Perusahaan bisa terus beroperasi karena didukung oleh belasan, puluhan, ratusan, bahkan ribuan karyawan. Maka dari itu, evaluasi kinerja karyawan menjadi hal yang penting di dalam sebuah perusahaan.
Bersama-sama menjalankan tugas dan tanggung jawabnya masing-masing untuk mencapai tujuan dan kesuksesan perusahaan. Namun tidak sedikit karyawan yang memiliki bentuk kinerja berbeda. Ada yang kinerjanya baik dan ada yang tidak. Oleh karena itu, dibutuhkan evaluasi untuk menilai kinerja karyawan.
Biasanya, evaluasi ini dilakukan oleh pihak manajemen yang nantinya akan menjadi bahan pertimbangan bagi karyawan tersebut. Apakah karyawan yang dinilai patut untuk dipertahankan atau tidak. Lalu, kapan perlu dilaksanakan evaluasi kinerja? Berikut penjelasannya.
Pengertian Evaluasi Kinerja
Evaluasi kinerja adalah bentuk penilaian dan peninjauan yang dilakukan secara berkala terhadap karyawan di tempat kerja. Pada umumnya, penilaian ini dilakukan setiap tahun atau pada periode-periode tertentu secara reguler.
Salah satu manfaat penilaian kinerja bagi perusahaan adalah untuk mengukur keberhasilan karyawan dalam bekerja. Informasi yang didapatkan dari evaluasi ini nantinya dapat membantu dalam pengambilan keputusan terkait kenaikan gaji, promosi, dan pemutusan hubungan kerja.
Beberapa perusahaan memiliki sistem evaluasi tersendiri bagi karyawannya. Evaluasi yang dilakukan secara berkala dan teratur dapat membantu mengingatkan para karyawan kembali terkait harapan dan tuntutan perusahaan kepada mereka.
Pada umumnya yang melakukan penilaian kinerja ini adalah manajer. Nantinya manajer akan menilai kinerja karyawan, tingkah laku karyawan, loyalitas, kejujuran, kepemimpinan, teamwork, dedikasi dan juga partisipasi karyawan di dalam perusahaan.
Baca juga: 10 Indikator Kinerja Karyawan dan Cara Menyusunnya
Manfaat Evaluasi Kinerja Bagi Perusahaan
Mengapa evaluasi kerja sangat penting bagi perusahaan? Pada dasarnya setiap karyawan perlu dinilai terkait kinerja mereka.
Apakah mereka sudah bekerja secara produktif atau belum, sejauh apa karyawan bisa mengembangkan dirinya selama bekerja di perusahaan, apakah karyawan tersebut pantas diberi apresiasi atau reward atau mungkin sebuah teguran, dan lain-lain.
Selain itu, evaluasi kerja juga dapat mengidentifikasi kemajuan kinerja karyawan, pencapaian, kolaborasi, dan bahkan hambatan yang sedang mereka hadapi. Berikut manfaat penilaian kinerja bagi perusahaan, di antaranya adalah:
- Dapat meningkatkan komunikasi antara manajer dan karyawan
- Dapat meningkatkan kepuasan dan retensi kerja
- Dapat meningkatkan kinerja dan profitabilitas
- Dapat mengidentifikasikan kandidat untuk promosi
- Dapat memberikan bantuan bagi karyawan yang membutuhkan pelatihan
- Dapat meningkatkan budaya perusahaan
Meski memiliki banyak manfaat, ternyata tidak sedikit dari mereka yang merasa takut dengan penilaian ini. Pada umumnya yang menjadi ketakutan karyawan adalah ketidaksiapan mereka untuk menerima kritik dari manajer.
Padahal seperti yang kita ketahui bersama, kritik yang membangun merupakan bahan bakar atau amunisi bagi kita untuk dapat menjadi lebih baik lagi. Selain itu, ada beberapa faktor penting yang harus diperhatikan dalam memberikan evaluasi kinerja karyawan. Yaitu:
1. Hasil Kerja Kuantitatif
Faktor pertama yang harus diperhatikan adalah menilai hasil kerja karyawan secara kuantitatif. Hal ini bisa dilakukan dengan cara menghitung berapa banyak goal yang diselesaikan dalam satu hari kerja.
Selain itu, Anda juga bisa membandingkan dengan rentang waktu yang diberikan. Apakah karyawan tersebut dapat menyelesaikan tugasnya tepat waktu atau tidak. Penilaian ini tidak kalah penting dengan kualitas hasil kerja.
2. Tanggapan Internal Perusahaan
Jika Anda merasa tidak yakin pada karyawan yang akan dinilai, tidak ada salahnya untuk bertanya atau meminta pendapat karyawan lain. Anda bisa bertanya kepada supervisor tim, teman satu tim, atau pun atasan lain yang pernah bekerja dengan karyawan tersebut.
Hal ini nantinya dapat membantu dalam melakukan penilaian kinerja karyawan. Tapi perlu diingat bahwa tanggapan tersebut bersifat subjektif. Jadi Anda tetap harus logis, masuk akal, dan bersikap adil dalam melakukan penilaian.
3. Tanggapan Pelanggan
Tanggapan pelanggan akan sangat berpengaruh untuk melakukan evaluasi kerja karyawan. Hal ini bisa dilakukan jika perusahaan bergerak di bidang jasa atau yang berhubungan dengan masyarakat.
Untuk melakukan evaluasi karyawan, manajemen bisa membuat beberapa survey yang nantinya akan disebarkan ke pelanggan. Sehingga manajemen bisa mengetahui tanggapan pelanggan terhadap karyawan yang bersangkutan.
4. Efektivitas Waktu
Faktor penting lainnya dalam melakukan evaluasi karyawan adalah efektivitas waktu. Anda bisa mengukur dengan melihat seberapa lama atau berapa banyak waktu yang dibutuhkan karyawan dalam menyelesaikan tugasnya.
Manajemen juga bisa menilai kegiatan apa yang dilakukan karyawan pada saat jam kosong. Sehingga manajemen bisa mengetahui sejauh mana karyawan menggunakan waktunya dengan bijak.
5. Antusiasme Karyawan
Antusiasme karyawan bisa menjadi faktor penilaian pada saat melakukan evaluasi kerja. Anda bisa mengukur dengan melihat sejauh mana antusiasme karyawan terhadap tugas yang diberikannya atau terhadap perusahaan. Jika sikap antusiasmenya tinggi, maka akan semakin tinggi pula kinerjanya. Dan berlaku sebaliknya.
Untuk mengukur faktor penting ini, Anda bisa melihat dari efektivitas waktu karyawan saat menyelesaikan pekerjaan dan tugasnya. Jika mereka bisa menyelesaikanya dalam tepat waktu, maka besar kemungkinan mereka memiliki antusiasme yang tinggi. Dan berlaku sebaliknya.
6. Gunakan Metode yang Tepat
Saat melakukan evaluasi kerja, gunakanlah metode yang tepat. Anda bisa menyesuaikan tipe karyawan di perusahaan. Misalnya, jika perusahaan Anda berisikan karyawan yang terdiri dari orang-orang muda, maka Anda bisa melakukan penilaian kinerja dengan cara menyenangkan dan tidak kaku.
Berbeda jika perusahaan Anda berisikan orang-orang yang sudah memiliki pengalaman banyak dan usia matang. Maka evaluasi sebaiknya dilakukan dengan formal. Oleh karena itu, penyesuaian yang tepat akan menghasilkan penilaian kerja yang benar dan sesuai.
7. Lakukan Secara Teratur
Faktor penting berikutnya adalah melakukannya secara teratur. Jika Anda melakukan penilaian secara teratur dan konsisten, maka karyawan pun akan terbiasa.
Dan sebaliknya, jika Anda jarang melakukannya, maka kemungkinan besar karyawan tidak siap dalam melakukan evaluasi kerja.
8. Bertatap Muka, Bahasa yang Positif, Bersikap Netral dan Jujur
Metode tatap muka adalah salah satu cara evaluasi karyawan yang baik. Sehingga pihak manajemen bisa menjelaskan secara langsung terkait penilaian karyawan yang bersangkutan. Selain itu, gunakanlah bahasa yang baik dan positif. Terutama jika Anda sedang memberikan kritikan terkait kinerja karyawan tersebut.
Bahasa dengan muatan kata yang negatif akan memperburuk suasana dan membuat karyawan merasa dihakimi. Selanjutnya adalah dengan bersikap netral dan jujur. Meskipun di luar perusahaan semua karyawan berteman, akan tetapi di dalam perusahaan semua harus bersikap profesional. Sehingga karyawan bisa mengetahui apa kekurangan dan kelebihan mereka.
Baca juga: 10 Cara Meningkatkan Kinerja Karyawan Agar Loyal dan Produktif
Tujuan Evaluasi Kinerja Bagi Perusahaan dan Karyawan
Melalui penilaian kinerja, perusahaan dan karyawan akan mendapatkan keuntungan yang sama sebagai berikut:
1. Memberikan Penghargaan bagi Karyawan dengan Kinerja Terbaik
Pada umumnya, evaluasi kerja menjadi ajang penilaian manajer untuk mengukur kinerja individu karyawan atau di dalam tim selama jangka waktu tertentu. Nantinya hasil penilaian akan menunjukkan apakah karyawan tersebut pantas untuk diberikan apresiasi atau tidak.
2. Mengetahui Aspek yang Harus Diperbaiki
Evaluasi kinerja juga bisa menunjukkan berbagai aspek atau kelemahan yang harus diperbaiki oleh karyawan untuk meningkatkan produktivitas kerja.
Misalnya, ada karyawan yang tidak cakap dalam satu bidang, maka perusahaan harus menjadikan kesempatan ini untuk memberikan pelatihan.
3. Melindungi Perusahaan Secara Hukum
Perusahaan memiliki hak untuk melakukan pemutusan hubungan kerja apabila karyawan melakukan kesalahan fatal, tidak mampu memenuhi kewajiban, atau memiliki dampak negatif bagi perusahaan.
Semua hasil penilaian evaluasi akan dikumpulkan menjadi dokumen. Nantinya, dokumen ini bisa dijadikan untuk antisipasi jika sewaktu-waktu ada mantan karyawan yang menggugat perusahaan.
4. Menentukan Pelatihan Karyawan
Setelah mengetahui kelemahan dan kelebihan karyawan dari hasil evaluasi kerja, maka perusahaan bisa merancang program pelatihan yang tepat.
Hal ini dilakukan untuk dapat mendorong kemajuan dan meningkatkan produktivitas karyawan. Program pelatihan yang tepat akan meningkatkan keahlian untuk pengembangan karir dan kontribusi maksimal bagi perusahaan.
Baca Juga: Manajemen Kinerja: Pengertian, Tujuan, Manfaat, dan Siklusnya
Waktu yang Tepat untuk Melakukan Evaluasi Kinerja
Mungkin Anda masih bertanya-tanya, kapan waktu yang tepat untuk mengevaluasi kerja karyawan. Sebenarnya, untuk melakukan evaluasi kinerja sendiri kembali kepada kebijakan masing-masing perusahaan. Namun, umumnya aktivitas ini dilakukan di waktu-waktu berikut:
1. Tahunan
Evaluasi kerja bisa dilakukan setahun sekali dan ini adalah praktik yang paling umum dilakukan oleh perusahaan. Metode evaluasi tahunan ini cocok untuk perusahaan yang punya banyak karyawan sehingga akan sulit bila feedback diberikan secara rutin kepada karyawan.
2. Semiannual
Evaluasi semiannual dilakukan setahun dua kali, biasanya di awal bulan Januari dan awal bulan Juli. Di dalam evaluasi ini nantinya akan dibahas mengenai persentase kenaikan kompensasi.
Fokus pada evaluasi ini adalah kinerja karyawan dalam jangka panjang. Di mana perusahaan akan menunjukkan umpan balik yang bertujuan untuk meningkatkan kinerja karyawan.
3. Kuartal
Sesuai namanya, evaluasi ini biasanya dilakukan dalam waktu per kuartal atau triwulan. Di dalam satu tahun, nantinya perusahaan akan melakukan evaluasi kinerja sebanyak 4 kali. Tipe ini umum dilakukan oleh startup yang ingin menyesuaikan strategi dalam waktu singkat.
Hal ini karena memang evaluasi kuartal dilakukan untuk meninjau tujuan jangka pendek. Di mana fokusnya yaitu pada feedback yang dijadwalkan secara teratur, bukan evaluasi kinerja yang komprehensif.
Faktor yang Bisa Menjadi Evaluasi Kinerja
Semua hal yang dilakukan karyawan mulai dari masuk kerja sampai pulang kerja, bisa menjadi penilaian untuk evaluasi kinerja. Contoh sederhananya adalah tentang ketepatan waktu masuk dan pulang kerja.
Kehadiran karyawan yang rajin dan konsisten bisa menunjukkan bahwa karyawan tersebut patuh pada peraturan perusahaan terkait jam kerja.
Selain itu, kesadaran akan kewajibannya sebagai pekerja juga akan meningkat. Jika karyawan sering terlambat, maka hal itu akan berdampak buruk pada produktivitasnya.
Faktor evaluasi kerja selanjutnya adalah sikap karyawan. Anda bisa menilai bagaimana karyawan bersikap kepada rekan kerja, atasan, dan pada saat menerima tugas. Bagi perusahaan, sikap merupakan faktor penilaian yang tidak bisa diabaikan.
Bahkan beberapa perusahaan menjadikan sikap yang sesuai dengan budaya perusahaan sebagai syarat nomor satu dalam menilai dan mempertahankan karyawannya.
Karyawan dengan sikap positif maka akan membentuk lingkungan kerja yang positif. Hal ini nantinya akan menjaga produktivitas karyawan dan juga perusahaan.
Selain itu ada pula faktor kejujuran. Perusahaan yang menjunjung tinggi integritas, maka akan menjadikan kejujuran sebagai syarat utama yang harus dimiliki setiap karyawannya.
Misalnya perusahaan yang bergerak di bidang media. Untuk dapat memiliki reputasi dan kredibilitas yang kuat di mata publik, maka mereka harus mengutamakan kejujuran dalam mengutarakan berita dan juga dalam bekerja.
Metode Evaluasi Kinerja
Di dalam melakukan evaluasi kinerja, ada beberapa metode yang umum digunakan, berikut di antaranya.
1. KPI
KPI atau key performance indicator adalah salah satu metode yang digunakan untuk mengevaluasi hasil kerja karyawan.
Di dalam KPI nantinya perusahaan bisa menilai pencapaian karyawan yang bisa menjadi bekal untuk mengetahui apakah karyawan telah berhasil memenuhi kinerja yang diharapkan oleh perusahaan.
2. Peer Feedback
Metode ini melibatkan pihak ketiga dalam melakukan penilaian. Nantinya perusahaan akan mengambil anonymous dari sumber yang berada dalam lingkup sama dengan karyawan, misalnya rekan satu tim.
Lalu penilaian kinerja akan dilakukan dengan wawancara dan penilai harus memilih narasumber yang netral agar penilaian tetap bisa objektif.
3. Self Evaluation
Sering disebut juga dengan penilaian mandiri langsung, ini adalah bentuk penilaian yang dilakukan oleh karyawan yang bersangkutan lalu hasil penilaiannya akan diperiksa oleh atasan baik itu team leader, manajer, atau HRD.
Kelebihan dari sistem ini yaitu membuat karyawan tahu bagaimana mengembangkan dirinya selama ini. Karyawan pun akan lebih percaya diri dalam mengembangkan skill yang dibutuhkan untuk menunjang kinerjanya di kantor.
4. Feedback 360
Metode feedback 360 melibatkan banyak sumber yang berkaitan dengan karyawan tersebut. Contohnya rekan kerja, klien, atasan, sampai bawahan dari karyawan tersebut.
Penerapan metode ini memerlukan pemeriksaan yang jeli karena ditakutkan terjadi penilaian subjektif sehingga penilaian karyawan menjadi bias.
5. Psychological Appraisals
Psychological appraisals adalah metode penilaian dari sisi psikologis karyawan. Cara melakukannya adalah dengan mengadakan sesi wawancara atau juga konsultasi tanya jawab secara langsung. Cara ini efektif digunakan untuk mengetahui informasi lebih dalam mengenai karyawan.
Mulai dari skill, passion, atau juga kondisinya secara keseluruhan. Pengetahuan yang lebih dalam mengenai karyawan akan memudahkan Anda untuk menilai dan menempatkan karyawan sesuai dengan kompetensi yang dimilikinya.
Contoh Formulir Evaluasi Kinerja
Contoh 1
Contoh 2
Penilaian karyawan merupakan proses dari evaluasi kinerja, penyusunan rencana pengembangan, dan mengkomunikasikan hasil tersebut kepada karyawan. Lakukan secara berkala dan konsisten, agar memberikan dampak positif bagi perusahaan.
Bagi Anda yang sedang mencari kandidat terbaik untuk perusahaan, bisa memasang lowongan pekerjaan di aplikasi KitaLulus. Tidak hanya beroperasi di Jabodetabek, KitaLulus juga beroperasi di kota-kota besar lainnya di Indonesia.
Daftarkan diri Anda sekarang juga untuk memasang lowongan di aplikasi KitaLulus. Dapatkan kandidat terbaik sekarang juga dengan KitaLulus.
