Cara Membuat Pivot Table dengan Mudah dengan Contohnya

Pivot table adalah salah satu fitur di Excel yang bisa mempermudah untuk membuat laporan dan analisis data dengan cepat. Cara membuat dan menggunakannya pun tidak terlalu sulit.

Menguasai cara menggunakan pivot table ini menjadi salah satu skill yang paling dicari oleh perusahaan. Jika kamu penasaran bagaimana cara menggunakan salah satu fitur di Excel ini, mari simak selengkapnya di sini!‍

‍

Pengertian Pivot Table

Pivot table adalah sebuah fitur yang digunakan untuk mengelompokkan dan menganalisis data secara cepat dan mudah dengan tampilan table yang interaktif.

Dengan menggunakan fitur ini kamu bisa mengelompokkan data berdasarkan kategori, menghitung jumlah rata-rata maupun nilai statistik lainnya, nantinya data tersebut dapat ditampilkan dalam bentuk table yang mudah dibaca.

Kegunaan pivot table ini bisa membantu menghemat waktu dan membuat pekerjaan menjadi lebih efisien.‍

‍

Fungsi Pivot Table

Fungsi pivot table adalah untuk meringkas data dalam jumlah besar dengan mudah pada saat kamu menganalisis data numerik dengan detail data sehingga kesimpulan dapat ditarik dengan mudah. Selain itu, ia juga memiliki beberapa fungsi lainnya, seperti:

1. Menampilkan Data dalam Jumlah Besar

Fungsi pertama, pivot table Excel bisa digunakan untuk menampilkan data query dalam jumlah yang besar dengan berbagai cara yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan.

2. Melakukan Subtotal dan Agregat Data Numerik

Kamu juga bisa menggunakan pivot table untuk melakukan subtotal dan agregat data numerik, meringkas data menurut kategori dan subkategori, hingga membuat perhitungan dan rumus yang bisa disesuaikan.

3. Melihat Ringkasan Data dari Sumber Data

Fitur di Excel ini juga dapat membantu kamu dalam melihat data dari sumber data dengan cara memindahkan baris ke kolom atau kolom ke baris

4. Memfokuskan Data yang Ingin Dilihat

Pivot table punya fungsi untuk menyaring, mengurutkan, mengelompokkan, dan memformat secara bersyarat subset data yang paling berguna dan menarik.

Fungsi ini akan membantu kamu lebih fokus dalam melihat data yang diinginkan.

5. Menyajikan Laporan yang Lebih Ringkas

Fungsi berikutnya adalah membantu dalam penyajian laporan data yang lebih ringkas. Hal ini bisa dilakukan dengan cara menentukan field yang akan kamu tampilkan dalam proses ringkasan data.

6. Membuat Visualisasi Data

Terdapat menu pivot chart yang bisa digunakan untuk membuat visualisasi data sesuai dengan kebutuhan.‍

Cara Menggunakan Pivot Table Excel untuk Membuat Laporan dan Analisis Data

Langkah pertama untuk menggunakan pivot table adalah harus membuat sumber data yang ingin di analisis ke dalam worksheet atau baris dan kolom di excel.

Sumber data ini akan membuat range data lebih mudah untuk dimasukkan, ini akan membantu kamu jika ingin menambahkan atau menghapus variabel penilaian pada pivot table.

Seperti gambar di bawah ini

Terdapat tiga hal yang perlu kamu perhatikan saat membuat data pivot table yaitu:

Pastikan nama heading berbeda di tiap kolomnya
Pastikan tabel data tidak memiliki baris atau kolom kosong, dan tidak ada subtotal
Hanya diperbolehkan untuk membuat satu baris heading

Untuk menggunakan pivot table ada dua cara yang bisa dilakukan, pertama menggunakan table, dan kedua dengan menggunakan chart.

1. Membuat Pivot Table dengan Table

Berikut ini cara menggunakan pivot table excel untuk membuat laporan dan analisis data dengan menggunakan tabel adalah:

Hal pertama yang harus kamu lakukan dalam cara menggunakan pivot table adalah memasukkan sumber data yang sudah dibuat sebelumnya.

Lalu select all tabel yang berisi sumber data.
Kemudian pilih menu “INSERT” dan klik “PIVOTTABLE”

Selanjutnya akan muncul dialog box seperti di gambar bawah ini

Kotak merah paling atas yang berisikan data

menunjukkan seluruh sumber data yang sebelumnya sudah di block atau di select all. Kemudian kotak merah selanjutnya

adalah untuk menentukan di area mana kamu ingin pivot table excel dibuat.

Jika kamu memilih “NEW WORKSHEET”, maka pivot table excel akan berada di “SHEET 2” atau sheet baru. Namun, jika kamu memilih “EXISTING WORKSHEET” seperti yang digambar, maka pivot table excel akan dibuat di sheet yang sama dengan sumber data.

Dalam hal ini, kita pilih “EXISTING WORKSHEET”. Lalu pilih di area mana kamu menginginkan pivot table excelnya dibuat. Kita pilih tabel G:5.

Lalu klik “OK” dan pivot table excel kamu akan terlihat seperti digambar bawah ini.

Keterangan gambar pada pivot table adalah:

ROWS = adalah area baris (vertical)
COLUMNS = adalah area kolom (horizontal)
VALUES = adalah hasil data yang ingin kamu lihat
FILTERS = adalah hasil data yang ingin kamu lihat dengan filter

Pada gambar diatas terlihat area pivot table excel yang ingin kamu buat dan area pivot table field yang berisikan heading dari data yang kamu buat sebelumnya. Ada BULAN, MEREK MAKANAN, AREA, dan PENJUALAN.

Misalnya, jika kamu ingin melihat nilai atau values penjualan dari merek makan pada setiap bulan, maka kamu hanya menggeser atau drag field BULAN ke bagian ROWS, menggeser atau drag field MEREK MAKAN ke bagian COLUMNS, dan menggeser atau drag field PENJUALAN ke bagian VALUES. Maka hasilnya akan tampak seperti gambar di bawah ini.

Lalu apa kegunaan bagian FILTERS? Bagian ini bisa digunakan jika kamu ingin melihat nilai atau values penjualan merek makanan pada setiap area di salah satu area saja. Maka kamu bisa menggeser atau drag field AREA ke bagian FILTERS. Hasilnya akan seperti gambar di bawah ini.

Seperti yang terlihat di gambar atas, ada tambahan field AREA di atas pivot table excel yang kamu buat. Untuk memilih AREA yang kamu inginkan, maka kamu tinggal klik tanda panah ke bawah di kotak “ALL”. Lalu akan keluar seperti ini.

Lalu pilih area “BANDUNG”, maka data yang akan tersaji dalam pivot table adalah seperti di gambar bawah ini.

Pada saat memilih AREA, kamu bisa memilih satu atau lebih kota yang kamu inginkan. Jika kamu ingin melihat nilai atau values penjualan merek makanan pada setiap area, ulangi langkah diatas dan ceklis pada kolom “SELECT MULTIPLE ITEMS”, lalu pilih area mana yang ingin kamu lihat datanya. Dalam hal ini, kita akan memilih area BANDUNG dan JAKARTA.

Lalu klik “OK”. Maka hasil yang akan terlihat di pivot table adalah seperti digambar bawah ini. Data yang tersaji di pivot table excel adalah hasil dari area BANDUNG dan JAKARTA.

2. Menggunakan Pivot Table dengan Chart

Ini dia cara menggunakan pivot table excel untuk membuat laporan dan analisis data dengan menggunakan chart:

Sama seperti saat membuat pivot table excel, pada saat kamu membuat chart, hal pertama yang harus kamu lakukan adalah memasukkan sumber data yang sudah dibuat sebelumnya.

Lalu select all tabel yang berisi sumber data.
Kemudian pilih menu “INSERT” dan klik “PIVOTCHART”

Selanjutnya akan muncul dialog box seperti di gambar bawah ini

Kotak merah paling atas yang berisikan data (insert PT-3.1) menunjukkan seluruh sumber data yang sebelumnya sudah di block atau di select all. Kemudian kotak merah selanjutnya (insert PT-3.2) adalah untuk menentukan di area mana kamu ingin pivot chart dibuat.

Jika kamu memilih “NEW WORKSHEET”, maka pivot table excel akan berada di “SHEET 2” atau sheet baru. Namun, jika kamu memilih “EXISTING WORKSHEET” seperti yang digambar, maka pivot chart akan dibuat di sheet yang sama dengan sumber data.

Dalam hal ini, kita pilih “EXISTING WORKSHEET”. Lalu pilih di area mana kamu menginginkan pivot table excelnya dibuat. Kita pilih tabel G:5.

Lalu klik “OK” dan pivot chart excel kamu akan terlihat seperti digambar bawah ini.

Keterangan gambar pada pivot chart adalah:

LEGEND (SERIES) = adalah area variabel series yang kamu pilih (vertical)
AXIS (CATEGORY) = adalah area dari variabel kategori yang kamu pilih (horizontal)
VALUES = adalah hasil data yang ingin kamu lihat
FILTERS = adalah hasil data yang ingin kamu lihat dengan filter

Pada gambar diatas terlihat area pivot chart excel yang ingin kamu buat dan area pivot chart field yang berisikan heading dari data yang kamu buat sebelumnya. Ada BULAN, MEREK MAKANAN, AREA, dan PENJUALAN.

Misalnya, jika kamu ingin melihat nilai atau values penjualan dari merek makan pada setiap bulan, maka kamu hanya menggeser atau drag field BULAN ke bagian AXIS (CATEGORY), menggeser atau drag field MEREK MAKAN ke bagian LEGEND (SERIES), dan menggeser atau drag field PENJUALAN ke bagian VALUES. Maka hasilnya akan tampak seperti gambar di bawah ini.

Penggunaan area FILTER sama seperti pada cara menggunakan pivot table adalah untuk melihat nilai atau values penjualan merek makanan pada setiap area di salah satu area saja. Maka kamu bisa menggeser atau drag field AREA ke bagian FILTERS. Hasilnya akan seperti gambar di bawah ini.

Seperti yang terlihat di gambar atas, ada tambahan field AREA di atas pivot chart yang kamu buat. Untuk memilih AREA yang kamu inginkan, maka kamu tinggal klik tanda panah ke bawah di kotak “ALL”. Lalu akan keluar seperti ini.

Lalu pilih area “BANDUNG”, maka data yang akan tersaji dalam pivot chart adalah seperti digambar bawah ini.

Pada saat memilih AREA, kamu bisa memilih satu atau lebih kota yang kamu inginkan. Jika kamu ingin melihat nilai atau values penjualan merek makanan pada setiap area, ulangi langkah diatas dan ceklis pada kolom “SELECT MULTIPLE ITEMS”, lalu pilih area mana yang ingin kamu lihat datanya. Dalam hal ini, kita akan memilih area BANDUNG dan JAKARTA.

Lalu klik “OK”. Maka hasil yang akan terlihat di pivot chart adalah seperti digambar bawah ini. Data yang tersaji di pivot table excel adalah hasil dari area BANDUNG dan JAKARTA.

Cara Membuat Pivot Table Excel dengan Teknik Lain

Tidak hanya menggunakan table dan chart, kamu juga bisa menggunakan pivot table dengan teknik lainnya, yaitu teknik multi value field.

Teknik multi value field memungkinkan kamu untuk membuat laporan dan analisis data yang bersifat multi value field, multi row, grouping data dan lain sebagainya.

Teknik Multi Value Field

Teknik multi value field bisa menempatkan lebih dari satu data field di area value pivot table excel. Singkatnya, kamu bisa membuat dua value berbeda dari sumber data yang sama.

*dengan catatan, sumber data sama seperti contoh cara menggunakan pivot table yang sudah dijelaskan di atas*

Misalnya, jika kamu ingin melihat nilai atau values penjualan dari merek makan dan bulan, maka kamu hanya menggeser atau drag field MEREK MAKANAN ke bagian ROWS dari area COLUMNS. Maka hasilnya akan tampak seperti gambar di bawah ini.

Cara menggunakan pivot table ini juga bisa kamu lakukan sebaliknya. Dengan menggeser atau drag field BULAN ke bagian COLUMNS dari area ROWS. Maka hasilnya akan tampak seperti gambar di bawah ini.

**Teknik Grouping Data**

Teknik ini hanya bisa dilakukan pada bagian field rows saja, sehingga kamu bisa meringkas dengan cara mengelompokkan data.

*dengan catatan, sumber data sama seperti contoh cara menggunakan pivot table yang sudah dijelaskan di atas*

Cara menggunakan teknik ini adalah:

Block row labels yang berisikan data bulan pada pivot table excel yang sudah kamu buat. Lalu klik kanan, dan pilih “GROUP”. Seperti gambar di bawah ini.

Setelah itu nanti data yang tersaji pada pivot table excel kamu akan menjadi seperti

Jika kamu ingin mengganti namanya, kamu cukup pilih area “GROUP1”, lalu ganti namanya di formula bar sesuai yang kamu inginkan.

Itulah beberapa cara menggunakan pivot table excel yang bisa kamu coba.

Kemampuan pivot table banyak sekali dibutuhkan di dunia kerja. Ada banyak lowongan pekerjaan yang mencari kandidat dengan skill ini.

Kamu bisa menemukan lowongan tersebut melalui aplikasi KitaLulus. Di aplikasi KitaLulus, ada banyak pilihan pekerjaan yang bisa kamu lamar. Kamu bisa menggunakan fitur filter untuk menyaring lowongan sesuai dengan preferensi yang diinginkan.

Selain itu, kamu juga bisa membuat CV ATS dengan template yang sudah disediakan KitaLulus.

Tunggu apalagi, yuk install aplikasi KitaLulus di smartphone kamu!