Spesialis Purchasing

Pengelolaan Dokumen Pembelian

• Membuat dan mengelola dokumen pembelian seperti purchase order (PO), invoice, dan tanda terima barang.

• Mengarsipkan dokumen pembelian dengan rapi dan sistematis untuk keperluan audit atau laporan.

Input Data Pembelian

• Memasukkan data transaksi pembelian ke dalam sistem atau spreadsheet dengan akurat.

• Memastikan semua data pembelian up-to-date dan sesuai dengan faktur serta laporan.

Koordinasi dengan Staff lainnya

• Mendukung staff purchasing dengan menyediakan data atau dokumen yang dibutuhkan.

• Membantu memonitor jadwal pengiriman barang dari supplier.

Pengecekan dan Verifikasi Data

• Memeriksa kesesuaian antara barang yang diterima, invoice, dan purchase order.

• Melakukan verifikasi terhadap harga dan jumlah barang sesuai kontrak atau kesepakatan.

Pembuatan Laporan

• Menyusun laporan pembelian harian, mingguan, atau bulanan untuk manajemen.

• Memberikan ringkasan pengeluaran dan evaluasi efisiensi pembelian.

Kontrol Inventaris Administratif

• Bekerja sama dengan tim inventory untuk memastikan data stok barang sesuai dengan pembelian yang tercatat.

• Memantau status stok barang di sistem untuk membantu perencanaan pembelian.

Pemeliharaan Hubungan dengan Supplier

• Menghubungi supplier untuk konfirmasi dokumen, pengiriman barang, atau menyelesaikan permasalahan administrasi.

• Menjaga komunikasi yang baik dengan supplier terkait dokumentasi pembelian.

Pengecekan Kepatuhan

• Memastikan dokumen pembelian memenuhi prosedur dan aturan yang berlaku, termasuk peraturan perpajakan.

• Mendukung proses audit dengan menyediakan dokumen yang diperlukan.

Manajemen Arsip Elektronik dan Fisik

• Mengelola file elektronik dan cetak dokumen pembelian dengan rapi dan aman.

• Menyusun sistem arsip yang memudahkan pencarian data kapan saja dibutuhkan.

Penyelesaian Masalah Administrasi

• Mengidentifikasi dan menyelesaikan kesalahan administrasi dalam dokumen pembelian.

• Melaporkan masalah administratif kepada atasan untuk tindak lanjut.