Gantt Chart adalah — Jika kamu ingin atau sekarang sedang bekerja di divisi yang menangani banyak project, maka gantt chart adalah solusi untuk mempermudah pengerjaan tugasmu. Sebab, gantt chart akan membuat kamu tahu, project mana yang akan, sedang, ataupun sudah selesai.
Di sini, KitaLulus akan memberikan penjelasan detail mengenai salah satu project management tools ini. KitaLulus akan menjelaskan pengertian, manfaat, penjelasan per komponennya, hingga tips mudah membuat gantt chart.
Jadi, yuk langsung simak saja artikel ini hingga akhir. Jangan di-skip karena akan dijelaskan juga mengenai cara mudah melamar pekerjaan yang berkaitan dengan project.
BACA JUGA: Anak Teknik Sipil Kerja Apa? Ini 17 Prospek dan Gajinya
Apa Itu Gantt Chart?
Sebenarnya, apa sih gantt chart itu? Untuk kamu yang baru pertama kali mendengar istilah tersebut, kamu pasti bingung. Namun, jika kamu ingin bekerja di bidang project atau bahkan konstruksi, tools ini sangat berguna, lho. Bahkan, kamu yang bekerja di divisi creative dengan banyak kolaborator di dalamnya, tools ini akan membantu melakukan manajemen tasks dengan baik.
Secara sederhana, gantt chart adalah tools yang bisa kamu gunakan untuk melakukan manajemen proyek. Chart yang tertampil biasanya akan memberitahu kamu sudah seberapa jauh progres dari proyek yang sedang kamu jalankan.
Bentuk dari gantt chart adalah bar chart yang menampilkan tentang perkembangan pengerjaan tugas tersebut. Persentase progres bisa kamu pantau karena menampilkan secara live ketika kamu mengubah data progres waktu dari tugas yang sedang kamu kerjakan.
Sebenarnya, tools ini sudah tidak asing lagi bagi karyawan proyek dalam konstruksi maupun event organizer. Bahkan, tools ini sudah sangat lama ditemukan, yaitu sekitar tahun 1910-an. Dulu, penemu gantt chart adalah insinyur asal Polandia, yaitu Karol Adamiecki. Untuk pertama kalinya dia menemukan konsep grafik untuk mempermudah tugas yang sedang dia garap. Hingga kemudian, seorang insinyur lain yang juga ahli dan konsultan manajemen bernama Henry Gantt menyempurnakan konsep tersebut dan ia beri nama gantt chart.
Kegunaan Gantt Chart
Gantt chart adalah tools yang akan membantu kamu dalam menganalisis dan memantau perkembangan proyek yang sedang kamu garap. Jika kamu berada di divisi dengan banyak anggota, tools ini sangat berguna. Untuk lebih lengkapnya, kamu bisa menyimak penjelasan tentang kegunaan gantt chart berikut ini supaya lebih mudah memahaminya.
1. Memantau Tugas secara Real Time
Gantt chart akan memudahkan kamu melihat kemajuan pengerjaan proyek dengan mudah. Seluruh tim dalam divisi hingga kolaborator di luar divisi akan tahu proyek yang sedang dikerjakan sudah sampai sejauh mana. Bahkan, ketika ada penambahan tugas baru dalam proyek tersebut akan langsung tertampil dan semua orang dalam tim bisa melihatnya.
2. Memudahkan Koordinasi
Nah, jika kamu adalah project leader, gantt chart akan sangat memudahkan kamu memberikan tugas kepada tim. Proses koordinasi menjadi lebih terbantu tanpa harus menghubungi anggota tim satu per satu. Anggota tim yang diberikan tugas juga akan menjadi lebih bertanggung jawab karena gantt chart memberikan informasi secara bergulir.
3. Meminimalisir Miskomunikasi
Dengan informasi real time yang terus ter-update, seluruh anggota tim menjadi tahu akan perkembangan tugas yang sedang digarap. Dengan begini, baik ketua tim maupun para anggotanya bisa saling mengecek kebutuhan apa yang kurang. Jadi, ketika ada tugas yang progresnya melambat bahkan tidak sesuai waktu target penyelesaian bisa langsung teratasi.
4. Memudahkan Manajemen Waktu
Kegunaan gantt chart selanjutnya adalah memudahkan manajemen waktu. Seperti yang kita tahu, tanpa sikap disiplin yang ketat, time management akan sulit sekali tercapai. Tugas bisa lambat selesai, bahkan proyek bisa saja gagal terselesaikan.
Nah, dengan adanya gantt chart, seluruh anggota tim akan belajar melakukan manajemen waktu yang efektif dan efisien tanpa harus ada drama di dalamnya.
BACA JUGA: Foreman adalah Penanggungjawab Produksi, Ini Tugas dan Gajinya
Komponen Penting Gantt Chart
Jika kamu ingin membuat gantt chart, kamu harus memasukkan komponen penting ke dalamnya. Komponen-komponen itu harus selalu ada dalam alat manajemen proyek ini sehingga pemantauan tugas suatu proyek bisa aman dan terpantau dengan baik.
Berikut KitaLulus jelaskan setiap komponen gantt chart tersebut.
1. Task
Komponen penting pertama dari gantt chart adalah task atau tugas. Task ini harus berada di bagian paling kiri dari tabel dan menjadi tumpuan dari gantt chart. Dengan begitu, semua anggota tim dan kolaborator bisa melihatnya dengan jelas dan mengecek nama tugas yang harus mereka kerjakan.
2. Deadline
Komponen kedua gantt chart adalah deadline. Batas waktu pengerjaan harus ditetapkan dengan baik sesuai dengan tingkat kesulitan tugasnya.
3. Timeline
Timeline atau runutan waktu pengerjaan menjadi komponen yang juga tidak boleh terlewat dari gantt chart. Jika proyek yang dikerjakan adalah jangka pendek, biasanya kolom di bagian timeline akan berupa hari atau tanggal. Namun, jika memang proyek tersebut memiliki deadline yang lama, bisa ditampilkan dalam bentuk per pekan atau per bulan sesuai dengan kebutuhan.
4. Coordinator
Selanjutnya di komponen penting gantt chart adalah koordinator. Siapa yang ditugasi setiap taks harus disebutkan dengan jelas. Ini juga menjadi patokan rasa kepemilikan dan tanggung jawab si koordinator sehingga tugas selesai dengan baik dan tepat waktu.
5. Progress Bar
Sejatinya, gantt chart adalah sebuah bar chart yang nantinya akan berjalan sesuai dengan progres pengerjaan tugas setiap anggota. Maka dari itu, dalam gantt chart pasti akan selalu tertampil bar chart sebagai pemberitahu progres sesuai timeline.
6. Progress Percentage
Selain dalam bentuk bar chart, dalam gantt chart juga terdalam persentase kemajuan pengerjaan tugas dalam suatu proyek. Tampilan persentase ini lebih memudahkan setiap anggota di dalam tim untuk melihat sudah seberapa jauh tugas tersebut dikerjakan.
7. Priority
Setelah project leader menunjuk koordinator di setiap proyek, nantinya koordinator akan membagi siapa saja yang mengerjakan setiap detail tugasnya. Nah, koordinator dan project leader harus tahu tugas apa yang harus selesai cepat dan mana yang bisa dikerjakan dengan santai. Dari sini, priority akan di-setting dengan baik.
8. Progress Checking
Mengecek setiap progres pengerjaan tugas akan dilakukan sesuai dengan kesepakatan. Misal, setiap dua minggu sekali akan dilakukan pengecekan dengan melakukan rapat kecil lalu di akhir bulan akan dilakukan rapat besar dengan para pimpinan. Nantinya, progress checking ini bisa disisipkan dalam timeline di gantt chart sehingga semua anggota tim tahu.
Tips Mudah Membuat Gantt Chart
Setelah mengetahui bahwa gantt chart adalah tools yang sangat penting dalam pengerjaan suatu proyek, apakah kamu ingin mulai membuatnya? Jika ya, sebagai yang baru pertama kali mengetahui kegunaan penting tools ini, kamu tentu membutuhkan tips untuk diterapkan dalam proses pembuatannya.
Berikut KitaLulus beritahu beberapa tips mudah membuat gantt chart yang bisa kamu pelajari bahkan terapkan.
- Analisis proyek yang akan kamu kerjakan.
- Ketahui siapa saja tim yang harus terlibat, baik dari divisi yang sama maupun berbeda sebagai kolaborator yang akan membantu menyelesaikan proyek tersebut.
- Set tugas prioritas.
- Ketahui deadline terbaik di setiap tugasnya.
- Lakukan riset secara menyeluruh untuk setiap tugas dalam proyek tersebut.
- Buatlah gantt chart di Google Spreadsheet sehingga bisa dilakukan pemantauan bersama dengan pengubahan data secara real time.
- Lakukan update pada gantt chart di setiap tugas.
BACA JUGA: 12 Prinsip Animasi Ala Disney untuk Karya Grafis Berkualitas
Itulah informasi detail mengenai gantt chart. Karena gantt chart adalah tools yang nantinya digunakan setiap orang dalam pengerjaan suatu proyek, kamu harus membuatnya dengan bijak dan memperhatikan setiap koordinator tugasnya. Bahkan, jika kamu project leader, kamu harus mengecek satu per satu anggota dan menanyakan perkembangan serta kendala apa yang dialami.
Selain tips mengenai gantt chart, kamu juga bisa nih mengetahui tips di dunia kerja lainnya di KitaLulus. Ada banyak artikel mengenai penjelasan lengkap suatu posisi hingga tips dan trik melatih soft skill untuk perkembangan diri di lingkungan kerja.
Dengan aplikasi KitaLulus, kamu juga bisa mengakses 50.000+ informasi loker dari berbagai perusahaan di Indonesia. Kamu cukup menginstal aplikasi KitaLulus melalui Playstore dan lakukan registrasi secara gratis! Cukup dalam genggaman, kamu bisa melamar kerja dengan #LebihMudah kapan pun kamu mau.
Jadi, tunggu apalagi? Yuk, langsung saja instal aplikasi KitaLulus di smartphone kamu sekarang juga!
