Menemukan kandidat yang ideal untuk mengisi jabatan di perusahaan bisa jadi cukup sulit. Perlu ada screening CV, wawancara, dan background check pada kandidat yang menjalani prosedur perekrutan.
Banyak pemilik bisnis melakukan background checking menyeluruh terhadap calon karyawan baru. Hal ini tentu saja bertujuan agar perusahaan tidak salah memilih karyawan.
Lantas apa saja yang perlu rekruter perhatikan ketika melakukan background checking? Simak ulasannya di bawah ini.
Apa Itu Background Check?
Sederhananya, background check adalah langkah yang dilakukan oleh HRD atau staf rekrutmen untuk memverifikasi keakuratan informasi yang diberikan oleh calon karyawan di surat lamaran ataupun CV mereka.
Pemeriksaan ini meliputi latar belakang pendidikan, informasi kantor sebelumnya, verifikasi identitas, verifikasi alamat, dan verifikasi catatan kriminal menggunakan database pihak terkait.
Verifikasi ini melibatkan banyak upaya dan waktu cukup lama untuk menemukan informasi yang valid guna memvalidasi CV yang diberikan oleh calon karyawan.
Biasanya, perusahaan melakukan teknik ini guna memastikan bahwa calon karyawan yang akan dipekerjakan benar-benar aset talent yang sesuai dan tidak menimbulkan masalah di masa mendatang.
Ini adalah prosedur wajib, terutama di bisnis yang mengelola data penting, seperti perbankan, layanan keuangan, dan masih banyak lagi.
Baca juga: HRD Cerdas Wajib Tahu, Ini 5 Cara Mengetahui Riwayat Pekerjaan Palsu di CV
Tujuan Background Check
Background check adalah prosedur yang sangat penting untuk menentukan apakah calon karyawan telah memberikan informasi yang benar di CV-nya atau tidak. Selain itu, cara ini bisa mengungkap berbagai fakta tersembunyi yang berpotensi menjadi masalah di masa depan.
Selain itu, tujuan pengecekan background pelamar adalah sebagai berikut:
- Mencari tahu mengapa kandidat tersebut meninggalkan posisi sebelumnya.
- Mengetahui pencapaian atau kesulitan kandidat yang bersangkutan di tempat kerja sebelumnya.
- Memperoleh informasi akurat tentang identitas calon karyawan.
- Memastikan bahwa latar belakang pendidikan dan pengalaman kerja ditulis dengan jujur dan tidak dibuat-buat.
- Memastikan bahwa karyawan tidak memiliki catatan buruk dalam database kriminal, termasuk informasi perdata atau pidana dari instansi pemerintah.
- Sebagai pencegahan apabila calon pekerja dirasa berpotensi membobol data rahasia perusahaan.
Prosedur ini diperlukan karena memberikan informasi yang komprehensif tentang calon karyawan yang akan dipekerjakan. Dengan demikian, perusahaan dapat melakukan evaluasi secara objektif berdasarkan parameter yang telah ditetapkan.
Baca juga: Cara Merekrut Karyawan yang Tepat dan Berkualitas
Cara Melakukan Background Check
Di bawah ini merupakan beberapa tahapan dalam melakukan background check yang perlu Anda pahami.
1. Sampaikan Kepada Kandidat Terlebih Dahulu
Memberitahu kandidat sebelumnya bahwa perusahaan akan melakukan pengecekan background adalah pendekatan pertama. Kandidat memiliki hak untuk diberitahu dan pemberi kerja harus mendapatkan persetujuan mereka sebelum melanjutkan.
Kemudian HRD perlu mendokumentasikan tujuan background check dengan jelas dan memfotokopinya. Bagikan salinan kepada setiap kandidat secara langsung atau melalui email. Pastikan bahwa setiap kandidat telah menerima dokumen dan menandatanganinya. Kemudian, simpan duplikat dengan benar.
2. Prosedur Background Check Kandidat
Daftar di bawah ini harus dikonfirmasi selama prosedur pemeriksaan latar belakang calon karyawan:
Catatan Kriminal
Memeriksa catatan kriminal kandidat merupakan hal paling penting dalam pemeriksaaan latar belakang kandidat. Dalam pelaksanaannya, perekrut akan mengecek apakah kandidat pernah melakukan kegiatan kriminal entah itu kejahatan kekerasan, kejahatan seks, penipuan, penggelapan, atau kejahatan lainnya.
Background checking ini sangat penting guna memastikan kandidat tersebut tidak akan membahayakan perusahaan atau karyawan lainnya jika nanti diterima. Selain itu, penting juga untuk dipertimbangkan jenis pelanggaran yang dilakukan kandidat, rentang waktu yang telah berlalu setelah kejadian, dan apa hukuman yang didapat oleh yang bersangkutan.
Riwayat Kesehatan
Mengecek kondisi kesehatan kandidat biasanya meliputi tes narkoba. Praktik ini umum dilakukan ketika ingin merekrut karyawan baru untuk memastikan kandidat dalam keadaan bersih dari pengaruh narkoba dan obat-obat psikotropika yang dapat menyebabkan mereka celaka di tempat kerja serta memastikan mereka untuk dapat produktif.
Riwayat Pekerjaan
Hal berikutnya yang perlu diperiksa adalah berkaitan dengan riwayat pekerjaan pelamar. Tujuannya untuk mengetahui pekerjaan apa saja yang telah dilakukan oleh kandidat di perusahaan sebelumnya serta bagaimana kontribusinya. Perusahaan juga bisa mencari tahu alasan kandidat resign dari perusahaan sebelumnya.
Ini bisa memberikan gambaran kepada Anda apakah kandidat tersebut akan cocok dengan budaya perusahaan atau tidak.
Riwayat Pendidikan
Melakukan pengecekan latar pendidikan dapat membantu perusahaan untuk mengetahui kemampuan pelamar dari segi akademis, apakah mereka sudah sesuai dengan persyaratan untuk mengisi posisi yang dibutuhkan, apakah kandidat benar-benar menyelesaikan pendidikannya atau tidak.
Biasanya perusahaan akan memverifikasi gelar, jurusan, dan performa akademik. Untuk mengecek nomor ijazah, Anda bisa melakukannya dengan mengunjungi situs https://ijazah.ristekdikti.go.id/ atau secara langsung menghubungi pihak universitas.
Reference Check
HRD akan meminta kandidat untuk menuliskan kontak yang dapat menjadi referensi guna menggali lebih dalam profil kandidat melalui pandangan orang lain. Biasanya orang-orang yang menjadi referensi adalah mereka yang sudah bekerja sama dengan kandidat baik itu sebagai rekan kerja, supervisor, leader, dan lainnya.
Jejak Digital dan Media Sosial
Belakangan ini, mengecek track record kandidat berdasarkan jejak digitalnya juga banyak dilakukan oleh perusahaan. Tujuannya sendiri yaitu untuk mengetahui seperti apakah kandidat dalam integritas karyawan di media sosial. Bahkan berdasarkan riset YouGov, 1 dari 5 penyedia pekerjaan menolak kandidat karena perilaku mereka di media sosial.
Selain itu, digital track juga berguna bagi perusahaan untuk melihat mutu kandidat. Perusahaan akan mempertimbangkan apakah kandidat suka mengeluarkan kata-kata kasar, agresif dan lainnya.
Hal ini dilakukan juga untuk menjaga reputasi profesional perusahaan. Jangan sampai karena kelakukan karyawan di media sosial, perusahaan yang akan dirugikan. Biasanya screening media sosial lebih mudah dilakukan ketika merekrut kandidat yang lebih muda, karena mereka umumnya lebih aktif.
Baca Juga: 6 Cara Screening Karyawan dan Pentingnya Bagi Perusahaan
3. Menggunakan Jasa Perusahaan Background Checking
Tidak semua perusahaan memiliki personel khusus yang dapat melakukan pemeriksaan latar belakang pelamar secara mandiri. Oleh karena itu, HRD dapat menggunakan jasa pihak ketiga yang khusus melakukan pengecekan background calon karyawan.
Biasanya, hasil dari pihak ketiga ini muncul lebih cepat dan akurat. Selain itu, mereka tahu bagaimana menjalankan prosedur tanpa melanggar peraturan pemerintah.
4. Menyusun Laporan Evaluasi
Setelah menyelesaikan prosedur pengecekan background, periksa kembali hasil setiap kandidat. Lakukan peninjauan dengan tim Anda dan buat laporan. Laporan ini merangkum hasil verifikasi untuk setiap pelamar.
Apa yang dibutuhkan perusahaan dan apakah pelamar memenuhi persyaratan tersebut. Laporan ini akan memudahkan Anda untuk membuat penilaian rekrutmen terkait kandidat tersebut.
5. Lakukan Pemeriksaan Kredit
Cara selanjutnya dalam tahapan background check adalah memeriksa kredit pelamar. Dalam proses ini, pemberi kerja dapat menentukan apakah kondisi keuangan pelamar sehat atau tidak.
Jika kondisinya ternyata sangat buruk, maka dapat berpotensi menimbulkan risiko di masa mendatang. Misalnya, menggunakan pinjaman online dan menggunakan informasi perusahaan tempat kerja saat ini.
6. Buatlah Keputusan
Setelah semua proses selesai, buat keputusan bersama tim HRD. Kemudian, Anda dapat memberitahu kandidat yang tidak lolos sehingga mereka mengetahui hasilnya secara pasti.
HRD perusahaan bisa menyampaikan mengapa kandidat tidak sesuai dengan kualifikasi. Beri kesempatan pada kandidat untuk meluruskan informasi yang tidak akurat jika dirasa ada
Itulah penjelasan mengenai apa itu background check, fungsi, dan langkah-langkahnya. Hal ini sangat penting dipahami HRD guna mencari talent terbaik. Anda harus benar-benar selektif dalam menjaring pelamar yang berkualitas untuk bergabung dengan perusahaan.
Mau background check untuk calon karyawan Anda? Cukup isi form yang tersedia, kemudian untuk proses edit, pemasangan lowongan, dan lainnya akan dilakukan oleh tim KitaLulus. Jika ingin memasang iklan loker tanpa batas, gunakan Fitur Premium Recruitment.
Yuk dapatkan berbagai kemudahan merekrut karyawan dengan bergabung bersama KitaLulus!
