Sekretaris adalah salah satu posisi yang memegang peranan penting bagi perusahaan. Pasalnya, seorang sekretaris akan membantu menjaga administrasi kantor agar berjalan lancar. Namun, perlu dipahami bahwa sekretaris berbeda dengan personal assistant, ya.
Tugas sekretaris tidak hanya mengangkat dan menerima telepon. Melainkan lebih dari itu, mereka juga membuat catatan resmi rapat, dan masih banyak lagi. Yuk simak apa saja fungsi sekretaris, kualifikasi, gaji, hingga bedanya dengan asisten pribadi!
Apa Itu Sekretaris?
Sejak sekolah, kita sudah diperkenalkan dengan fungsi sekretaris. Bahkan di organisasi atau komunitas, ketika menjalankan sebuah acara juga terdapat posisi sekretaris. Lantas, apakah posisi tersebut sama dengan posisi sekretaris profesional yang bekerja di sebuah perusahaan?
Secara garis besar, fungsi dan tugas sekretaris di berbagai tempat adalah sama. Sekretaris akan mengurusi berbagai keperluan administratif penting dan mengaturnya secara tersetruktur sehingga siapa pun yang berkepentingan terhadap dokumen itu bisa mendapatkannya melalui sekretaris.
Jika dirunut dalam sejarah kemunculan posisi ini, sekretaris berasal dari kata secret, artinya rahasia. Jadi sederhananya, sekretaris adalah seseorang yang mengatur berbagai dokumen yang berkaitan dengan rahasia suatu perusahaan. Terbilang rahasia karena tidak semua karyawan bisa mengetahui dan mengaksesnya secara bebas.
Fungsi Sekretaris
Sekretaris memiliki 3 fungsi utama dalam menjalankan tugasnya, yaitu fungsi eksekutif, fungsi penghubung, dan fungsi manajemen. Ketiga fungsi ini akan berkaitan dengan pekerjaan pimpinan perusahaan.
Untuk lebih jelasnya, penjelasan tentang fungsi sekretaris adalah sebagai berikut.
1. Fungsi Eksekutif
Sekretaris adalah seseorang yang mengurusi berbagai fungsi eksekutif di perusahaan. Mulai dari bertanggung jawab terhadap pencatatan meeting, pengecekan keuangan perusahaan, hingga mengecek sebuah publisitas yang berkaitan dengan perusahaan.
2. Fungsi Penghubung
Sekretaris adalah jembatan antara karyawan dan pimpinan. Ia terletak di tengah dan akan selalu menjadi penghubung jika karyawan memiliki keperluan kepada pimpinan, begitu pula sebaliknya.
3. Fungsi Manajemen
Karena sekretaris mengetahui banyak rahasia perusahaan, tidak heran jika sekretaris akan selalu dilibatkan dalam pengambilan keputusan penting terkait manajemen perusahaan. Inilah alasannya seorang sekretaris harus memiliki analisis yang baik dalam berpikir dan bisa cepat dalam mengambil keputusan.
Baca juga: 15+ Contoh Notulen Rapat yang Baik dan Benar – KitaLulus
Tugas Sekretaris
Sekretaris memiliki tugas yang multilevel. Dia bisa bekerja sebagai individu dengan menyelesaikan seluruh dokumen administrasi secara rapi, harus ikut campur ketika ada masalah dengan pengelolaan manajemen tingkat bawah, dan dia juga harus selalu ada ketika rapat direksi yang dihadiri pimpinan perusahaan dan berbagai stakeholders.
Berikut daftar tugas sekretaris yang bisa kamu pahami lebih mendalam.
- Membuat dokumen berkaitan dengan kebutuhan pimpinan dan kerahasiaan perusahaan.
- Mengatur agenda rapat pimpinan dengan berbagai pihak.
- Mengatur berbagai kebutuhan rapat yang dibutuhkan.
- Menghadiri rapat-rapat penting bersama pimpinan.
- Membuat notulensi rapat untuk arsip perusahaan.
- Melakukan update jadwal pimpinan yang berkaitan dengan aktivitas perusahaan.
- Menjawab email dan telepon berkaitan dengan pimpinan dan perusahaan.
- Menjadi penghubung antara karyawan–pimpinan dan pimpinan–pihak eksternal yang berkaitan dengan kebutuhan perusahaan.
- Mengusulkan berbagai ide terkait dengan kebutuhan untuk menyelesaikan masalah manajemen perusahaan.
- Mengatur aktivitas perusahaan, utamanya tentang administrasi hingga pengecekan karyawan yang berkaitan langsung dengan pimpinan.
- Melakukan pemantauan terhadap berbagai fungsi perusahaan, utamanya yang berkaitan dengan kondisi perusahaan, mulai dari keuangan, human resource, ataupun konflik yang timbul antara pihak manajerial dengan pimpinan perusahaan.
Kualifikasi Sekretaris
Semua orang bisa menjadi sekretaris, tetapi kualifikasi yang harus dipenuhi tentu saja kompleks. Hal ini karena sekretaris adalah karyawan kunci perusahaan. Jadi, syarat dan ketentuan yang ditetapkan oleh perusahaan untuk merekrut sekretaris tidak bisa asal.
Kualifikasi sekretaris adalah sebagai berikut.
- Latar pendidikan S-1 Administrasi, tetapi ada pula perusahaan yang tidak memedulikan jurusannya karena yang penting memiliki pengalaman yang sesuai.
- Kemampuan mengerjakan tugas administrasi yang andal dan jika dibutuhkan sekretaris juga harus memahami tentang pengelolaan finansial.
- Jujur, detail, dan bertanggung jawab.
- Dapat bekerja secara terstruktur.
- Memiliki analytical thinking.
- Memiliki manajemen waktu yang baik.
- Memiliki manajemen emosi yang baik.
- Leadership.
- Problem solving.
- Logical thinking.
- Mampu mengoperasikan komputer dan berbagai fungsi dokumen serta excel dengan baik.
- Menguasai bahasa asing, minimal bahasa Inggris baik tulis maupun lisan.
Baca juga: Macam-Macam Tugas Admin Sesuai dengan Jenis Industrinya, Tertarik Mencoba?
Perbedaan Sekretaris dan Personal Assistant
Banyak yang mengira bahwa sekretaris adalah personal assistant. Padahal, keduanya berbeda. Meskipun begitu, sekretaris dan asisten pribadi sama-sama menjadi kunci rahasia perusahaan karena mengetahui berbagai hal yang tidak diketahui karyawan lainnya.
Namun walau sekretaris adalah kaki tangan pimpinan dan mengetahui berbagai rahasia perusahaan, pekerjaan sekretaris cukup terbatas. Tugas dan tanggung jawab sekretaris hanya berkaitan dengan perusahaan.
Nah, berikut adalah perbedaan personal assistant dan sekretaris untuk kamu ketahui.
1. Lingkup Pekerjaan
Sesuai namanya, personal assistant adalah seseorang yang akan menjadi asisten secara pribadi. Meskipun dia direkrut oleh perusahaan, tetapi personal assistant akan bekerja secara sepenuhnya kepada satu orang pemimpin untuk memenuhi segala kebutuhannya, baik berkaitan dengan urusan perusahaan maupun urusan personal.
Sedangkan sekretaris adalah seseorang yang hanya mengetahui tentang urusan pekerjaan pimpinan saja. Hanya saja, sekretaris memiliki lingkup pekerjaan yang meluas di perusahaan, tidak seperti personal assistant yang hanya mengurus satu individu saja.
2. Batasan Tanggung Jawab
Sekretaris tidak akan mencampuri urusan pribadi pimpinan. Sedangkan personal assistant akan berhenti jika itu sudah berkaitan dengan rahasia penting perusahaan yang tidak berkaitan dengan pimpinan yang dia urus.
3. Fleksibilitas Jam Kerja
Pada hakikatnya, seorang sekretaris adalah karyawan biasa. Dia akan bekerja dengan jam kerja teratur. Hanya saja, karena dia biasanya akan menghadiri berbagai rapat dan perjamuan yang berkaitan dengan perusahaan dan klien, dia bisa bekerja di luar jam kantor. Namun, itu tetap dihitung lembur.
Berbeda dengan personal assistant yang biasanya memiliki kontrak jam kerja eksklusif karena kebutuhan pimpinan yang bisa sewaktu-waktu membutuhkan bantuannya.
Baca juga: Berapa Standar Gaji Staff Admin di Indonesia? Ini Info Lengkap dari Berbagai Industri
Jenjang Karir dan Gaji Sekretaris
Apabila kamu melihat lingkup kerja sekretaris, mungkin ada pemikiran tentang posisi sekretaris yang mentok dan tidak bisa naik jabatan. Namun, pemikiran tersebut ternyata salah.
Sekretaris yang dapat mengerjakan berbagai hal bisa melebarkan karirnya ke banyak divisi, mulai dari finansial, manajemen, hingga human resource. Kiprah sekretaris yang baik juga akan memudahkan untuk berpindah perusahaan guna mencari peluang baru.
Sementara itu, karena sekretaris adalah sosok yang berperan penting bagi bisnis, rentang gaji sekretaris adalah sekitar Rp5.000.000–Rp6.500.000. Nominal ini bisa semakin tinggi jika kamu bekerja di perusahaan besar dan memiliki pengalaman profesional yang lama.
Itulah berbagai informasi tentang apa itu sekretaris yang bisa kamu pelajari sebelum mengirim lamaran atau untuk pemahaman sebelum melakukan wawancara. Jadi, ketika ditanya apa lingkup kerja sekretaris, kamu bisa menjawabnya dengan lancar.
Sekretaris adalah sosok yang dituntut untuk selalu terorganisir dalam mengerjakan tugas, jadi pastikan kamu juga terbiasa dengan sifat ini ya. Latih interpersonal skill kamu sehingga tidak akan kaget ketika harus berhubungan dengan berbagai pihak yang memiliki sifat berbeda-beda.
Jika kamu adalah seorang jobseeker dan sedang mencari posisi sekretaris, KitaLulus ada banyak informasi untuk loker ini. Kamu bisa install aplikasi KitaLulus di Play Store lalu registrasi dengan masuk ke akun email kamu yang aktif.
Cari posisi sekretaris di kolom pencarian paling atas dan pilih perusahaan yang kamu inginkan. Lakukan filter sesuai kebutuhan, seperti sistem kerjanya hingga nominal gajinya karena sekarang KitaLulus memiliki filter gaji tertinggi.
Nah, tunggu apalagi? Yuk, langsung instal aplikasi KitaLulus di smartphone kamu. Lamar pekerjaan dari mana pun dan kapan pun dengan #LebihMudah!
