Tahukah kamu bahwa menurut data dari Scottmax pada tahun 2019, sebuah studi pasar mengungkapkan bahwa 54% bisnis di seluruh dunia menggunakan Excel? Statistik ini menekankan peran penting perangkat lunak tersebut di ranah korporat, membantu perusahaan dalam manajemen data, analisis keuangan, dan lain-lain.
Sementara itu, pada tahun 2021, tercatat ada 4,6 juta profesional administrasi yang menggunakan Excel. Hal ini menunjukkan bahwa penguasaan rumus Excel bagi seorang admin menjadi sangat penting dan tidak dapat diabaikan lagi.
Tapi, apakah kamu sudah tahu apa saja rumus Excel yang umum digunakan oleh seorang admin? Jika belum, coba simak artikel KitaLulus berikut ini.
Rumus Excel untuk Admin
Dalam menjalankan tugas sehari-hari, seorang admin biasanya akan berkutat dengan data. Oleh karena itu, diperlukan rumus Excel untuk mempermudah pekerjaannya.
Setidaknya berikut rumus dasar Excel untuk admin yang perlu kamu kuasai.
1. IF
Rumus IF di Excel memiliki fungsi untuk menganalisis kriteria pada sebuah data. Biasanya penggunaan rumus ini akan menghasilkan jawaban ‘benar/salah’ atau ‘lulus/tidak lulus’.
Sebagai seorang admin, bisa menguasai rumus IF sangat penting karena bisa membantu dalam klasifikasi data, validasi data, menentukan status, dan mengotomatisasi tugas-tugas administrasi.
Adapun rumus IF sendiri dituliskan sebagai berikut ini:
=IF(logical_test,[value_if_true],[value_if_false])
Contoh:
Kamu memiliki data nilai karyawan dan ingin mengetahui apakah mereka lulus atau tidak.
| Nama | Nilai |
| Andi | 85 |
| Budi | 60 |
| Citra | 90 |
| Dodi | 70 |
=IF(B2>=75, “Lulus”, “Tidak Lulus”)
Hasilnya:
- Andi Lulus
- Citra Lulus
2. SUM
SUM adalah rumus Excel yang berfungsi menjumlahkan angka-angka dari sel-sel tertentu.
Penguasan terhadap rumus ini berguna bagi admin untuk membantu tugas mereka dalam perhitungan total data, rekapitulasi data dalam jumlah besar, serta membantu analisis lebih lanjut dengan menggabungkan rumus lain.
=SUM(number1:number2)
Contoh:
Misalnya, kamu memiliki data penjualan dalam kolom A dan ingin menghitung total penjualan dari A1 sampai A10.
| No | Penjulan |
| 1 | 100 |
| 2 | 150 |
| 3 | 200 |
| 4 | 50 |
| 5 | 180 |
| 6 | 300 |
| 7 | 250 |
| 8 | 120 |
| 9 | 75 |
| 10 | 90 |
=SUM(A1:A10)
=1.565
3. AVERAGE
Rumus Excel untuk admin lainnya adalah Average, yang punya fungsi menghitung nilai rata-rata. Misalnya untuk mengetahui nilai rata-rata harga barang.
=AVERAGE(number1:number2:…)
Contoh:
Menghitung rata-rata nilai karyawan.
| Nama | Nilai |
| Andi | 85 |
| Budi | 90 |
| Citra | 75 |
| Dodi | 85 |
=AVERAGE(B2:B5)
= 84,5
4. COUNT
Count adalah rumus Excel yang berfungsi menghitung jumlah sel yang memiliki data dalam rentang tertentu. Penggunaan rumus ini sangat berguna saat kamu perlu menghitung jumlah transaksi atau item dalam daftar.
=COUNT(value1;[value2];…)
Contoh:
Kamu ingin mengetahui berapa banyak karyawan yang menjabat sebagai Manager.
| Nama | Jabatan |
| Judit | Manager |
| Sela | Supervisor |
| Budi | Manager |
| Iin | Admin |
=COUNTIF(B2:B5, “Manager”)
Hasilnya 2
Baca Juga: 30+ Contoh Soal Latihan Excel Admin [Plus Jawaban]
5. VLOOKUP
Rumus VLOOKUP memiliki fungsi untuk mempercepat pencarian dan pengolahan data mencari dari tabel vertikal.
Di dunia administrasi, rumus ini umum digunakan untuk menghindari kesalahan input data, apalagi rumus ini bisa menghubungkan beberapa sheet atau database dalam Excel sehingga mempermudah pembuatan laporan dari table yang besar.
=VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)
Contoh:
Mengecek status pembayaran pelanggan berdasarkan nomor invoice.
| Nomor Invoice | Nama | Status |
| INV0001 | Agus | Lunas |
| INV0002 | Citra | Belum Lunas |
| INV0003 | Budi | Lunas |
Jika admin mengetik nomor invoice di sel E2, gunakan:
=VLOOKUP(E2, A2:C4, 3, FALSE)
Jika E2 = INV002, hasilnya Belum Lunas.
6. HLOOKUP
Jika VLOOKUP digunakan untuk mencari data secara vertikal, rumus HLOOKUP digunakan untuk mencari data secara horizontal dalam tabel.
Penggunan rumus ini membantu admin mengelola data yang disusun dalam bentuk baris (row), bukan kolom. Cocok digunakan untuk menganalisis laporan penjualan, kehadiran, atau keuangan dengan format baris.
=HLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)
Contoh:
Mencari gaji karyawan berdasarkan jabatan dalam tabel berikut ini:
| Jabatan | Admin | Supervisor | Manager | Direktur |
| Gaji | 5.000.000 | 8.000.000 | 12.000.000 | 20.000.000 |
Jika admin ingin mencari gaji berdasarkan jabatan yang diketik di sel B4, gunakan:
=HLOOKUP(B4, A1:E2, 2, FALSE)
Jika B4 = Manager, hasilnya 12.000.000.
Baca Juga: Cara Mudah Menggunakan Rumus Vlookup dan Hlookup di Dunia Kerja
7. SUMIF
SUMIF masih berkaitan dengan SUM, namun SUMIF memiliki fungsi untuk menjumlahkan angka dari sel-sel tertentu dengan tambahan kriteria tertentu. Kriteria ini bisa angka, teks, simbol perbandingan, atau bahkan referensi sel.
=SUMIF(range, criteria, [sum_range])
Contoh:
Kamu ingin menjumlahkan Gaji Karyawan Berdasarkan Jabatan “Manager”.
| Nama | Jabatan | Gaji |
| Budi | Manager | Rp10.000.000 |
| Citra | Supervisor | Rp8.000.000 |
| Andi | Manager | Rp12.000.000 |
Jika ingin menghitung total gaji Manager:
=SUMIF(B2:B4, “Manager”, C2:C4)
Hasilnya: 22.000.000
8. COUNTIF
Rumus ini berguna untuk menghitung jumlah sel dalam rentang yang memenuhi kondisi tertentu. Sebagai admin, rumus COUNTIF sangat membantu untuk menghitung jumlah karyawan dalam jabatan tertentu, jumlah invoice yang belum lunas, jumlah produk dengan stok rendah, dan lainnya.
=COUNTIF(range, criteria)
Contoh:
Ingin mengetahui data pelanggan yang berasal dari Jakarta
| Nama | Asal |
| Brian | Jakarta |
| Sari | Bandung |
| Ridwan | Jakarta |
| Budi | Medan |
=COUNTIF(B2:B5, “Jakarta”)
Hasilnya: 2
9. ROUND
ROUND digunakan untuk membulatkan angka ke jumlah digit tertentu. Rumus ini sangat berguna untuk memastikan angka dalam laporan keuangan, penggajian, atau perhitungan lainnya tampil rapi dan mudah dibaca, tanpa banyak angka desimal.
=ROUND(number, num_digits)
Contoh:
Kamu ingin menampilkan hasil perhitungan dengan 2 angka di belakang koma.
| 1234.5678 |
| 8765.4321 |
| 2345.6789 |
=ROUND(A2, 2)
Hasilnya:
- 1234.5678 → 1234.57
- 8765.4321 → 8765.43
- 2345.6789 → 2345.68
10. AND & OR
Rumus AND dan OR digunakan untuk menggabungkan beberapa kondisi logika dalam satu rumus dan menghasilkan hasil TRUE atau FALSE. Kedua formula ini sangat berguna untuk menganalisis data yang melibatkan beberapa syarat yang perlu dipenuhi sekaligus.
Misalnya, jika ingin mengetahui apakah data memenuhi beberapa syarat sekaligus, seperti:
- AND: Semua kondisi harus benar untuk mendapatkan hasil TRUE.
- OR: Salah satu dari kondisi harus benar agar hasilnya TRUE.
Rumus AND
=AND(logical1, logical2, …)
Rumus OR
=OR(logical1, logical2, …)
Contoh:
| Nama | Usia | Lama Bekerja |
| Andi | 39 | 4 Tahun |
| Budi | 36 | 6 Tahun |
| Laras | 40 | 9 Tahun |
Kamu ingin mengecek seorang karyawan berusia lebih dari 30 tahun atau sudah bekerja lebih dari 5 tahun.
=OR(B2>30, C2>5)
Andi: FALSE (karena usia lebih dari 30 dan bekerja lebih dari 5 tahun)
Budi: TRUE (karena usia kurang dari 30 dan bekerja kurang dari 5 tahun)
11. CONCATENATE
CONCATENATE atau TEXTJOIN merupakan rumus Excel yang berfungsi untuk menggabungkan teks dari dua sel atau lebih.
Dengan rumus ini, kamu bisa menggabungkan informasi dari beberapa kolom menjadi satu kolom yang lebih terstruktur, seperti menggabungkan nama depan dan nama belakang dalam satu kolom.
=CONCATENATE(text1, text2, …)
Contoh:
| Nama Depan | Nama Belakang |
| Arif | Santosa |
| Dinda | Kirana |
| Andi | Sadikin |
| Citra | Larasati |
=CONCATENATE(A2, ” “, B2)
Hasilnya:
- Arif Santosa
- Dinda Kirana
- Andi Sadikin
- Citra Larasati
12. MAX dan MIN
Rumus ini akan membantu admin dalam menemukan nilai terbesar dan terkecil dalam rangkaian data. Admin biasa menggunakan rumus ini saat seperti mencari angka tertinggi atau terendah dalam laporan, data keuangan, atau statistik.
Rumus MAX
=MAX(number1, number2, …)
Rumus MIN
=MIN(number1, number2, …)
Contoh:
Kamu ingin mengetahui berapa selisih antara penjualan tertinggi dan terendah dari data tabel berikut ini:
| Bulan | Penjualan |
| Januari | 15 |
| Februari | 20 |
| Maret | 25 |
| April | 18 |
=MAX(B2:B5) – MIN(B2:B5)
= 10
Baca Juga: 50 Rumus Excel yang Sering Dipakai Kerja dan Contohnya
13. INDEX dan MATCH
Rumus ini sering digunakan sebagai pengganti rumus VLOOKUP atau HLOOKUP, karena lebih fleksibel dalam dalam pencarian data.
Rumus INDEX digunakan untuk mengambil nilai di posisi tertentu dalam sebuah rentang atau array berdasarkan baris dan kolom yang ditentukan. Sedangkan rumus MATCH digunakan untuk mencari posisi suatu nilai dalam rentang data, dan mengembalikan nomor posisi relatifnya.
Rumus INDEX
=INDEX(array, row_num, [column_num])
Rumus MATCH
=MATCH(lookup_value, lookup_array, [match_type])
Contoh:
Misalnya, kamu ingin mencari umur Citra di dalam data tabel berikut:
| Nama | Kota | Umur |
| Adera | Jambi | 39 |
| Tulus | Jakarta | 35 |
| Citra | Surakarta | 29 |
=INDEX(C2:C4, MATCH(“Citra”, A2:A4, 0))
Hasilnya 27 (karena Citra berada di baris ketiga, dan umur ada di kolom C).
14. SUBTOTAL
Fungsi rumus SUBTOTAL adalah menghitung data dalam sebuah rentang sel, seperti jumlah, rata-rata atau banyak data, dengan lebih fleksibel.
Rumus ini sangat berguna bila kamu sedang mengolah data yang sering difilter, karena rumus ini hanya menghitung data yang terlihat, jadi data yang sedang kamu sembunyikan akan diabaikan.
=SUBTOTAL(function_num, range)
function_num: Angka yang mewakili jenis perhitungan yang ingin dilakukan. Berikut beberapa kode yang biasa digunakan:
- 1 = AVERAGE (Rata-rata)
- 2 = COUNT (Menghitung jumlah angka)
- 3 = COUNTA (Menghitung jumlah nilai non-kosong)
- 9 = SUM (Jumlah)
- 10 = MIN (Nilai terkecil)
- 11 = MAX (Nilai terbesar)
- 101 = AVERAGE (Mengabaikan baris tersembunyi)
- 102 = COUNT (Mengabaikan baris tersembunyi)
- 109 = SUM (Mengabaikan baris tersembunyi)
Contoh:
=SUBTOTAL(9, A1:A10): Menghitung jumlah total dari rentang A1 sampai A10.
15. IFERROR
Kamu bisa menggunakan rumus ini untuk mengatasi kesalahan dalam rumus lain. Jadi, jika ada kesalahan, seperti pembagian dengan nol, atau referensi sel yang salah, IFERROR bisa menggantinya dengan nilai lain yang lebih cocok, seperti teks atau angka tertentu.
=IFERROR(value, value_if_error)
Contoh:
=IFERROR(A1/B1, 0)
Jika ada kesalahan, rumus ini akan menampilkan angka 0, bukan pesan kesalahan.
16. LEFT, RIGHT, dan MID
Rumus Excel untuk admin ini digunakan ketika ingin memilih teks dari bagian tertentu dalam sel, misalnya mengambil nama depan, kode produk, atau bagian dari alamat email. LEFT memilih teks dari awal, RIGHT dari akhir, dan MID dari tengah.
Rumus LEFT
=LEFT(text, [num_chars])
Contoh:
=LEFT(“Excel”, 2)
Hasil: “Ex”. Ini akan mengambil 2 karakter pertama dari kata “Excel”.
Rumus RIGHT
=RIGHT(text, [num_chars])
Contoh:
=RIGHT(“Excel”, 3)
Hasil: “cel”. Ini akan mengambil 3 karakter terakhir dari kata “Excel”.
Rumus MID
=MID(text, start_num, num_chars)
Contoh:
=MID(“Excel”, 2, 3)
Hasil: “xce”. Ini akan mengambil 3 karakter dimulai dari posisi kedua dalam kata “Excel”.
17. UPPER dan LOWER
Rumus UPPER digunakan untuk mengubah seluruh teks dalam sebuah sel menjadi huruf besar. Sedangkan LOWER digunakan untuk mengubah seluruh teks menjadi huruf kecil.
Rumus UPPER
=UPPER(text)
Contoh:
=UPPER(“excel”)
Hasil: “EXCEL”. Mengubah seluruh kata “excel” menjadi huruf besar.
Rumus LOWER
=LOWER(text)
Contoh:
=LOWER(“EXCEL”)
Hasil: “excel”. Mengubah seluruh kata “EXCEL” menjadi huruf kecil.
Setelah mengetahui apa saja rumus Excel untuk admin, sekarang kamu lebih percaya diri kan saat melamar kerja?
Yuk temukan loker admin yang sedang dibuka melalui aplikasi KitaLulus! Kamu bisa filter berdasarkan bidang pekerjaan, latar belakang, lokasi, bahkan gaji.
Biar makin percaya diri lagi, sebelum melamar kamu bisa memanfaatkan fitur buat CV online dari KitaLulus untuk membuat CV ATS friendly agar profilmu dilirik oleh HR.
Ayo, install aplikasi KitaLulus di smartphone-mu sekarang juga!
Sumber:
- 17 Excel Statistics to Know. Diakses pada 3 Maret 2025. https://scottmax.com/excel-statistics/
