Reimburse adalah kata yang sudah tidak asing lagi kita dengar, terutama di dunia kerja. Tapi apakah kamu sudah tahu apa pengertian reimbursement itu sendiri? Reimburse adalah uang ganti rugi yang diberikan olehperusahaan.
Lantas pengeluaran apa saja yang dapat di-reimburse serta bagaimana cara mengajukan?
Apa Itu Reimburse?
Pengertian reimburse adalah penggantian uang oleh perusahaan kepada karyawan sebagai bentuk kompensasi atas segala biaya yang dikeluarkan karyawan. Sederhananya, reimburse adalah uang ganti rugi atas pengeluaran pribadi karyawan.
Namun tentunya, ganti rugi ini ada kaitannya dengan perusahaan. Misalnya, akomodasi untuk perjalanan dinas, mulai dari tiket pesawat, hotel, hingga makanan. Ini adalah salah satu benefit yang menjadi hak karyawan. Reimbursement biasanya dikelola oleh bagian HRD perusahaan.
Oleh karena itu, saat ada suatu keperluan yang menyangkut kepentingan perusahaan dan harus menggunakan uang pribadimu terlebih dahulu, tidak perlu khawatir karena kamu dapat mengajukan reimbursement. Perusahaan akan mengganti uangmu dengan syarat kamu harus menyertakan bukti pembayaran, invoice, atau lainnya dan mengisi form reimburse.
Kebijakanini sendiri bermacam-macam, ada perusahaan yang akan mengganti semua biaya yang kamu keluarkan, tapi ada juga yang hanya mengganti biaya dengan persentase tertentu.
Jenis-jenis Reimburse
Secara umum, ada tiga jenis reimburse yang digunakan sebagai pengganti keperluan perusahaan, seperti berikut ini.
1. Taxes
Reimburse ini umum digunakan dalam proses pembayaran pajak. Sebagian pajak pendapatan akan dipotong sebelum gaji diberikan. Apabila karyawan sudah membayar pajak, maka mereka bisa mengajukan reimburse.
2. Legal
Jenis reimburse ini disebut juga dengan tunjangan reimbursement. Hakim mengungkapkan bahwa reimburse adalah suatu pembayaran pengganti waktu dan uang yang digunakan pada prospek dan perkembangan keuangan.
3. Insurance
Istilah reimburse jadi istilah yang umum dalam dunia asuransi. Biasanya, reimburse ini diajukan oleh pemegang polis ketika membutuhkan tindakan medis dan tidak sempat untuk menghubungi pihak asuransi sehingga biaya perawatan harus ditanggung sendiri terlebih dulu. Kemudian barulah mengajukan penggantian kepada perusahaan asuransi.
Macam-macam Hal yang Bisa Di-Reimburse
Seperti pengertian reimbursement yang sudah dijelaskan di atas bahwa pengeluaran menggunakan uang pribadi karyawan akan diganti. Tapi tidak semua kategori pengeluaran dapat diajukan reimburse. Perusahaan punya kebijakan tersendiri terkait hal ini.
Berikut beberapa tipe pengeluaran karyawan yang dapat di reimburse umumnya antara lain:
1. Biaya Perjalanan Bisnis
Tidak jarang perusahaan akan meminta karyawannya melakukan perjalanan bisnis ke luar kota bahkan luar negeri. Nah, biaya yang kamu keluarkan selama melakukan perjalanan bisnis mulai dari tiket pesawat, akomodasi dan transportasi selama di tempat kerja, dan lain-lain akan diganti oleh perusahaan.
Tapi perlu kamu ketahui, tidak semua perusahaan memberlakukan reimbursement untuk ini. Karena beberapa perusahaan terkadang menerapkan sistem pemberian tunjangan harian untuk biaya pengeluaran di perjalanan dinas tersebut.
2. Operasional Bisnis
Operasional bisnis adalah salah satu pengeluaran yang bisa kamu ajukan reimburse ke perusahaan. Beberapa contoh jenis pengeluaran tersebut seperti kamu membayar perlengkapan kantor, kamu menggunakan pulsa pribadi untuk menelepon konsumen, sewa tempat untuk meeting, dan sebagainya.
Tapi tidak semua operasional bisnis juga dapat di. Berikut beberapa contoh pengajuan yang tidak akan dibayarkan oleh perusahaan:
- Pertemuan dengan klien tanpa izin perusahaan
- Denda saat mengendarai mobil perusahaan
- Pelatihan dan biaya langganan non-bisnis
- Perjalanan pribadi
Jangan lupa, ketika ingin mengajukan reimbursement kamu perlu mencantumkan data yang lengkap, mulai dari total biaya yang dikeluarkan, tanggal pengeluaran, dan keterangan pengeluaran tersebut.
3. Penggantian Biaya Kesehatan
Beberapa perusahaan juga memberikan reimburse biaya kesehatan kepada karyawannya. Contohnya biaya perawatan, konsultasi dokter, dan obat-obatan. Namun ada juga perusahaan yang sudah menyediakan karyawannya tunjangan BPJS.
Baca juga: 6 Cara Mudah Cek Nomor BPJS Kesehatan dengan NIK Online
Cara Mengajukan Reimbursement Kepada Perusahaan
Bila kamu ingin memperoleh ganti uang yang menjadi hak kamu, maka kamu harus tahu terlebih dahulu bagaimana cara mengajukan reimburse. Mengajukan reimburse tidak boleh asal, ada poin-poin penting yang perlu kamu ketahui dalam pengajuannya seperti berikut ini.
1. Pahami Syaratnya
Setiap perusahaan punya syarat yang berbeda untuk proses reimbursement. Oleh karena itu, ketika kamu ingin mengajukan reimburse pastikan kamu tahu syarat yang ditetapkan perusahaan agar mencegah kekeliruan. Kesalahan dalam pengajuan reimburse pada akhirnya dapat merugikan kamu sebagai karyawan karena bisa saja dana telat diterima.
2. Melengkapi Dokumen Pengajuan
Reimburse adalah pengajuan ganti uang yang baru sah dan diterima bila karyawan bisa menunjukan dokumen sebagai bukti terlampir jika pengeluaran tersebut menggunakan uang pribadinya.
Jadi, bila kamu ingin klaim reimbursement pastikan kamu melengkapi dokumen seperti invoice, kwitansi, surat dokter, bukti bayar, resep obat, dan lain sebagainya. Semua kelengkapan dokumen yang diminta adalah dokumen asli, bukan fotocopy (salinan).
3. Ajukan dengan Segera
Ajukan reimburse kepada perusahaan segera setelah transaksi terjadi. Ini karena perusahaan membutuhkan waktu yang cukup lama untuk memroses pengajuan. Terkadang perusahaan hanya memberi waktu reimburse selama 3 sampai 7 hari setelah pembayaran untuk segera diajukan kepada tim HRD agar dapat diproses.
Selain itu, mengajukan reimburse sesegera mungkin juga akan menghindari bukti transaksi hilang atau rusak.
4. Lakukan Kroscek Informasi
Banyak karyawan yang mengabaikan hal ini, padahal langkah berikut penting sebelum mengajukan reimburse. Cobalah hitung kembali jumlah uang dan pastikan tidak ada yang terlewat. Jangan sampai kamu mengajukan multiple reimburse, yaitu mengajukan pembayaran yang tidak ada sangkut pautnya dengan keperluan perusahaan. Hal itu akan dianggap curang oleh perusahaan.
5. Hitung Kembali Pengembalian Uang
Setelah HRD menyetujui pengajuan kamu dan mendapatkan kompensasi, cobalah hitung kembali uang tersebut. Bila ternyata uang tersebut kurang kamu dapat meminta kembali dengan mengajukan bukti reimburse yang kamu terima.
Baca juga: 8 Jenis Tunjangan Kerja Karyawan, Pengertian, dan Tujuannya
Hal yang Harus Dihindari saat Mengajukan Reimburse
Sebagai karyawan, ada beberapa hal yang sebaiknya kamu hindari ketika mengajukan reimbursement. Kecurangan saat melakukan reimbursement hanya akan berdampak pada karir. Jika akhirnya ketahuan, evaluasi kinerjamu akan dinilai buruk.
Hal-hal yang perlu dihindari tersebut antara lain:
- Multiple reimbursement, yaitu kecurangan ketika karyawan menggunakan beberapa bentuk bukti pembayaran yang ia miliki di luar keperluan perusahaan sebagai bukti saat klaim reimburse.
- Pengeluaran fiktif adalah saat karyawan mengarang pembelian dan meminta penggantian biaya yang sebenarnya tidak ada.
- Pengeluaran berlebih adalah ketika karyawan sengaja menaikkan nominal pengeluaran dari yang sebenarnya sebelum meminta penggantian ke perusahaan.
- Pengeluaran yang salah adalah saat karyawan mencoba menggunakan pengeluaran pribadi dengan mengkarakteristikkannya dengan pengeluaran bisnis.
Contoh Form Reimburse
Biasanya ketika karyawan ingin mengajukan reimburse, perusahaan akan memberikan sebuah form yang harus kamu isi dengan data-data yang menyangkut dengan pengeluaran uang tersebut. Sebagai gambaran, berikut contoh form reimbursement perusahaan.
1. Form Reimburse Operasional Perusahaan
2. Form Penggantian Biaya Kesehatan
Itulah beberapa hal yang perlu kamu ketahui tentang pengertian reimburse di tempat kerja. Bagaimana, sekarang sudah paham kan?
Untuk kamu yang sedang mencari pekerjaan baru, aplikasi KitaLulus bisa kamu andalkan untuk menemukan pekerjaan impianmu. Caranya gampang, kamu hanya perlu download aplikasinya di Play Store atau App Store dan lengkapi data dirimu. Kamu juga tidak perlu khawatir karena semua lowongan yang ada di KitaLulus terjamin aman. Yuk download aplikasinya sekarang!
