TOR adalah — Terms of reference atau TOR adalah sebuah berkah yang akan selalu kamu temui ketika bekerja sebagai seorang project officer. Hal ini dikarenakan setiap proyek yang dikerjakan di kantor pasti akan membutuhkan TOR untuk kemudian disusun acaranya secara pasti.
Untuk kamu yang tertarik untuk menempati posisi project officer, KitaLulus akan membantu kamu memahami apa itu TOR melalui artikel ini. Jadi, yuk langsung simak artikel ini hingga akhir untuk mengetahui pengertian, fungsi, penjelasan isi TOR, hingga tips mudah menyusunnya.
Apa Itu Terms of Reference?
Secara singkat, TOR adalah file awal dalam penyelenggaraan sebuah acara, bisa berupa webinar, seminar, IG live, hingga perlombaan. TOR ini bisa kamu gunakan untuk melakukan approach kepada kolaborator atau klien yang ingin kamu ajak kerja sama. Biasanya, panjang TOR adalah satu hingga tiga halaman saja. Hal ini dikarenakan TOR hanya berupa ringkasan suatu acara sehingga instansi, organisasi, komunitas, atau orang yang ingin kita tembusi melalui TOR tersebut bisa memahaminya dengan singkat.
Jika kamu sekarang berkuliah di Jurusan Jurnalistik atau bergabung dengan unit kegiatan pers di kampus, TOR juga akan kamu butuhkan. Dengan begitu, TOR di sini akan berupa daftar pertanyaan yang nantinya akan dijadikan pedoman untuk kamu dan rekan kamu melakukan wawancara kepada narasumber.
Fungsi TOR
Lantas, apa saja sih fungsi TOR selain untuk menjadi landasan sebuah proyek dijalankan? Nah, kamu bisa menyimak beberapa fungsi TOR berikut ini ya.
- Memahami suatu acara atau proyek dengan baik untuk seluruh tim yang terlibat.
- Sebagai berkas yang bisa dilampirkan dalam report acara nantinya.
- Dasar penilaian atasan akan suatu proyek yang akan dijalankan.
- Pemahaman kepada klien atau kolaborator atas suatu acara yang diajukan kepadanya.
- Pegangan seluruh tim atas acara yang diselenggarakan.
BACA JUGA: Supervisor adalah Posisi Strategis, Pahami Tugas dan Kualifikasi yang Harus Dikuasai
Isi TOR
Apa saja isi TOR secara umum? Pada umumnya, TOR akan berisi bagian-bagian singkat terhadap penjelasan suatu proyek atau acara, seperti judul, latar belakang kenapa acara tersebut harus dilangsungkan, jadwal penyelenggaraan acara, hingga siapa saja yang terlibat.
Untuk memahaminya dengan lebih jelas, kamu bisa menyimak penjelasan berikut ini. Namun, tidak semua format isi TOR berikut harus diterapkan semua, ya. Kamu harus memperhatikan TOR tersebut digunakan untuk kegiatan atau acara apa.
1. Judul
Judul difungsikan supaya penerima TOR langsung memahami itu berkas apa. Pada umumnya, judul TOR nanti ditulis nama acara. Jika kamu mengirim TOR untuk mengundang kolaborator, nantinya bisa ditulis “Nama acara – Nama perusahaan atau organisasi kamu X kolaborator”.
2. Latar Belakang
Latar belakang menjadi bagian yang wajib ada dalam sebuah TOR. Nantinya kamu harus menjelaskan apa yang melatarbelakangi kamu membuat acara tersebut. Bisa disertakan data yang mendukung sehingga mempertegas tujuan acara.
3. Topik
Topik acara harus dijelaskan dengan lengkap. Disertai juga detail topik.
4. Tujuan
Tujuan ini nantinya berkaitan dengan latar belakang acara. Apa sih hal yang ingin digapai dari terselenggaranya acara yang akan dibuat tersebut? Kamu bisa jelaskan dengan singkat berupa poin-poin sehingga mudah dipahami.
5. Manfaat
Manfaat atau benefit yang bisa didapatkan oleh semua pihak yang terlibat, utamanya kolaborator yang ingin diajak kerja sama.
6. Timeline/Tahapan
Runtutan acara ini mulai dari persiapan acara hingga acara selesai. Meskipun acara masih berupa rancangan, tetapi seluruh tim di divisi proyek harus tahu gambaran secara luas acara tersebut selama terselenggara.
7. Pemateri
Bagian ini harus ada jika acara yang ingin kamu buat berupa webinar, seminar, atau bahkan acara pertunjukkan. Siapa saja pemateri yang diundang dan apa kedudukannya. Harus dijelaskan dengan detail ya supaya yang menerima TOR memahaminya.
8. Jadwal
Jadwal di sini merupakan bagian dari timeline, tetapi lebih spesifik kepada jadwal fix acara tersebut berlangsung. Yang dimaksud fix di sini adalah penawaran dari tim. Jika memang ketika didiskusikan ulang harus ada perubahan, maka hal itu wajar terjadi.
9. Rangkaian Acara atau Rundown
Bagian rundown harus ada jika TOR ini untuk acara yang harus memiliki runtutan acara secara jelas. Ini nantinya lebih spesifik daripada isi TOR di bagian jadwal. Rangkaian acara sejak open gate hingga nanti penutupan dan evaluasi.
10. Tim yang Terlibat
Tim yang terlibat harus dijelaskan secara rinci supaya diketahui siapa saja yang bertanggung jawab di setiap bagiannya.
11. Rincian Anggaran
Rincian anggaran bisa dijelaskan dengan singkat. Mulai dari anggaran untuk untuk tempat, dekorasi, upah pemateri, dan lainnya. Namun, bagian ini hanya kamu cantumkan untuk TOR yang harus diterima oleh pimpinan atau pihak sponsor ya. Jika kamu ingin mengirimkan TOR kepada pemateri atau kolaborator yang tidak ada kaitan dengan anggaran, tidak perlu cantumkan bagian ini.
12. Penutup
Bagian penutup berupa rasa terima kasih.
13. Penanggung Jawab
Penanggung jawab di sini maksudnya adalah siapa yang bisa dihubungi jika si penerima TOR merasa bingung dan ingin menghubungi untuk kelanjutan diskusi acara. Jadi, yang harus dicantumkan adalah nama lengkap, jabatan, dan kontak si penanggung jawab.
Cara Menyusun TOR
Dengan mengetahui detail isi di atas, kamu tentu sudah memiliki bayangan harus seperti apa kan ketika menyusun TOR ini? Kamu bisa menyimak penjelasan tips menyusun TOR berikut ini.
- Pahami acara apa yang ingin kamu buat.
- Lakukan riset yang mendalam tentang acara yang kamu buat, mulai dari konsep hingga situasi yang bisa mendukung acara.
- Tentukan tim yang terlibat.
- Tentukan anggaran yang dibutuhkan.
- Breakdown susunan acara untuk mengetahui timeline terbaiknya.
- Tentukan siapa saja yang harus dilibatkan di luar divisi utama.
- Tentukan siapa kolaborator yang harus diajak kerja sama.
- Susun TOR sesuai kebutuhan dengan format yang sesuai.
Contoh TOR
Ada berbagai macam TOR. Kamu bisa sesuaikan dengan acara yang ingin kamu buat ya. Berikut KitaLulus berikan contoh TOR yang bisa kamu pelajari lebih lanjut.
BACA JUGA: Mengenal Personal Assistant, Tugas, Gaji, Hingga Jenjang Karirnya
Itulah hal-hal yang bisa kamu pahami tentang terms of reference atau TOR yang bisa kamu pelajari lebih lanjut. TOR adalah hal yang bisa menjadi landasan yang kamu pegang dalam penyelenggaraan acara. Jadi, pastikan TOR yang kamu susun rapi, detail, dan mudah dipahami ya.
Untuk tips lainnya seputar kerja, kamu bisa dapatkan di artikel-artikel KitaLulus lainnya dengan klik di sini.
KitaLulus juga memiliki aplikasi yang bisa kamu gunakan untuk mengakses informasi loker secara gratis! Kamu cukup menginstal aplikasi KitaLulus melalui Playstore lalu lakukan registrasi dengan masuk ke akun Google kamu.
Mencari posisi yang kamu inginkan di aplikasi KitaLulus mudah, lho. Cukup ketikkan nama posisi, nama perusahaan, atau kota tujuan yang kamu inginkan di bar pencarian di paling atas. Setelah itu langsung banyak daftar posisi yang bisa kamu lamar deh.
Jadi, yuk langsung saja instal aplikasi KitaLulus di smartphone kamu. Dapatkan pengalaman mudah dan terpercaya dalam mendapatkan karir impian kamu hanya dalam genggaman saja.
