Penggunaan teknologi rekrutmen online seperti Applicant Tracking System mulai banyak diminati. Hal ini senada dengan jurnal Informatics for Educators and Professionals yang ditulis oleh Letare, dkk, yang menyatakan bahwa pemanfaatan rekrutmen online sangat berguna agar calon kandidat yang prospektif bisa mendapatkan informasi mengenai lowongan kerja secara efektif dan efisien. Penerapan online recruitment yang mempercepat proses seleksi juga sangat membantu staf HRD.
Sudahkah Anda tahu apa yang dimaksud dengan Applicant Tracking System dan bagaimana cara efektif menggunakannya? Simak penjelasan lengkapnya dalam artikel berikut.
Pengertian Applicant Tracking System
Applicant Tracking System atau biasa disingkat ATS adalah sebuah sistem yang dirancang untuk memfasilitasi proses rekrutmen. Dengan menggunakan ATS, sistem rekrutmen dibuat menjadi otomatis dan tersusun. Penggunaan ATS juga mampu menghemat waktu, meningkatkan produktivitas, hingga meningkatkan efisiensi.
Applicant Tracking System mengintegrasikan berbagai fungsi rekrutmen yang semula dilakukan secara manual menjadi otomatis, seperti menayangkan lowongan kerja, menyaring kandidat, hingga membuat laporan wawancara untuk diserahkan ke pihak manajemen. Kemudahan yang diberikan oleh ATS telah membuat software ini digunakan secara luas.
Baca juga: 14 Recruitment Technology untuk Efektifkan Proses Rekrutmen
Fungsi Applicant Tracking System
1. Proses Lebih Singkat
Sebelum dikembangkannya ATS, setiap proses perekrutan seperti job posting, screening kandidat, hingga penjadwalan wawancara dilakukan secara manual dan memakan waktu lama.
Dengan hadirnya ATS, semua tugas tersebut telah terintegrasi dalam satu platform. Hal ini akan membuat Anda tidak perlu berpindah-pindah platform sehingga proses rekrutmen terselesaikan dengan lebih singkat.
2. Kelola Data Pelamar Lebih Mudah
Menyortir dan memilih ratusan hingga ribuan lamaran yang masuk adalah pekerjaan yang tidak mudah. Oleh karena itu, ATS hadir dengan kemampuan mengelola data secara efektif dan efisien.
Data pelamar seperti kontak, data diri, resume, hingga feedback wawancara yang masuk ke sistem ATS akan disusun dan disajikan rapi. Dengan demikian, Anda tidak perlu lagi kesulitan mencari data pelamar saat dibutuhkan.
3. Pemilihan Kandidat Lebih Cepat dan Tepat
Hal menarik dari Applicant Tracking System salah satunya adalah kemampuan membangun kolaborasi antar bagian pada perusahaan perekrut. Berbagai data yang masuk ke sistem ATS dapat dilihat dan diakses tidak hanya oleh HR tapi juga calon user yang sedang meminta kandidat baru.
Dengan terbukanya akses data pelamar akan memungkinkan calon user untuk memberi masukan dan feedback secara langsung melalui ATS. Alhasil proses pemilihan kandidat yang tepat bisa terlaksana dengan cepat.
4. Experience Kandidat Lebih Positif
Applicant Tracking System merekam segala data dan tahapan yang dilalui oleh pelamar sejak dari pengiriman lamaran hingga keputusan penerimaan maupun penolakan.
Kandidat yang diterima maupun ditolak akan menerima email otomatis yang memberi kejelasan status rekrutmen kepada mereka. Adanya fitur email otomatis ini akan mengurangi keresahan kandidat sehingga memberi experience yang lebih positif mengenai perusahaan.
Cara Menggunakan Applicant Tracking System
Saat calon kandidat mengirim lamaran secara online, informasi-informasi kandidat seperti latar belakang pendidikan, pengalaman, keahlian, dan kontak akan terunggah ke dalam database ATS. Informasi yang terekam dalam database ini dapat dipindahkan dan digunakan sesuai proses yang sedang dijalankan oleh kandidat.
Melalui ATS, Anda mampu memantau dan mengontrol proses rekrutmen secara menyeluruh. Salah satu yang bisa dilakukan oleh ATS adalah mengirim pesan otomatis kepada kandidat mengenai status lamarannya secara real-time. Melalui ATS pula, Anda dapat mengatur jadwal wawancara dengan kandidat hingga mengirimkan surat penolakan kepada kandidat yang tidak sesuai.
Sementara bagi kandidat yang lolos, data mereka akan secara otomatis ter-input ke dalam database karyawan dan database payroll. Dengan begitu, sistem yang terintegrasi ini sangat membantu HR sejak proses pencarian calon kandidat, seleksi, hingga ditetapkan menjadi karyawan.
Namun, ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam penggunaan ATS agar bisa memberi fungsi maksimal.
1. Jenis File yang Bisa Dibaca
Sebagaimana sebuah sistem, ATS memiliki keterbatasan dalam membaca file. Tidak semua jenis file dapat dibaca oleh ATS.
Banyak orang menganggap bahwa format PDF yang mampu mempertahankan format dokumen adalah yang terbaik untuk dibaca oleh ATS. Namun, anggapan ini keliru. Tidak semua perangkat ATS dapat membaca jenis file PDF.
File yang dapat dibaca oleh seluruh perangkat ATS adalah yang dibuat menggunakan perangkat Ms. Word, seperti .doc, .docx, maupun .txt. Oleh karena itu, pastikan bahwa file yang diunggah ke dalam sistem ATS memiliki jenis file yang sesuai.
2. Tidak Bisa Memindai Header dan Footer
Pemanfaatan ruang pada header dan footer sebagai tempat menyimpan informasi seperti nama dan kontak harus dihindari dalam penggunaan perangkat ATS. Hal ini dilakukan karena perangkat ATS tidak mampu membaca informasi yang terletak di bagian header maupun footer.
3. Menyeleksi Sesuai Kata Kunci
Cara kerja ATS yang terotomatisasi adalah membaca kata kunci yang berhubungan dengan posisi pekerjaan yang sedang dicari. Kata kunci ini berkaitan dengan kualifikasi kandidat seperti latar belakang pendidikan, keahlian, pengalaman, dan beberapa keterampilan spesifik.
Beberapa perangkat ATS mengurutkan kualitas pelamar berdasarkan kesesuaian dan banyaknya kata kunci yang muncul. Kandidat yang memiliki performa baik tetapi tidak menuliskan kata kunci yang sesuai dengan yang Anda unggah ke dalam sistem akan dianggap tidak lolos seleksi ATS dan akan tersingkir.
Oleh sebab itu, Anda harus memahami lebih dalam mengenai kriteria kandidat yang sedang dicari. Sehingga pada saat Anda memasukkannya ke dalam sistem ATS, Anda tidak melewatkan keyword yang penting.
4. Tidak Dapat Memindai Image
CV yang menggunakan gambar untuk menyampaikan informasi memang eye-catching. Namun, sayangnya sistem ATS tidak dapat memindai dokumen dalam bentuk gambar. Dokumen yang bisa dibaca oleh ATS hanya dalam dokumen dalam bentuk teks.
5. Dapat Membaca Poin-poin dengan Lebih Baik
Selain menuliskan informasi penting dalam bentuk teks, ATS dapat membaca lebih baik dokumen yang dibuat dalam bentuk poin-poin atau bullets.
Namun perlu diperhatikan juga simbol yang digunakan dalam bullets. Simbol-simbol yang bisa dibaca di antaranya adalah lingkaran dan persegi. Penggunaan simbol yang rumit akan sulit dibaca oleh ATS.
6. Dapat Membaca Dokumen yang Jelas dan Bersih
Mengingat perangkat ATS yang hanya dapat mengenali bentuk teks, keberadaan gambar pada latar belakang maupun infografis dapat mengacaukan kinerja perangkat ini. ATS dapat berfungsi secara maksimal jika dokumen diunggah dalam keadaan jelas dan bersih.
Keberadaan teknologi ATS terbukti mengefisienkan proses rekrutmen. Namun penggunaannya masih terhitung cukup memakan waktu pada saat melakukan pengunggahan dan pengunduhan database kandidat. Oleh karena itu, hadir Premium Rekrutmen dari KitaLulus yang dilengkapi teknologi AI yang mampu menjalankan proses screening kandidat hanya dalam 2 menit!
Seluruh kemudahan proses rekrutmen online ini bisa Anda dapatkan hanya dengan Rp15 ribu per hari. Jadi tunggu apalagi, daftarkan diri Anda sekarang!
