Dalam dunia kerja, pengunduran diri, pemecatan, atau pemutusan hubungan kerja bisa saja terjadi sewaktu-waktu. Guna menghadapi masa-masa itu, apakah Anda sudah menyiapkan contoh surat PHK atau pemecatan kerja?
Mengeluarkan surat pemutusan hubungan kerja memang bukan keputusan yang mudah. Ada banyak konflik batin dan protes yang mau tak mau harus Anda hadapi. Tapi, sebagai HR Anda tetap perlu mempersiapkan diri untuk ini, demi kepentingan bersama stakeholder perusahaan.
Ingin tahu bagaimana contoh surat PHK karyawan yang baik dan tidak melanggar etika? Berikut pembahasannya.
Dasar Hukum PHK
Dasar hukum PHK tertuang dalam beberapa aturan perundang-undangan.
Seperti UU No 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan, yang merupakan landasan utama dalam hal hubungan kerja, termasuk aturan terkait PHK. PHK harus memenuhi syarat-syarat yang diatur, seperti musyawarah untuk mufakat antara pekerja dan pengusaha, serta kompensasi yang harus dibayarkan.
Lalu ada UU No 2 Tahun 2022 tentang Cipta Kerja, yang mengatur hak-hak pekerja yang terkena PHK dalam Pasal 156.
Serta Peraturan Pemerintah Nomor 35 Tahun 2021 tentang Perjanjian Kerja Waktu Tertentu, Alih Daya, Waktu Kerja dan Waktu Istirahat, dan Pemutusan Hubungan Kerja.
Alasan Pemecatan atau Pemutusan Hubungan Kerja
Tidak selamanya biaya menjadi alasan dibalik tindakan pemecatan karyawan. Ada beberapa faktor lain yang mengharuskan perusahaan melakukan pemutusan hubungan kerja karyawan.
Berikut beberapa alasan pemecatan atau pemutusan hubungan kerja karyawan.
1. Masalah Biaya
Masalah biaya menjadi alasan adanya pemutusan hubungan kerja yang paling umum. Alasan ini digunakan perusahaan untuk dapat mengurangi anggaran biaya operasional dan dilakukan jika tidak ada keuntungan untuk menutupi segala pengeluaran.
Tapi, hal yang harus Anda perhatikan adalah lakukan pemutusan hubungan kerja dengan benar agar tidak terseret hukum di kemudian hari. Salah satunya dengan mengeluarkan surat PHK karyawan.
2. Relokasi Perusahaan
Alasan selanjutnya adalah relokasi perusahaan. Perpindahan operasional perusahaan baik ke luar kota atau luar negeri, membuat pihak manajemen terpaksa memutuskan hubungan kerja dengan karyawannya.
Alasan ini juga menjadikan pihak manajemen untuk mencari karyawan baru di tempat yang baru, dibandingkan harus membawa karyawan lama yang kemungkinan akan mengeluarkan biaya lebih.
3. Teknologi
Kemajuan teknologi menjadi alasan umum untuk memecat karyawan. Biasanya hal ini terjadi pada buruh pabrik. Kemajuan teknologi membuat semua kegiatan produksi diselesaikan dan digantikan dengan mesin-mesin atau robot. Penggunaan teknologi ini juga bisa memangkas anggaran biaya yang dikeluarkan perusahaan.
4. Efisiensi Karyawan
Alasan lain yang membuat perusahaan merumahkan karyawannya adalah efisiensi karyawan. Artinya dalam hal ini perusahaan merasa perlu menghilangkan beberapa posisi yang dianggap berlebihan atau tidak begitu penting untuk kegiatan operasional perusahaan.
Tidak hanya itu, efisiensi karyawan ini juga bisa terjadi jika perusahaan mengalami perubahan manajemen atau perubahan arah sehingga perlu dilakukan perombakan posisi di perusahaan.
5. Bersikap Tidak Baik
Dalam bekerja, pasti ada saja karyawan yang bersikap tidak baik kepada atasan atau sesama rekan kerjanya. Tidak hanya bersikap tidak baik, tetapi juga karyawan tersebut menunjukkan perilaku yang tidak baik juga.
Seperti melakukan kecurangan dalam menyelesaikan pekerjaannya, membuat lingkungan kerja menjadi tidak nyaman, hingga hal-hal buruk lainnya yang bisa mengganggu produktivitas karyawan. Jika di perusahaan Anda terdapat karyawan seperti ini, maka jangan ragu untuk memecatnya, karena bisa membuat rugi.
6. Performa Kerja yang Menurun
Alasan selanjutnya adalah performa kerja karyawan yang menurun. Setiap perusahaan tentu mengharapkan yang terbaik dari karyawannya. Termasuk urusan performa kerja.
Jika setelah diberikan pelatihan dan teguran performa karyawan tersebut masih menurun, maka sebaiknya Anda melakukan pemutusan hubungan kerja. Tidak hanya membuat pekerjaan tertunda, tetapi juga bisa mengganggu kegiatan operasional perusahaan.
7. Tingkat Kehadiran yang Menurun
Satu lagi alasan yang membuat perusahaan bisa memecat karyawannya adalah tingkat kehadiran yang menurun. Jika ada karyawan yang memiliki banyak absen, berikan surat panggilan terlebih dulu untuk memperingati karyawan tersebut.
Namun, jika setelah diberikan surat peringatan tidak ada kemajuan atau peningkatan dari karyawan tersebut, maka Anda bisa memutuskan hubungan kerja secara sepihak.
Selain beberapa alasan di atas, alasan PHK juga sudah diatur dalam UU Cipta Kerja. Menurut UU Ciptaker setidaknya ada beberapa alasan perusahaan boleh melakukan PHK, yaitu:
- Penggabungan, peleburan, pengambilalihan, atau pemisahan, dan pekerja tidak bersedia melanjutkan hubungan kerja atau pengusaha tidak bersedia menerima pekerja;
- Efisiensi, baik diikuti dengan penutupan perusahaan atau tidak, karena mengalami kerugian;
- Mengalami kerugian secara terus menerus selama 2 tahun;
- Adanya force majeure;
- Dalam keadaan penundaan kewajiban pembayaran utang;
- Perusahaan pailit;
- Pekerja mengajukan permohonan PHK dengan alasan pengusaha melakukan perbuatan berikut:
- menganiaya, menghina secara kasar, atau mengancam pekerja
- membujuk atau menyuruh pekerja melakukan perbuatan yang bertentangan dengan peraturan perundang-undangan
- tidak membayar upah tepat waktu 3 bulan berturut-turut atau lebih
- memerintahkan pekerja melakukan pekerjaan di luar yang diperjanjikan
- memberikan pekerjaan yang membahayakan jiwa, keselamatan, kesehatan,
- dan kesusilaan pekerja yang tidak dicantumkan dalam perjanjian kerja;
- Adanya putusan lembaga penyelesaian perselisihan hubungan industrial yang menyatakan pengusaha tidak melakukan perbuatan poin 7 dan pengusaha memutuskan untuk melakukan PHK;
- Saat pekerja mengundurkan diri atas kemauan sendiri;
- Pekerja mangkir 5 hari kerja atau lebih berturut-turut tanpa keterangan tertulis yang dilengkapi bukti sah, dan telah dipanggil pengusaha 2 kali secara patut dan tertulis;
- Saat pekerja melakukan pelanggaran ketentuan yang diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama, dan sebelumnya telah diberikan surat peringatan pertama, kedua, dan ketiga secara berturut-turut;
- Pekerja tidak melakukan pekerjaan selama 6 bulan akibat ditahan pihak yang berwajib karena diduga melakukan tindak pidana;
- Saat pekerja mengalami sakit berkepanjangan atau cacat akibat kecelakaan kerja dan tidak dapat melakukan pekerjaannya melampaui 12 bulan;
- Pekerja memasuki usia pensiun;
- Saat pekerja meninggal dunia.
BACA JUGA: Contoh Surat Paklaring Kerja, Fungsi, dan Cara Membuatnya
Kondisi yang Membuat Perusahaan Dilarang Melakukan PHK
Walau merupakan hal yang sah, tapi ada beberapa kondisi di mana perusahaan tidak diperbolehkan untuk mem-PHK karyawan.
Hal ini sudah diatur dalam Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-undang (Perppu) Nomor 2 Tahun 2022 tentang Cipta Kerja.
1. Mengadukan Pengusaha ke Polisi Atas Tindak Pidana
Perusahaan tidak bisa memecat karyawan yang melaporkan pengusaha yang melakukan tindakan pidana.
Ini tertuang dalam Pasal 153 Perppu Ciptaker “Pengusaha dilarang melakukan Pemutusan Hubungan Kerja kepada buruh/pekerja dengan alasan mengadukan Pengusaha kepada pihak yang berwajib mengenai perbuatan Pengusaha yang melakukan tindak pidana kejahatan.”
2. Memiliki Hubungan Saudara
Di dalam pasal 153 Perppu Ciptaker juga diatur larangan perusahaan mem-PHK karyawan hanya karena memiliki ikatan saudara dengan pekerja lainnya. Ini juga berlaku untuk karyawan yang punya ikatan pernikahan.
3. Memenuhi Kewajiban terhadap Negara
Karyawan yang melakukan kewajiban terhadap negara sesuai yang diatur dalam Perpu Ciptaker juga dilarang untuk di PHK oleh perusahaan.
4. Menjadi Anggota Serikat Buruh
Kondisi lainnya yang melarang perusahaan mem-PHK karyawan adalah bila karyawan yang bersangkutan mengikuti kegiatan serikat pekerja di luar jam kerja.
Selain itu, perusahaan juga dilarang mem-PHK pekerja bila mereka melakukan kegiatan serikat di dalam jam kerja atas kesepakatan perusahaan.
5. Tidak Masuk Kerja karena Sakit
Karyawan sakit dan tidak bisa masuk kerja dilarang untuk di-PHK.
Tapi, izin tidak masuk ini harus dibarengi dengan surat sakit dari dokter.
Batas waktu izin sakit yang diizinkan oleh UU adalah tidak melebihi 12 bulan secara terus-menerus.
6. Menikah
Karyawan yang menikah juga dilarang untuk di-PHK oleh perusahaan. Ini tertuang dalam pasal 153 ayat 1d Perppu Ciptaker.
7. Menjalankan Ibadah
Di dalam pasal 153 ayat 1c tertulis bahwa perusahaan dilarang untuk mem-PHK karyawan yang melakukan ibadah sesuai dengan perintah agamanya.
8. Perbedaan Fisik atau Paham
Perbedaan paham, agama, pandangan politik, tidak bisa dijadikan alasan perusahaan untuk mem-PHK karyawan.
Selain perbedaan tersebut, kondisi lainnya yang tidak bisa dijadikan alasan untuk mem-PHK karyawan adalah perbedaan suku, warna kulit, golongan, jenis kelamin, kondisi fisik, atau status perkawinan.
9. Hamil
Kondisi karyawan yang sedang hamil tidak bisa dijadikan alasan oleh perusahaan untuk mem-PHK. Peraturan ini sudah jelas tertuang dalam pasal 153 ayat 1e.
Ayat tersebut mengatur bahwa perusahaan dilarang melakukan pemutusan hubungan kerja dengan alasan hamil, melahirkan, keguguran, atau menyusui.
10. Mengalami Cacat
Kondisi terakhir yang tidak boleh dijadikan alasan PHK adalah apabila karyawan mengalami cacat tetap.
Perusahaan dilarang PHK karyawan ketika sakit karena kecelakaan kerja atau sakit yang berkaitan dengan pekerjaan yang menurut surat dokter jangka waktu penyembuhannya belum dapat dipastikan.
Baca Juga: Cara Perhitungan Pesangon PHK, Pensiun, Resign Sesuai UU
Etika Mengeluarkan Surat Pemutusan Hubungan Kerja
Meskipun ada banyak alasan untuk memecat karyawan, sebaiknya Anda memperhatikan etika saat memecat karyawan. Salah satunya adalah dengan memberikan surat pemutusan hubungan kerja yang baik.
Disamping menyiapkan surat PHK, ada beberapa etika pemecatan karyawan yang ada baiknya Anda patuhi, yaitu:
1. Berikan Alasan yang Jelas
Etika pertama yang harus Anda perhatikan adalah dengan memberikan alasan yang jelas. Sebagai atasan atau HRD, Anda harus bisa memberikan alasan yang jelas saat memecat karyawan.
Tujuannya adalah untuk menjaga kehormatan Anda sebagai seorang atasan dan juga untuk menjaga perasaan karyawan yang Anda pecat. Jelaskan pada karyawan tersebut dimana letak kesalahannya sehingga ia bisa diberhentikan.
2. Sampaikan Secara Jelas dan Transparan
Sebagai seorang atasan atau HRD, Anda juga berkewajiban untuk menyampaikan pemutusan hubungan kerja dengan karyawan secara jelas dan transparan, tanpa berpura-pura dan menutupi alasannya.
Tindakan ini jauh lebih beretika dibandingkan Anda mendadak mengeluarkan surat pemecatan, padahal karyawan tidak tahu di mana letak kesalahannya.
3. Berikan Hak Karyawan
Saat Anda memecat seorang karyawan, jangan lupa memberikan apa yang menjadi haknya. Misalnya seperti uang pesangon, uang pengganti, dan jenis uang lainnya. Berikan secara langsung, jangan ditunda-tunda. Hal ini tentunya bisa berguna untuk karyawan tersebut setelah keluar dari perusahaan Anda.
4. Jaga Citra dan Kesan Baik Karyawan Tersebut
Etika selanjutnya adalah menjaga citra dan kesan yang baik terhadap karyawan yang Anda pecat. Meskipun karyawan tersebut sudah tidak ada, Anda tentu tidak boleh membicarakan hal yang buruk di depan orang lain.
Sebagai seorang atasan dan HRD, biarkanlah kesalahan atau hal buruk tersebut menjadi rahasia di antara Anda dengan karyawan yang dipecat. Jangan sampai Anda malah menyebarkan rumor dan merusak citra karyawan tersebut di perusahaan.
5. Bersikap Adil
Satu lagi etika yang harus Anda perhatikan ketika memecat karyawan adalah bersikap adil. Artinya, jika karyawan A dipecat dengan kesalahan yang sama dengan karyawan B, maka Anda harus memecat kedua karyawan tersebut.
Sangat tidak adil jika Anda hanya memecat salah satu karyawan yang membuat kesalahan sama. Hal ini juga akan memberikan dampak positif untuk perusahaan Anda, agar tidak ada perlakuan tidak adil dan semena-mena.
BACA JUGA: 10 Contoh Surat Peringatan Karyawan (SP 1, 2, 3) & Aturannya
Contoh Surat Pemutusan Hubungan Kerja (PHK)
Pada dasarnya, surat PHK adalah sebuah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan. Surat pemecatan ini berisikan informasi mengenai berakhirnya kontrak kerja dengan karyawan dan berbagai alasan yang melatarbelakanginya.
Seperti surat resmi lainnya, ada beberapa komponen yang wajib Anda penuhi saat menyusun surat pemutusan hubungan kerja, yaitu:
- Kop surat perusahaan
- Nomor surat
- Perihal
- Orang yang dituju
- Isi surat
- Ucapan terima kasih
- Tempat dan tanggal surat
- Tanda tangan dan nama terang
Di bawah ini ada beberapa contoh surat PHK yang bisa Anda jadikan referensi.
1. Contoh Surat PHK untuk Karyawan di Masa Percobaan
2. Contoh Surat Pemecatan Karyawan dengan Alasan Efisiensi
3. Contoh Surat PHK Karena Karyawan Melakukan Pelanggaran
4. Contoh Surat Pemecatan Karyawan Karena Tindakan Indisipliner
Itulah penjelasan contoh surat PHK alasan pemecatan karyawan, hingga etika yang harus Anda perhatikan. Sebagai atasan atau HR, Anda harus berusaha untuk bersikap adil kepada setiap karyawan yang ada di perusahaan apapun yang menjadi alasan Anda untuk memecatnya.
Apabila perusahaan Anda sedang membutuhkan karyawan, Anda bisa memanfaatkan Premium Rekrutmen KitaLulus untuk menemukan karyawan terbaik dalam waktu singkat.
Premium Rekrutmen KitaLulus sudah memanfaatkan AI untuk membantu proses screening kandidat lebih cepat dan tepat. Ada juga dashboard khusus yang bisa membantu Anda mengelola proses rekrutmen menjadi lebih cepat dan mudah.
Yuk, daftarkan perusahaan Anda sekarang untuk merasakan manfaat Premium Rekrutmen KitaLulus!
