Dalam mencapai tujuan bisnis, sebuah perusahaan pastinya membutuhkan perencanaan sumber daya manusia atau human resource planning yang efektif. Hal ini dikarenakan sumber daya manusia atau karyawan akan menjalankan operasional bisnis. Sehingga, mereka harus memiliki keahlian yang diharapkan perusahaan.
HRP atau human resource planning adalah proses yang menjadi tanggung jawab HR. Dengan menerapkan metode perencanaan ini, HR dapat memetakan dan mengevaluasi bagaimana keadaan SDM di perusahaan serta mengambil keputusan untuk melakukan perekrutan.
Namun, ternyata masih banyak praktisi HR yang kebingungan dan belum memahami seberapa penting HRP itu sendiri. Untuk membantu Anda menjadi praktisi HR yang andal, mari simak penjelasannya berikut ini!
Apa Itu Human Resource Planning?
Human resource planning adalah teknik perencanaan yang digunakan oleh perusahaan untuk merekrut, memelihara, serta mengoptimalkan SDM yang ada.
Hal ini dilakukan untuk mencegah overstaffing atau juga understaffing. Serta memastikan bahwa perusahaan memiliki SDM yang tepat dengan keterampilan dan kemampuan yang sesuai kebutuhan perusahaan.
Mengapa Human Resource Planning Itu Penting?
HR planning adalah proses berkelanjutan yang memungkinkan perusahaan untuk merencanakan masa depan dalam pemberdayaan SDM. Sehingga dapat memastikan perusahaan tidak kekurangan tenaga terampil baik secara hard skill maupun soft skill. Inilah mengapa human resource planning juga sering disebut workforce planning.
Proses ini juga digunakan untuk membantu perusahaan mengevaluasi kebutuhan dan merencanakan manpower ke depannya. Serta memungkinkan perusahaan untuk melatih dan mengembangkan keterampilan karyawan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Dengan begini, perusahaan bisa memenuhi kebutuhan lingkungan kerja yang dinamis. Apalagi human resource planning dibuat cukup fleksibel agar dapat memenuhi tantangan SDM dalam jangka pendek dan beradaptasi dengan perubahan kondisi di lingkungan bisnis dalam jangka panjang.
Baca Juga: Talent Search: Persiapan dan Proses Mendekati Kandidat Pasif
Manfaat Human Resource Planning
Human resource planning bermanfaat bagi HR karena memberi mereka informasi yang dibutuhkan untuk menetapkan persyaratan pekerjaan saat ini dan potensi yang selaras dengan kebutuhan perusahaan.
Selain itu, terdapat beberapa manfaat lainnya dari HRP, di antaranya:
1. Memberikan Pandangan yang Lebih Baik terhadap Keputusan Bisnis
Perencanaan SDM memberikan pandangan keseluruhan mengenai keadaan perusahaan. Sehingga manajerial perusahaan dapat mengambil keputusan yang lebih sistematis dan berorientasi pada proses. Hal ini dapat menghilangkan subjektifitas.
2. Dapat Beradaptasi dengan Perubahan
Informasi yang didapatkan dari perencanaan SDM dapat digunakan perusahaan untuk mengantisipasi kebutuhan staf dan juga bagaimana perusahaan beroperasi untuk menyesuaikan tujuan bisnis.
Perusahaan pun bisa dengan cepat menangkap mana posisi atau unit kerja di perusahaan yang membutuhkan tenaga kerja tambahan.
3. Mempertahankan Talenta Terbaik
Ketikan HR melakukan perencanaan SDM dengan baik, perusahaan dapat mempertahankan talenta terbaik dengan lebih mudah.
Misalnya membuat rencana untuk memberikan paket kompensasi yang membuat karyawan terbaik mau bertahan lebih lama di perusahaan. Dengan seperti ini, angka turnover di perusahaan pun bisa diminimalisir.
4. Penganggaran Rekrutmen yang Lebih Baik
Human resource planning membantu HR mempertimbangkan kemungkinan perubahan dan mempersiapkan diri untuk kebutuhan perekrutan di masa depan. Dengan basis data yang telah dimiliki, HR pun dapat menyusun anggaran dan merencanakan tambahan staf yang lebih baik.
5. Memungkinkan Perusahaan untuk Mempertahankan Keunggulan Kompetitif
Human resource planning dapat membantu perusahaan untuk membuat pelatihan dan perekrutan. Perusahaan bisa mengidentifikasi kebutuhan pelatihan dan kapan perlu meningkatkan upaya perekrutan.
HR pun bisa memahami lebih jauh benefit apa yang diinginkan karyawan potensial, seperti work life balance dan jam kerja fleksibel.
Sehingga HR dapat menyesuaikan metode perekrutan, menyusun benefit dan kompensasi yang sesuai saat proses rekrutmen. Dengan begitu, perusahaan pun akan terlihat lebih menarik bagi calon karyawan dibandingkan perusahaan lain.
Baca Juga: Manfaat Rekrutmen Berbasis Data untuk Dapatkan Kandidat Terbaik
Faktor yang Mempengaruhi Human Resource Planning
Walaupun human resource planning mendatangkan berbagai manfaat bagi perusahaan, namun di dalam praktiknya terdapat beberapa faktor yang mempengaruhi keberhasilan dan kelancaran penyusunannya.
Berikut ini beberapa faktor yang harus Anda perhatikan.
1. Tipe dan Strategi Perusahaan
Tipe dan strategi perusahaan memiliki pengaruh besar dalam penyusunan human resource planning. Dengan melihat tipe dan strategi perusahaan, HR bisa memprediksi dan memproyeksikan berapa banyak manpower yang dibutuhkan untuk suatu pekerjaan.
Selain itu, HR dan manajemen juga harus menentukan ke mana strategi perencanaan SDM akan difokuskan. Di mana biasanya HR akan memfokuskan pada rekrutmen dan proses seleksi kandidat yang dibutuhkan perusahaan.
2. Keadaan yang Tidak Pasti
Tidak bisa kita pungkiri bersama jika dunia HR adalah dunia yang penuh dengan ketidakpastian. Termasuk juga dalam human resources planning yang bergantung pada aspek internal dan eksternal.
Ketidakpastian tersebut bisa datang dari keadaan politik, gejolak sosial dan ekonomi, adanya teknologi baru, karyawan pensiun, dan banyak lainnya yang dapat memengaruhi kelancaran praktik perencanaan SDM.
3. Rentang Waktu
HRP perlu memiliki rentang waktu, biasanya dipersiapkan untuk enam bulan hingga satu tahun mendatang. Rentang waktu ini dimaksudkan agar rencana yang telah dibuat dapat dijalankan segera dan tetap relevan dengan keadaan bisnis.
4. Pasar Tenaga Kerja
Menemukan kandidat yang cocok dengan kebutuhan perusahaan tidaklah mudah, hal inilah yang harus diantisipasi HR.
Namun, melalui HR planning semuanya bisa dipersiapkan dengan baik mulai dari posisi apa yang membutuhkan karyawan baru, karyawan seperti apa yang akan mendapatkan promosi atau demosi.
5. Tekanan Internal
Tekanan di internal juga menjadi faktor yang memengaruhi human resource planning. Tuntutan dari pihak internal yang lebih tinggi sering membuat HR tidak bisa menjalankan rencana yang telah disusun, hal ini sering terjadi sehingga mau tidak mau HR perlu melakukan penyesuaian dalam penyusunan perencanaan SDM.
Baca Juga: Rekrutmen Online: Kelebihan, Langkah, Bedanya dengan Rekrutmen Offline
Tahapan Human Resource Planning
Untuk menyusun human resource planning, setidaknya ada empat tahapan penting yang harus dilakukan oleh HR, seperti berikut ini:
1. Memetakan Karyawan yang Dimiliki
Tahap pertama yang perlu dilakukan HR adalah menganalisis sisi ketersediaan tenaga kerja yang dimiliki perusahaan.
Cara termudah adalah dengan memetakan dari jumlah karyawan yang dimiliki, keterampilan apa saja yang sudah dikuasai karyawan, kualifikasi karyawan, posisi kerja, kompensasi yang didapatkan, serta evaluasi kinerja.
Dengan data-data tersebut HR akan mendapatkan gambaran keadaan tenaga kerja di perusahaan secara keseluruhan yang dapat digunakan untuk menyusun plan.
2. Memperkirakan Kebutuhan Rekrutmen di Masa Depan
Tahap kedua adalah menguraikan masa depan tenaga kerja. Di sini, departemen HRD dapat mempertimbangkan isu-isu tertentu seperti promosi, pensiun, PHK, mutasi, demosi atau apapun yang menjadi faktor kebutuhan rekrutmen di masa depan.
HR juga perlu melihat faktor eksternal yang akan memengaruhi rekrutmen, seperti adanya teknologi baru yang dapat menambah dan mengurangi kebutuhan akan tenaga kerja.
3. Menyeimbangkan Supply dan Demand Tenaga Kerja
Langkah berikutnya yaitu memprediksi permintaan tenaga kerja. HR perlu membuat analisis kesenjangan yang menjabarkan kebutuhan khusus perusahaan. Ini penting dilakukan untuk membuat perencanaan rekrutmen di masa mendatang. Analisis ini akan menghasilkan serangkaian pertanyaan seperti:
- Haruskah karyawan mempelajari keterampilan baru?
- Apakah perusahaan membutuhkan lebih banyak manajer?
- Apakah semua karyawan sudah menggunakan kemampuan maksimal mereka dalam bekerja?
4. Mengembangkan dan Menerapkan Rencana
Setelah merencanakan ketiga tahapan di atas, selanjutnya adalah menjalankan proses HRP. Sebagai seorang HR Anda harus mengambil langkah-langkah praktis untuk mengintegrasikan rencana dengan keseluruhan perusahaan.
Untuk menjalankan ini, HR perlu anggaran dan usaha kolaborasi dengan berbagai departemen yang ada.
Dari penjelasan di atas, kita dapat menyimpulkan bahwa human resource planning membantu perusahaan untuk menyusun dan menganalisis kebutuhan tenaga kerja di perusahaan. Sehingga, perekrutan karyawan baru dapat dilakukan dengan lebih efektif dan efisien.
Salah satu yang mendukung human resource planning adalah bagaimana HR dapat menemukan kandidat yang tepat dalam proses rekrutmen. Maka dari itu, HR juga perlu mengembangkan strategi pencarian bakat.
Jika biasanya ini dilakukan secara manual, sekarang sudah saatnya HR juga melibatkan teknologi AI dalam proses menemukan kandidat. Teknologi AI ini sudah ada dalam Premium Recruitment KitaLulus.
Premium Recruitment KitaLulus adalah software yang memungkinkan Anda melakukan proses screening kandidat 92% lebih cepat daripada cara manual. Di mana nantinya AI akan menyaring kandidat sesuai kebutuhan perusahaan dan mengeliminasi kandidat yang tidak sesuai.
Dengan seperti ini, HR pun memiliki talent pool yang sangat berguna baik untuk jangka pendek dan jangka panjang.
Selain itu, Premium Recruitment KitaLulus juga memungkinkan Anda untuk menemukan kandidat di kota-kota kecil, sehingga kandidat pun lebih beragam. Ayo dapatkan kemudahannya sekarang juga!
