LPJ adalah— Laporan pertanggungjawaban atau LPJ tentu saja sudah kita kenal sejak di bangku SMP, kan? Ketika mengadakan suatu project, acara, atau kegiatan selalu membutuhkan LPJ di akhir acara. Memang, LPJ adalah laporan wajib yang harus dibuat guna membuktikan seluruh hal yang ada di acara memang terselenggara dengan baik.
Namun, tentu saja, LPJ ketika masa sekolah dengan LPJ acara, project, atau kegiatan lain di dunia kerja berbeda. Lantas, apa perbedaan yang paling signifikan? Dan siapa yang membuat LPJ? Apakah LPJ di dunia kerja memiliki format khusus?
Pertanyaan-pertanyaan kamu yang masih bingung tentang penyusunan LPJ bisa terjawab melalui artikel ini. Kamu bisa menyimaknya hingga selesai karena KitaLulus sudah merangkumkan berbagai hal tentang LPJ yang memang harus kamu ketahui sehingga dapat menyusun LPJ dengan baik dan benar.
Apa Itu Laporan Pertanggungjawaban?
Jika kamu ingin menjadi project officer hingga account executive memang wajib mengetahui bagaimana menyusun laporan pertanggungjawaban. Terlebih bagi ketua divisi, LPJ adalah hal biasa karena harus selalu berkutat dengannya sebagai bentuk laporan akhir tiap bulan, tri wulan, semester, atau bahkan akhir tahun sebagai pertanggungjawaban divisinya.
Secara definisi, LPJ adalah sebuah laporan yang menjelaskan bagaimana sebuah acara, kegiatan, ataupun project terlaksana, sejak awal hingga selesai. Di dalamnya terdapat berbagai poin, mulai dari susunan anggota panitianya, rangkaian acara, kendala yang dihadapi, dan yang paling penting adalah budgeting.
LPJ menjadi dokumen yang wajib dibuat karena LPJ adalah bukti fisik yang seharusnya tidak bisa direkayasa. Hal ini dikarenakan dalam dokumen LPJ ada bukti-bukti yang harus dicantumkan, utamanya mengenai laporan keuangan, yaitu seluruh bukti anggaran yang masuk dan keluar.
BACA JUGA: 5 Contoh Laporan Kegiatan dan Struktur Penulisannya
Tujuan LPJ
Sudah kita ketahui dengan jelas bahwa tujuan LPJ adalah untuk bukti bahwa suatu acara, project, atau kegiatan telah terlaksana. Tidak hanya itu, tujuan lain dari kewajiban penyusunan LPJ bisa kamu pelajari di penjelasan di bawah ini.
- Dokumentasi atau laporan acara untuk dijadikan arsip untuk dipelajari hingga perbandingan dengan acara yang dilaksanakan di masa depan.
- Bukti bahwa acara telah selesai dilaksanakan sebagai penunjang KPI setiap divisi yang terlibat.
- Sebagai bentuk evaluasi karena di dalam LPJ akan dirincikan masalah yang dihadapi selama acara sehingga nantinya bisa menjadi pembelajaran bersama dan diperbaiki di acara yang akan datang.
- Jika perusahaan dalam melaksanakan acara, kegiatan, atau project adalah sebagai pihak ketiga, LPJ adalah dokumen yang bisa digunakan untuk proses pencairan dana.
- LPJ bisa juga digunakan sebagai tolok ukur kekompakan tim dalam melaksanakan sebuah acara, kegiatan, atau project.
Format LPJ
Sebagai dokumen formal, LPJ juga memiliki format untuk dipenuhi, lho. Biasanya, format ini digunakan sebagai bentuk kemudahan untuk dibaca oleh berbagai pihak yang terlibat. Pun, format digunakan untuk mempermudah penyusunan karena banyak divisi yang terlibat jadi bisa berbagi bagian supaya cepat selesai.
Pada umumnya, ada 5 bab utama dan 1 bagian tambahan, yaitu lampiran, yang harus ada di LPJ. Untuk lebih jelasnya, format LPJ adalah sebagai berikut.
1. BAB I – Pendahuluan
Format LPJ yang pertama adalah Pendahuluan yang akan berisi tentang apa yang mendasari acara tersebut harus dilaksanakan. Mulai dari latar belakang, tujuan, hingga manfaat acara harus dijelaskan dengan baik dan rinci.
2. BAB II – Rencana Pelaksanaan Kegiatan
Timeline acara, rencana anggaran biaya atau RAB, dan berbagai rencana promosi akan dijelaskan di bab ini.
3. BAB III – Pelaksanaan Kegiatan
Bab ketiga akan menjelaskan seluruh realisasi dari bab kedua. Di bagian ini adalah penjelasan real acara sesuai dengan yang terjadi di kenyataan. Bab ini akan menjadi pembangingan apakah acara memang terlaksana seperti yang diinginkan atau tidak.
4. BAB IV – Evaluasi dan Hasil Pelaksanaan
Format LPJ berikutnya adalah bagian evaluasi dari pelaksanaan kegiatan. Di sini nantinya akan ada pemaparan rinci tentang kekurangan acara dari setiap divisi yang bisa dijadikan bahan pembelajaran di pelaksanaan acara di kemudian hari.
5. BAB V – Penutup
Pada bab terakhir LPJ ini akan berisi penghormatan kepada semua orang yang terlibat. Pihak-pihak tersebut bisa berupa stakeholders yang bekerja sama dalam acara, media partners, hingga sponsor.
6. Lampiran
Lampiran tentu saja berisi berbagai hal yang digunakan selama pra, saat, dan pasca acara. Dokumen yang harus dilampirkan mulai dari flyer promosi, seluruh bukti pembayaran, hingga foto dokumentasi.
Dalam penulisan keenam bagian dalam LPJ tersebut, kamu juga harus memperhatikan bagaimana jenis huruf hingga format dokumen lainnya. Pada umumnya, LPJ harus ditulis dengan jenis huruf Times New Roman dengan ukuran 12. Jenis kertasnya juga sudah diatur, yaitu F4 atau memang yang sudah disepakati dengan berbagai pihak.
Spasi akan menyesukai dengan berbagai isi di dalamnya. Pada umumnya, spasi yang digunakan adalah 1,5. Namun, untuk tabel dan rincian angka akan digunakan spasi 1 supaya lebih bagus ketika dibaca. Format paragraf LPJ adalah justify supaya rapi.
Cara Membuat Laporan Pertanggungjawaban
Sebenarnya, tidak ada tips atau cara khusus dalam pembuatan LPJ. Namun, kamu memang harus memperhatikan beberapa hal berikut supaya LPJ yang kamu susun rapi dan dapat diterima dengan baik.
- Buatlah LPJ sesuai format yang berlaku di perusahaan atau komunitas kamu.
- Laporkan seluruh kegiatan secara detail dan jangan ada yang ditutupi apalagi direkayasa.
- Perhatikan seluruh anggaran yang diterima dan keluar. Jika ada dana yang tersisa, jelaskan di mana dana itu disimpan. Jika selama acara dana kurang, jelaskan bagaimana menutupi kekurangan tersebut.
- LPJ adalah dokumen atau laporan yang harus dibuat setransparan mungkin sebagai bukti pelaksanaan tanggung jawab.
BACA JUGA: 3 Cara Membuat Laporan Penjualan Perusahaan, Jenis, dan Contohnya
Jadi, itulah hal-hal yang perlu kamu tahu tentang LPJ. Harus kamu pelajari karena LPJ adalah salah satu jenis laporan wajib untuk beberapa posisi.
Jika kamu bekerja di bagian admin, ada banyak lagi laporan dan dokumen yang memiliki format khusus dan harus kamu pahami dengan baik, lho. Bahkan, biasanya dokumen-dokumen tersebut menjadi salah satu assesment untuk kamu kerjakan saat tes bidang dalam proses rekrutmen.
Jangan khawatir, kamu bisa mempelajarinya di KitaLulus. Ada berbagai artikel seputar dunia kerja yang bisa kamu pelajari.
Tidak hanya itu, jika kamu menginstal aplikasi KitaLulus di Playstore, kamu juga akan mendapatkan banyak benefit yang bisa menunjang karir kamu. Mulai dari 50.000+ informasi lowongan kerja hingga fitur Belajar dan Komunitas untuk menambah ilmu baru dan memperluas networking kamu.
Sebab, di fitur Belajar, kamu bisa berlatih variasi soal psikotes dan di fitur Komunitas, kamu bisa berkenalan dengan anggota komunitas dengan saling berbagi informasi yang dimiliki.
Yuk, tunggu apalagi? Segera instal aplikasi KitaLulus di smartphone kamu ya. Dapatkan akses mencari info loker dan menambah pengetahuan tentang karir dengan #LebihMudah!
