KitaLulus pernah membahas tentang manajemen waktu di artikel sebelumnya. Manajemen waktu ini akan sangat berhubungan dengan skala prioritas guna bisa menyelesaikan beberapa pekerjaan tepat waktu dengan hasil maksimal.
Kenapa sih harus punya skala prioritas dalam mengerjakan tugas di kantor? Apakah kegunaannya supaya bisa menyelesaikan tugas yang dikerjakan saja? Jika belum bekerja, masih menjadi jobseeker, apakah tetap butuh skala prioritas?
Di sini, KitaLulus akan membahas skala prioritas dengan detail sehingga bisa kamu jadikan referensi untuk memaksimalkan potensi kamu dalam berbagai bidang tugas yang sedang atau akan kamu kerjakan. Jadi, jika kamu membutuhkan contoh untuk memahami cara menyusun skala prioritas, simak artikel ini hingga selesai ya.
Apa Itu Skala Prioritas?
Apa sih skala prioritas itu? Secara sederhana, skala prioritas adalah sebuah usaha untuk bisa memaksimalkan pengerjaan suatu tugas yang kita miliki.
Iya, memaksimalkan prosesnya. Sebab, terkadang saat kita memiliki banyak tugas dalam satu waktu, kita terkadang berpikir untuk mengerjakan hal tersebut supaya selesai. Target untuk memaksimal hasil kerjanya akan dikesampingkan karena waktu yang terbatas. Oleh karena itu, skala prioritas harus dilakukan.
Bukan hanya untuk urusan pekerjaan, kok. Skala prioritas juga bisa kamu gunakan untuk berbagai hal dalam hidup, seperti kegiatan yang wajib dilakukan dalam mengerjakan tugas rumah tangga, berbelanja, hingga tugas sekolah jika kamu masih pelajar.
“Berarti, saya sebagai jobseeker juga perlu memiliki skala prioritas?”
Jawabannya ada pada diri kamu. Jika kamu memiliki berbagai hal untuk dilakukan dengan baik, skala prioritas penting untuk dimiliki. Skala prioritas bisa kamu gunakan untuk mengurutkan perusahaan atau posisi mana yang harus segera dilamar sebagai bentuk penyesuaian urgensi kamu sesuai target karirmu.
Dengan memiliki skala prioritas, kamu menjadi tahu apa yang harus dikerjakan terlebih dahulu dan belakangan karena bersifat lebih santai.
Tujuan Menyusun Skala Prioritas
Tujuan menyusun skala prioritas adalah kamu mengetahui apa yang akan kerjakan terlebih dahulu. Jadi, kamu akan memiliki keteraturan dalam menjalankan berbagai hal dalam hidupmu.
Untuk kebutuhan, kamu juga tentu saja harus menyusun skala prioritas dengan baik. Kebutuhan yang dimaksud adalah tentang keuangan.
Memang, ada hubungannya dalam menunjang karir? Mungkin, tidak secara langsung. Namun, kebutuhan ini tentu saja wajib kamu atur setiap harinya. Tujuan menyusun skala prioritas kebutuhan bisa kamu pelajari lebih lengkap berikut ini:
- Memahami kesehatan finansial kamu.
- Memahami kebutuhan primer hingga tersier yang bisa dipenuhi terlebih dahulu.
- Kebutuhan penting dapat terkendali lebih dahulu.
- Financial planning bisa lebih terarah.
- Mengetahui apakah harus memiliki side hustle sebagai passive income atau tidak.
Selain itu, manfaat skala prioritas secara umum adalah:
- Pekerjaan bisa lebih terarah.
- Dapat mengatur jadwal dengan baik.
- Bisa maksimal dalam pengerjaan tugas.
- Terbiasa mengatur waktu.
- Cara berpikir akan lebih sistematis.
BACA JUGA: KPI (Key Performance Indicator): Arti, Fungsi, Cara Membuat
Faktor yang Mempengaruhi Skala Prioritas
Jika kamu belum terbiasa menyusun skala prioritas, mungkin kamu merasa belum membutuhkannya. Sebab, ternyata ada faktor yang mempengaruhi skala prioritas, baik dalam penyusunannya maupun dalam pemutusan menyusunnya. Beberapa faktor tersebut adalah sebagai berikut.
- Kepentingan tugas.
- Perbedaan peran diri dalam masyarakat maupun keluarga.
- Nominal penghasilan.
- Kemudahan memperoleh informasi untuk bekerja atau belajar.
- Target hidup.
Mengenal Matrix Eisenhower
Sudah mengetahui bagaimana tujuan faktor dari penyusunan skala prioritas, sekarang kamu harus mengenal tentang matrix eisenhower, apa itu?
Matrix eisenhower adalah metode penyusunan skala prioritas yang bisa membuat kamu lebih mudah mengetahui hal apa yang lebih penting untuk dikerjakan lebih dahulu.
Sebagaimana namanya, matriks ini ditemukan oleh Dwight D. Eisenhower. Eisenhower adalah seorang mantan presiden Amerika ke-34. Dahulu, dia menggunakan matriks ini untuk mengerjakan segala tugas kepresidenannya.
Dalam matrix eisenhower dibagi 4 kategori untuk tahu mana yang harus dikerjakan sebagai prioritas, mana yang bisa dikerjakan nanti, dan mana hal yang tidak penting sehingga bisa dieliminasi. Berikut penjelasan tentang sistem Eisenhower selengkapnya:
- DO, untuk hal paling puncak dan harus dikerjakan atau dipenuhi dengan segera atau bisa memberikan konsekuensi tinggi jika tidak diselesaikan.
- DECIDE, untuk hal-hal yang memang penting, tetapi tidak harus terburu-buru pengerjaan atau pemenuhannya. Jadi, bisa disimpan terlebih dahulu untuk dikerjakan di kemudian waktu.
- DELEGATE, untuk hal yang memang genting, tetapi bisa kamu delegasikan kepada orang lain sehingga tidak harus kamu yang mengerjakan.
- DELETE, untuk hal yang sebenarnya tidak penting, jadi bisa dihapus dari daftar hal yang harus dikerjakan.
Cara Menyusun Skala Prioritas
Dari memahami matriks eisenhower di atas, kamu tentu bisa memahami bagaimana skala prioritas penting untuk dilakukan, bukan? Untuk lebih memahaminya, kamu bisa memahami penjelasan tentang cara menyusun prioritas yang suka KitaLulus rangkumkan untukmu:
- Ketahui semua tugas yang harus kamu kerjakan.
- Urutkan dari yang paling penting hingga ke hal yang bisa dikerjakan nantinya.
- Kerjakan hal important-urgent untuk diselesaikan.
- Tugas dalam pekerjaan tentu saja ada hal anomali yang bisa datang, seperti tugas penting yang tiba-tiba diberikan dan harus diselesaikan secepat mungkin. Jadi, pastikan kamu juga terbuka untuk hal-hal mendesak-mendadak tersebut ya.
Contoh Skala Prioritas
Berikut, KitaLulus sudah menyusun contoh skala prioritas yang bisa kamu terapkan dalam satu minggu kegiatanmu.
1. Contoh Skala Prioritas Harian di Kantor
- Kerjaan tugas individu yang harus diselesaikan segera.
- Kerjaan tugas tim dalam satu divisi yang memang menjadi KPI bersama.
- Membantu mengerjakan tugas divisi lain.
- Mendaftar tugas yang sudah dikerjakan dan belum.
- Buat evaluasi dan laporan akan tugas yang sudah dikerjakan.
2. Contoh Skala Prioritas Harian secara Umum
- Menyelesaikan pekerjaan yang memang dibawa ke rumah (lembur).
- Menghabiskan waktu dengan keluarga.
- Bermain dan bersosialisasi dengan teman.
- Melakukan me time, baik untuk meningkatkan kualitas diri atau mendapatkan hiburan.
- Istirahat.
3. Contoh Skala Prioritas saat Weekend
- Istirahat.
- Mencari hiburan.
- Membersihkan rumah/kos.
- Meluangkan waktu untuk keluarga.
- Meluangkan waktu untuk teman.
4. Contoh Skala Prioritas saat Berbelanja
- Beli barang primer (makanan, obat, kebutuhan toiletry)
- Penuhi barang sekunder (baju, tas, sepatu, yang memang sekiranya dibutuhkan untuk bekerja)
- Pikirkan kebutuhan tersier
5. Skala Prioritas dalam Keuangan
Bagi pemasukan ke dalam beberapa hal:
- Kebutuhan primer dan sekunder (makan, obat, kebutuhan toiletry, pakaian).
- Bayar kos/kontrakan (jika memang menyewa rumah).
- Dana darurat.
- Investasi.
- Kebutuhan hiburan.
- Menyisihkan uang untuk target tertentu yang sifatnya tidak terlalu urgent (liburan, nonton konser, lainnya).
BACA JUGA: Mau Sukses di Usia Muda? Terapkan Growth Mindset Yuk! Ini 7 Caranya
Setelah memahami bagaimana cara penyusunan hingga contoh skala prioritas, apakah kamu kini mengevaluasi daftar skala prioritasmu? Skala prioritas memang perlu dievaluasi untuk tahu apakah sudah efektif atau belum. Jadi, hal penting yang harus kamu kerjakan dan hal kurang penting bisa dibedakan dengan baik.
Skala prioritas ini juga bisa kamu terapkan saat mencari lowongan kerja yang sesuai kebutuhanmu, lho. Di aplikasi KitaLulus sendiri, terdapat filter yang bisa membantumu.
Jadi, saat kamu mencari suatu lowongan kerja berdasarkan nama posisi, kamu juga bisa melakukan filter dengan gaji tertinggi hingga sistem kerja, mulai dari kontrak, fulltime, freelance, hingga work from home. Jadi, lebih terorganisir dan tahu kamu mau melamar di mana dahulu, kan?
Selain itu, aplikasi KitaLulus juga memiliki fitur Belajar. Di fitur ini, kamu bisa berlatih mengerjakan soal psikotes untuk kebutuhan proses rekrutmenmu. Dengan lebih sering berlatih, kamu jadi terbiasa dan paham bagaimana jenis soalnya. Jangan lupa, set skala prioritas seberapa lama belajarnya ya supaya tugas lain juga bisa dilakukan.
Jadi, tunggu apalagi? Yuk, dapatkan karir impianmu dengan #LebihMudah menggunakan aplikasi KitaLulus yang bisa kamu instal melalui Playstore.
