Buat kamu yang sedang melamar atau mencari pekerjaan posisi admin, menguasai Microsoft Excel adalah sebuah keharusan yang tidak bisa ditawar-tawar lagi, karena memang ini salah satu hard skill wajib. Namun kamu tidak perlu khawatir, sebab kamu bisa mengasah keterampilan ini dengan banyak mengerjakan soal latihan Excel untuk admin.
Sebagai bagian dari keluarga Microsoft Office, Ms. Excel memang punya kekhususan dalam kalkulasi dengan menggunakan rumus-rumus tertentu. Tapi bagi sebagian orang rumus Excel adalah momok yang bikin pusing tujuh keliling. Supaya kamu ga pusing lagi, coba latihan di artikel ini, ya!
Rumus Excel untuk Admin
Sebagai admin, tugas kamu tidak lepas dari data, yang mana biasanya akan sangat merepotkan dan menyita waktu bila kamu mengolahnya secara manual. Nah, untuk itulah kamu perlu menguasai Excel. Di dunia admin, berbekal rumus Excel kamu dapat mengelola ribuan data sekaligus.
Apakah harus menguasai semua rumus Excel yang ada? Jawabannya adalah tidak juga, tapi tentu kamu harus menguasai beberapa rumus yang umum digunakan ketika menjadi admin.
1. SUMIF & SUMIFS
Rumus yang pertama adalah menguasai SUMIF & SUMIFS. Rumus ini penting apalagi bila kamu adalah seorang admin gudang dimana kamu harus membuat laporan gudang. Laporan gudang biasanya berisi stok barang dan bagaimana mutasi barang yang terjadi.
Mungkin penggunaan rumus SUM sudah cukup umum kamu kenal, tapi SUMIF & SUMIFS ini berbeda. Rumus SUMIF digunakan untuk menjumlahkan suatu item di tabel yang cocok dengan kondisi tertentu. Bagaimana maksudnya?
Contoh dalam laporan persediaan barang kita hanya akan menjumlahkan 1 jenis barang saja dari beberapa barang yang muncul pada laporan tersebut. Maka kita bisa menggunakan fungsi SUMIF. Untuk menggunakannya kamu harus memasukan rumus sumif(range,criteria,[sum_range]) contohnya =sumif(a1:a6,”Sabun”,B1:B6).
Lalu SUMIFS hampir sama dengan SUMIF. Ini digunakan ketika mencari suatu item di kolom, di tabel, dan mengambil nilai yang ada di kolom lain pada tabel tersebut. Rumusnya adalah sumifs(sum_range,criteria_range1,criteria1,criteria_range2,criteria2,…). Contoh dari penggunaan rumus ini adalah =sumifs(d1:d10,a1:a10,’Jojon”,E1:E10,”Januari”)
2. IFERROR dan INDEX
Ini juga jadi salah satu rumus Excel yang harus dikuasai admin. Rumus IFERROR digunakan untuk menghasilkan suatu nilai tertentu jika rumus yang kita tentukan menghasilkan sebuah nilai error.
Bila kamu sebelumnya sudah menguasai rumus IF, maka penggunaan IFERROR bukanlah hal sulit. Karena tidak jauh berbeda dari fungsi IF, fungsi IFERROR juga menghasilkan nilai TRUE dan FALSE.
Rumus IFERROR ditulis sebagai berikut IFERROR(value; value_if_error). Range Value adalah nilai yang diuji apakah menghasilkan pesan error atau kesalahan atau tidak. Sedangkan Value_if_error adalah tindakan jika Value atau rumus yang diuji menghasilkan pesan error atau kesalahan.
Sedangkan rumus INDEX digunakan untuk mendapatkan nilai atau referensi ke sebuah nilai pada sebuah tabel atau rentang.
Dengan kata lain untuk mendapatkan nilai dari suatu sel berdasarkan pencarian pada tabel atau range data pada Worksheet. Sederhananya fungsi INDEX digunakan untuk mendapatkan nilai suatu sel berdasarkan informasi nilai kolom dan baris tertentu.
Fungsi INDEX memiliki dua cara penggunaan, pertama INDEX(array; Nomor_Baris; [Nomor_Kolom]) lalu cara kedua adalah INDEX(reference; Nomor_Baris; [Nomor_Kolom]; [Nomor_Area]).
3. HLOOKUP dan VLOOKUP
Kedua rumus ini adalah yang paling sering digunakan untuk mencari dan melihat data secara vertikal dan horizontal. Berbeda dengan rumus LOOKUP yang dapat mencocokkan data teks maupun numerik, rumus VLOOKUP dan HLOOKUP khusus untuk mencocokkan data numerik saja, tidak bisa teks.
Penggunaan rumus VLOOKUP sendiri sangat membantu tugas admin dalam membandingkan data pada tabel referensi secara vertikal, dengan mengacu pada data pada kolom paling kiri. Sedangkan HLOOKUP secara horizontal dengan mengacu pada data baris paling atas.
Rumusnya adalah vlookup(lookup_value,lookup_array,[match_type]). Contoh penulisannya =vlookup(“Jojon”,A1:C11,3,0)
Untuk HLOOKUP rumusnya =HLOOKUP(lookup_value,lookup_array,[match_type]). Berikut contohnya =HLOOKUP(“Jojon”,A1:C11,3,0).
4. LEFT, MID, RIGHT
Latihan Excel untuk admin tidak lengkap bila kamu belum menguasai rumus LEFT, MID, RIGHT.
LEFT digunakan untuk memisahkan karakter dalam satu sel yang diawali dari karakter paling kiri. Sedangkan MID untuk memisahkan karakter dalam satu sel yang bisa dimulai dengan karakter di tengah. Lalu RIGHT untuk memisahkan karakter dalam satu sel yang diawali dari karakter paling kanan.
Rumus LEFT, MID, RIGHT dapat dikombinasikan dengan rumus lainnya seperti IF, AND, Lookup, dan lainnya.
Rumus masing-masing antara lain:
- Left = left(X,N)
- Mid = mid(X,M,N)
- Right = right(X,N)
5. IF
Rumus IF mungkin sudah sering sekali kamu dengar atau gunakan saat pelajaran komputer dulu. IF merupakan salah satu rumus Excel yang sangat berguna untuk menyelesaikan pekerjaan yang menggunakan perbandingan logika.
Formula IF memiliki beberapa turunan, yaitu Single IF, Multi I, And dan Or. Rumus dasar dari formula IF yaitu =IF(Logical Test, Value if True, Value if False).
Baca juga: Kumpulan Soal Tes Masuk Kerja Bagian Administrasi
Pengoperasian Worksheet dan Tools Excel
Selain mahir dalam menggunakan rumus Excel, satu hal yang tidak kalah penting lainnya adalah pengopeasian worksheet yang sifatnya visualisi. Berikut beberapa pengoperasian Worksheet yang harus dikuasai oleh seorang admin.
1. Membuat Tabel
Ketika bekerja sebagai admin, kamu akan sering membuat tabel. Beberapa tools membuat tabel beserta fungsinya yang perlu kamu ketahui antara lain:
- Merge & Center: menggabungkan beberapa kolom/baris menjadi satu
- Wrap Text: agar posisi teks menyesuaikan dengan lebar/tinggi cells
- Shrink to fit: agar ukuran teks menyesuaikan dengan lebar kolom
- Sort & Filter: mengurutkan dan memfilter data
2. Membuat Grafik (Chart)
Grafik sangat diperlukan dalam pelaporan data. Tujuannya agar data yang disajikan mudah dibaca dan dipelajari.
Nah, untuk itu kamu harus mampu mengkonversikan hasil data dalam bentuk angka yang sudah kamu buat ke dalam grafik atau chart.
Baca juga: Cara Membuat Grafik di Excel, Cuma 5 Langkah!
3. Print Laporan
Berbeda dengan Microsoft Word, pada aplikasi Ms Excel, untuk setting kertas dan margin sebelum proses mencetak perlu sedikit latihan, tidak bisa langsung klik Print begitu saja. Kamu perlu paham menggunakan tools Set Print Area dan Page Break View sebelum nge-print agar laporan yang telah kamu buat dapat muat dan tidak terpotong di kertas.
Berikut caranya:
- Buka worksheet yang ingin dicetak.
- Klik menu File > Print.
- Pilih Print Active Sheets (mencetak seluruh bagian worksheet) atau Print Selection (mencetak sebagian worksheet yang hanya ditandai).
- Jika ingin mencetak worksheet dalam selembar kertas saja, atur bagian Print Area.
- Highlight bagian yang ingin dicetak, lalu pilih Page Layout > Print Area > Set Print Area.
- Klik File > Print
Baca juga: Kumpulan Contoh Soal Tes Akuntansi untuk Calon Karyawan
Kumpulan Soal Excel untuk Tes Kerja
Tidak jarang perusahaan akan melakukan tes kemampuan para kandidat dalam menggunakan Excel. Tentunya tes ini bertujuan untuk menilai seberapa jauh penguasaan kamu terkait rumus Excel dan Worksheet. Sebagai referensi kamu belajar dan persiapan, berikut ini kumpulan soal tes kerja Excel untuk admin.
Soal 1: Isilah kolom Nama Pelanggan, Nama Produk, dan Harga Satuan
Soal ini bisa kamu kerjakan dengan menggunakan rumus Vlookup. Untuk nama pelanggan bisa menggunakan rumus =VLOOKUP(C5;M6:N8;2;0)
C5 adalah lookup value yang berisikan kolom kode pelanggan. M6:N8 adalah table array yaitu tabel sebelah kanan yang berisikan nama dari kode pelanggan tersebut. 2 adalah index karena nama kode pelanggan berada pada kolom ke-2 di dalam tabel, sedangkan range lookup diisi 0 karena kita ingin mencari data yang benar sama persis.
Soal 2: Berapa Total Penjualan?
Nah, kita sudah menemukan data pelanggan, soal ke-2 kita harus mengisi total penjualan. Soal ini dapat kamu kerjakan dengan mengalikan jumlah di kolom kuantitas dan harga satuan. Bisa langsung menggunakan rumus =G5*H5.
Soal 3: Isi diskon 20 persen bila kuantiti di atas 500
Untuk mengerjakan soal ini, kamu bisa langsung menggunakan rumus IF. Jadi IF di sini untuk rumus syarat-prasyarat, jika kuantiti atau kolom Qty lebih dari 500 maka mendapat diskon 20% dan jika kuantiti tidak lebih dari 500 maka tidak mendapat diskon atau 0.
Jadi, soal nomor tiga kamu bisa jawab dengan rumus =IF(G5>500;20%;0)
Soal 4: Isi Penjualan Bersih
Kamu bisa menghitung penjualan bersih dengan total penjualan dikurangi total penjualan dikali diskon, rumusnya adalah =I5-(I5*J5).
Soal 5: Totalkan semua Kuantiti dan Rata-ratakan
Soal terakhir, total kuantiti bisa kamu kerjakan dengan menggunakan rumus SUM dan dijumlah dari 15 kolom kuantitas dan penjualan bersih. Lalu untuk menghitung rata-ratanya gunakan rumus Average.
Setelah membaca kumpulan soal latihan Excel dan berbagai penjelasan di atas, apakah kamu sudah cukup paham? Kalau belum, di bawah ini KitaLulus punya lebih banyak latihan soal Excel:
Sudah latihan Excel untuk admin dan sudah belajar contoh soalnya juga, sekarang tentu kamu semakin pede kan untuk melamar kerja menjadi admin? Yuk jemput peluang karir kamu di aplikasi KitaLulus. KitaLulus adalah platform cari kerja teraman di Indonesia. Berkat dukungan pengguna, KitaLulus terpilih sebagai Google Play Best App of 2022!
Dapatkan kesempatan melamar kerja dengan mudah, aman, dan terpercaya bersama 3 juta pelamar aktif perbulannya. Lamar kerja cepat, tepat, dan aman. Download gratis sekarang!
