoh Surat Undangan Rapat Perusahaan
2. Contoh Surat Undangan Rapat Sekolah
3. Contoh Surat Undangan Rapat RT
Baca juga: Contoh Undangan Buka Bersama Kantor Resmi dan Non Resmi
4. Contoh Undangan Rapat Kementerian
5. Contoh Undangan Rapat OSIS
6. Contoh Undangan Rapat Komunitas
7. Contoh Surat Undangan Rapat Organisasi Mahasiswa
8. Contoh Undangan Rapat Karang Taruna
9. Contoh Surat Undangan Rapat Kerja Bakti
10. Contoh Surat Undangan Rapat Pemegang Saham
11. Contoh Surat Undangan Rapat Sosialisasi Kesehatan
Itulah contoh surat undangan rapat yang bisa kamu pelajari untuk dijadikan referensi untuk membuat surat dan mengundang berbagai pihak di rapat kantor kamu. Namun, untuk meeting divisi tentu saja tidak membutuhkan surat formal ya karena kedekatan dan tingkal formalitasnya berbeda.
Tapi, jika kamu sekarang justru sedang membutuhkan contoh membuat CV atau resume karena masih menjadi jobseeker, KitaLulus juga dapat membantu kamu kok. Ada berbagai artikel penting untuk persiapan melamar kerja kamu.
Aplikasi KitaLulus yang bisa kamu unduh di Playstore juga memiliki banyak informasi lowongan kerja. Ada lebih dari 50.000 info lowongan kerja dari berbagai perusahaan di Indonesia. Cara melamarnya yang mudah akan membuat kamu merasa aman dan nyaman saat menggunakan aplikasi KitaLulus.
Bahkan, di aplikasi KitaLulus juga memiliki fitur soal psikotes yang dapat membantu kamu mempelajari soal-soal yang bakal kamu temui saat proses rekrutmen. Jadi, selain mendapatkan info lowongan kerja, kamu juga dapat menambah ilmu baru.
Tunggu apalagi? Yuk, langsung saja instal aplikasi KitaLulus di smartphone kamu. Dapatkan pengalaman mencari kerja #LebihMudah daripada sebelumnya.
