Sebagus apapun sebuah perusahaan, karyawan baru tetap harus melewati proses “naturalisasi budaya” agar bisa bekerja dengan maksimal. Onboarding adalah istilah yang digunakan untuk menyebut proses penyerapan budaya tersebut.
Berbeda dengan program orientasi, tujuan onboarding tidak sebatas pada pengenalan peraturan perusahaan, SOP, rekan kerja, dan cakupan pekerjaan. Lebih dari itu, tujuan utama dari program onboarding adalah untuk memastikan bahwa karyawan baru dapat memahami dan beradaptasi dengan perusahaan secara menyeluruh.
Oleh sebab itulah, proses onboarding umumnya tidak selesai dalam 1 – 2 hari saja, melainkan bisa berminggu-minggu. Meski demikian, output yang dihasilkan bagi perusahaan juga sepadan.
Tapi sebenarnya, apa arti onboarding? Seberapa penting program onboarding bagi perusahaan dan orang-orang yang bekerja di dalamnya? Berikut ini penjelasan lengkapnya.
Apa itu Onboarding?
Pada dasarnya, onboarding adalah proses karyawan untuk menyesuaikan diri dengan peran baru mereka di perusahan. Mulai dari sikap, pengetahuan, keterampilan, hingga perilaku yang diharapkan agar mereka dapat berperan secara efektif.
Menurut Strategic Human Resource Management (SHRM), onboarding adalah proses berkesinambungan yang dilakukan HRD dan pemimpin perusahaan untuk memaksimalkan potensi karyawan, sekaligus membuatnya merasa betah di lingkungan kerja.
Jadi berbeda jauh dengan orientasi yang isinya sebatas perkenalan perusahaan dan karyawan, tujuan utama onboarding ada dua hal, yaitu:
- Memaksimalkan potensi dan produktivitas tim
- Menjaga engagement tim sehingga angka turnover (karena mengundurkan diri atau tidak perform) bisa ditekan
Kesuksesan program onboarding adalah ketika dalam waktu 3 – 12 bulan setelah direkrut, karyawan punya kualitas kerja tinggi, engagement tim baik, dan loyal pada perusahaan. Oleh karena itu, selama onboarding dilaksanakan, HRD dan pemimpin langsung karyawan perlu melakukan pendekatan dan character building secara intensif pada timnya.
Perbedaan Orientasi dan Onboarding
Kemudian, tidak sedikit yang berpikir bahwa onboarding adalah program orientasi. Padahal program orientasi hanyalah salah satu bagian dari keseluruhan proses onboarding. Jika dianalogikan, onboarding adalah satu porsi martabak penuh, sedangkan orientasi adalah potongan martabak itu.
Jika onboarding adalah penyesuaian karyawan terhadap peran barunya, maka orientasi lebih menitikberatkan pada perkenalan karyawan di tempat baru. Mulai dari perkenalan tempat, tim, divisi, cara menggunakan peralatan kantor, dan hal-hal lainnya.
Singkatnya seperti ini:
- Onboarding adalah: sebuah bentuk engagement yang diberikan perusahaan agar karyawan dapat menyesuaikan diri dengan peran barunya dan dapat melaksanakan tugas dan kewajibannya sesuai dengan tujuan perusahaan.
- Orientasi adalah: sebuah bagian dari proses onboarding untuk mengenalkan lingkungan perusahaan kepada karyawan dan membuat mereka merasa diterima di perusahaan barunya.
Lalu seberapa pentingkah program onboarding bagi perusahaan?
Manfaat Program Onboarding
Pada dasarnya, kualitas onboarding adalah ketika seorang karyawan baru dapat bekerja dengan antusias dan mampu untuk beradaptasi cepat dengan rekan kerjanya.
Tapi, selain itu ada beberapa manfaat onboarding lain yang bisa Anda dapatkan sebagai HRD perusahaan, misalnya:
1. Karyawan Lebih Paham Visi Misi Perusahaan
Manfaat pertama dari onboarding adalah karyawan bisa mendapatkan penjelasan mengenai visi dan misi perusahaan dimana mereka bekerja. Sehingga nantinya karyawan baru bisa memahami apa yang menjadi targetnya.
Selain visi dan misi, program onboarding juga dapat mengenalkan karyawan baru pada value perusahaan secara mendalam. Akhirnya begitu onboarding selesai, karyawan punya kode etik sesuai value tempatnya bekerja.
2. Ice Breaking dalam Perusahaan
Adakalanya, perusahaan melakukan program onboarding secara bersamaan, mempersatukan karyawan baru dan lama dalam satu acara semi formal/informal.
Selain mengurangi penat, keberadaan acara onboarding seperti ini dapat meningkatkan keakraban antar karyawan, baik yang baru atau lama. Tujuan utama acara onboarding semacam ini biasanya adalah meningkatkan kelancaran komunikasi dan menghilangkan kecanggungan interaksi.
3. Membantu Karyawan untuk Beradaptasi
Tidak seperti orientasi yang hanya menjelaskan aturan-aturan kaku, onboarding adalah program penyesuaian diri karyawan terhadap tanggung jawab, peran, dan seberapa penting posisinya dalam perusahaan.
Oleh karena itu, tanda keberhasilan onboarding bukanlah seberapa patuh karyawan pada peraturan. Lebih dari itu, program onboarding yang sukses adalah yang dapat membuat karyawan “sadar” betapa besar harapan tim dan perusahaan padanya, sekaligus menanamkan perasaan komitmen serta saling percaya.
4. Memperkenalkan Job Description
Satu lagi manfaat dari onboarding adalah untuk memperkenalkan job description kepada karyawan baru. Job description yang dimaksud di sini tidak sebatas pada dokumen SOP yang disimpan HRD, melainkan juga termasuk apa saja kualifikasi teknis, konseptual, dan mentalitas yang harus dimiliki karyawan.
Sebagai contoh, secara tertulis job desc seorang CS adalah melayani calon konsumen dan pelanggan. Hal ini bisa dijelaskan selama orientasi. Ternyata dalam pelaksanaannya, CS juga harus tahu bagaimana cara menghadapi calon konsumen yang bawel. Kemampuan semacam ini hanya bisa diajarkan melalui program onboarding.
BACA JUGA: Mengulik Pengaruh Loyalitas Karyawan Terhadap Perusahaan
Cara Menerapkan Onboarding Karyawan yang Efektif
Setiap perusahaan memiliki budaya dan sistemnya sendiri dalam melakukan onboarding. Lalu bagaimana cara menerapkan program onboarding di perusahaan Anda sehingga bisa berjalan dengan baik dan efektif? Berikut ini beberapa contohnya.
1. Company Tour
Tahapan awal dalam menerapkan onboarding adalah dengan mengajak karyawan baru untuk berkeliling perusahan dan memperkenalkan divisi-divisi yang ada. Hal ini dilakukan agar karyawan baru bisa mengenal perusahaan dan divisi yang kemungkinan akan bekerja sama.
Selain itu, melalui company tour, karyawan baru juga dapat mempelajari kebiasaan dan pola interaksi dalam perusahaan. Sebagai contoh, ada perusahaan yang pola komunikasinya formal dan ada pula yang informal.
2. Memaksimalkan Interaksi
Seperti sudah disebutkan, onboarding adalah program yang tidak bisa dipaksa selesai dalam waktu singkat. Proses pengenalan value, penyelarasan budaya, serta penanaman loyalitas memerlukan interaksi-interaksi yang rutin dilakukan.
Oleh sebab itu, selama masa onboarding, HRD dan atasan perlu memaksimalkan interaksi dengan karyawan baru. Selain agar saling mengenal lebih dalam, onboarding juga diperlukan untuk memperkuat engagement dengan perusahaan.
3. Pelaksanaan Workshop Rutin
Saat ini, perusahaan menamai program workshop onboarding dengan istilah berbeda-beda, seperti monthly meetup, temu kangen, pesta perusahaan, outing, dan sebagainya. Sebagai HRD, Anda bisa memanfaatkan acara semi formal atau informal semacam ini untuk mengenalkan value perusahaan ke karyawan dengan lebih mendalam.
Bukan hanya bermanfaat untuk karyawan baru, workshop onboarding semacam ini juga bisa menjadi pengingat bagi karyawan lama, lho!
4. Program On-The Job Training
Selain orientasi, program lain yang termasuk dalam onboarding adalah on-the-job training, atau belajar sambil bekerja. Alih-alih memberikan beban kerja berat, karyawan baru perlu terlebih dulu mengenali perusahaan dan cakupan pekerjaannya. Setelah terbiasa, baru atasan atau pendamping onboarding menambah beban kerja secara bertahap.
5. Ikut Sertakan Karyawan Baru dalam Diskusi
Tahapan selanjutnya dalam program onboarding adalah dengan mengikutsertakan karyawan baru dalam diskusi. Hal ini akan membantu karyawan baru cepat dalam menyerap pelajaran dan bimbingan yang diberikan. Lebih dari itu, pelibatan karyawan baru juga berpotensi memberikan insight baru yang menguntungkan perusahaan.
Kapan Onboarding Dilaksanakan?
Meskipun setiap perusahaan memiliki cara dan sistem yang berbeda, onboarding sebaiknya dilakukan secepat mungkin begitu karyawan menandatangani kontrak. Selain mempercepat tumbuhnya perasaan engaged, onboarding yang segera dilakukan akan membuat karyawan lebih cepat pula memberikan kontribusinya.
Apabila saat ini perusahaan sedang memberlakukan work from home (WFH) atau merekrut karyawan remote, Anda bisa melakukan program onboarding secara online, dengan catatan:
- Program onboarding dilakukan dengan aturan tertentu, agar komunikasi antara perusahaan dan karyawan bisa dimaksimalkan. Contoh aturan tersebut misalnya mewajibkan karyawan baru on-camera saat onboarding online.
- Mewajibkan fast-response pada karyawan baru, terutama saat berkomunikasi dengan atasan atau karyawan lain yang bekerjasama langsung.
- Melakukan pertemuan rutin dan intens antara atasan dan karyawan baru, misalnya 1 – 2 kali per minggu.
Demikian penjelasan terkait program onboarding yang bisa Anda terapkan. Onboarding adalah salah satu program strategis paling fundamental bagi perusahaan. Sebagai HRD, semakin total Anda melaksanakan program ini, semakin bagus pula anggota tim bisa Anda poles, sehingga makin maju pula perusahaan Anda.
Namun, sebagus apapun program onboarding-nya, tidak akan sukses jika Anda tidak berhasil merekrut kandidat tim mumpuni dan berkualitas, baik secara kapasitas atau karakter. Tidak tahu harus mencari kandidat semacam itu di mana? Pasang lowongan di KitaLulus saja!
KitaLulus adalah salah satu platform penyalur kerja intensif yang fokus mempertemukan perusahaan dengan talenta-talenta berkualitas. Berbeda dengan platform lowongan kerja lain, KitaLulus melakukan pembentukan langsung pada calon kandidat agar tangguh di lapangan.
Jadi, tunggu apalagi? Ayo pasang lowongan kerja Anda di KitaLulus dan menangkan anggota tim baru yang keren untuk perusahaan!
