Buat kamu yang banyak menemukan lowongan pekerjaan sebagai staff admin masih bertanya-tanya, apa nantinya yang akan menjadi tugas admin. Divisi administrasi sendiri selalu ada di setiap perusahaan. Biasanya segala tata kelola administrasi menjadi tugas divisi ini.
Supaya kamu bisa menemukan titik cerah mengenai apa saja tugas administrasi, mari simak penjelasannya di bawah ini!
Pengertian Administrasi
Admin atau administrasi adalah orang yang punya tugas untuk melakukan tata kelola administrasi perusahaan. Seorang admin akan punya tanggung jawab untuk mengatur pelaksanaan sistem kerja perusahaan.
Dalam melaksanakan tugasnya, seorang admin tidak lepas dari data. Mereka akan meng-input, memroses, mengelola hingga mengevaluasi data yang nantinya akan disajikan dalam bentuk laporan.
Tugas Staff Admin
Posisi staff admin adalah posisi yang penting di perusahaan, tanpa admin, pelaksanaan perusahaan tidak bisa berjalan dengan baik. Jika kamu tertarik untuk melamar menjadi seorang admin, wajib tahu apa saja tugas admin.
Dengan begini, kamu bisa punya gambaran apa yang akan kamu lakukan. Juga mempertimbangkan apakah ini merupakan posisi yang sesuai dengan keterampilan kamu. Berikut ini beberapa tugas umum yang biasanya dikerjakan oleh seorang admin.
1. Rekap Data
Setiap perusahaan pasti memiliki data-data penting yang perlu diolah. Inilah yang menjadi tugas admin untuk merekap semua data yang masuk. Hasil dari rekap data akan berbentuk laporan kerja.
2. Penjadwalan
Kegiatan perusahaan membutuhkan penjadwalan agar dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Ini juga menjadi tugas administrasi oleh karena itu, kamu harus memiliki kemampuan perencanaan yang baik.
3. Melakukan Arsip Data
Arsip harus disimpan dalam berbagai bentuk, dan ini adalah bagian dari tugas administrasi yang harus dijalankan dengan baik. Tugas ini harus dilakukan dengan rapi agar data-data dan dokumen bisa terorganisir dengan baik.
4. Mengelola dan Mengorganisir Administrasi Kantor
Segala proses administratif yang ada di kantor menjadi tanggung jawab seorang admin. Dalam melakukan tugas yang satu ini seorang admin dituntut untuk teliti.
5. Memastikan Segala Peralatan Kantor
Tugas admin juga memastikan ketersediaan peralatan kantor agar pekerjaan dapat berjalan dengan kondusif. Untuk memastikan ketersediaan, biasanya admin akan melakukan pendataan setiap minggu atau juga bulan.
Tugas Admin Sesuai Jenis Pekerjaan
Setelah kamu mengetahui apa saja yang menjadi tugas admin secara umum, mari sekarang kita bahas tugas admin berdasarkan jenis industrinya. Tugas-tugas umum mungkin sama, namun tentunya setiap perusahaan memiliki tugas spesifik bagi seorang admin.
Mari kita bedah satu persatu tugas admin berdasarkan jenis industrinya berikut ini.
1. Admin Marketing
Sesuai namanya, admin marketing punya tugas untuk mengelola pemasaran produk perusahaan dengan mempromosikan produk dan layanan. Sebagai seorang admin marketing, kamu wajib menerapkan strategi marketing untuk mendukung proses promosi yang kamu lakukan.
Oleh karena itu kamu wajib membaca tren terkini dan melihat kebutuhan pelanggan. Kamu juga harus menyampaikan citra positif terhadap produk yang kamu promosikan.
Selain itu, beberapa tugas admin marketing lainnya antara lain:
- Membuat surat masuk dan surat keluar
- Mengurusi seluruh dokumen-dokumen yang berhubungan dengan penjualan
- Membuat invoice dan menyimpan hasil dokumen tagihan
- Mengurusi penjualan kredit
- Membuat laporan penjualan
- Menerima panggilan telepon
2. Admin Hotel
Seorang admin hotel memiliki tugas melayani tamu yang ingin check-in dan check-out. Tugas admin hotel lainnya adalah mengelola dokumen perjalanan, secara garis besar berikut ini tugas administrasi hotel.
- Menyapa tamu
- Menjawab pertanyaan tamu
- Menerima pesanan
- Memeriksa daftar tamu yang masuk dan keluar
- Memproses pembayaran tamu
3. Admin Toko
Sebuah toko juga membutuhkan seorang admin, biasanya admin toko punya tugas untuk menginput penjualan, membuat laporan penjualan secara berkala, mendata persediaan barang.
Admin toko juga bertugas untuk mengatur segala kebutuhan toko untuk dapat beroperasi dengan baik.
4. Admin Proyek
Admin proyek bertugas untuk memastikan pelaksanaan proyek berjalan dengan baik. Kamu bertanggung jawab membuat laporan tentang jalannya proyek dari data operasional setiap hari.
Beberapa tugas administrasi yang perlu dilakukan lainnya, antara lain:
- Melakukan pengecekan persediaan logistik
- Membuat surat jalan
- Menginput data
- Merancang dan mengevaluasi biaya operasional
- Membuat laporan
5. Administrasi Gudang
Jika kamu bekerja di posisi ini, kamu punya tugas untuk mencatat segala persediaan yang ada di gudang. Kamu juga bertanggung jawab untuk membuat klasifikasi dari seluruh barang yang tersedia.
- Meng-input data
- Stock Opname
- Membuat laporan rutin dan berkala
- Sortir dan packing
6. Admin Media Sosial
Sekarang perusahaan juga memanfaatkan media sosial untuk operasional perusahaan, dari membangun citra positif sampai media promosi.
Kehadiran admin media sosial jadi sangat penting untuk mendukung hal ini. Secara spesifik tugas admin media sosial meliputi:
- Membuat konten
- Mengunggah konten
- Berinteraksi dengan followers
- Mengevaluasi konten
Skill yang Dibutuhkan untuk Menyelesaikan Tugas Admin
Setelah mengetahui tugas spesifik dari admin di berbagai jenis industri, agar dapat menyelesaikan tugas dengan baik, kamu juga harus menguasai beberapa keterampilan berikut ini.
Skill wajib yang kamu butuhkan untuk menjadi admin yang baik adalah teliti. Selain teliti, beberapa skill lain yang wajib dimiliki di antaranya:
1. Menguasai Microsoft Office
Ketika kamu bekerja sebagai admin, kamu tidak akan lepas dari software satu ini. Tugas admin akan semakin mudah bila kamu menguasainya dari A sampai Z. Terlebih lagi Microsoft Excel, pekerjaan kamu dalam membuat laporan dan rekap data akan semakin mudah dan cepat bila kamu bisa menguasainya.
2. Komunikatif
Kemampuan komunikasi yang baik sebagai administrasi akan membuat komunikasi berjalan lancar baik kepada pihak internal maupun eksternal kantor. Kelancaran komunikasi ini sangat penting dalam rangka mengumpulkan data.
3. Inisiatif Tinggi
Menjadi admin artinya kamu harus memiliki inisiatif tinggi. Inisiatif tinggi ini dibutuhkan untuk menentukan tata kelola administrasi perusahaan yang berjalan baik. Inisiatif ini dibutuhkan saat kamu menyortir persediaan barang.
Setelah mengetahui lebih dalam tentang tugas admin, apakah kamu semakin tertarik? Kamu bisa cari lowongan pekerjaannya di KitaLulus. Di KitaLulus, ada ratusan lowongan yang sudah menunggu untuk kamu lamar. Yuk, download aplikasi KitaLulus sekarang!
