Staf administrasi adalah salah satu pekerjaan yang paling banyak dicari perusahaan. Pasalnya, posisi ini cukup memegang peranan penting bagi keberlangsungan kegiatan operasional suatu bisnis.
Jika kamu tertarik untuk melamar sebagai staf administrasi, penting untuk memahami keterampilan yang dibutuhkan serta job desc seorang staf administrasi. Berikut ulasannya untuk membantu kamu lebih siap dalam menghadapi peluang ini.
Apa itu Staf Administrasi?
Staf administrasi adalah pekerjaan yang sering dianggap enteng. Padahal, tugas staf administrasi tidak hanya sekadar ketik mengetik saja. Tapi lebih daripada itu, tanpa staf administrasi yang handal, kegiatan perusahaan pun bisa berantakan.
Seorang staf administrasi adalah kunci semua aktivitas perusahaan berjalan lancar. Ia mengorganisir jadwal meeting dan berbagai kegiatan yang ada di perusahaan. Untuk itu, staf administrasi yang baik adalah mereka yang punya manajemen waktu yang baik.
Tidak cuma itu, seorang staf administrasi perkantoran dituntut melakukan pengorganisasian data, dokumen, keperluan kantor hingga jadwal-jadwal dari petinggi di suatu perusahaan. Belum lagi, ia juga harus punya kemampuan dalam menguasai teknologi.
Tugas Staf Administrasi Kantor
Seperti telah dijelaskan sebelumnya bahwa tugas staf administrasi sangalah luas, mulai dari mengetik hingga mengkoordinasikan jadwal perusahaan agar berjalan lancar. Selain itu, ada pula tugas administrasi kantor lainnya, yaitu sebagai berikut.
1. Membuat Agenda Kantor
Ini merupakan salah satu tugas staf administrasi yang paling penting. Bagian administrasi perkantoran wajib menyiapkan agenda untuk kegiatan-kegiatan kantor. Contohnya menjadwalkan meeting dengan pihak internal, mengatur pertemuan dengan klien, dan lain sebagainya.
2. Membuat Surat
Tugas berikutnya dari staf administrasi adalah membuat surat keperluan kantor seperti surat perintah kerja, surat penawaran barang dan jasa, surat perpanjangan kontrak, surat penjualan, hingga beberapa jenis surat lainnya.
3. Mengelola Dokumen Perusahaan
Tugas administrasi perkantoran juga meliputi pengelolaan dokumen perusahaan. Dokumen tersebut di antaranya laporan keuangan, catatan harian, notulensi rapat, dan lain-lain.
Dalam menjalankan tugas ini, seorang staf administrasi harus memiliki skill perkantoran secara umum.
4. Melakukan Entry Data
Berikutnya, tugas staf administrasi adalah melakukan entry data perusahaan. Staf admin dibutuhkan untuk mengetik, mengedit dan mengoreksi data perusahaan. Beberapa entry data yang dilakukan seperti data transaksi dari klien, data-data konsumen, dan sebagainya.
5. Melakukan Pengarsipan Data
Tugas ini bertujuan agar data-data perusahaan mudah dikelola dan diorganisir. Staf administrasi akan mengumpulkan dan menyusun dokumen perusahaan atau instansi, lalu merekap datanya. Setelah rekap data selesai, kemudian akan diarsipkan secara fisik maupun digital.
6. Memastikan Persediaan ATK
Mencatat dan memastikan persediaan alat tulis kantor juga menjadi tugas staf administrasi perkantoran. Walau terlihat sederhana, tapi ketersediaan ATK sangat penting agar kegiatan perkantoran bisa berjalan dengan baik.
7. Menyiapkan Akomodasi dan Tiket Perjalanan Dinas
Tidak jarang karyawan kantor melakukan perjalanan dinas ke luar kota. Staf administrasi adalah orang yang harus menyiapkan segala akomodasi dan tiket perjalanan. Tugas ini dilakukan agar alur keuangan perusahaan dapat terorganisir dengan baik.
Baca juga: Macam-Macam Tugas Admin Sesuai dengan Jenis Industrinya, Tertarik Mencoba?
Skill yang Harus Dimiliki Staf Administrasi
Jika kamu ingin melamar sebagai staf administrasi, ada beberapa keterampilan yang perlu kamu kuasai agar bisa menjalankan tugas dengan baik. Berikut beberapa skill yang dibutuhkan untuk posisi ini.
1. Detail Oriented
Sebagai staf administrasi, kamu akan banyak berurusan dengan data, dokumen, dan jadwal kerja. Oleh karena itu, perhatian terhadap detail sangat penting agar tidak terjadi kesalahan dalam pengelolaan informasi.
2. Mampu Berkomunikasi dengan Baik
Kamu akan sering berkoordinasi dengan berbagai pihak, mulai dari atasan hingga rekan kerja. Kemampuan komunikasi yang baik akan membantumu menyusun agenda kerja, menyampaikan informasi dengan jelas, dan memastikan semua tugas berjalan lancar.
3. Mampu Mengetik Cepat
Kecepatan dalam mengetik serta kemampuan mengolah data menjadi nilai tambah bagi seorang staf administrasi. Skill ini akan membantumu menyelesaikan pekerjaan lebih efisien, terutama dalam pembuatan laporan dan pengelolaan dokumen.
4. Manajemen Waktu
Tanggung jawab seorang staf administrasi cukup banyak, sehingga kemampuan mengatur waktu sangat dibutuhkan. Dengan manajemen waktu yang baik, kamu bisa menyelesaikan pekerjaan tepat waktu tanpa mengorbankan kualitas hasil kerja.
5. Memiliki Pemahaman Teknologi
Sehari-hari, staf administrasi akan menggunakan berbagai teknologi, mulai dari Microsoft Office, software HRIS, hingga mesin fotokopi dan printer. Menguasai teknologi ini akan mempermudah pekerjaan dan meningkatkan efisiensi kerja.
6. Administratif
Sesuai dengan namanya, staf administrasi harus memiliki keterampilan administratif yang kuat. Kamu perlu mampu mengelola dokumen, mengatur jadwal, serta menangani berbagai permintaan dari tim dengan baik.
Baca juga: Tugas Seorang Admin Logistik dan Berapa Kisaran Gajinya
Kisaran Gaji Staf Administrasi
Dengan tugas dan tanggung jawab yang dipegang, gaji staf administrasi adalah berada di kisaran UMR masing-masing kota. Namun, hal tersebut juga dikembalikan pada jenis perusahaan, pengalaman kerja, dan jenjang pendidikannya. Dikutip dari Prosple, rata-rata gaji staf administrasi di tingkat fresh graduate adalah Rp3 juta sampai Rp5 juta per bulan.
Jika kamu sedang mencari pekerjaan, kamu bisa menemukan lowongan yang sesuai di aplikasi KitaLulus.
Salah satu keunggulan KitaLulus adalah proses verifikasinya. Semua lowongan yang diposting telah melalui pemeriksaan ketat dengan teknologi canggih dan tim khusus, sehingga kamu terhindar dari lowongan palsu.
Jadi, segera unduh aplikasi KitaLulus dan lamar pekerjaan yang kamu inginkan!
