Staff Admin Sales (Administrasi Penjualan) melibatkan dukungan administratif dan koordinasi dalam departemen penjualan suatu perusahaan. Tugas utama seorang Admin Sales adalah memastikan efisiensi operasional, mengelola dokumen penjualan, dan memberikan pendukung administratif kepada tim penjualan.
Tanggung Jawab
- Menerima, memproses, dan memastikan kelengkapan pesanan dari pelanggan.
- Menyediakan dukungan administratif yang dibutuhkan oleh tim penjualan.
- Mengelola dan memperbarui database pelanggan dengan informasi kontak yang akurat.
- Berkomunikasi dan berkoordinasi dengan tim penjualan, tim produksi, dan departemen terkait lainnya untuk memenuhi kebutuhan penjualan.
- Mengelola dan menyimpan dokumen-dokumen penjualan dan administrasi dengan rapi dan terorganisir.
- Menangani pertanyaan, permintaan, dan masalah umum dari pelanggan terkait dengan pesanan, pengiriman, atau faktur.
- Menyiapkan laporan penjualan, menganalisis data penjualan, dan menyusun presentasi atau grafik yang relevan
- Melakukan tugas administratif umum seperti pengelolaan jadwal, penyusunan surat-surat, pengelolaan inventaris kantor, dan dukungan umum lainnya yang dibutuhkan oleh departemen penjualan.
Kualifikasi
- Pendidikan Minimal S1 semua jurusan
- Mempunyai kemampuan analisa data dan memiliki ketelitian
- Mempunyai kemampuan mengoperasikan program Microsoft Office terutama Ms. Excel
- Terbiasa dengan data berbasis angka
- Memiliki integritas, semangat yang tinggi dan problem solving
Seputar Pekerjaan Staff Admin Sales
Apa saja yang dikerjakan oleh Staff Admin Sales?
- Pengolahan Pesanan: Menerima pesanan dari pelanggan atau tim penjualan, memprosesnya dalam sistem, memverifikasi rincian pesanan, dan memastikan kelengkapan informasi seperti jumlah, harga, dan produk yang dipesan. Staff Admin Sales juga bertanggung jawab untuk memantau status pesanan dan memastikan pengiriman yang tepat waktu.
- Administrasi Dokumen Penjualan: Mengelola dan menyimpan dokumen-dokumen penjualan seperti kontrak, faktur, dan dokumen pengiriman. Staff Admin Sales memastikan dokumen-dokumen ini disimpan dengan rapi, mudah diakses, dan terorganisir sesuai dengan kebijakan perusahaan.
- Pengelolaan Database Pelanggan: Memasukkan data pelanggan baru ke dalam database, memperbarui perubahan informasi kontak pelanggan, dan memastikan keakuratan dan kelengkapan data pelanggan. Staff Admin Sales juga dapat membantu dalam mengumpulkan dan mengorganisir data pelanggan untuk analisis penjualan.
- Koordinasi dan Komunikasi Internal: Berkoordinasi dengan tim penjualan, tim produksi, atau tim lainnya di dalam perusahaan untuk memenuhi kebutuhan penjualan. Staff Admin Sales memastikan aliran informasi yang lancar dan berkomunikasi secara efektif dengan tim internal untuk menyampaikan permintaan atau kebutuhan dari tim penjualan.
- Penyusunan Penawaran dan Proposal: Membantu tim penjualan dalam menyusun penawaran atau proposal penjualan kepada pelanggan. Ini melibatkan pengumpulan informasi produk atau jasa, perhitungan harga, penyusunan dokumen penawaran yang lengkap dan akurat, serta pengirimannya kepada pelanggan.
- Pemantauan Persediaan: Memantau stok produk atau jasa yang tersedia dalam persediaan perusahaan dan berkomunikasi dengan tim produksi atau pengadaan untuk memastikan ketersediaan yang cukup. Staff Admin Sales juga dapat membantu dalam melakukan perhitungan stok dan menghasilkan laporan persediaan.
- Pendukung Layanan Pelanggan: Memberikan dukungan administratif dan menangani pertanyaan umum dari pelanggan terkait dengan pesanan, pengiriman, atau faktur. Staff Admin Sales berinteraksi dengan pelanggan secara sopan dan membantu dalam memberikan informasi yang diperlukan atau mengarahkan pelanggan ke tim yang sesuai jika ada permintaan lebih lanjut.
- Pelaporan dan Analisis: Menyiapkan laporan penjualan, menganalisis data penjualan, dan menyusun presentasi atau grafik untuk membantu manajemen dalam memantau kinerja penjualan. Staff Admin Sales menggunakan perangkat lunak seperti spreadsheet atau perangkat lunak CRM (Customer Relationship Management) untuk memproses dan menganalisis data penjualan.
Bagaimana cara menilai kandidat Staff Admin Sales?
- Kemampuan Administrasi: Evaluasi kemampuan administratif kandidat, termasuk kemampuan mereka dalam mengelola pesanan, dokumen penjualan, dan database pelanggan. Ajukan pertanyaan tentang pengalaman mereka dalam mengolah pesanan, mengorganisir dokumen penjualan, dan mengelola data pelanggan.
- Kemampuan Komunikasi: Staff Admin Sales harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik, baik secara lisan maupun tertulis. Pertimbangkan kemampuan kandidat dalam berkomunikasi dengan tim penjualan, pelanggan, dan tim internal perusahaan. Berikan situasi hipotetis dan lihat bagaimana mereka menangani pertanyaan atau masalah komunikasi.
- Keakuratan dan Perhatian terhadap Detail: Admin Sales harus memiliki keakuratan dan perhatian terhadap detail yang tinggi dalam mengelola pesanan, mengelola dokumen penjualan, dan memproses informasi pelanggan. Ajukan pertanyaan yang menguji kemampuan kandidat dalam memastikan keakuratan data dan menangani situasi di mana ketelitian diperlukan.
- Pengorganisasian dan Pengelolaan Waktu: Admin Sales perlu memiliki keterampilan pengorganisasian dan pengelolaan waktu yang baik untuk menangani berbagai tugas administratif. Tanyakan tentang metode mereka dalam mengatur prioritas tugas, mengelola deadline, dan mengatasi tuntutan yang berbeda secara efisien.
- Kerja Tim: Pertimbangkan kemampuan kandidat untuk bekerja dalam tim dan berkoordinasi dengan berbagai anggota tim. Tanyakan tentang pengalaman mereka dalam berkolaborasi dengan tim penjualan, tim produksi, atau tim lainnya di dalam perusahaan untuk mencapai tujuan penjualan bersama.
- Ketekunan dan Kerja Keras: Staff Admin Sales perlu memiliki ketekunan dan kemauan untuk bekerja keras dalam menghadapi tugas-tugas administratif yang kompleks dan tuntutan penjualan yang berubah-ubah. Tinjau pengalaman sebelumnya yang menunjukkan ketekunan dan kemampuan untuk mengatasi tantangan.
