Apapun jenis bisnisnya, baik produk maupun jasa, pasti memerlukan kehadiran seorang customer service. Customer service adalah ujung tombak perusahaan yang berhadapan langsung dengan pelanggan.
Sebagai bagian dari operasional perusahaan, seorang customer service harus punya keahlian agar dapat menjalankan tugas dengan baik dan membuat pelanggan senang. Jika saat ini kamu sedang mencari lowongan kerja sebagai customer service, penting sekali untuk mempunyai pengetahuan lengkap mengenai dunia customer service berikut ini.
Apa Itu Customer Service dan Customer Service Representative?
Customer service adalah layanan yang dihadirkan oleh perusahaan untuk para pelanggan mengajukan pertanyaan atau keluhan tentang produk. Kehadiran customer service (CS) sebagai pusat informasi diharapkan memberikan pengalaman yang lebih baik bagi pelanggan.
Bentuk customer service pun semakin beragam. Jika dahulu customer service identik dengan telepon, namun sekarang CS juga juga sudah merambah dunia digital melalui website, email, dan chat.
Selain bentuknya layanan yang yang semakin beragam, nama posisi pekerjaan CS juga demikian. Pernahkan kamu mendengar customer service representative? Customer service representative adalah orang yang bertanggung jawab untuk menjaga hubungan pelanggan.
Seorang customer service representative harus memastikan segala kebutuhan pelanggan mereka terpenuhi dengan baik. Kamu juga harus memastikan apakah pelanggan tersebut mendapatkan kepuasan atau tidak.
Ketika kamu menjadi customer service representative, kamu bertindak menjadi wakil atau representatif perusahaan dan menjadi kunci untuk membentuk loyalitas pelanggan. Kamu juga bertanggung jawab untuk menyampaikan apa yang diinginkan pelanggan kepada tim produksi.
Baca juga: Seperti Apa Tugas Staff Administrasi dan Berapa Gajinya?
Peran Customer Service dalam Perusahaan
Peran seorang customer service dalam bisnis sangat krusial. Kepuasan pelanggan sangat tergantung pada bagaimana pelayanan yang diberikan oleh customer service. Selain itu, customer service juga punya peran penting lainnya di perusahaan, antara lain.
1. Public Relation
Perusahaan harus memiliki customer service untuk berkomunikasi secara langsung kepada pelanggan. Seorang customer service yang baik akan mempengaruhi citra perusahaan di mata pelanggan. Bahkan juga berpengaruh kepada loyalitas pelanggan.
Dengan adanya CS, perusahaan juga dapat mengetahui apa yang dibutuhkan dan apa yang menjadi ekspektasi pelanggan terhadap produk.
2. Media Penjualan
Seorang customer service umumnya juga harus mampu melakukan pelayanan tambahan menjual produk. Bahkan di beberapa perusahaan, customer service juga bertanggung jawab untuk melakukan penjualan kepada pelanggan.
3. Database Pelanggan
Sebagai orang yang berhubungan langsung dengan pelanggan, customer service juga menjadi database pelanggan. Ketika pelanggan melakukan pesanan, mengajukan pertanyaan, atau komplain, CS akan memasukan data-data penting pelanggan.
Data ini tentunya penting untuk pengembangan produk atau juga untuk penjualan nantinya.
Baca juga: 7 Tugas Customer Service Bank dan Wewenangnya
Tugas Customer Service
Jika kamu tertarik menjadi customer service, berikut ini beberapa tugas yang akan kamu jalankan.
1. Memberikan Informasi
Tugas customer service pertama adalah memberikan informasi lengkap seputar produk perusahaan sesuai dengan kebutuhan pelanggan, calon pelanggan, atau juga non-pelanggan.
2. Menjaga Citra
Sebagai seorang CS kamu harus bisa menjaga citra dan nama baik perusahaan dengan memberikan pelayanan yang ramah, sopan, dan profesional. Citra ini akan sangat berpengaruh kepada loyalitas pelanggan.
Tidak sedikit perusahaan menderita kerugian yang besar karena pelanggan tidak puas terhadap pelayanan customer service sehingga citra rusak.
3. Menjawab Pertanyaan Pelanggan
Ini adalah tugas customer service yang utama, menjawab segala pertanyaan yang diutarakan oleh pelanggan. Kamu harus mampu menjawab pertanyaan dengan akurat yang berkaitan dengan kebijakan, prosedur, dan aturan terkait produk.
4. Menangani Keluhan Pelanggan
Menangani keluhan pelanggan adalah tugas customer service yang tidak bisa dihindari. Walau sudah melakukan quality control terkadang ada saja kesalahan atau kekeliruan dalam produk. Demi menghindari pelanggan yang merasa kecewa, kamu harus bisa menghadirkan solusi dari keluhan pelanggan.
Saat menangani keluhan ini, tidak jarang kesabaran kamu akan diuji. Tapi tentunya sebagai customer service yang baik, kamu tetap harus melayani pelanggan dengan profesional.
5. Merekomendasikan Produk
Ketika menerima telepon atau chat dari pelanggan, selain harus mampu memecahkan masalah yang mereka hadapi, kamu juga harus mampu memberikan rekomendasi produk lainnya yang sekiranya potensial untuk pelanggan.
6. Mengelola Administrasi
Sebagai customer service kamu juga punya tugas untuk mengelola data yang masuk dari pelanggan. Contohnya ketika terdapat pelanggan yang memesan produk, kamu bisa memasukan data transaksi kedalam sistem perusahaan.
Baca juga: 9 Cara Menangani Keluhan Pelanggan Secara Profesional
Skill yang Harus Dimiliki Customer Service
Untuk menjadi customer service yang baik dan bisa diandalkan oleh perusahaan, kamu harus memiliki beberapa skill berikut ini.
1. Komunikatif
Komunikatif adalah skill wajib customer service. Seorang customer service dituntut harus dapat berbicara lugas dan jelas, agar informasi yang disampaikan bisa dipahami.
Penjelasan yang komunikatif membuat setiap pertanyaan dan keluhan lebih terarah sehingga menghindari kesalah pahaman. Selain itu, pelanggan juga lebih merasa nyaman menyampaikan segala pertanyaan dan keluhan.
2. Responsif
Customer service yang andal harus bisa memberikan solusi bagi pelanggan secepat mungkin. Pelanggan tidak ingin menunggu terlalu lama, mereka butuh solusi secepatnya. Karenanya kemampuan mengelola waktu yang baik sangat dibutuhkan.
Ketika kamu meminta pelanggan untuk menunggu terlalu ini akan mempengaruhi kepuasan pelanggan.
3. Persuasi
Selain memberikan solusi, kamu juga harus bisa memberikan rekomendasi produk lainnya kepada pelanggan. Di sinilah dibutuhkan kemampuan persuasi dibutuhkan. Agar pelanggan yakin bahwa memang mereka membutuhkan produk yang kamu rekomendasikan.
4. Pengetahuan Tentang Produk
Kamu harus punya pengetahuan mendalam tentang produk. Kamu adalah orang yang pelanggan tuju untuk mendapatkan informasi mendalam tentang produk atau jasa. Dan juga jadi tugas kamu untuk memberikan informasi dengan sebaik-baiknya tentang produk.
5. Empati
Empai juga diperlukan jika kamu ingin bekerja sebagai customer service. Dengan begitu kamu bisa memahami perasaan dan kebutuhan pelanggan dengan tepat. Kamu pun bisa memilih kata-kata yang tepat untuk disampaikan pelanggan sesuai dengan masalah yang mereka miliki.
Berapa Gaji Customer Service?
Gaji customer service biasanya ditentukan berdasarkan pengalaman, industri, dan dimana lokasi kerjamu. Rata-rata gaji CS per bulan bisa berkisar antara Rp.4.500.000 hingga Rp5.000.000, belum menghitung bonus dan komisi. Pekerjaan customer service bisa kamu lakukan part time atau full time.
Ada beberapa unsur lainnya yang dapat memengaruhi gaji kamu sebagai CS, antara lain:
- Keterampilan menulis persuasif.
- Keterampilan mendokumentasikan interaksi dengan pelanggan.
- Pengetahuan tentang produk dengan baik.
- Pengalaman menggunakan alat komunikasi jarak jauh.
Seperti Apa Jenjang Karir Customer Service?
Ada beberapa jenjang karir customer service, jenjang karir ini ditentukan dari pengalamanmu dalam bekerja:
- Tingkat Junior (pengalaman 1-3 tahun) adalah customer service representative.
- Tingkat Menengah (pengalaman 4-8 tahun pengalaman) adalah customer service specialist.
- Tingkat Senior (pengalaman 8 tahun atau lebih) adalah customer service manager/director.
Berkarier sebagai CS sangat terbuka lebar di segala lini bisnis. Posisi ini bisa diisi oleh jenjang pendidikan manapun setidaknya lulusan SMA atau sederajat. Jenjang karier customer service juga bagus, kamu bisa berpeluang untuk masuk ke divisi marketing.
Apa kamu semakin tertarik untuk menjadi customer service? Temukan ribuan lowongan customer service di aplikasi KitaLulus. Selain ada ribuan lowongan, keamanan lowongan juga terjamin lho, jadi kamu jangan takut terjebak lamaran palsu. Yuk, download aplikasinya sekarang dan rasakan cari kerja dengan #LebihMudah!
