Supply chain management memiliki beberapa bagian di dalamnya, bagian procurement adalah salah satunya. Jika didefinisikan, procurement adalah sebuah kegiatan tentang pengadaan barang di suatu perusahaan, utamanya perusahaan manufaktur.
Meskipun pada dasarnya procurement hanya melibatkan dua pihak, yaitu pembeli bahan baku dengan penjualnya, tetapi kegiatan tersebut bisa menjadi rumit. Oleh karena itu, dibutuhkan sosok yang teliti, disiplin, dan dapat berkomunikasi dengan baik.
Untuk lebih mengenal procurement lebih dalam, kamu bisa menyimak artikel ini. KitaLulus akan menjelaskan apa itu procurement dengan lengkap, mulai dari pengertian, lingkup kerja, hingga skill yang dibutuhkan jika kamu ingin bergabung di tim ini.
Yuk, langsung disimak saja hingga selesai!
Apa Itu Procurement?
Procurement adalah bagian dari sebuah perusahaan yang menangani pengadaan. Pengadaan di sini tidak hanya bahan baku untuk keperluan suatu produksi, tetapi segala barang yang dibutuhkan perusahaan. Barang tersebut mulai dari bahan baku, mesin produksi, hingga seluruh peralatan yang dibutuhkan perusahaan.
Procurement biasanya akan melakukan negosiasi dengan sebuah vendor atau supplier sehingga bisa mendapat harga paling terjangkau dengan kualitas terbaik.
Lingkup Kerja Procurement
Lantas, apakah lingkup kerja procurement hanya seputar pembelian barang saja? Untuk lebih jelasnya, kamu bisa menyimak daftar lingkup kerja procurement berikut:
- Melakukan identifikasi kebutuhan barang yang dibutuhkan perusahaan, mulai dari bahan baku hingga barang-barang yang dibutuhkan per divisi.
- Membuat permintaan pembelian.
- Melakukan evaluasi pada supplier sehingga mendapatkan barang yang berkualitas terbaik.
- Melakukan negosiasi harga dengan vendor atau supplier.
- Melakukan pembelian.
- Menerima barang pembelian yang sudah sampai lalu mengecek kualitasnya.
- Membuat invoice untuk keperluan pembayaran lalu melakukan report kepada setiap divisi, terutama bagian keuangan.
Baca juga: Apa Itu Perusahaan Manufaktur? Ini Karakteristik, Peluang Karir, dan Contohnya
Perbedaan Procurement dan Purchasing
Jika procurement sekaligus melakukan pembelian barang, membuat invoice, hingga pembayaran, lalu apa bedanya dengan bagian purchasing? Mungkin, itu adalah pertanyaan umum yang sering ditanyakan jika sedang membahas tentang procurement.
Untuk menjawab pertanyaan itu, KitaLulus akan menjelaskan perbedaan antara procurement dan purchasing, diantaranya:
1. Procurement
Procurement adalah kegiatan keseluruhan dalam proses pengadaan barang. Jika kamu berada di bagian ini, kamu akan melakukan riset vendor atau supplier hingga membangun hubungan pasca dilakukannya pembelian barang.
Dengan demikian, barang yang dibeli memiliki kualitas yang terjamin serta dalam melakukan repurchasing di masa depan.
2. Purchasing
Di sebuah perusahaan berskala besar dengan staf yang jumlahnya banyak, procurement memiliki tim dan purchasing adalah salah satu tim tersebut. Dengan kata lain, purchasing adalah bagian dari procurement.
Maka dari itu, purchasing hanya bertugas untuk membeli barang saja dan langsung membayar ke vendor atau supplier. Riset terhadap vendor atau supplier dilakukan oleh tim lain. Pengecekan barang dilakukan setelah barang sampai.
Komponen Procurement
Procurement harus dilaksanakan dengan memenuhi komponennya sehingga bisa berjalan dengan baik. Selengkapnya tentang komponen-komponen procurement adalah sebagai berikut:
1. People
Sumber daya manusia tentu saja menjadi komponen utama dalam kegiatan pengadaan barang. Jika perusahaan memiliki ruang lingkup yang besar dan luas, jumlah orang yang bekerja di bagian pengadaan barang akan besar, sesuai dengan kebutuhan barang yang akan diadakan.
2. Perangkat Digital & Software
Perkembangan teknologi membuat kemudahan dalam pekerjaan di segala bidang, termasuk procurement. Kegiatan procurement yang memang membutuhkan kejelian sebab sangat krusial untuk kelangsungan perusahaan, kini kegiatan ini bisa dilakukan secara online dengan bantuan suatu software.
Nah, kegiatan ini bisa diikuti oleh siapa pun sehingga nantinya staf akan melakukan seleksi. Biasanya hal ini dimulai dengan pelelangan umum yang dihadiri oleh banyak vendor atau supplier yang ingin melakukan pitching.
3. Process
Proses merupakan kegiatan dari awal hingga selesai dalam procurement, mulai dari perencanaan, seleksi vendor, hingga pengecekan barang yang sudah jadi atau sampai.
4. Records
Records di sini adalah dokumentasi. Dokumentasi ini nantinya berguna untuk report divisi. Selain itu, records juga akan menjadi bahan evaluasi untuk meningkatkan kualitas kerja di masa mendatang.
Baca juga: Apa Itu PPIC Staff? Ini Tugas, Skill yang Dibutuhkan, dan Gajinya
Prinsip-prinsip Procurement
Prinsip procurement harus dipenuhi agar proses pengadaan barang bisa dilakukan dengan baik. Berikut adalah prinsip-prinsip procurement yang bisa kamu pelajari.
1. Accountability
Prinsip procurement yang pertama adalah accountability, yaitu prinsip untuk saling mematuhi aturan yang diberlakukan. Jadi, kedua belah pihak mendapatkan keuntungan yang sama. Ketika salah satunya melanggar, akan dikenakan sanksi.
2. Consistency
Consistency adalah prinsip procurement berikutnya yang perlu kamu pahami. Supaya bisa saling percaya, biasanya kedua pihak akan memiliki alur yang disesuaikan dengan keadaan keduanya. Nah, consistency nantinya berkaitan dengan aturan yang dipakai hingga jadwal pengiriman barang.
3. Fair Dealing
Proses negosiasi biasanya dilakukan supaya perusahaan bisa menekan biaya minimal. Namun, hal tersebut harus dilakukan dengan cara yang adil sehingga pihak vendor atau supplier juga tidak merasa dirugikan.
4. Value for Money
Prinsip procurement berikutnya yang harus dipegang teguh adalah value for money, alias keseimbangan biaya dan nilai yang didapat. Dalam negosiasi bisnis, kedua pihak – yaitu supplier dan pembayar – harus memahami bagaimana kualitas barang harus dipenuhi dengan biaya tertentu. Sederhananya, ada harga ada barang.
5. Decision Making
Prinsip procurement satu ini adalah yang paling krusial. Sebab, hal ini menjadi dasar bagaimana procurement dilakukan dengan baik. Pembuatan keputusan, mulai dari riset hingga pengecekan barang harus dilakukan oleh tim dengan baik.
Jenis-jenis Procurement
Untuk mengenal procurement lebih dalam, kamu harus tahu bahwa ada beberapa jenis procurement, yaitu sebagai berikut.
1. Direct Procurement
Jenis procurement ini adalah memenuhi pengadaan barang yang langsung berkaitan dengan profitabilitas perusahaan. Jadi, barang yang dipesan adalah bahan baku untuk produksi.
2. Indirect Procurement
Pengadaan barang di jenis procurement ini adalah barang-barang yang menjadi inventaris perusahaan yang tidak secara langsung memberikan keuntungan. Misalnya adalah meja-kursi kantor, komputer, lemari penyimpanan, dan lainnya.
3. Goods Procurement
Barang-barang yang harus dibeli biasanya berupa perangkat elektronik dan software yang memang dibutuhkan perusahaan.
4. Service Procurement
Jika procurement pada umumnya adalah berupa barang, procurement jenis ini adalah layanan hingga berupa staf tambahan. Biasanya, pengadaan ini karena perusahaan tidak membutuhkan staf tetap. Namun, membutuhkan karyawan tambahan dalam proyek tertentu sehingga hanya butuh staf outsourcing saja.
Baca juga: Pekerjaan Staff Gudang: Definisi, Tugas, Syarat, dan Gajinya
Tahapan Procurement
Alur procurement termasuk panjang dan membutuhkan kejelian. Berikut adalah alur atau tahapan pengadaan barang secara umum di sebuah perusahaan:
- Identifikasi kebutuhan perusahaan dengan mendaftar seluruh barang yang akan dibeli.
- Melakukan pengajuan pembelian barang kepada manajemen perusahaan.
- Melakukan riset vendor atau supplier, bisa juga membuka tender.
- Melakukan analisis terhadap kualitas barang dan layanan dari vendor atau supplier.
- Melakukan negosiasi harga barang.
- Melakukan teken kontrak dengan vendor atau supplier terpilih.
- Melakukan pembelian barang.
- Pemeriksaan kualitas barang yang sudah sampai atau jadi hingga melakukan komplain ketika kualitas tak sesuai perjanjian.
Skill yang Dikuasai untuk Bekerja di Bidang Procurement
Jika kamu ingin bekerja di bidang procurement, kamu harus memiliki beberapa skill berikut sehingga target kerja bisa terlaksana dengan baik:
- Disiplin.
- Detail oriented.
- Kemampuan komunikasi yang baik.
- Kemampuan negosiasi.
- Memahami manajemen risiko.
- Mudah beradaptasi.
- Problem solving.
- Memahami rencana keuangan dengan baik.
Bagaimana? Setelah menyimak penjelasan tentang procurement di atas, kamu semakin tertantang untuk bergabung di bagian ini? Procurement adalah bidang yang selalu dibutuhkan oleh banyak industri loh, terutama fast moving consumer goods. Jadi, kamu tidak perlu meragukan proyeksi karirnya ya.
Untuk mencari tahu lowongan kerja di bagian supply chain management, terutama procurement, kamu bisa menggunakan aplikasi KitaLulus. Di aplikasi KitaLulus, terdapat lebih dari 20.000 lowongan pekerjaan dari berbagai perusahaan bonafit di Indonesia loh.
Kamu bisa mencari lowongan kerja dengan menggunakan filter nama posisi, nama perusahaan, kota yang diincar, sistem kerja, hingga yang terbaru adalah gaji tertinggi loh. Jadi, #LebihMudah kan?
Tunggu apalagi? Yuk, segera instal aplikasi KitaLulus melalui Playstore di smartphone kamu. Dengan KitaLulus, kamu akan menemukan karir impian kamu tanpa ribet!
