Permasalahan yang dihadapi oleh HR dalam proses rekrutmen kandidat secara konvensional salah satunya adalah melakukan rekrutmen secara subjektif atau berbasis perasaan. Pada proses ini, tidak terdapat data yang bisa menjadi acuan pemilihan kandidat. Hal ini pula yang pada akhirnya membuat perusahaan merekrut karyawan yang tidak sesuai dan menyebabkan tingginya turnover rate. Menurut survey dari CareerBuilder, hampir 74% perusahaan menyatakan bahwa mereka telah mempekerjakan orang yang salah untuk sebuah posisi.
Guna mengatasi permasalahan ini, ditemukan sebuah cara dan pendekatan baru yaitu rekrutmen berbasis data atau data driven recruitment. Apa itu rekrutmen berbasis data? Simak ulasannya berikut ini.
Pengertian Rekrutmen Berbasis Data
Rekrutmen berbasis data adalah sebuah cara perekrutan yang dilakukan dengan pendekatan data. Dalam melangsungkan prosesnya, dibutuhkan teknologi seperti Applicant Tracking System (ATS) atau Human Resources Information System (HRIS) sebagai alat bantu.
Proses rekrutmen berbasis data bermula dari pengumpulan kandidat potensial oleh HR. Kandidat-kandidat ini kemudian dianalisa dengan bantuan alat dan teknologi untuk mengeliminasi kandidat dengan data yang tidak sesuai dan mempertahankan kandidat dengan data yang lebih sesuai. Proses ini terus berlangsung hingga mendapatkan satu yang paling sesuai.
Dengan memulai seluruh proses menggunakan analisa data, penarikan kesimpulan yang akan menjadi informasi baru sangat dimungkinkan. Informasi yang dapat dihimpun di antaranya adalah efisiensi, kualitas, dan biaya.
Keuntungan dari rekrutmen berbasis data adalah proses pemilihan kandidat yang lebih objektif. Hal ini didukung dengan kemampuan data driven recruitment untuk menyajikan bahan pertimbangan dari berbagai sumber data di luar resume maupun wawancara.
Pentingnya Rekrutmen Berbasis Data
Berikut merupakan beberapa manfaat rekrutmen berbasis data yang perlu Anda pahami.
1. Merekrut dengan Lebih Objektif
Dalam proses perekrutan, tentu Anda pernah mengalami kebimbangan dalam memilih satu dari dua kandidat terbaik yang berhasil melalui keseluruhan proses seleksi untuk akhirnya diangkat menjadi karyawan. Pada saat-saat genting tersebut, biasanya rekruter akan memilih satu kandidat berdasarkan emosi atau perasaan. Tindakan memilih menggunakan perasaan tentunya bersifat subjektif dan bias.
Dalam situasi seperti ini, penggunaan data driven recruitment diperlukan untuk melihat aspek-aspek lain yang belum disadari oleh rekruter. Dengan mengandalkan data, besar kemungkinan akan muncul informasi-informasi yang dapat mendukung seorang kandidat menjadi lebih layak dipilih daripada kandidat lainnya. Alhasil proses decision-making akan menjadi lebih objektif.
2. Meningkatkan Kualitas Karyawan
Pada saat Anda menggunakan data untuk membuat keputusan mempekerjakan seorang karyawan, berarti Anda telah memanfaatkan informasi-informasi penting yang relevan. Pemilihan karyawan benar-benar memperhitungkan kualitas yang ada pada latar belakang karyawan tanpa adanya bias.
Dengan demikian, karyawan yang direkrut berdasarkan data adalah karyawan-karyawan berkualitas tinggi yang punya track record baik. Jika karyawan berkualitas, kinerja dan kualitas keseluruhan pun semakin meningkat.
Baca juga: Cara Merekrut Karyawan yang Tepat dan Berkualitas
3. Mengurangi Hiring Costs and Time
Proses pemilihan karyawan secara konvensional biasanya terfokus pada pengeliminasian kandidat yang tidak sesuai hingga mendapat satu yang terbaik. Sayangnya, proses ini seringkali dilakukan tanpa mempertimbangkan biaya maupun waktu.
Misalnya, rekruter akan secara acak memilih platform untuk mengiklankan lowongan kerja tanpa mengetahui seberapa besar kemampuan platform tersebut dalam mengonversi kandidat yang berkualitas.
Kekurangan proses rekrutmen konvensional ini bisa diatasi dengan mengandalkan rekrutmen berbasis data. Anda dapat mengetahui informasi seperti platform mana yang memiliki kemampuan dalam mendatangkan karyawan berkualitas dan berfokus untuk melakukan proses rekrutmen di sana. Sehingga proses rekrutmen akan menghemat biaya dan waktu.
4. Meningkatkan Experience Kandidat
Saat ini kompetisi antar perusahaan semakin ketat. Oleh karena itu penting bagi perusahaan untuk memberi pengalaman yang baik kepada berbagai stakeholder, termasuk calon kandidat.
Penggunaan rekrutmen berbasis data yang menghabiskan lebih sedikit waktu dan melakukan decision-making dengan objektif akan memberi kesan baik kepada calon kandidat. Hal ini penting agar perusahaan Anda tetap dapat bersaing baik dengan para kompetitor.
5. Memprediksi Proses Rekrutmen
Mengandalkan data dalam proses rekrutmen akan memberi Anda informasi mengenai tren dan pola rekrutmen yang bisa dijadikan acuan ketika proses rekrutmen selanjutnya. Selain itu, penggunaan data akan mempermudah pelaporan dan pengajuan saat melakukan rekrutmen kembali.
Baca juga: 14 Recruitment Technology untuk Efektifkan Proses Rekrutmen
Informasi yang Dapat Dikumpulkan dalam Rekrutmen Berbasis Data
Bagi rekruter, mengetahui pengertian dan pentingnya rekrutmen berbasis data saja tidak cukup. Yang lebih penting daripada itu adalah mengetahui data apa saja yang bisa dikumpulkan dari sebuah proses rekrutmen.
Seorang rekruter juga harus mampu menentukan data apa saja yang paling relevan dengan metode rekrutmen perusahaan. Data-data inilah yang kemudian bisa dipakai sebagai acuan dalam penentuan keputusan perusahaan ke depannya.
Lalu apa saja informasi yang dapat dikumpulkan?
1. Aspek Kecepatan Rekrutmen
Proses rekrutmen yang berlangsung cepat bisa membantu perusahaan untuk dapat kembali menjalankan proses bisnis dengan stabil.
Jika Anda merupakan rekruter yang mementingkan aspek kecepatan, ada beberapa data yang harus Anda kumpulkan dan perhatikan dalam proses rekrutmen, di antaranya time to hire, time to acceptance, time to start, time to approve, dan time per stage.
2. Aspek Kualitas Rekrutmen
Proses rekrutmen yang berkualitas adalah salah satu faktor penting untuk dapat mendatangkan karyawan yang berpotensi. Keberadaan karyawan berkualitas tentunya akan meningkatkan kinerja perusahaan secara keseluruhan.
Jika Anda hendak berfokus pada kualitas rekrutmen, aspek-aspek yang harus diperhatikan di antaranya submission to acceptance rate, source of hire, applications per job, candidates per hire, dan retention rates.
3. Aspek Biaya Rekrutmen
Aspek yang tidak kalah penting untuk dipertimbangkan dalam proses rekrutmen adalah biaya. Mengetahui data mengenai biaya rekrutmen dapat mempermudah rekruter untuk memprediksi biaya rekrutmen secara keseluruhan untuk dilaporkan ke manajer keuangan.
Di sisi lain, mengetahui data biaya rekrutmen bisa membantu perusahaan untuk menekan hiring cost. Memilih berfokus pada aspek biaya, artinya perusahaan harus memperhatikan aspek-aspek seperti cost per hire, applications per channel, talent pool growth, dan advertisement performance.
Baca juga: Rekrutmen Online: Kelebihan, Langkah, Bedanya dengan Rekrutmen Offline
Contoh Rekrutmen Berbasis Data
Di bawah ini merupakan beberapa contoh data driven recruitment di perusahaan.
1. Sourcing
Sourcing adalah tentang sumber channel pelamar berasal. Salah satu contoh yang bisa diukur adalah cost per hire ataupun kualitas kandidat yang datang dari tiap-tiap channel.
Setelah mengetahui channel yang dapat memberikan karyawan berkualitas dengan cost per hire terendah, Anda dapat mengalokasikan biaya perekrutan lebih banyak ke channel tersebut.
Selain itu, Anda juga bisa memotong hingga menghentikan penggunaan channel yang tidak signifikan mendatangkan kandidat yang memenuhi syarat atau yang memiliki biaya perekrutan tinggi.
2. Proses Seleksi
Bagian lainnya yang penting di proses rekrutmen adalah seleksi. Pada proses ini, rekruter akan memilih kandidat yang paling memenuhi syarat untuk mengisi lowongan kerja. Selama proses ini, data yang dikumpulkan adalah:
- Screening CV: pelamar akan diseleksi berdasarkan latar belakang pendidikan, pengalaman kerja, dan sertifikasi.
- Penilaian keahlian: merupakan skor hasil ujian yang mengukur keahlian, kompetensi, hingga kepribadian dari kandidat.
- Wawancara kerja: menilai respons kandidat atas pertanyaan yang berkaitan dengan pengalaman kerja, keterampilan interpersonal, dan kecocokan budaya.
3. Perencanaan Rekrutmen
Proses merekrut karyawan yang baik membutuhkan perencanaan yang matang. Diperlukan beberapa indikator penilaian karyawan untuk membantu perusahaan dalam menentukan kualitas karyawan.
Untuk menentukan aspek mana yang ingin diprioritaskan dalam proses rekrutmen, Anda dapat mendiskusikannya bersama bagian-bagian terkait. Tentunya, dengan mengandalkan data, proses rekrutmen akan menjadi lebih efektif dan terarah.
Jika Anda tertarik untuk melakukan rekrutmen berbasis data, Anda dapat memulainya dengan berlangganan Premium Rekrutmen KitaLulus.
Perpaduan teknologi dan data yang dimiliki oleh KitaLulus bisa membantu Anda melakukan perekrutan yang efektif hanya dengan Rp20 ribu per harinya! Jadi tunggu apalagi? Segera daftar di Premium Rekrutmen KitaLulus dan temukan karyawan terbaikmu sekarang!
