Dalam menjalankan suatu proyek, di samping menyiapkan terms of reference (TOR), kamu juga perlu memahami pentingnya kick off meeting. Hal tersebut dikarenakan kick off meeting adalah rapat perdana yang esensial untuk semua pihak yang berkaitan dengan proyek tersebut.
Lantas apa itu kick off meeting? Apa perbedaan kick off meeting dengan meeting lainnya? Guna menjawab pertanyaan-pertanyaan di atas, kamu bisa menyimak artikel berikut hingga selesai.
Apa Itu Kick Off Meeting?
Ada istilah acara kick off dalam sebuah rundown kegiatan yang berarti pembukaan kegiatan. Nah, kick off meeting juga memiliki pengertian hampir sama.
Kick off meeting adalah rapat perdana yang dilaksanakan bersama semua tim internal dan pihak-pihak eksternal yang terlibat, seperti sponsor, partnership, hingga media partner.
Tujuan kick off meeting adalah untuk menyelaraskan persepsi bersama akan pelaksanaan suatu proyek. Dengan begitu, kemungkinan terjadinya miskomunikasi dapat diminimalisir.
Selain itu, rapat perdana ini juga sering dijadikan media untuk menunjukkan antusiasme serta pemahaman mengenai proyek agar meningkatkan kepercayaan para stakeholder.
Adanya kick off meeting adalah suatu langkah agar semua pihak mampu memahami serta bekerja semaksimal mungkin guna mencapai kesuksesan proyek sesuai waktu yang telah ditentukan.
Pentingnya Kick Off Meeting
Mungkin sebagai pemula kamu masih bingung apa pentingnya kick off meeting. Bukankah meeting bersama tim internal saja sudah cukup? Karena tim eksternal bagaimanapun tidak secara penuh menjadi bagian dalam pelaksanaan proyek.
Jadi, perspektif tersebut kurang tepat. Justru kick off meeting adalah saat di mana semua pihak akan memahami seberapa penting proyek tersebut. Sehingga, baik tim internal maupun tim eksternal sama pentingnya dalam alur pelaksanaan suatu proyek.
Terlebih untuk sponsor dan media partner utama yang nantinya akan mendukung dan meliput proyek secara menyeluruh.
Untuk lebih memahami seberapa pentingnya kick off meeting, kamu bisa menyimak manfaat kick off meeting berikut ini.
- Penyamaan persepsi dan perspektif akan sebuah pelaksanaan proyek kepada seluruh pihak yang terlibat.
- Pihak eksternal dapat memahami alur pelaksanaan proyek dengan baik.
- Pihak eksternal, baik itu klien, sponsor, hingga media partner menjadi percaya sepenuhnya dengan tim internal.
- Meminimalisir misconception atau misleading dalam pelaksanaan proyek dari pihak eksternal yang terlibat.
- Tim internal menjadi tahu kekurangan yang dapat ditingkatkan melalui masukan dari semua pihak.
Baca juga: Pitching Adalah: Teknik, Tips Sukses, dan Cara Membuat
Langkah Mengadakan Kick Off Meeting
Pada dasarnya, kick off meeting adalah keberlanjutan dari TOR proyek. Ketika TOR adalah berkas di mana tim internal melakukan pengajuan kerjasama terhadap suatu kegiatan, kick off meeting akan melanjutkan perundingan kegiatan tersebut dengan lebih matang karena sudah disetujui pelaksanaannya.
Jika kamu sekarang bekerja di bagian divisi project, kamu harus memahami bagaimana langkah mengadakan kick off meeting.
1. Buat Daftar Pihak yang Terlibat
Pertama-tama cara mengadakan kick off meeting adalah membuat daftar siapa saja pihak yang terlibat, terutama jika proyek kamu termasuk mega project. Dengan daftar yang rinci, kamu akan tahu mana yang sudah diundang rapat dan mana yang belum.
Kamu bisa mengirimkan undangan secara resmi dalam bentuk undangan fisik maupun email sesuai kebutuhan. Jika kick off meeting dilaksanakan secara online, kirimkan invitation link secara langsung sehingga pihak yang diundang dapat memasukkan jadwal rapat ke kalender Google mereka.
2. Tentukan Jadwal Kick Off Meeting
Pelaksanaan kick off meeting tidak boleh mendadak, terlebih jika proyek yang dilaksanakan dalam skala besar. Pada umumnya, kick off meeting dilaksanakan minimal sebulan sebelum acara dilangsungkan.
Namun, jika acaranya memang bertaraf kecil, kamu dapat menentukan jadwal kick off meeting pada 1–3 pekan sebelum acara berlangsung.
3. Perkenalkan Tim Internal
Saat semua pihak sudah masuk ke dalam ruang kick off meeting, baik yang dilaksanakan secara offline maupun online, pastikan kamu memperkenalkan seluruh tim internal yang terlibat, ya.
Perkenalan ini bukan tanpa maksud, melainkan agar semua pihak eksternal mengetahui siapa PIC di setiap tahapan proyeknya. Jadi, mereka tahu harus menghubungi siapa ketika ingin bertanya atau ada kendala.
4. Tetapkan Alur Rapat dengan Baik
Cara berikutnya mengadakan kick off meeting adalah menetapkan alur rapat dengan tegas dan baik. Hal ini dikarenakan dalam rapat perdana yang formal biasanya akan dihadiri juga oleh pemimpin perusahaan, sehingga kamu harus memberikannya kesempatan untuk speech singkat.
Penetapan alur rapat ini ditujukan supaya sesi penjelasan proyek dan sesi tanya-jawab bisa berjalan dengan tertib.
5. Paparkan Hal-Hal Penting di Awal
Langkah mengadakan kick off meeting selanjutnya adalah memaparkan seluruh informasi penting tentang proyek di awal. Pemaparan ini akan membuat semua pihak memahami esensi proyek dan jadwal penting yang harus diperhatikan.
6. Buat Sesi Tanya Jawab dengan Efektif
Pengadaan sesi tanya jawab diharapkan agar mendapatkan masukan dari pihak eksternal sehingga tim internal mengetahui apa saja yang kurang.
Tanya-jawab juga akan meminimalisir perbedaan pendapat atau bahkan kesalahpahaman sehingga semua pihak satu irama dalam melaksanakan proyek tersebut.
7. Simpulkan Hasil Rapat di Akhir
Tahap terakhir dalam mengadakan kick off meeting adalah jangan lupa simpulkan hasil rapat di bagian akhir. Simpulan ini biasanya berupa penginformasian ulang jadwal-jadwal penting proyek, masukan yang diberikan, dan perubahan yang ditetapkan berdasarkan rapat.
Baca juga: Pengusaha Wajib Tahu, Ini 6 Cara Mencari Investor Terampuh untuk Bisnis Baru
Itu dia informasi mengenai apa itu kick off meeting beserta langkah mudah mengadakannya. Melaksanakan kick off meeting adalah alternatif yang efektif dalam menjalankan proyek.
Rapat ini akan membantu semua pihak yang bertanggung jawab memahami bahwa proyek tersebut adalah prioritas yang harus dilaksanakan dengan tertib dan lancar. Jadi, akan muncul kepercayaan pada satu sama lain.
Untuk kamu yang memiliki ketertarikan khusus pada pelaksanaan proyek, kamu bisa melamar di bagian project officer atau divisi lain yang terkait.
Tidak perlu bingung di mana bisa mendapatkan informasi loker tersebut. Sebab, aplikasi KitaLulus memiliki 50.000+ informasi loker yang bisa kamu akses kapan saja dan di mana saja secara gratis.
Caranya mudah. Cukup menginstal aplikasi KitaLulus di Playstore lalu lakukan registrasi hanya dengan masuk ke email Google kamu yang aktif. Ada banyak fitur bermanfaat yang bisa kamu dapatkan di aplikasi KitaLulus untuk mengembangkan kemampuan berkarirmu.
Aplikasi KitaLulus juga sudah diawasi oleh Kominfo, jadi jangan ragu untuk menginstal aplikasi KitaLulus di smartphone kamu, ya!
